Vivo en una ciudad pequeña, donde de casa al trabajo he tenido la suerte de no tardar más de quince minutos. Puede parecer un detalle sin importancia pero da mucha tranquilidad de saber que si hay algún problema físico, el cable que está mal conectado, que comentaba mi compañero estás a quince minutos de resolverlo.

Desde casa, pero también acudiendo a la empresa

Lo mismo ocurre con las guardias. Recuerdo que en alguna empresa las guardias obligaban a estar en casa y cancelar planes. Vivo en una isla, y la distancia más grande de punto a punto puede ser de una hora y media, por lo que tampoco tengo que quedarme en casa durante las guardias si me puedo conectar a Internet para solventar cualquier problema en el caso de que me avisen.

Hasta hace poco era casi obligatorio quedarse en casa, pero con la banda ancha móvil hoy en día lo único que debía hacer en verano es ir a una playa que tuviera cobertura, pero no perdía un fin de semana en casa por tener una guardia. En todo caso se asume que si no se puede solucionar el problema de forma remota no hay más remedio que recoger y volver a la oficina para solucionarlo.

Pero es que también es un ahorro de personal para las empresas. Recuerdo una empresa en la que teníamos que entrar a altas hora de la madrugada para cambiar las cintas de backup, cuando la monitorización remota la llevaban desde las oficinas centrales y la empresa podría haber ahorrado dos horas de personal diarias si hubiera utilizado un robot de cintas.

Organizarme el trabajo en casa me hace ser más productivo en la oficina

Pero no sólo ganan empresa y trabajador en este aspecto. En mi caso he pasado por un proceso de aprendizaje para poder ser productivo en casa. Y todo esto me ha hecho ser mucho más eficiente en las horas que dedico a mi trabajo en la empresa. Es cierto que al principio es complicado organizarse y sufría “el síndrome del pijama” que me llevaba a conectarme según me levantaba y hacía que pasara demasiadas horas delante del ordenador sin unos resultados fructíferos al final del día.

Aprender a organizar un espacio de trabajo propio en casa. Unos horarios y rutinas que me ayudaran a evitar caer en la procrastinación en las tareas, distraerme con tareas secundarias y finalizar el día habiendo pasado un montón de horas delante del equipo sin resultados. Al final, esa rutina de trabajo, de capacidad para mejorar mi concentración acabo por incorporarla a mis forma de trabajar también en la oficina mejorando allí también mi productividad.

Es cierto que no es una cuestión sencilla organizarse para trabajar en casa. Interrupciones, el sentimiento de los demás de que como estás en casa estás siempre disponible no son fáciles de solventar. He conocido algún caso extremo de autónomos que trabajaban todo el día en casa y obligaban a su familia a comunicarse con ellos a través del teléfono móvil. Es una medida radical pero obliga a tomar conciencia de que estaban en el trabajo como otra persona cualquiera.

Trabajar sólo desde casa es complicado. Falta el entorno profesional que nos hace crecer y nos enriquece como profesionales. No es para todo el mundo y se necesita un alto grado de autodisciplina para ser productivo. Por eso yo veo más la opción del teletrabajo como un complemento, una opción para flexibilizar horarios y conciliar vida laboral y familiar. Sale ganando la empresa porque el trabajador tiene menos absentismo y sale ganando el trabajador que se responsabiliza de su trabajo a pesar de realizarlo desde su casa.

En Tecnología Pyme | No me gusta trabajar desde casa
Imagen | Imagen | Flickr kevinspencer

Comienzo este post reconociendo que soy un fiel defensor del teletrabajo pero he encontrado algunos matices que no hacen tan perfecta esta forma de trabajar. No me gusta trabajar desde casa por una serie de razones vinculadas a estar cerca del problema y la solución.

El hecho de estar cerca de los problemas, las soluciones, la contrastación del error y sobre todo de la solución son aspecto difíciles de lidiar desde la distancia, aunque la profesión de IT esté vinculada a no ver, casi nunca, las máquinas sobre las que trabajamos el hecho de “estar en el trabajo” puede afectar en la forma de trabajar.

