Podemos visualizar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones disponibles en SharePoint utilizando para ello las herramientas online disponibles de Zoho, como son Zoho Writer, Zoho Sheet y Zoho Show. Además se podrán editar dichos documentos con estas herramientas. Esta solución es muy interesante si tenemos usuarios en movilidad que acceden desde distintos dispositivos móviles y no tienen instaladas herramientas de edición ofimática.

Una vez que el complemento está instalado podremos crear nuevos documentos desde SharePoint utilizando las herramientas de Zoho, editar el documento. Además en cada documento que tengamos en SharePoint nos añadirá dos entradas en el menú contextual para poder editarlo o guardarlo en Zoho. Si tenemos otros programas ofimáticos para la edición instalados éstas también se mantendrán.

Por último una características muy interesante es la posibilidad de editar un documento de forma colaborativa. Para ello debemos abrir el documento con la opción de Iniciar edición en modo colaborativo y serán varias personas a la vez las que pueden ir introduciendo cambios en el mismo documento. Para realizar comentarios entre ellos tendrán la posibilidad de utilizar la herramienta de Chat que facilita bastante el trabajo.

Esta es una alternativa bastante interesante sobre todo si nuestra empresa tiene usuarios en movilidad. Cada día es más importante que dichos usuarios sean autónomos y dotarles de las herramientas para que puedan consultar documentos de forma externa, online y sin tener que instalar nada en sus equipos es un paso importante. La intranet accesible desde el exterior de la empresa es un recurso cada vez más utilizado en las empresas y esta herramienta está orientado a estas empresas.

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En Tecnología Pyme | Las novedades de SharePoint Server 2010

Y lo hace de la mano de una de las colecciones de aplicaciones en la nube más completas para las pequeñas y medianas empresas que viene de esta manera a cubrir un hueco que existía y una demanda de muchas de ellas. Algo más que un programa de facturación como puede ser Zoho Invoices y que nos permita ver con claridad cuál es la situación financiera de nuestros negocios.

Y esta vez Zoho rompe con su modelo freemium que nos permitía hacer uso de la aplicación de forma limitada y luego si era necesario ampliar funcionalidad con los planes de precios. En este caso utilizar esta aplicación tendrá un coste de unos 18 euros al mes. Tenemos la posibilidad de utilizarlo durante un mes para ver si se adapta a las necesidades de nuestra empresa.

Entre las principales funcionalidades que incluye podemos destacar se encuentra la introducción ilimitada de facturas, anotaciones, creación de plantillas personalizadas, envío de facturas, creación de informes, tanto de entradas de efectivo como de salidas, control de cuentas bancarias, etc. En la parte negativa por lo que he podido comprobar debería integrarse mejor con el resto de productos de Zoho.

Esta funcionalidad tendrá sentido si al crear una factura o anotar un gasto en Zoho Invoices directamente pasa a Zoho Books, y se relaciona con las bases de datos de clientes, etc. De momento no me acaba de convencer y lo veo como una utilidad quizás un poco verde todavía y que merece la pena probar pero no contratar. Tendrá más sentido empresas que ya están utilizando otros productos de Zoho.

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En Tecnología Pyme | Zoho Projects se lava la cara con una renovada intefaz

Muchas veces instalar un software de este tipo en el escritorio no es la solución puesto que son muchos los interlocutores que pueden necesitar acceder y modificar el mismo. Por eso nos gusta la versatilidad que nos da Zoho Projects. En este caso se ha mejorado la interfaz y añadido nuevas funcionalidades gracias a la peticiones realizadas por los usuarios para mejorar el producto.

Por ejemplo, en la pantalla de tareas ahora podremos tener un resumen de cada una de ellas, con más información disponible, sin necesidad de tener que abrir cada tarea en particular para hacernos una idea de como va el desarrollo de la misma. Es una funcionalidad muy útil para aquellos que utilizan Zoho Projects de forma habitual.

Además se ha mejorado la integración de la aplicación con otras de la colección de Zoho, permitiendo importar contactos desde nuestro CRM o desde nuestro Zoho Bussiness. Ha desaparecido la pestaña de informes, de manera que la misma funcionalidad ahora nos la ofrece de forma contextual. Situándonos en cada elemento del que necesitamos un informe y pulsando el botón derecho aparecerá esta opción.

Otras nuevas funcionalidades son los filtros, que podemos definir para tener un mejor dimensionamiento de todas las tareas que estamos realizando en un determinado proyecto, o para un determinado cliente. Nos ayuda a tener en pantalla todo aquello relacionado con el filtro que hemos creado. Por último, también se ha mejorado la pantalla y funcionalidad del tablero desde donde vemos usuarios, tareas, etc. haciendo que visualmente sea más atractivo.

