Al fin y al cabo se trata de una opción a través de la cual podemos indexar toda la documentación de nuestra empresa. En esta sencillez radica su versatilidad, puesto que nos permite ir enlazando todo tipo de documentos a través de la misma que podemos tener ubicados en nuestro disco duro de red.

Para la creación de los Wikis disponemos de múltiples posibilidades de software a nuestro alcance donde podemos diferenciar el software que actúa en la nube y el que nos instalamos en local. En todo caso por su propia naturaleza los Wikis están pensados para el uso dentro de la empresa, no para utilizar de cara al exterior, como podría ser una web corporativa.

• Wikis internos: los tenemos instalados en nuestras propias instalaciones, ya sea en el servidor, en un recurso compartido, etc. La principal ventaja de esta opción es el control de los datos, que siempre permanecen bajo nuestra custodia.

• Wikis externos: los que tenemos alojados en la nube, ya sean bajo modalidad SaaS o no, puesto que los podemos tener instalados en nuestro espacio de hosting contratado a tal efecto y con ello siempre disponibles desde cualquier ubicación. La principal ventaja que tenemos es poder acceder desde cualquier ubicación, no necesariamente tenemos que estar en nuestras instalaciones para acceder.

Unas de las grandes ventajas que nos puede aportar el uso del wiki en la empresa es reducir el número de archivos que movemos por correo electrónico a nivel interno. Incluso si tenemos varias oficinas en nuestra empresa mejorar la comunicación dentro de nuestra organización manteniendo siempre accesible nuestra documentación.

A través de un documento alojado en la wiki podemos discutir proyectos entre varios interlocutores, realizar calendarios sencillos, organizar eventos, que de otra forma sería mucho más complicado. Al fin y al cabo, lo que buscamos es mejorar el flujo interno de la información en nuestra empresa. A la hora de implantar un Wiki es indispensable formar a los usuarios en su utilización, para lo que es necesario conocer como funcionan:

• Interfaz, es intuitiva y estructurada. En la página de inicio se encuentran todos los temas tratados.
• Editor, se trata de una opción para dar formato a los textos, añadir imágenes, tablas o listas o enlaces a otras páginas de la propia wiki. Antes de grabar la página nos permitirá realizar una previsualización de la misma.
• Historial que nos guardará las modificaciones que se han realizado en la página con el nombre del usuario y la fecha en la cual se han realizado.

• Búsquedas que nos permitirán encontrar la información que buscamos de forma sencilla y rápida. Nos permite múltiples opciones a la hora de definir los detalles de la misma.

Todo esto hacen de esta herramienta una opción imprescindible para la organización interna de la empresa. Nos facilita tener estructurada la información y en combinación con un alojamiento centralizado de archivos nos puede servir como sencillo repositorio documental. Tiene una curva de aprendizaje corta, con lo que rápidamente empezaremos a utilizarla sin mayores problemas.

En Tecnología Pyme | Sugerencias de uso para un wiki en la empresa

Igualmente las herramientas que vamos a plantear serán útiles para empresas más pequeñas que no tengan este problema de gestión de correo en el ámbito interno, de forma que podrán beneficiarse de las ventajas que pueden suponer en la gestión de sus procesos. Se trata de intentar reducir el flujo de correo para aquello que realmente es importante y necesario.

Algunas de las alternativas que nos pueden ayudar a reducir el flujo de correo son las siguientes:

• Uso de Wikis donde podremos acumular la información por proyectos hacer cambios o montar discusiones sobre algún aspecto de forma asíncrona, evitando tener que mandar 18 correos para definir un proyecto, podemos ir dejándolos acumulados aquí y cada miembro de nuestra organización puede añadir sus propios comentarios y revisar los de los demás, sin necesidad de cruzarnos correos para cada propuesta.
• Chat interno sobre todo para avisar de tal o cual actualización, de pequeñas cosas que podemos definir rápidamente de forma que no tengamos que cruzarnos varios correos para ello.
• Redes sociales, en especial de microblogging tipo Twitter que nos permitan comunicarnos internamente con el resto de departamentos. Son muy efectivas a la hora de mejorar la comunicación interna de las empresas.
• Uso del teléfono, si a veces una llamada de teléfono a tiempo resuelve más que un cruce de correos interminable. Muchas veces estamos tanto tiempo delante del ordenador que nos olvidamos que tenemos un teléfono al lado y podemos hacer uso del mismo en lugar.
• Videoconferencias, es otra de las alternativas que tenemos, puesto que una llamada a tiempo a un contacto que no tenemos cerca y con el que nos podemos encontrar nos ayudará a fijar el proyecto y no perder el tiempo con un cruce de correos que nos llevará más tiempo que una pequeña reunión virtual.

• Uso de la intranet corporativa, sobre todo si planteamos esta página como algo vivo, como una herramienta de comunicación para nuestros trabajadores más que como una simple página corporativa interna. Aquí las posibilidades son casi infinitas y modulares para las empresas si se monta adecuadamente.

Estas son sólo algunas de las posibilidades que tenemos en nuestras empresas para intentar reconducir el exceso de correo electrónico que acaba consumiendo demasiado tiempo en su gestión. Seguro que vosotros habéis probado otros métodos que funcionen o buscáis alternativas para que una buena herramienta no se convierta en un problema.

En Tecnología Pyme | Productividad y correo electrónico no son buenos amigos
Imagen | imelenchon

Ya hemos comentado en este blog sobre lo que es un wiki, podemos definirlo como un sitio web cuyo contenido es editable por los usuarios y también de su utilidad dentro de la empresa para hacer partícipes a los empleados en el desarrollo de la formación o guías de información de por ejemplo el portfolio de productos que ofrecemos.

