Quizás los clientes de correo tienen hoy en día más fama de la que merecen. En el pasado cuando las líneas de comunicaciones eran de una capacidad mucho menor si era aconsejable mantener este tipo de clientes, que nos permitía redactar todos los correos que necesitáramos sin conexión y conectarnos sólo para enviar y recibir correos. Esto los hizo muy populares en las empresas pero la verdad es que hoy día dudo bastante de su utilidad.

Y más que nada porque han dejado de ser prácticos. Trabajar con un cliente de correo de escritorio me parece más ineficiente que hacerlo directamente con webmail. En una empresa que siempre está conectada, habilitar el acceso web al proveedor de correo de nuestra empresa será de lo más cómodo, útil y con la posibilidad de gestionar nuestro correo desde cualquier ubicación, no sólo desde la empresa.

Es cierto que ésto también lo podemos hacer con los clientes de correo, pero si tenemos la bandeja organizada en carpetas, favoritos, marcamos como importantes determinados mensajes y estamos trabajando a la vez con cliente de correo y webmail se pueden producir algunas incoherencias.

A la vez la diferencia entre local y la nube cada vez se va diluyendo más. Hay clientes de correo de escritorio que guardan libreta de contactos en la nube, por ejemplo, y de esta manera siempre tendremos nuestros contactos disponibles aunque no estemos en la oficina. La libreta de direcciones es una de las cuestiones que puede tener incoherencias si utilizamos los dos sistemas, ¿guardé el contacto en mi libreta local o en la global?

Personalmente creo que si sólo utilizamos el correo en el trabajo, mejor un cliente de correo de escritorio, que nos descargue el correo y si tenemos algún problema poder recuperar la información. Si esporádicamente consultamos el correo fuera de nuestro puesto de trabajo la opción de webmail para consultarlo es de lo más útil y cómoda, siempre con las debidas precauciones.

Por el contrario, si estamos todo el día de un lado para otro o en distintas ubicaciones mejor un cliente de correo webmail, que nos permita consultar el correo desde distintos dispositivos, y sobre todo, organizar nuestro correo en función del cliente webmail. Cada vez estoy más convencido de que se es más productivo con este tipo de gestión web, pero depende un poco del perfil de la empresa y del empleado.

Otra cuestión que debemos tener en cuenta es cuantas cuentas, y no es un trabalenguas, manejamos. Si utilizamos varias cuentas para distintos propósitos podemos ser más productivos configurándolas en nuestro cliente de correo de escritorio. De esta manera tenemos varias bandejas de entrada y contestamos los correos con una u otra dirección dependiendo de por dónde hayan entrado.

Como en todo no hay una solución universal, sino que cada empresa debe aplicar la más adecuada para su negocio conociendo pros y contras. Cada vez me inclino más por la opción de webmail, puesto que creo que el cliente de correo nos acaba generando más problemas de los que nos soluciona en muchos casos. Pero bueno, esto es sólo mi percepción particular.

En Tecnología Pyme | Clientes de correo electrónico en la pyme

Para aquellos usuarios que centran buena parte de su actividad diaria en el uso del correo electrónico existen, además de Microsoft Outlook, otros gestores de correo como Thunderbird, la solución de Mozilla (los de Firefox), una aplicación sobre la que también podemos aplicar la metodología GTD como sistema de organización y planificación de nuestras tareas.

En puridad, esta metodología sólo requiere de un sistema de clasificación de tareas, una organización en diversos apartados al que podemos añadir tanta complejidad como consideremos adecuado. En el caso del trabajo con Thunderbird podemos utilizar las características que incorpora por defecto la aplicación, etiquetado de mensajes y búsquedas guardadas, además de añadir otras aprovechando la posibilidad que ofrece, al igual que Firefox, de incorporar nuevas mediante plugins, pequeños añadidos que en este caso nos van a permitir enriquecer las opciones de organización que vienen con el gestor de correo.

Lo primero que tenemos que hacer es parametrizar la aplicación utilizando las herramientas que incorpora. Esto nos permitirá, primero, marcar nuestros correos con etiquetas para clasificarlos. En segundo lugar podremos, de forma automática, organizarlos en carpetas para que sea más sencillo acceder a ellos de acuerdo a la prioridad o a cualquier otra forma de clasificación que hayamos establecido.

• Configurando las etiquetas: podemos personalizar con el nombre y color que deseemos cada una de ellas, con objeto de hacer una primera clasificación de correos de acuerdo a nuestras necesidades, aplicándolas sobre cada email que recibamos. El cuántas y con qué nombre clasificarlas ya es cosa de cada cual, puede ser por urgencia, proyecto, lo que nos interese. El correo queda marcado con el color correspondiente para hacer más sencilla su identificación.
• Búsquedas guardadas: para agrupar los correos según las etiquetas utilizaremos otra de las funcionalidades que incorpora Thunderbird, las búsquedas guardadas, algo así como las carpetas de búsqueda de que disponen algunos sistemas operativos, que nos permitirán colocar en la barra lateral una carpeta inteligente a la que habremos indicado que almacene todos aquellos correos marcados con la etiqueta o etiquetas que deseemos. De esta forma, la clasificación es automática, no hay que ir moviendo manualmente cada uno de los mensajes.

Configurando estos dos parámetros tendríamos una funcionalidad básica, pero carecemos todavía de calendario y gestión de tareas. Para suplir esta carencia utilizaremos una extensión llamada Lightning, que añade un calendario y la posibilidad de añadir tareas, permitiendo crear tanto eventos en el calendario como nuevas tareas directamente desde los emails que hemos recibido.