Aspectos a mejorar

Trabajar desde casa está bien, tienes libertad, te puedes organizar y porque no: puedes permitirte un madrugón menos intenso. Si todo funciona bien puedes llegar a estar “cómodo” y tranquilo, pero: y si todo no va tan bien. Este es el momento donde no estamos tranquilos, pensamos en todo lo que nos haría falta.

Es justo en ese momento donde nos preguntamos: ¿dónde dejé este software? ¿Cómo podría llegar a esta herramienta? ¿Está todo bien organizado? O peor aún, podemos preguntarnos sin cesar: ¿será el error de un cable suelto? ¿los servidores estarán bien refrigerados?

Cuando el problema es físico la solución es física y no lo solucionarás desde casa. No estar en cerca del problema es algo más psicológico que solucionable. En un primer momento la impotencia te puede, no sabes hacia donde tirar o si centrarte sólo en un problema o buscar otras soluciones.

La solución sólo puede nacer de nuestra forma de pensar y del troubleshooting que tengamos en mente. El error sólo será un problema sin solución, esto no quiere decir que no se pueda repara desde donde estemos. Una llamada o un correo a alguien que esté en la oficina puede resolvernos sin dilación el problema o verificar que estamos en lo cierto.

Otro aspecto que encuentro mejorable en las comunicaciones telemáticas con el resto de compañeros es el hecho de pensar: “como está en casa, no hace falta que tenga un feedback tan rápido”. Nada más lejos de la realidad, es incluso más necesario tener una comunicación férrea y rápida con los otros compañeros.

Conclusión

Trabajar desde casa, para muchos, es la evolución; para mi no. Trabajar desde casa está bien si posees un lugar íntegramente dedicado al trabajo, con orden y con la posibilidad de tener un ambiente donde se respire tranquilidad. El orden y la infraestructura para trabajar que tengas en casa es algo muy importante. Es recomendable tener varios monitores y contar con más de una ADSL.

Al igual que nuestros abuelos tenían más de una herramientas para labrar o para realizar trabajos, tener más de un pecé o más de un portátil es recomendable. Algunos compañeros prefieren pagar más por un servicio de reparación y tener sus máquinas reparadas en un tiempo récord, es otra opción.

En Tecnología Pyme | La movilidad y el teletrabajo nos hacen trabajar más horas
Imagen | Sporras

Todos estos datos son los que nos ofrece Arkadin, empresa proveedora de soluciones de colaboración remota, en un estudio realizado a nivel europeo. A pesar de estos datos lo cierto es que el interés por este tipo de opciones de trabajo no deja de crecer puesto que es beneficioso tanto para trabajadores como para empresas.

En el mismo estudio también destacan que como complemento al mismo muchas empresas empiezan a considerar de tener puestos de trabajos rotativos en las oficinas, disponibles para aquellos trabajadores que en ese momento están en la oficina pero que en otro momento están trabajando en la oficina de un cliente o desde su casa, lo que supone un importante ahorro de costes.

Entre los principales beneficios que se pueden obtener con la implantación de estas medidas podríamos citar una mejor conciliación de la vida personal y laboral, de lo que se deriva un menor absentismo laboral por estas circunstancias o un menor tiempo de desplazamiento al lugar de trabajo al poder evitar la hora punta.

A pesar de sus beneficios lo cierto es que lo veo más como una opción para desarrollar una parte de nuestro trabajo de esta forma, unos días de la semana o unas horas al día, más que como una manera de estar trabajando siempre desde casa, que puede resultar más complicado de lo que parece si no tenemos unas pautas claras de trabajo y es fácil distraerse o caer en la procrastinación de las tareas.

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En Tecnología Pyme | La movilidad y el teletrabajo nos hacen trabajar más horas
Imagen | Johan Larsson

Y lo cierto es que este no es el objetivo. Lo que queremos es poder trabajar en nuestro horario laboral tanto si estamos dentro como si estamos fuera de la oficina. Aprovechar tiempos muertos que pasamos en las salas de espera de algún cliente que tenemos que visitar o en aeropuertos, trenes o taxis mientras nos desplazamos de un lugar a otro.

