Lo que no quiere decir que tenga que desaparecer la tarjeta convencional, para las cuales existen muchas otras alternativas para diseñarlas nosotros mismos, aunque no conseguiremos el tacto, uno de los aspectos claves para mí a la hora de tener una tarjeta. El relieve, la textura del papel… todo eso que contribuye a dejar una imagen de nuestra empresa más allá de la información que contiene, por eso prefiero las encargadas en imprenta.

Vamos a ver que nos puede ofrecer el teléfono móvil para gestionar estos contactos:

CamCard

Se trata de un lector de tarjetas que a través de una foto escanea la imagen y reconoce los datos para añadirlos a la agenda de contactos. Además puede reconocer y añadir las direcciones de correo electrónico o leer la información de códigos QR. Es perfecta por lo tanto para digitalizar todas las tarjetas tradicionales que recibimos.

Está disponible tanto para iPhone como para Android. Existe una versión gratuita y una de pago, la diferencia es que la gratuita tiene limitadas el número de tarjetas que se pueden guardar a la semana, útil si recibimos pocas tarjetas, pero insuficiente si tenemos que ir a una feria, donde podemos establecer múltiples contactos en poco tiempo.

Más información | CamCard

SnapDat Digital Business Cards

Está pensado para trabajar de iPhone a iPhone y esta es su mayor limitación, aunque puede enviar la información como vCard a aquellos teléfonos que no son iPhone, lo cierto es que con esta opción pierde parte de su encanto. Permite crear tarjetas de visita, convertir fotos que hemos realizado de tarjetas de visitas recibidas, etc. Entre las características más llamativas nos permite incrustar nuestros contactos sociales, como perfiles de LinkedIn o Twitter, así como nuestra foto o el logo de empresa.

Es una aplicación pensada para crear nuestra propia tarjeta de visita desde el propio teléfono, pero también nos ayuda a ordenar aquellas que recibimos y añadirlas a los contactos. La parte positiva es que podemos tener una tarjeta diferente dependiendo del tipo de evento en el que estamos. Además añade una característica de geolocalización que puede ser muy útil para recordar cuando y sobre todo donde intercambiamos la tarjeta de visita.
Más Información | SnapDat

Bump

Es una aplicación muy intuitiva y sencilla para compartir, cuyo concepto está pensado para chocar, nuestros móviles e intercambiar la información. Es el concepto electrónico de dar la mano o quizás el “choca esos cinco” más informal. Podemos intercambiar todo tipo de información con Bump, no solo tarjetas de visita, así como enviar mensajes en todo momento con notificaciones push, pero también fotos o aplicaciones entre teléfonos.

De esta manera se convierte en algo más que una aplicación para el intercambio de tarjetas de visita, sino que es adecuada para aquellas empresas o personas con las que estaremos en contacto de forma más habitual, donde además de su información tenemos un canal de información vía mensajes instantáneos que podemos utilizar para gestionar todos los contactos profesionales que hayamos realizado.

Más Información | Bump

Google Goggles

¿Hay alguna fiesta en la web a la que no esté invitada Google? En realidad se trata de una aplicación para realizar búsquedas más rápidas en la red, pero que gracias a la posibilidad que incluye para poder hacer fotos y la tecnología de reconocimiento de imágenes reconoce objetos y devuelve resultados de búsqueda para esos objetos. Funciona con códigos de barras, productos, lugares famosos, fachadas de comercios, ilustraciones y anuncios impresos.

Para el caso que nos ocupa de la tarjeta de visitas, tras realizar la foto a la tarjeta de visita reconoce los datos que contiene incorporándolos a la agenda de contactos o simplemente realizar una llamada, enviar un correo electrónico o realizar cualquier otra opción vinculada a la información que contiene la tarjeta de visita.

Más Información | Google Goggles

QRcards

Los códigos QR cada vez se incorporan a más lugares como una forma de condensar información, desde luego las tarjetas de visita no son ajenas a esta tendencia. En este caso se trata de una aplicación con un componente social, por eso nos interesa destacarlo, puesto que además de los datos habituales podemos añadir nuestro perfil profesional en LinkedIn o Twitter, por ejemplo.

