VoIP consiste en usar la conexión a Internet (por ejemplo una ADSL), para enviar la señal de la voz, substituyendo el típico par de cables para un teléfono. Y como todo en la tecnología actual hay más de una opción para conseguirlo: desde usar estándares públicos reconocidos como SIP, hasta otros extendidos pero cerrados como Skype. Cualquier otro sistema VoIP que use el mismo estándar podrá comunicarse con nosotros, sin costes adicionales, a través de Internet.

Pero para llamar a teléfonos normales hace falta comprar un bono a una empresa de VoIP y además alguna de estas opciones: usar un programa en un ordenador (últimamente también en móviles), un teléfono especial de VoIP, o también un pequeño adaptador (llamado ATA), donde podremos enchufar nuestro “viejo” teléfono, evitándonos potenciales problemas con el software. Todas estas opciones son compatibles y pueden funcionar simultáneamente.

Los precios de llamada varían dependiendo de a quién se contrate y qué protocolo se utilice (Skype es ofrecido por una única empresa, pero SIP, siendo estándar, es ofrecido por muchas y hay más competencia en precios), y pueden incluir bastantes minutos de llamadas gratuitas dependiendo del plan contratado. Adicionalmente podemos contratar un número externo para tener llamadas entrantes no sólo por Internet, que además puede estar en un país diferente al nuestro si así lo deseamos.

Hasta este punto no hemos hecho nada más que complicarnos la vida para tener los mismos servicios de siempre, quizás un poco más baratos, pero claramente no aporta casi ningún valor adicional. Para ello necesitamos alguna pieza más que nos aporte control, funciones que nos ayuden, valor en definitiva. Esto, en telefonía, se consigue con una centralita, llamadas también PBX. No obstante, olvidemos el concepto habitual de centralita, y pensemos que con el abaratamiento y potencia actuales de los ordenadores, podemos conseguir con una pequeña inversión muchas funcionalidades nuevas, como por ejemplo:

1. Extensiones para todos los empleados: el cableado de red informática es más que suficiente para que cada empleado pueda tener su extensión de manera inmediata sin necesidad de ampliar la centralita, sin necesitar personal especializado, y puede usar su ordenador si no hay equipos especiales suficientes
2. Servicios especiales: buzones de voz personalizados y por empleado, llamada en espera, redirecciones automáticas a otras extensiones en caso de no disponibilidad, etc
3. Funciones avanzadas: extensiones de reuniones (para conversaciones entre múltiples teléfonos), pasarelas de buzón de voz a correo electrónico (no hace consultar el buzón de voz: recibiremos un mensaje con la llamada, el número llamante y un pequeño archivo de sonido con el mensaje dejado en el buzón) y también de fax.

Muchas de estas funciones no tienen por qué estar restringidas al uso interno. Podemos compartir con nuestros clientes las extensiones de reuniones, con las que podemos ganar muchísimo en imagen y profesionalidad, ofreciéndoles un servicio práctico que nos diferencie de otros competidores.

Pensemos también en que podemos redirigir llamadas no sólo dentro de un edificio, podemos tener un sistema distribuido entre diferentes oficinas que compartan la misma funcionalidad (y como el límite es Internet, incluso entre países). Pensemos en la flexibilidad que nos da, a nosotros y a nuestros clientes, saber que en cualquier momento y desde cualquier sitio del mundo podremos acceder a nuestro buzón y atenderles en menos tiempo, y sin incurrir en costes elevados, simplemente con una conexión a Internet desde, por ejemplo, un hotel.

¿Cuánto cuesta instalar una centralita tan útil? Menos de lo que uno se imagina. En una próxima entrada veremos en detalle dos alternativas profesionales.

Imagen | Aussiegall

Llegado el momento de decidirnos por la VoIP, ya que creemos que vamos a mejorar los gastos en comunicaciones o vamos a invertir en los servicios avanzados de VoIP, hemos de pensar cómo vamos a ejecutar el cambio. Para ello, como buenos empresarios de hoy, no sólo consultaremos el mercado convencional de catálogo y oferta, sino que buscaremos en lugares menos convencionales la mejor opción posible para nuestros intereses.

Así, simplificando, al final nos encontraremos con casi total seguridad dos opciones diferentes para implantar VoIP en una empresa. En un lado tendremos la opción más trabajosa, pero que dará control total sobre nuestros servicios, y es la de “hágalo-usted-mismo“, que tanto nos gusta a los manitas, y veremos en esta entrada. Al otro, la contratación del servicio completo, la opción más cómoda y con posibilidad de soporte externo (que habrá que pagar), pero perdiendo control y flexibilidad sobre las opciones que requiramos o deseemos disponer.

En cualquier caso lo que recomiendo para no perder tiempo es contar con una “lista de deseos“ sobre aquello que nos interesa: buen precio en llamadas, soporte 24×7, servicios avanzados tipo fax-to-mail, acceso externo, líneas analógicas de respaldo… y buscar la solución que mejor se adapta a nuestra pyme, o quizás la oferta que nos ofrezca una funcionalidad diferente que no habíamos pensado con anterioridad, y que pueda resultar útil.