La movilidad y el teletrabajo están pensados para que el trabajador sea más productivo, es decir, sea capaz de solucionar una mayor cantidad de tareas en un menor tiempo. Si para solucionar un volumen determinado acabamos por estar más horas trabajando no hemos mejorado la productividad.

Pero también parte de su atractivo es poder conciliar vida personal y laboral. Si de resultas de un mal uso de estas posibilidades de trabajar desde cualquier ubicación lo que hacemos es restar horas a las familias o prescindir de descansos que todos necesitamos para desconectar poco habremos conseguido.

Quién nos se ha visto consultando el correo mientras esperaba que le sirvieran el menú a la hora de comer o ha llegado a su casa después de trabajar y sigue recibiendo notificaciones de correo que revisa y atiende, aunque decida contestar en todo caso al día siguiente. Esto por no hablar de conexiones remotas o trabajo en la nube. Pocas veces las utilizamos para evitarnos la hora punta y el atasco retrasando la hora de entrada una hora que nos puede resultar muy beneficiosa.

Una de las cuestiones más importantes para mejorar la productividad es la capacidad de concentración y para ello, son imprescindibles los descansos que tenemos, de manera que nos permitan desconectar y volver a focalizar toda nuestra atención en una tarea. Si al final la movilidad o el teletrabajo nos impiden desconectar su efecto será contrario al que buscamos.

En Tecnología Pyme | Mejorar tu concentración y productividad con la técnica Pomodoro
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Para que este sistema triunfe, más allá de los requerimientos técnicos existe uno mucho más importante que debe romperse, como es el cultural. Muchas empresas están más por el presentismo de sus trabajadores que por la productividad de los mismos, lo cual significa un cambio de paradigma a la hora de medir en las empresas los resultados y recursos que necesitamos. Y esta mentalidad también la tienen muchos trabajadores que prolongan sus jornadas de forma artificial para que cuando se vaya el jefe todavía me vea en mi mesa.

Vetajas de la oficina en casa

• Para las empresas porque les permite fijar más trabajo por objetivos que por tiempo en la empresa. Al asistir de forma menos regular a las instalaciones permite dimensionar mejor las mismas, pudiendo reducir la necesidad de metros cuadrados. Además al permitir conciliación de vida profesional y familiar tiene a un trabajador más concienciado, más responsable con su trabajo y más centrado, sin preocuparse por si llega a recoger al niño al colegio o si llega a la sesión de spining del gimnasio.

• Para los trabajadores porque si viven en una gran ciudad se ahorran un dinero considerable en combustible, si se desplazan en su vehículo privado, y sobre todo tiempo de desplazamiento. Además la conciliación de vida personal y profesional permite afrontar el trabajo de forma más relajada, sin otras preocupaciones externas, procurando realizar la tarea asignada de la manera más eficaz posible.

• Para el país porque sólo el ahorro de combustibles de la gente que no se trasladaría al trabajo sería un porcentaje tan importante como para comenzar a apostar por este modelo de trabajo. Por no hablar del medio ambiente cuyo ahorro se estimaría en 2.000 toneladas de CO2 por día con los trabajadores que no se desplazan a trabajar hoy en día, unos 166.000. Y esto teniendo en cuenta que nuestro país compra cuota de CO2 a países del tercer mundo para cumplir el tratado de Kyoto no es un ahorro supérfulo. A mi juicio mucho más acertado que la subvención de neumáticos ecológicos.

Aspectos a mejorar para que el teletrabajo sea posible

• En primer lugar las líneas de comunicaciones. En muchos lugares no se dan las condiciones para que la conexión sea posible a la hora de trabajar de forma remota. Mejora del ancho de banda, de la velocidad de subida y de las conexiones móviles.

• En segundo lugar el equipamiento informático de muchas empresas. Para que se produzca este cambio tenemos que pensar en dotar a los trabajadores de equipos portátiles que estén preparados para esta forma de trabajar. No podemos dejar que las conexiones las hagan los trabajadores desde sus equipos privados por cuestiones de seguridad. Una mala configuración y a saber donde acaba el fichero de clientes… Lo suyo es tener un pull de equipos portátiles pensados para esta opción de teletrabajo.