Una vez que ya tenemos toda la información nos permite generar un código QR que incorporaremos a nuestra tarjeta de visita. Es por lo tanto una aplicación complementaria a todas las demás, puesto que nos sirve para completar la información que podemos incluir en nuestra tarjeta de visita de una manera más completa que lo poco que puede mostrar en el reducido espacio que suelen tener.

Más Información | QRcards

Desde luego alternativas para gestionar tarjetas desde teléfonos móviles no faltan, el problema es que aunque los smartphones están muy extendidos entre los ejecutivos y altos cargos de las compañías no lo están tanto para el resto de clientes, y de momento no creo que para un comercial pueda prescindir de su tarjeta de visita, de manera que será una opción complementaria pero no sustituirá por completo a la tarjeta tradicional.

En Tecnología Pyme | Devey, diseña tus tarjetas de visita online
Imagen | Jeff McNeill

Es un componente que están incorporando actualmente los equipos de gama alta, pero que en los modelos de consumo tiene un precio asequible que permite su incorporación a los equipos más antiguos. Está claro que no se trata de aprovechar los portátiles que están casi para deshecho, sino más bien de mejorar el rendimiento de equipos que necesitan un plus. Equipos que tenían ya doble procesador pero que tienen ya tres o cuatro años pueden dar un salto de calidad notable con esta adquisición.

Mejoras de los discos SSD

La segunda parte positiva que tendrán los discos SSD en nuestros equipos es la mayor duración de la batería. En idénticas condiciones un disco SSD aumentará el rendimiento de nuestra batería respecto a la autonomía que nos daba un disco tradicional. Para aquellos usuarios obligados a la movilidad seguro que es un aspecto a considerar.

Y por último un disco SSD provoca que el equipo se caliente menos. Al hacer que nuestro equipo trabaje a una menor temperatura le vamos a alargar un poco más su vida útil y sobre todo si lo utilizamos en entornos fuera de la oficina donde en verano no haya aire acondicionado puede ser una buena alternativa para reducir su temperatura de trabajo.

Inconvenientes de los discos SSD

En este caso pagamos un precio más alto. Nos puede costar una unidad de unos 60 GB alrededor de los 80 euros, con velocidades de lectura y escritura a partir de los 270 MB/s. Incluso podemos encontrar unidades que nos dan velocidades más altas. Lo cierto es que esta inversión mejorará nuestro equipo y lo compensará a no necesitar renovarlo o trabajar en mejores condiciones de productividad, con un buen retorno de la inversión.

El segundo inconveniente es el tamaño de los discos. Acostumbrados a trabajar con discos mínimo de 160 GB en equipos corporativos, aunque raro es ya el que incorpora menos de 320 GB de disco duro. En este caso tenemos que valorar si nos es suficiente con esta cantidad de espacio para la mayoría de nuestros trabajos. Hay equipos que incorporan dos discos duros, por lo que añadir uno de estos discos no supone una gran pérdida de espacio.

De todas formas siempre podemos adquirir también una carcasa para externalizar nuestro disco duro tradicional. No supone un gran coste, puesto que tenemos que añadir unos 15 euros más y disponemos de un disco externo con la capacidad de almacenamiento que antes teníamos en nuestro equipo.

Conclusiones

En definitiva por unos cien euros podemos tener un equipo portátil mejorado que nos hará olvidarnos de la necesidad de renovar el portátil. Dejamos el disco tradicional como disco externo y no perderemos capacidad de almacenamiento. Además cuando tengamos que deshacernos del equipo por su fin de la vida útil podremos recuperar este disco y utilizarlo en otro distinto.

Yo lo veo más para equipos que tengan tres o cuatro años máximo y les notemos ya algo renqueantes que para equipos más antiguos, con procesadores mononúcleo, que aunque también mejorarían quizás no merezca la pena hacer este tipo de inversión y si buscar un sistema operativo alternativo al que usemos que haga una mejor gestión de los recursos de los que dispone el equipo.

En Tecnología Pyme | Discos SSD para servidores y SAN
Imagen | gillyberlin

Nos falta tiempo. Esta es la frase que más escucho en muchas empresas. Pero de lo que se trata es de sacar el máximo partido a las horas de las que disponemos para realizar una tarea. Para ayudarnos a concentrarnos y terminar nuestras trabajos nos puede ayudar mucho la técnica Pomodoro. Pero muchas veces el intervalo de 25 minutos de trabajo y 5 de relax puede ser demasiado rígido y necesitamos modificarlo.