Y sobre todo, evitar a toda costa cualquier solución que implique atarse a un único proveedor, en caso de que el actual no nos guste o queramos incluir equipamiento de otro que nos haga mejor precio. Por ejemplo, a cambio de quedarnos atados a su solución nos ofrecen aplicaciones especiales para juntar correo y mensajería instantánea con las llamadas… No es necesario, ya tenemos herramientas bien conocidas para esas tareas. Y cuanto más estándar sea nuestra solución, menos dolores de cabeza tendremos en el futuro. A veces es mejor hablar con técnicos que con comerciales para que nos demuestren que lo que nos ofrecen es lo que realmente queremos.

Hágalo usted mismo

A poco que se busque por Internet, aparecerá Asterisk como la solución más probada, soportada y extensible, basada en software libre. Fue desarrollado por Digium, una empresa norteamericana cuyo negocio es la instalación y fabricación de HW para centralitas de telefonía. Esta empresa cede la aplicación bajo una licencia libre, y basa su negocio en la consultoría de VoIP, la venta de HW, y las licencias de la versión extendida de Asterisk (que no es necesaria para una pyme normal).

Entre los servicios disponibles podemos contar con: buzones de voz con envío de los mensajes al correo electrónico, pasarelas de fax a correo electrónico, salas de reuniones (internas y externas), coexistencia de líneas VoIP y analógicas (pudiendo tener líneas de respaldo en caso de perder la conexión ADSL), mensajes personalizados, menús de cara al cliente (”si desea hablar con ventas, pulse 1“), estadísticas para controlar gastos… Recordemos también que todos estos servicios se sirven desde nuestra propia centralita, por lo que además ganamos en seguridad y privacidad, ya que todo queda en casa, y no tenemos que pagar a ningún proveedor externo por estas ventajas.

La instalación básica no ofrece problemas, Digium provee de una versión con todo lo necesario, incluyendo el sistema operativo: AsteriskNow. Dispondremos también de interfaces gráficos para la gestión y monitorización a través de Web, por lo que desde cualquier navegador se puede comprobar el estado de la centralita. Notemos aquí que los conceptos “centralita” y “servidor” no son separables, ya que podemos aprovechar lo mejor de cada mundo gracias a que todo funciona sobre un ordenador. De hecho es posible que algunas opciones, como el correo o envío de archivos, puedan complementarse con el resto de servidores de la empresa.

Para soportar la línea analógica que ya tenemos, necesitaremos un pequeño componente para el equipo que usemos llamado FXS que será capaz de transformar a digital la línea analógica, normalmente en forma de una tarjeta PCI, por ejemplo. Para poder cursar nuestras llamadas salientes a números de teléfono a través de VoIP, necesitaremos una empresa que nos ofrezca ese servicio.

Existen muchas a nuestra disposición (una búsqueda en Google puede mostrar muchos resultados), como por ejemplo: VoIP cheap, Voz Telecom, o incluso nuestra operadora habitual puede ofrecer el servicio, aunque podemos elegir el que más nos convenga. Los planes de precio suelen ser muy parecidos, así es que tendremos buscar las diferencias, o intentar negociar con ellos. Normalmente el precio incluye también un número propio para llamadas entrantes en cualquier país de Europa, por lo que normalmente no necesitaremos ningún otro contrato.

Consejos (técnicos) adicionales: la experiencia dice que necesitamos que la línea sea estable, así es que si tenemos un proveedor de Internet de confianza, mejor. Y sobre todo, pensar que VoIP es muy sensible a los retardos y las interrupciones, por lo que tendremos que asegurarnos de que la conexión es o bien dedicada, o bien los equipos de red estén configurados para cursar con preferencia el tráfico VoIP (tráfico SIP y sobre todo RTP).

• Ventajas: control de todos los parámetros, proveedores y servicios disponibles, flexibilidad de la instalación para adaptarse a nuestras necesidades y mayor posibilidad de ajuste de precios
• Inconvenientes: complejidad por responsabilizarnos de la instalación y la gestión de la centralita y de los proveedores de conexión VoIP exteriores. Si tenemos un buen departamento IT, y prevemos que vamos a necesitar cambios con frecuencia, existen cursos de Asterisk disponibles para empresas (comprobado por lo menos en España).

Si no disponemos de un departamento de IT, ya sea por tamaño de la empresa o por no poder dedicar recursos temporales a la instalación de la centralita, claramente tendremos que decantarnos por una empresa externa.Para ello, veremos en una próxima entrada varios proveedores de servicios totales de centralitas VoIP. Y valga apuntar en este momento que, no tan curiosamente, muchos de ellos usan Asterisk como núcleo de sus soluciones.

Fotografía | jepoirrier
Más información | Asterisk
Más información | AsteriskNow
En Tecnologia Pyme | Razones para implantar voz sobre ip en la empresa