En conjunto es una buena solución, menos completa que la disponible para Microsoft Outlook, pero perfectamente válida para trabajar con un sistema de organización como GTD. Las ventajas que aporta estriban en la facilidad con la que podemos clasificar los correos electrónicos y la rapidez con la que permite generar eventos en el calendario o tareas a partir de éstos, además de la gratuidad del programa y de que todo está en castellano.

Con esta ya son dos las soluciones que hemos revisado en lo que a GTD y gestores de correo se refiere. En un próximo post nos centraremos en las posibilidades utilizar este sistema con GMail, una las soluciones de correo electrónico más populares, con cada vez mayor penetración en el mundo de la empresa.

Sitio Oficial | Thunderbird
Calendario y tareas | Lightning
En Tecnología Pyme | GTD Outlook Add-In, complemento GTD para Outlook
En Tecnología Pyme | Gestión de correo con Thunderbird

En este caso se descarga el archivo que no nos ocupará más de 7 MB y lo instalamos en nuestra memoria portátil sin mayor problema, únicamente debemos indicarle la ruta de instalación en el caso de que no la haya cogido por defecto. El programa nos creará una carpeta llamada ThunderbirdPortable que será donde tengamos toda la información y el acceso directo para la aplicación.

En cuanto a funcionalidad yo sólo le he encontrado un pequeño inconveniente y es que la aplicación está en inglés y no está desarrollado el idioma en castellano, aunque sí en valenciano y gallego, con lo cual si domináis alguno de ellos lo podéis elegir sin problema. Para ello deberemos ir al apartado de Herramientas, Complementos y pulsar en el enlace de obtener extensiones. Se abrirá un navegador que nos llevará a las opciones que tenemos para elegir. Igualmente ocurrirá para el caso de querer instalar un tema distinto al que viene por defecto.

En mi caso he optado por instalarme el diccionario en español para verificar la ortografía antes de enviar un mensaje. Por lo demás funciona con una gran agilidad y se consigue descargar todo el correo en menos de un minuto. Por lo demás las opciones son las comunes para Thunderbird habitual y cualquier otro gestor de correo. No nos da ningún problema a la hora de configurar las cuentas ni los RSS y la recepción y envío de mensajes es igual de ágil que si estuviera instalado en el disco duro.

Lo que menos me ha gustado de este software es que sólo funcione para windows, y si usas mac o linux no tienes una versión disponible adaptada para estos sistemas operativos. Lo he probado en Linux utilizando el emulador Wine y funciona razonablemente bien, un poco más lento, pero correctamente.

En mi opinión es una aplicación muy útil si trabajas en varios equipos distintos, y así poder mantener tus opciones de correo y tu organización siempre al día dado que sólo lo mantienes en un único equipo. Podemos hacer uso de la información de nuestros correos sin conexión, dejar varios preparados para su envío y cuando accedamos a internet los enviará automáticamente.

Más Información | Portable Apps
En Tecnologia Pyme | Gestión de correo con Thunderbird

Actualmente, en el trabajo, o cuando nos desplazamos, no podemos permitirnos ir entrando una a una en nuestras diferentes cuentas, siempre vía web. Por razones de productividad, tiempo, y coste del Kb (si nos referimos a la movilidad) esto nos plantea un serio problema.

La solución pasa por la instalación de un gestor de correo electrónico. No tengamos miedo a salirnos del estándar Outlook y a probar soft diferente, que a corto plazo nos puede sorprender gratamente por su productividad. Démosle una oportunidad pues al primo del navegador Firefox, el gestor de correo Thunderbird, también avalado por la Fundación Mozilla.

Como posteriormente profundizaremos en otros post, con un buen gestor de correo como Thunderbird podremos potenciar nuestras comunicaciones vía e-mail y dotar de mayor productividad a nuestro trabajo diario, gracias a características como:

• Uso de plantillas personalizadas para darle un toque corporativo a nuestros correos enviados, con su correspondiente firma digital.
• Configuración de potentes filtros Anti-Spam.
• Posibilidad de hacer consultas/búsquedas avanzadas sin necesidad de estar conectados.
• Hacer un backup de nuestro correo/configuraciónen el soporte que queramos.
• Mantener una completa agenda de trabajo.

Por citar las más interesantes de cara al profesional, pero ¿por qué cambiar de Outlook a Thunderbird, o usar directamente este último sin pasar por el software de Microsoft?.

• Thunderbird es gratuito al igual que Outlook Express, pero no es una versión recortada del Outlook como ocurre en Express, sino que presenta una funcionalidad similar al cliente de microsoft (incluso superior en algunos apartados gracias al soporte de add ons).
• Los temas de incompatibilidad con correo web del estilo gmail, hotmail, yahoo… han pasado a la historia.
• Es multiplataforma lo podemos encontrar para entornos GNU/Linux, MacOs y Windows. Por lo que dejamos de depender del Sistema Operativo para este menester.
• Al ser Open Source está en constante desarrollo por parte de la comunidad, corrigiendo errores a mucha mayor velocidad de la que puede hacerlo el gigante Microsoft.
• Decenas de add on que nos harán potenciar y adaptar el gestor a nuestras necesidades profesionales. Por no hablar de los temas disponibles, para el que guste de entornos estéticamente cuidados.

Por último resaltar que tenemos a nuestra disposición la versión de Thunderbird Portable, que nos permitira transportar nuestra cuenta de correo electrónico mediante cualquier clase de dispositivo móvil (por ejemplo, una memoria USB) e iniciar sesión desde un ordenador diferente al nuestro.

Después de ver tal abanico de posibilidades uno se pregunta por dónde empezar. Paciencia, en próximos posts desmenuzaremos el programa, mostrando las configuraciones idóneas para dotarlo de un mayor potencial para la empresa.

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