Es cierto que para un uso habitual la técnica Pomodoro acaba estresando un poco. Es cierto que recomiendan dividir tareas grandes en tareas más pequeñas, pero aún así, los intervalos de tiempo de 25 minutos los encuentro algo cortos. En mi caso me muevo más en un intervalo de 45 minutos de trabajo y 5 de descanso, o de cambio de tarea. Cada tres intervalos el descanso se realiza de forma más prolongada de 15 minutos.

De esta forma consigo que mi concentración mejore y acabar antes las tareas pendientes. Por eso vamos a ver tres alternativas de temporizadores que nos permiten modificar los tiempos a nuestro antojo.

Tomighty, opción sencilla para Windows

Tomighty es un programa que situará el famoso temporizador con forma de tomate en la barra de tareas. Desde aquí lo administramos y ponemos en marcha. A través de su menú de opciones, al cual accedemos desde el menú contextual podemos definir los intervalos de tiempo de trabajo y descansos, así como los sonidos que nos avisan, donde podemos desactivar el sonido de reloj durante la cuenta atrás del tiempo que es algo molesta.

Está disponible para instalar en Windows o a través de Java para otros sistemas operativos. Además dispone de una versión portable que podemos añadir a nuestra memoria USB y ejecutar en otros equipos si trabajamos con distintos equipos. Sin duda una buena opción que combina sencillez y eficacia.

Más Información | Tomighty

Focus Booster, la alternativa elegante a los temporizadores Pomodoro

Focus Booster es una aplicación cuida el aspecto visual que realmente resulta más agradable para mantener en nuestro escritorio que otros temporizadores que quizás pecan de espartanos en su concepción. Esto no significa que no cumpla con su principal funcionalidad de temporizador, que lo hace y bastante bien.

Podemos definir los intervalos de tiempos de trabajo y descanso, como también eliminar el sonido de reloj cuando se produce la cuenta atrás del tiempo. De lo que no dispone es de tiempo para definir las pausas largas. Dispone de una versión sobre Adobe Air, otra para instalar en sistemas Windows y por último una versión Online que nos permite utilizarlo desde cualquier equipo.

Más Información | Focus Booster

My Pomodoro, combina temporizador y lista de tareas

En este caso se trata de una alternativa muy interesante que combina dos opciones: gestor de tareas y temporizador. De esta manera podemos ir añadiendo tareas que luego ejecutaremos con la ayuda de la técnica Pomodoro. También nos permite definir nuestros intervalos de trabajo y a la vez dedicar varios Pomodoros a la realización de una misma tarea. Lo cierto es que es bastante flexible tal y como podemos ver en la revisión que hicieron nuestros compañeros de Genbeta.

Además añade una función de informes que nos ayudará a ver el trabajo que hemos realizado a lo largo del día y comprobar si efectivamente somos más eficaces a través de la técnica Pomodoro. Tenemos disponible el programa como versión portable que no necesita instalación o a través de Java. Sin duda se trata de una opción adecuada para todos aquellos que ya están acostumbrados a trabajar con gestores de tareas.

Más Información | Google Code My Pomodoro

Este tipo de temporizadores son los más adecuados si utilizamos la técnica Pomodoro de forma habitual, como forma de trabajo. Si por el contrario la utilizamos en aquellos momentos en los que nos cuesta un poco más concentrarnos de lo habitual quizás sea suficiente con utilizar cualquiera de los complementos para navegadores que tenemos disponibles, aunque estos que os hemos presentado pueden servir igualmente.

En Tecnología Pyme | Mejorar tu concentración y productividad con la técnica Pomodoro

En este caso se trata de una distribución que viene a competir contra el rey indiscutible en la pyme es Microsoft, sobre todo orientado al mismo segmento donde compite Windows Small Business Server. Además de las funciones de servidor, incorpora funciones muy interesantes para controlar el tráfico de la red, ya sea a nivel interno o externo. Incluye funciones de Firewall, y de Gateway que complementa a la perfección la labor del servidor en una pequeña empresa.

clearOS es una distribución de código abierto basada en centOS que se encuentra en la versión 5.2 actualmente. Por lo tanto se trata de una distribución robusta adecuada para un entorno de servidor, tal y como esperamos para un sistema que será crítico en nuestra empresa. Su administración se realiza vía web, por lo que podremos hacerlo desde cualquier equipo con conexión a la red.