• En este sentido deberían ir acompañados de conexiones de datos adecuadas o en caso de que el trabajador disponga en su casa de conexión de banda ancha crear algo similar a los cheques restaurantes para la línea ADSL. Tantos días te conectas con tu línea, me ahorro tanto dinero de banda ancha y te lo doy en un cheque ADSL, para que salgan ganando tanto trabajador como empresa.

La página que han creado del día de la oficina en casaofrece una serie de herramientas que permiten a los trabajadores realizar una serie de tareas desde su hogar, que no se si son las más adecuadas para ello, hotmail, messenger o no son lo más adecuado para las empresas. Otra cuestión que si nos puede servir, sobre todo en empresas pequeñas es Skydrive o las Office Webs Apps.

Claro que en este caso Microsoft ha sido muy inteligente. Va preparando el terreno puesto que a una semana de presentar su apuesta por la nube con Microsoft Office 365, comenzar a crear una cultura de “es posible trabajar desde casa y nosotros os facilitamos las herramientas para ello”. En todo caso se necesita un cambio más cultural que tecnológico, que también. Es más cuestión de voluntad y organización que de tecnología. Esperemos que todos sumemos esfuerzos, puesto que creo que es algo con lo que todos saldríamos ganando.

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En Tecnología Pyme | Teletrabajo, el complemento perfecto para la flexibilidad laboral
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Un 79% de los encuestados cree tener la tecnología adecuada para ser productivo en el lugar de trabajo y recibir herramientas tecnológicas que posibilitan su trabajo desde cualquier ubicación. De ellos, un 42% piensan que las herramientas y recursos tecnológicos podrían mejorarse. A medida que baja el número de años de los empleados en la empresa se acepta mejor el teletrabajo.

Para las empresas la facilidad de incorporar el trabajo a distancia para los empleados requiere un especial esfuerzo de planificación, puesto que en muchos casos pierde sentido el concepto de mesa de trabajo, sobre todo para usuarios que están en movilidad y que se conectan fundamentalmente vía Terminal Server por ejemplo. Crear puestos de trabajo para usuarios intinerantes, que donde el mismo equipos es usado por un equipo de personas, más que por una en concreto.

Por último la facilidad para planificar el inicio de la jornada, en función de unos horarios hace que el trabajador reduzca los tiempos de desplazamientos al lugar de trabajo, en base a no coincidir necesariamente con la hora punta, pudiendo iniciar su jornada de trabajo en casa y desplazarse a la oficina posteriormente. Además de una ayuda para conciliar vida familiar y profesional.

Por parte de los trabajadores requiere un esfuerzo de concentración a la hora de ejecutar sus tareas en su casa, pero a la vez permite flexibilizar las jornadas. Claro que el requisito para implementar esta cuestión es una buena conexión de banda ancha, si no se cumplen unos mínimos de calidad será difícil despegarse del modelo tradicional de trabajo de ocho horas delante de un escritorio en la oficina.

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En Tecnología Pyme | El teletrabajo aumenta la productividad
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Está claro que estamos hablando de una gripe de alto contagio que puede provocar que todos los trabajadores de nuestra empresa se encuentren enfermos a la vez, y que la recomendación médica indicada por el momento es el aislamiento hasta el restablecimiento. El teletrabajo podría ayudar a que la empresa no cesara en su actividad ya que los usuarios no afectados por la gripe, pero con posibilidad de estar incubándola podrían trabajar desde casa con normalidad a la espera de confirmar el contagio.

Ya hemos hablado en otras ocasiones de las ventajas e inconvenientes de trabajar en casa y como es una opción que no favorece a todos los trabajadores si se realiza como norma. Sin embargo si es una alternativa para determinados momentos que ayuda a conciliar la vida familiar y laboral de nuestros trabajadores. Cuando una empresa piensa en estas opciones como forma de eliminar el estrés que pude suponer para el trabajador encajar los pequeños inconvenientes de su vida personal con sus obligaciones laborales, el trabajador lo agradece y se implica mucho más en sacar adelante su trabajo desde casa.