Tomando como base el concepto de colaboración wiki existe un sitio web que permite desarrollar cursos de formación y ponerlos a disposición de todo el mundo gratuitamente. Para animar a todos a empezar el desarrollo de un curso proponen exponer los capítulos de este y el contenido básico y que la comunidad de wikilearning ayude a completar la información.

Este sitio web se convierte en una fuente de formación para nosotros de gran calidad ya que el contenido es desarrollado por varias personas, por lo que si es necesario es corregido y rectificado por ellas.

Interesante para nuestra empresa son los cursos de las siguientes temáticas:

• Sobre economía y empresa
• Ambito legal
• Idiomas
• Informática y diseño
• Marketing

Distingue entre lo que es curso, tutorial y monografía y si el contenido no es tan amplio para encajar en una de estas secciones lo cataloga como artículo o apunte. Interesante es que antes de acceder al curso podemos ver las opiniones y valoraciones del resto de los usuarios de la comunidad.

No voy hablar de algo que es obvio, de la necesidad de continuar la formación aún cuando ya nos encontramos trabajando, para esto, podemos tomar como base de conocimiento este sitio web.

Más información | wikilearning.com
Más en TecnologiaPyme | ¿Qué es un wiki?
Más en TecnologiaPyme | Sugerencias de uso para un wiki en la empresa

La esencia de la naturaleza del funcionamiento de un wiki, nos ayuda en los ambientes de trabajo basados en la cooperación y en la colaboración en equipos, presentando nuevas alternativas de apoyo al proceso de enseñanza- aprendizaje en las organizaciones. Asimismo, facilita la circulación de información regulada, en función de las necesidades y los objetivos corporativos, de tal forma que este flujo incrementa la competitividad y crea nuevas oportunidades de negocio a través de la innovación.

Cuando observamos un entorno de trabajo podemos observar la utilización diaria de las herramientas tecnológicas (Internet, intranet, e-mail, videoconferencia, etc.), que facilitan las labores cotidianas. Sin embargo, y con el avance la tecnología y la creación de herramientas TI y aplicaciones web que permiten trabajar en equipo al mismo tiempo desde lugares remotos, los profesionales pasan de intercambiar correo o hablar por mensajería instantánea; a trabajar conjuntamente de una forma más rápida y funcional. Y para este tipo de labores, pocas herramientas son tan prácticas y versátiles como los wikis.

Veamos algunas sugerencias de uso para los wikis dentro de las empresas:

• Colaboración: de forma horizontal y vertical entre los miembros de la empresa.
• Información sobre productos: actualizando la información sobre los productos desde distintas fuentes, y de esta forma evitar el envió de mails y reportes con nuevas versiones de los documentos sobre los productos.
• Ejecución de proyectos: lugar simple para el aporte de miembros que se ubican en distintos lugares o áreas.
• Brainstorming: lluvia de ideas que permite el aporte de cualquier persona en cualquier tema de forma muy dinámica.
• Nuevos empleados: para facilitar procesos de inducción.
• Nuevos productos: los mismos miembros de la empresa pueden aportar sus opiniones sobre nuevos productos antes de ser lanzados.
• Organización de reuniones: conocer las agendas de distintas personas en forma colaborativa y rápida.
• Atención al cliente: los encargados de la atención al cliente pueden aportar sus experiencias simplificando así la de otros.
• Tendencias de tu sector: todos los miembros de la organización pueden aportar datos útiles e interesantes que detecten sobre el sector.

Inicialmente, las organizaciones empresariales inicialmente comenzaron a utilizar los wikis para resolver problemas específicos en sus productos. Sin embargo, la naturaleza colaborativa de estas herramientas web han permitido que los wikis se empiecen a diversificar en usos para actualizar calendarios de trabajo, status de proyectos, editar documentos y otros trabajos internos.

Algo que no podemos omitir en este post es reiterar que comúnmente las plataformas wiki son gratuitas ya que se trata de software libre. En la actualidad hay muchas opciones muy buenas de wiki, intentar referir a varias no llevaría bastante espacio en el post; así que por ello solo les referiremos a la herramienta líder en este rubro, en este caso MediaWiki (plataforma con la cual se desarrolla la Wikipedia).

Vía | Baquía
Mas Información | MediaWiki
En Tecnología Pyme | ¿Qué es un wiki?

Un wiki es un sitio y aplicación web cuyas páginas pueden ser editadas por múltiples usuarios a través de un navegador web. Dichos usuarios pueden crear, modificar o borrar un mismo texto que comparten. Los wikis son muy útiles para fines de coordinación de equipo.

Para explicar en qué consiste la lógica de funcionamiento que un wiki, nos apoyamos en la traducción al español del vídeo de Common Craft “Wikis in plain english”.

Así mismo para quien le interese comenzar a usar un wiki le recomendamos dos opciones diferentes:

• PBwiki es un servicio web sencillo de creación y revisión de documentos. Diseñado para facilitar a grupos de trabajo de todo tipo, especialmente en las pymes. Ofrece un servicio de wiki hosteado.
• MediaWiki (el motor que soporta a Wikipedia) sistema muy completo que viene con soporte de skins, es fácil de instalar, estable y se adapta a la perfección a las exigencias del usuario mediante la personalización CSS. Un wiki robusto si así lo requiere la pyme.

Sitio oficial | pbwiki
Sitio oficial | MediaWiki
Vídeo | YouTube
Vídeo original | Common Craft