Instalación de clearOS

Por lo que respecta a la instalación poco podemos decir. Se trata de una instalación típica de cualquier distribución Linux, donde tendremos que ir definiendo las características que queremos instalar en el servidor. Mi consejo es que añadamos las que vayamos a usar y en caso de necesitar más las vamos añadiendo posteriormente. La primera opción que tenemos que elegir es si funcionará como Gateway mode, donde sólo nos hará de enrutador, cortafuegos y otras funciones de red además de funcionar como servidor.

En este caso necesitaremos que tenga dos tarjetas de red, puesto que la primera le conectará a la red exterior, WAN y otra para su conexión a la red interna LAN. Posteriormente tendremos que dar los parámetros a la red, interna y externa. El paso siguiente será elegir que funciones queremos instalar así como las particiones de disco o discos que queremos realizar.

Funciones de red de ClearOS

Dentro de las características que nos permite ClearOS podemos citar el escaneo de virus y spam a través de su pasarela de paso para tráfico http, así como imap, pop y smtp. De igual manera permite el filtrado de contenidos a través del proxy de manera rápida y fácil. También podemos filtrar el tráfico por protocolos, denegando el servicio por ejemplo para p2p.

Por otra parte también incorpora un Firewall que nos facilita la creación de una DMZ y la detección de intrusiones en nuestra red. Dentro de las características de soporte que podemos contratar tiene una que nos permite el establecimiento de VPN dinámicas, lo que nos permite establecer conexiones desde el exterior de forma segura. Son funciones que muchas de las empresas más pequeñas no necesitarán y es mejor que no implenten para no hacer más compleja la administración del servidor con funciones que no utilizan.

Funciones de servidor de ClearOS

También incluye un sistema de backup que podemos complementar con servicios extras de backup remotos de suscripción. En lo que respecta al correo electrónico dispone de postfix, con soporte de captura de correo de otras cuentas (maildrop), SMTP, POP y WebMail. Básicamente cumple con las principales funciones que debe realizar un servidor en una pequeña empresa.

Si no tenemos un harware potente y dedicado, podemos dividir la instalación en dos equipos o másdejando que las funciones de red las asuma uno de ellos y las funciones de servidor el segundo, o las de servidor web o de correo un tercero. Podemos montar un sistema modular de acuerdo a nuestras necesidades. Pero si hablamos de una empresa pequeña, donde no vamos a tener un tráfico y recursos importantes podemos tenerlo todo en una misma máquina.

ClearOS está disponible en castellano, aunque la traducción no esté completa del todo facilita mucho la labor para los administradores. Por último debemos decir que dispone de servicios de suscripción en los que podemos contratar soporte, asistencia y actualizaciones para muchos de sus servicios y funcionalidades. Por lo tanto no dependemos sólo del soporte de la comunidad de usuarios por si nos encontramos con algún problema.

Más Información | ClearOS
En Tecnología Pyme | Zentyal 2.0, revisión a fondo del renovado eBox

Para ello es necesario tener instalado Excel 2010, además de Microsoft Visual Studio 2010 y NetFramework 4.0. Además deberemos tener instalado PowerPivot, un programa de Microsoft para trabajar en el entorno de Business Inteligence en las empresas y que si utilizamos otras herramientas de analítica seguro que es interesante para nosotros. Todas las herramientas podemos descargarlas de la web de Microsoft de forma gratuita en caso de no tenerlas ya instaladas en nuestro equipo. Una vez completados estos pasos podemos proceder a instalar Analytics para Twitter.

Se trata de una hoja de Excell en la que podemos realizar búsquedas de hasta cinco términos de forma simultanea ya sean estos #hastag, @menciones, palabras clave o usuarios del servicio. Las búsquedas se limitan a los últimos siete días y a un máximo de 1500 mensajes como resultado. Para muchas organizaciones más que suficientes.

