Sin embargo hay quien afirma, refiriéndose a las redes sociales y en especial a Twitter: “La mayoría son recurrentes en el concepto y sin unos objetivos claros. No sé usar la mayoría y creo que voy a tardar en aprender.” Es decir: no sé usarlo, pero lo critico. Así aseguraba nuestro compañero Remo en el blog Pymes y Autónomos, dejando además la duda en el aire: “La verdad que me gustaría que alguien me explicase claramente cuál es el valor añadido que se puede conseguir con estas aplicaciones a nivel empresarial (...)”

Nos toca recoger el guante y dar cumplida respuesta.

Ante todo aclaremos un concepto erróneo que no es la primera vez que leo. Dice Remo: “Vale, otro canal más de comunicación al igual que si nos ponemos a pegar voces en la calle.” En realidad es todo lo contrario. “Pegar voces en la calle” es una buena metáfora de los medios tradicionales (televisión, radio, periódicos) donde la comunicación se dirige a una masa de desconocidos de la que en general no obtenemos otra respuesta que su decisión o no de compra, y además nunca sabremos el grado de influencia del medio sobre esa decisión. En tu cuenta en Twitter eres tú quién elige a quién sigues y de quién recibes mensajes, y por otro lado en todo momento sabes quién te sigue y está recibiendo tu información, y además te puede responder y generar por tanto una verdadera conversación.

Por eso olvidémonos de vídeos explicativos. Éstos son muy útiles cuando estamos ante aplicaciones que pueden tener cierta complejidad en su uso, o un precio elevado que exige una elevada motivación de compra y conocimiento del producto, pero Twitter es un servicio web: es gratis, no hay que instalar nada y se tarda cinco minutos en darse de alta. Se aprende más usándolo que viendo un vídeo.

Por otro lado Twitter es un buen ejemplo de los cambio de paradigma en los negocios que supone la aparición de internet: el desplazamiento del eje del marketing desde el producto al cliente. O dicho de otro modo: la empresa propone y el usuario dispone, y así una herramienta como Twitter que nació con la simple aspiración de responder a la pregunta “¿Qué estás haciendo?” con un máximo de 140 caracteres, se ha transformado a través de la diversificación de su uso en un sistema de comunicación que también puede tener aplicación en el mundo empresarial. No olvidemos que aunque es evidente que los clientes han de ser siempre los protagonistas de la comunicación empresarial, porque sin ellos no hay empresa, no son las únicas personas con las que una pyme se relaciona: los empleados por ejemplo ya están usando estos sistemas en muchos casos y además pueden servir para contactos con proveedores, inversores, colaboradores externos, distribuidores, etc…

Es obvio por lo tanto que antes de nada, si queremos que la herramienta sea efectiva, debemos entender el concepto de construir una comunidad. En realidad no es muy distinto del mundo físico: hemos abierto un espacio en una calle muy concurrida, eso es cierto, pero los clientes no van a entrar sólo por eso, igual que ocurre en un comercio tendremos que cuidar el escaparte, ofrecer buenos servicios y generar valor que atraiga al tipo de contactos que nos interesa. Ahí está el verdadero valor empresarial: la posibilidad de la comunicación directa con el mercado y en especial el valor inmenso de su respuesta.

En el excelente post de nuestro compañero Miguel A. Manrique enlazado al final, ya se citaban 6 formas de usar Twitter en la empresa (generación de imagen de marca, comunicación de productos y servicios, tablón de comunicados empresarial, sincronización del personal, retransmisión en vivo, magazine sindicado), a lo que podríamos añadir otros como ofrecer cupones de descuento, ofertas de prueba, promoción de un blog o web, test de productos o servicios, convocatorias a eventos, anuncios de conferencias, conocer críticas y elogios de usuarios y dar cumplida respuesta a ambos, etc, etc,

Y lo más importante: eligiendo a los interlocutores, no dando voces por la calle, sino hablando de tú a tú con contactos de valor.

En Pymes y Autónomos | ¿Twitter en la pyme?
En Tecnología Pyme | Seis formas de usar Twitter en la empresa

Nuestro objetivo no es, en ningún caso, convertirnos en la fuente básica sobre la que enfocar el cumplimiento de la ley en vuestra empresa (para ello, deberíais acudir a cualquier consultoría especializada que os ofrezca confianza, la importancia del tema lo merece), sino proporcionar la información necesaria para comprender los pasos que hay que dar y una vez adaptados vuestros procedimientos a la ley, ser capaces de mantenerlos al día con los requisitos que se os exigen, quizá uno de los aspectos más complicados y menos comentados de esta ley.

Esta es una cita de José M. Cestero del primer post de la serie que he querido repetir, ya que tras haber visto el procedimiento para el alta de ficheros, un paso que cualquier empresa puede llevar a cabo por sus propios medios sin recurrir a un asesoramiento externo, vamos a ver un asunto más complejo: qué es y de qué se compone el Documento de Seguridad que toda pyme que mantenga ficheros con datos de carácter personal ha de redactar y tener a disposición de la inspección de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

El Real Decreto 1720/2007, Reglamento de desarrollo de la LOPD, establece las medidas de índole técnico y organizativo que los responsables de los los ficheros y los encargados de tratamiento han de implantar para garantizar la seguridad en los ficheros, los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas, programas y las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal.
Entre estas medidas, se encuentra la elaboración de un documento que recogerá las medidas de índole técnica y organizativa acorde a la normativa de seguridad vigente que será de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal.