Todas estas cuestiones hacen de Zoho Projects una herramienta muy interesante para el uso de la pyme, sin la necesidad de una gran inversión, que podemos utilizar online, sin necesidades de instalaciones e intuitiva. Si queréis probarlo el plan gratuito nos permite crear sólo un proyecto, con una capacidad de almacenamiento de 10 MB, pero tiene usuarios ilimitados. Si ya necesitamos crear varios proyectos a la vez toca pasar por caja, desde 74 euros a año, más o menos en su versión más sencilla.

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En Tecnología Pyme | El gestor de tareas de Zoho se integra ahora con Projects

Para ello han creado acceso a cinco módulos que podemos editar, consultar o actualizar desde el teléfono móvil. Los módulos disponibles son los de facturación, presupuestos, clientes, gastos y artículos. En cada una de estas funcionalidades disponemos de funcionalidades contextuales propias de cada uno de los módulos.

Si utilizamos otros teléfonos distintos al iPhone tendremos que conformarnos con el acceso a la aplicación en la versión para móviles optimizada para su uso desde este tipo de dispositivos y conexiones, pero no tan conseguida como la presentada para el iPhone. Esperemos que pronto se extienda a otros dispositivos y que desde Zoho sigan el ejemplo sacando más Apps para otras funcionalidades.

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En Tecnología Pyme | Nuevas mejoras en Zoho Invoice, programa de facturación online

Zoho Projects es un gestor de proyectos que nos permite ir definiendo los pasos necesarios para concluir con éxito un trabajo emprendido en nuestra empresa que necesariamente se alarga en el tiempo. Es el equivalente en la nube a MS Projects. El gestor de tareas nos permite definir que acciones debemos hacer para concluir uno de los pasos del proyecto, por ejemplo.

Anteriormente el gestor de tareas ya se integró con Zoho CRM, otra de las aplicaciones donde puede ser interesante utilizarlo. Gracias a estas acciones ganamos interactividad de manera que podemos definir tareas, que luego tendremos disponibles desde cualquiera de estas aplicaciones. Una buena alternativa para trabajadores de alta movilidad.

Podemos además ver las tareas asignadas a otros miembros del proyecto, crear y ver las listas de tareas pendientes que en definitiva nos marcaran el grado de cumplimiento de cualquier item del proyecto. Además podemos asignar distintas prioridades tanto a partes del proyecto como a la lista de tareas que tenemos a nuestra disposición.

No se si un gestor de proyectos es para todas las empresas. Los que yo he utilizado la verdad es que ahorran mucho trabajo, sobre todo a la hora de ver en cada momento cómo se está desarrollando todo el conjunto, que es donde nos podemos perder. Quizás soy algo más partidario de utilizarlo más como programa instalado que gestionado en la nube, pero esto ya es cuestión de cada uno.

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En Tecnología Pyme | OpenProj, gestor de proyectos de código libre

Una de las razones para trabajar en la nube es tener los documentos accesibles desde cualquier lugar y en este sentido facilitar las opciones para compartir documentos. En este caso de han mejorado las opciones a la hora de compartir los informes, de manera que ahora la definición de permisos es más flexible, añadiendo nuevas opciones.

Así podemos diversificar el nivel de acceso a los datos de los informes, ya sean de creación, sólo de lectura, se pueden exportar los datos o ver datos subyacentes. Una buena opción que podemos utilizar cuando enviamos informes de este tipo a nuestros clientes o proveedores que no necesitan tener acceso a toda la información del propio informe.

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En Tecnología Pyme | Nuevas mejoras en Zoho Invoice, programa de facturación online

El calendario es similar en su concepción al de su homónimo en Google. Se permite la creación de eventos que serán codificados por color. A parte de crear varios calendarios, los usuarios podrán suscribirse a calendarios externos que sean compartidos por terceros. Tenemos la opción de compartirlos sólo en modo lectura o también permitir que terceros realicen modificaciones en los mismos.

A la vez podemos suscribirnos a calendarios propios de las aplicaciones, como por ejemplo puede ser la aplicación de facturación o de CRM o Projects. Además podemos suscribirnos a cualquier calendario externo, en formato ICAL, proporcionando la dirección URL.