Una vez que hemos introducido todos los términos de búsqueda tenemos que pulsar en la barra de menú la opción de PowerPivot y seleccionar la opción de actualizar. Después desde el menú de Excell tenemos que volver a actualizar todo y ya tenemos las estadísticas de los términos de búsqueda que hemos introducido. La verdad, que quitando el proceso inicial de instalación que puede ser un poco más engorroso, su uso es bastante sencillo.

Los resultados nos darán un gran volumen de información, de los mensajes totales, los que han sido retuiteados, las menciones, etc. Desde luego es una opción interesante que podemos utilizar en las empresas para mirar un poco más allá de nuestros propios datos, tal y como estamos acostumbrados.

Vía | gHacks
Más Información | PowerPivot
Descarga | Analytics for Twitter
En Tecnología Pyme | Visibli, interesante herramienta para el análisis de Twitter y Facebook

Sin duda alguna el correo es nuestra herramienta más usada; se podría decir que dependemos de programas de correo todos los días para la comunicación en la empresa o exteriores a la misma. Ya que es una herramienta donde estamos gran parte de la jornada laborar, queremos daros algunos consejos para ahorrar tiempo con el correo electrónico.

Independientemente de la plataforma que usemos para enviar correos electrónicos podemos aprovechar el mensaje, el canal y el receptor para ser más productivos en menos tiempo. Estos detalles nos dotan de dinamismo, algo que en las empresas se debe premiar.

• Presentación. Debemos ser concisos y a la vez educados. Decir “Buenos días” o “Buenas tardes” da una visión clara del emisor del correo. En esta parte del correo podemos mostrar qué información queremos dar de manera resumida.

• Mostrar qué buscamos. En la primera parte del correo podemos mostrar qué buscamos o qué necesitamos. Esto hace al receptor empezar a maquinar sobre lo que nos tiene que responder. Cuanto antes, mejor. Llenar un correo laboral de paja no es productivo.

• Usemos letras en negrita. Es una buena forma de remarcar justo lo que queremos que vea el receptor. Si nuestro correo tiene como motivo una reunión podemos destacar el sitio, la hora y el motivo de la misma.

• Último párrafo. Hagamos que sea un resumen de todo el correo. A veces, cuando el correo es muy largo, un resumen en la parte inferior ayuda a recordar todo el contenido de nuestro mensaje.

• Tono. El tono al igual que la ortografía debe ser especialmente mimado. Antes de enviar un correo debemos saber a quién va dirigido y con respecto a ello, debemos plantearlo a medida del receptor.

• Ser claro y conciso. Ser directo desde la educación y la profesionalidad nos da ventaja con respecto a correos muy extensos. Debemos pretender mostrar únicamente un mensaje informativo, nada más.

• Positividad. Siempre es más agradable recibir un correo con ausencia de noes o frases negativas. Pongamos que llevamos una jornada laborar intensa y rozamos la hora de irnos, siempre leeremos con mejores ganas un correo escrito con tono positivo, antes que uno negativo.

• Aspecto del correo. El número de renglones por párrafo debe ser casi simétrico para dar un aspecto correcto al cuerpo del mail. Este gesto da una presencia que acompañada de los detalles comentados hace que un correo destaque.

Solemos usar casi un 50% de nuestro tiempo en la empresa enviando, recibiendo y atendiendo a correos. Detalles como estos nos hace aprovechar más el tiempo en el trabajo y dinamizar todo el contenido que debemos compartir con personal de la empresa o con personas de otras Pymes.

En Tecnología Pyme | Alternativas para reducir el flujo de correo interno para ahorrar tiempo
Imagen | twicepix

La posibilidad de posicionarnos avanza a grandes pasos. Dentro del apartado del posicionamiento podemos destacar 5 consejos para el SEO en Google Place. Estos pasos nos dan la posibilidad de aparecer en los primeros puestos de buscadores al teclear, por ejemplo: mecánico Sevilla.

El posicionamiento en Google Place nos da la posibilidad de lanzar campañas geolocalizadas muy útiles para Pymes cuyo centro de negocio es físico y no virtual. Para tener unos buenos logros debemos tener optimizada nuestra Web, para ello podemos seguir 5 pasos:

• Investigación sobre las palabras clave locales y análisis de la competencia. Debemos analizar los números de nuestros competidores (visitas, comentarios, clics, etc) para saber hasta dónde y cómo debemos llegar. Si nos podemos hacer una idea sobre esos parámetros, podemos profundizar sobre lo que buscan; es ahí, donde debemos afilar nuestra Web para que su acceso sea fácil.