Hoy en día donde la tendencia apunta cada vez más a estar siempre conectados y las empresas a deslocalizar sus programas en la nube es cada vez más factible realizar determinadas tareas desde nuestra casa sin necesidad de acudir a la empresa. Ante un problema como la gripe A, el teletrabajo puede solucionar alguno de los inconvenientes que va a provocar. Esperemos que gracias a ello sea un sistema que se perfeccione y mantenga en el futuro puesto que empresas y trabajadores pueden salir muy beneficiados.

En Tecnología Pyme | El teletrabajo en las pymes españolas
Foto | kakisky

En un informe reciente elaborado por IE University con datos de las empresas incluidas en el Ibex 35, se dan algunos números que reflejan la todavía escasa implantación del teletrabajo entre estas compañías, de las que un 45% ofrecen alguna opción en este sentido, mayoritariamente a tiempo parcial, y sólo un 22% dispone de puestos a tiempo completo sin sitio en la oficina. Si ésto ocurre en las grandes empresas, ¿cúal es la situación en las pymes? No he sido capaz de encontrar datos al respecto, pero en mi opinión es todavía peor.

La capacidad de trabajar desde una ubicación diferente a la oficina está fuertemente relacionada con el nivel tecnológico de la empresa en la que desarrollamos nuestra labor. No es que no podamos trabajar “desconectados”, pero las posibilidades se reducen considerablemente. La mayoría de las pymes ya están conectadas a Internet, pero eso no significa que hayan adoptado sistemas que faciliten el acceso remoto a sus redes (o siquiera que las tengan), que nos dejen ver o trabajar con un archivo desde nuestro domicilio o que permitan el acceso a las aplicaciones de gestión que utilicemos en la oficina.

Establecer un canal de acceso a través de Internet a la red de una empresa no es demasiado complicado, y tampoco tiene un coste elevado. Esta posibilidad junto con la adopción del software como servicio en las áreas clave de la empresa (software de gestión, escritorios virtuales, ofimática en la nube, etc.) son en mi opinión pasos que todavía no han dado la mayoría de las pequeñas empresas españolas, sin los cuales las posibilidades del teletrabajo en España son todavía muy limitadas.

No es que piense que el teletrabajo es la solución a todos los males, ni adecuado para todo el mundo, pero añade una flexibilidad que debería ser bienvenida tanto por el trabajador, que puede organizar sus horarios con mayor libertad, como por el empresario, al que se le presenta la oportunidad de reducir costes sin penalizar la productividad ni los ingresos de sus trabajadores, al menos si el escenario se organiza con inteligencia y con la vista puesta en los resultados, no en el tiempo que pasamos sentados frente a la mesa.

Vía | Actibva
Más información | El Mundo
En Tecnología Pyme | El teletrabajo aumenta la productividad y Ya no necesito ir a la oficina
Foto | channah

Y es que son muchas las horas que se pierden a lo largo del año por atascos, retrasos, etc que un trabajador que hace su tarea desde su casa no sufre. Tiene otros problemas porque por lo general existe todavía poca conciencia de que aunque estés en casa estás trabajando, y cuando la gente sabe que estás en tu casa suele darse el caso de que te llaman y te interrumpen para hacer las consultas más peregrinas o simplemente para pedirte que vayas a hacer tal o cual gestión. Total si estás en casa, ¿no? Hay que comprender que aunque realices tus tareas desde tu casa tienes que tener una productividad que si no haces comprender a tu entorno este concepto en vez de aumentar disminuirá considerablemente y acabarás dedicando a tu trabajo más horas al día que si estuvieras en la oficina.

Hasta aquí los peros pero también tenemos nuestras ventajas y entre ellas está la flexibilidad de horarios y tener que evitar los desplazamientos diarios a nuestro lugar de trabajo, que en caso de ser una de las grandes ciudades de nuestro país supone una hora como mínimo de media. Otra de las grandes ventajas la encuentran los trabajadores con hijos a su cargo que genera un estrés importante cuando no tienen colegio o simplemente se han puesto enfermos. De esta forma podemos seguir trabajando y conciliar nuestra vida familiar a la vez.