Otra de las características muy interesante es la posibilidad de incrustar nuestro calendario en nuestra intranet o en nuestra página web corporativa. Para ello es condición indispensable que el calendario sea público. Además otras funcionalidades interesantes son la posibilidad de consultarlo desde teléfonos móviles como el iPhone o Android o complementos para sincronizar con Outlook los eventos.

Todas estas mejoras hacen que poco a poco la colección de programas que nos ofrece Zoho sea más interesante para la empresa. Es una opción muy interesante muy bien enfocada hacia el mercado profesional que con la opción de calendario da un paso importante a la hora de mejorar la integración entre sus distintas aplicaciones y mejorar la productividad de sus usuarios.

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En Tecnología Pyme | Búsquedas de Zoho para aumentar la productividad

Los autónomos ya tenían la opción de hacer un cierre de sesión de forma remota, pero para el tema de los usuarios corporativos era un poco más complicado. A través del panel de control, el administrador de Zoho Business puede saber que sesiones están abiertas y en caso de necesidad cancelar las mismas.

Además esta consola de administración centralizada permite tener un pequeño historial de los inicios de sesión de los usuarios, la sesiones que han iniciado y cuando lo han realizado. Una forma muy sencilla de controlar por ejemplo a los empleados en movilidad.

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En Tecnología Pyme | Nuevas mejoras en Zoho Invoice, programa de facturación online

No se trata de un nuevo buscador para hacer la competencia a Google, sino que más bien lo que realiza son búsquedas en el ámbito de nuestras aplicaciones de negocios, ya sea nuestro CRM, nuestra aplicación de facturación o una conversación que tuvimos por el desarrollo de un proyecto. Se trata de búsquedas que nos ahorrán tiempo a la hora de encontrar cuestiones relacionadas con el ámbito interno de nuestra empresa.

Cuando se busca por una palabra clave además ordena las búsquedas por la relevancia de los resultados, móstrandonos por orden de importancia, ya sea un contacto que aparece en nuestra agenda, en el CRM o e un documento de Zoho docs. De cada resultado de búsqueda nos indicará además nombre de la aplicación, etc autor, lo que le permite contextualizar fácilmente y rápidamente con el resultado exacto que necesitamos.

Además va más allá en las búsquedas e se interrelaciona con las aplicaciones, es decir, si el resultado de la búsqueda es un correo electrónico, nos dirá si el remitente está en nuestra agenda de contactos o si tenemos algún documento compartido con él. Además nos permitirá responder directamente el correo, en caso de desearlo, sin necesidad de abrir la aplicación de correo electrónico. En definitiva una buena aplicación para todos aquellos que hacemos un uso intensivo de las aplicaciones de Zoho en la nube.

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La principal funcionalidad de este servicio es que nos permite realizar un seguimiento automático de las conversaciones de correo que hemos tenido con nuestro clientes, eliminando la necesidad de poner en copia a otro departamentos, puesto que se enviarán automáticamente a dichos departamentos. Podremos elegir que mensajes de correo se comparten con nuestro equipo y cuales mantenemos en privado, lo que nos ayudará a gestionar mejor nuestros correos de manera, que podamos pasar a otros departamentos aquellos correos que les atañen directamente.

De esta manera tendremos una pestaña de correo dentro de Zoho CRM para gestionar nuestro correo desde dicha pantalla. No es necesario que las cuentas de correo sean de Zoho, sino que podemos integrar las cuentas de otros proveedores que soporten el protocolo POP, como por ejemplo GMail, Yahoo.

Además a estas características se le unen las opciones de mensajería instantánea y chat de grupo, de forma que podamos tener una pequeña discusión entre todas las partes a la hora de ponernos de acuerdo en un asunto de manera que nos evitamos tener que cruzarnos unos cuantos mails entre los distintos interlocutores.

Quizás para manejar la relación con los clientes no sea tan efectivo, puesto que no vamos a pedir a nuestros clientes que se den de alta en este servicio, pero si para tratar con otros miembros de nuestra organización que podemos comprobar si están conectados y mientras vamos hablando y negociando el trato con nuestro cliente consultar ciertas cuestiones con tal o cual departamento sobre las necesidades de nuestro cliente.

Lo mejor del servicio es lo bien que lo han integrado con el CRM, de forma que sabremos cuales de nuestros contactos están en este momento conectados. Desde luego podemos hablar de buenas noticias para este CRM que sigue ganando en funcionalidad a la hora de trabajar y facilitar nuestra relación con nuestros clientes, que es en definitiva para lo que se utiliza el CRM.

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En Tecnología Pyme | Zoho CRM, aplicación para gestión de clientes online