• Optimización de nuestra Web de negocio en Google Places. Debemos rellenar todos los datos sobre nuestra empresa de la forma más completa posible, incluyendo, razón social, Web, etc. Es importante dejar claro el nombre de nuestra empresa, tal como deseamos que sea visible. Es importante usar la opción “Compartir una actualización en tu etiqueta o página del sitio“ para difundir noticias pero con precaución ya que caduca a los 30 días; debemos ir renovando.

• ¿Está nuestra Web orientada a las búsquedas locales? La página de nuestra Pyme debe tener en cuenta aspectos como: creación de Geo-Sitemap, optimización del domicilio social, teléfono en todo el sitio y cambios de la descripción para que sea fácil de acceder.

• Estrategia a seguir para salir al mercado. Recordando parte de los consejos anteriores, y si hemos completado bien los pasos, podemos salir en búsquedas por nuestro número de teléfono, por alguna oferta y hasta por alguna especialidad. En la estrategia se deben plasmas todas las directrices para destacar en búsquedas geográficas.

• Debemos conseguir que se plasme opiniones sobre nosotros. Como en la vida real, en la virtual, cuanto más hablen de nosotros más destacaremos. Conseguir una buena reputación online nos catapultará al comentario y así darnos a conocer. Al fin y al cabo, es lo más importante para esta acción.

En un futuro no muy lejano veremos a comercios de barrios en estas plataformas. Podremos comparar sus ofertas y de esta manera acceder a lo que justo necesitamos. En cierta manera es una pena perder los viejos comercios y su carácter, esperemos que este cambio no afecte al sabor de la típica tienda de barrio.

Más información | Directrices de Calidad de Google Places
En Tecnología Pyme | Google entrará en el mercado de ofertas locales
Imagen | hirotomo

Lo ideal es tener una página web a la que el cliente pueda recurrir una vez que ha encontrado la imagen que buscaba, pero no es del todo imprescindible. Redes sociales como Fickr son infrautilizadas en muchas empresas para promocionarse añadiendo imágenes. Con un poco de trabajo y un poco de SEO podemos posicionar nuestras imágenes de forma adecuada en las búsquedas, de manera que se asocie la imagen de un producto que nosotros tenemos con nuestra empresa.

El objetivo es ligar nuestra empresa o nuestra marca a determinadas imágenes de productos. Podemos crear álbumes que destaquen determinadas características del producto que queremos promocionar. Llevarlo a Flickr, como ejemplo de uno de los mayores repositorios existentes de imágenes y registrarlas con nuestra cuenta de empresa, de manera que si una persona está interesada en un producto tenga accesibles los detalles de nuestra empresa.

En este sentido, una de las cosas que podemos hacer es grabar el nombre de nuestra web en la imagen. Aquí hay que ser cuidadosos, ya que si establecemos una marca de agua que ocupe toda la imagen con el nombre de nuestra empresa la imagen puede dejar de ser interesante. Quizás es más recomendable utilizar una pequeñas marca que indique la dirección de nuestra web, por ejemplo, en una esquina de la imagen.

Es una cuestión sencilla y al alcance de todos. Todos sabemos hacer una foto. Si no tenemos conocimientos previos sólo tendremos que aprender cómo optimizar su tamaño para visualizarlas en la web. A partir de aquí subirlas a la red y procurar dar toda la información necesaria sobre nuestra empresa que nos permita el servicio.

En Tecnología Pyme | 10 reglas para el SEO en la PYME

Todos necesitamos cada vez más movilidad para nuestro trabajo; buena paradoja. Una utilidad a tener en cuenta puede ser: OWA, el aliado de la movilidad. Sistema anexo al archiconocido gestor de correos del gigante Microsoft Exchange.

Con Outlook Web Access (OWA) tenemos un acceso al correo vía Web. Dejándonos una interfaz similar a la del paquete ofimático de Microsoft, hasta el punto de dar otro significado al botón derecho del ratón dentro de una Web, pudiendo hacer lo mismo que en el gestor de correos Outlook. Con esta opción podemos dotar de libertad a los trabajadores y acercar más el modelo del teletrabajo a día a día.