El documento deberá contener, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Ámbito de aplicación del documento con especificación detallada de los recursos protegidos.
• Medidas, normas, procedimientos de actuación, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en este reglamento.
• Funciones y obligaciones del personal en relación con el tratamiento de los datos de carácter personal incluidos en los ficheros.
• Estructura de los ficheros con datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
• Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
• Los procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos en los ficheros o tratamientos automatizados.
• Las medidas que sea necesario adoptar para el transporte de soportes y documentos, así como para la destrucción de los documentos y soportes, o en su caso, la reutilización de estos últimos.

En caso de que fueran de aplicación a los ficheros las medidas de seguridad de nivel medio o las medidas de seguridad de nivel alto, previstas en este título, el documento de seguridad deberá contener además:

• La identificación del responsable o responsables de seguridad.
• Los controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el propio documento.

Además cuando exista un tratamiento de datos por cuenta de terceros, el documento de seguridad deberá contener la identificación de los ficheros o tratamientos que se traten en concepto de encargado con referencia expresa al contrato o documento que regule las condiciones del encargo, así como de la identificación del responsable y del período de vigencia del encargo.

El documento de seguridad deberá mantenerse en todo momento actualizado y será revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información, en el sistema de tratamiento empleado, en su organización, en el contenido de la información incluida en los ficheros o tratamientos o, en su caso, como consecuencia de los controles periódicos realizados. En todo caso, se entenderá que un cambio es relevante cuando pueda repercutir en el cumplimiento de las medidas de seguridad implantadas.

En los siguientes posts de la Guía LOPD veremos cómo redactar el Ámbito de aplicación, las Medidas que se han de implantar para garantizar los niveles de seguridad y los Anexos que han de complementar el Documento de Seguridad.

En Tecnología Pyme | LOPD: Guías prácticas y conceptos básicos

Parece ser que uno de los principales problemas que tenemos las pymes en España con respecto a nuestras páginas web no es la falta de éstas (muchas empresas tienen una), sino que son un tanto pobres en lo que a contenido se refiere. Lo habitual es crear la página con algo de información de nuestra empresa, algunos datos de contacto y como mucho una breve descripción de los productos o servicios que ofrecemos, algo así como el folleto de toda la vida pero en Internet.

Si bien hace unos años esto era lo máximo que podíamos esperar de una página web, hoy en día el tema ha cambiado considerablemente. Todo menda tiene una y es difícil llamar la atención del cliente (y nos conviene conseguirlo). La mejor forma de hacerlo es añadir contenido y servicios. En lo que se refiere al contenido, afortunadamente ya no hace falta ser un gurú de la informática para mantener nuestra página actualizada y potenciarla con extras que la hagan más atractiva.

Buena parte de las empresas que se dedican a crear webs para otros lo hacen dejando abierta la posibilidad de que sean los usuarios los que puedan actualizar la información que en ella se presenta, y además de una forma relativamente sencilla. No es que quien no se haya sentado frente a un ordenador en su vida pueda hacerlo, pero cualquier usuario con unos mínimos conocimientos puede conseguirlo sin demasiadas dificultades.

Aportar información, cuanta más mejor y lo más clara posible, acompañando el texto con imágenes y otros añadidos, o incluso sustituyéndolo por otros elementos más visuales y atractivos para los visitantes. Algunos ejemplos:

• Inclusión del vídeo: utilizar el vídeo para mostrar nuestros productos, oficinas, forma de trabajar, cualquier cosa que os pueda parecer interesante mostrar al mundo. Una cámara de vídeo decente y un software de edición actualizado están ya al alcance de casi todos los bolsillos, y los resultados que se obtienen con algo de maña son realmente buenos. Utilizando después servicios como Youtube para subir los vídeos y enlazarlos a nuestra web lo tenemos hecho.
• Presentaciones: son una forma más amena de presentar productos o servicios, complementaria a la más tradicional del contenido escrito, y aún más abordables que el vídeo. Podemos también resulta aprovechar esos Power Point que tenemos y subirlos a nuestra página, con servicios como SlideShare, del que ya os hemos hablado por aquí.
• Actualizar, actualizar, actualizar: no hay nada mejor que una página desactualizada para minar la imagen de nuestra empresa, es importante mantener al día los datos de contacto, los productos que ofrecemos y las noticias o novedades que incluyamos. Si queremos ir más allá, emplear una herramienta como los blogs puede suponer un buen empujón en lo que a visibilidad y facilidad de comunicación de novedades se refiere.

Evidentemente, cuanto más azucar más dulce, si contratamos a profesionales que se encarguen de ello el resultado será mejor, pero no hay duda de que existen herramientas para que seamos nosotros los que nos podamos encargar de la faena sin problemas, y nadie mejor que la propia empresa conoce que puede ofrecer y qué contenidos es importante destacar.

No todas las herramientas nos servirán o encajarán con nuestro tipo de negocio, y tampoco se trata de lanzarse a incorporar lo primero que se nos ocurra, sino de ver qué es lo que tenemos disponible y elegir aquellas posibilidades de las que podamos extraer más rendimiento.

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