Con nuestras empresas cada día más tendiendo hacia la nube no tiene sentido prácticamente tener que asistir cada día a la oficina para hacer patente que estamos trabajando, sino que una vez que se nos encomiendan unas tareas podemos tener la flexibilidad de realizar en la oficina o en nuestra casa. Siempre es necesario por el momento mantener un contacto diario con el centro de trabajo. Como otras veces hemos comentado desde aquí lo ideal sería poder tener la flexibilidad para realizar parte de tu jornada desde casa y parte desde la oficina en la cual se nos dan tareas y directrices para realizar el trabajo.

Tal vez todavía ni la empresa ni el trabajador están lo suficientemente maduros para dar el salto a la jornada completa desde casa, pero si es cierto que ofrecer la posibilidad de trabajar desde casa cuando el trabajador lo solicita de forma esporádica o ante cualquier inconveniente hace que el propio trabajador valore la opción de teletrabajo que le ofrece la empresa y se responsabilice e implique al máximo para llevar adelante su tarea. Son horas de trabajo que la empresa no pierde, y aunque el trabajador asistiera al puesto de trabajo en la oficina, muchos de vosotros habéis visto como muchos están pensando en que puedo hacer con mis hijos mañana o tengo que encontrar un hueco para realizar tal gestión, etc por lo cual aunque estén en su puesto de trabajo, la productividad es muy baja.

Foto | Listener42
En Tecnología Pyme | Ya no necesito ir a la oficina

Aunque parte de mi trabajo está relacionado directamente con la tecnología, existe otra que no, aunque evidentemente hago uso de ella para realizarlo.

En esta situación, más de una vez me he descubierto preguntándome “¿qué narices hago sentado en la oficina?” La práctica totalidad de las tareas que desarrollo las puedo llevar a cabo desde cualquier sitio, siempre que disponga de una conexión a internet.

Supongo que esta reflexión no es ajena a muchos de vosotros. Lo que se espera de mí es que realice una labor, no que cumpla un horario, pero en la mayoría de las empresas se sigue valorando en exceso la presencia en el despacho durante la jornada laboral (y si llegas antes y te quedas después mejor), cuando este tiempo no está relacionado necesariamente con la capacidad de realizar una mayor cantidad de trabajo (o de mejor calidad).

Creo que con las herramientas que nos proporciona la tecnología actual, ya es más que posible cambiar la cultura de nuestras empresas, pasando de aquella en la que lo que cuenta son las horas que dedicamos, a otra en la que lo importante es el trabajo que desarrollamos.

Conexiones de alta velocidad, telefonía y acceso a datos móvil, acceso remoto a nuestras oficinas, equipos portátiles más avanzados, cientos de soluciones que nos sugieren que el trabajo presencial ha dejado de ser imprescindible y que, bajo mi punto de vista, no se están aprovechando lo suficiente en este sentido.

Posiblemente, como bien destacan en la entrada que inspira este artículo, esta forma de trabajar no cuadre con todos los empleados ni con todos los jefes, y desde luego no es factible ponerla en práctica en cualquier puesto de trabajo, pero en aquellas situaciones en las que es posible, desde luego que tiene sus ventajas:

• Menos desplazamientos.
• Libertad para organizar tu horario diario.
• Facilidad para conciliar trabajo y vida personal.
• La satisfacción que puede aportar ser responsable de tu trabajo.

Seguro que hay muchas más, pero para mí estas inclinan definitivamente la balanza a favor de esta forma de gestionar el trabajo en las empresas. Claro que no es fácil aplicar ésto a toda una organización, veo más factible una aproximación mixta, que contemple una mezcla de los dos sistemas, que tenga en cuenta qué tipo de empleados son susceptibles de encajar en este sistema de acuerdo a su personalidad y al tipo de trabajo que llevan a cabo. La introducción de cualquier cambio siempre es problemática en las empresas, pero los cambios van llegando. Esperemos que éste no tarde demasiado en hacerlo.

Vía | Vida de un Consultor
Foto | nookiez