El sistema Exchange de Microsoft no es un conjunto de aplicaciones fáciles de administrar, ni baratas. Su distribución está vinculada a Pymes bien consolidadas con un número de empleados importante. Dentro de este tipo de empresas podemos ver como los comerciales o personal externos son los que más se benefician de esta opción.

Activar OWA es una buena opción para el departamento IT y, sobre todo, para aquellos que requieran movimiento dentro de la empresa para atender a otros departamentos. Esta movilidad también la podemos encontrar en dispositivos móviles con capacidad de navegar, ya que OWA es una Web con toda la información que nos ofrece Outlook; y en iPhone ya que enlaza sin problemas con Exchange.

Este apartado del sistema Microsoft Exchange es realmente útil y revolucionario. El coste del producto se adapta a las necesidades de la empresa; con la herramienta Exchange 2010 ROI Tool introduces unos parámetros de números de buzones que tienes, tamaño de los mismos, si estás o no clusterizado, si tienes cobertura contra desastres, tamaño de archivos y también metemos parámetros de coste de licenciamiento de productos y te hace un cálculo orientativo en un informe HTML que saca en tres columnas comparando para los parámetros metidos, para Exchange 2003, Exchange 2007 y Exchange 2010.

Más información | Microsoft Exchange Exchange 2010 ROI Tool
En Tenología Pyme | 10 razones para migrar a Exchange 2010
Imagen | Pcsiteuk

Es un asunto del que no podemos desentendernos, puesto que no es sólo un documento interno, sino que a través de esta herramienta daremos respuestas a nuestros clientes y proveedores. Es decir, en parte el correo electrónico es la imagen de nuestra empresa en su comunicación con el resto del mundo.

No estamos hablando ya de escribir sin faltas de ortografía, que damos por supuesto que esto se puede paliar gracias a los diccionarios y correctores ortográficos que vienen integradas con navegadores, gestores de correo, etc. Esto nos puede ayudar, pero conviene revisar, puesto que nos confiamos y estas herramientas no son perfectas.

Pero es que además mucha gente no sabe utilizar las opciones de envío del correo electrónico. No se diferencia entre Para, Con Copia y Con Copia Oculta, con lo cual acaban metiendo en el mismo envío y de forma indiscriminada tanto a departamentos internos como clientes externos, etc. Por no hablar de diferenciar entre contactos personales, que no deberían estar en nuestro correo de empresa y los contactos corporativos.

Además por supuesto de añadir fondos de colores a los correos de empresa, o fuentes demasiado grandes y también con tonos inapropiados, etc. Debemos recordar que el correo electrónico debe ser imagen de nuestra empresa y que nunca sabemo donde se reenviará, así que aunque vaya a un cliente o proveedor con el que tengamos cierta confianza debemos tener un patrón claro en el envío de los mismos.

Otra cuestión que debemos cuidar es la firma corporativa que añadimos al final de los correos. ¿Qué información proporcionamos? Pues lo normal es el nombre y el cargo de la persona que firma el correo, así como su teléfono. A partir de aquí podemos añadir distintas cuestiones, como puede ser la dirección de Skype o cuenta de Twitter corporativa en caso de que la utilicemos.

Por último, una de las cosas que más me irrita a la hora de leer un correo electrónico que he recibido es que me griten. No hay que escribir en mayúsculas frases o párrafos. Si queremos enfatizar, remarcar o poner el acento en alguna cuestión concreta podemos usar negritas, subrayado, admiraciones, etc. Escribir en mayúsculas es el equivalente a gritar a una persona, y no deja buena imagen.

Todas estas cuestiones tenemos que cuidarlas, mimarlas. Más vale perder una tarde con una persona para hacerle saber las buenas prácticas en la redacción y envíos de correos electrónicos que tener que pasarnos meses corrigiendo cuestiones de correos que nos han llegado, y lo que es peor, sin saber lo que se ha enviado a los correos en los que no estaba incluida nuestra dirección.

En Tecnología Pyme | Correo electrónico, ¿propiedad de la empresa o del trabajador?