Como sabréis hay docenas de excelentes opciones de software de código abierto para llevar la contabilidad, desde complejos y completísimos programas de contabilidad hasta simples y básicos para la facturación, seguimiento de inventarios, puntos de venta, nóminas, impuestos, presentación de informes y pronósticos. Ahora os destaco cinco de ellos.

El software de contabilidad, te ayuda a entender todo el flujo de tu negocio: lo que funciona y lo que necesita ser reparado o mejorado. Te ayuda a averiguar quiénes son tus clientes más valiosos, y te da una idea para retener a los clientes antiguos y atraer nuevos clientes. Una gran cantidad de pequeños empresarios mantienen una muy buena idea en su cabeza, pero eso no es escalable ni replicable, y cuando visualizas los datos reales a menudo revela sorpresas.

Algunos de estos programas de software de contabilidad hacen uso de las opciones en la nube. Aunque aun hay empresas que siguen siendo un poco “paranoicas” y no confían en almacenar sus datos confidenciales basados en estos sistemas que almacenan los datos de la empresa y clientes fuera de sus instalaciones.

Especialmente teniendo en cuenta la triste historia de las largas interrupciones con grandes proveedores como Amazon, PayPal, Microsoft, Intuit y Google. Las tecnologías basadas en la nube se supone que son a prueba de interrupciones del servicio, pero parece que esto es todavía algo teórico. Sin más preámbulos, aquí están cinco selecciones de software de contabilidad para pequeñas/medianas empresas de código abierto.

GnuCash

GnuCash es una aplicación de negocios personales y pequeñas financieras que utiliza la contabilidad de doble entrada, y esto es importante porque por partida doble garantiza que se pueden detectar errores y rastrear su origen.

GnuCash es extremadamente flexible, cuanto más se aprende sobre él más puede adaptarlo para satisfacer tus propias necesidades. Es compatible con las cuentas por cobrar y por pagar, facturación, cuentas de inversión, cuentas bancarias, de crédito y préstamo, declaraciones de impuestos, informes, gráficos, varias monedas, depreciación, tablas de impuestos y mucho más. No tiene punto de venta o módulo de nómina, aunque se puede utilizar para administrar la nómina de un pequeño número de empleados introduciendo manualmente los impuestos y otras variables de la nómina.

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SQL Ledger

SQL Ledgeres un sistema basado en Web para tiendas que necesitan trabajo y órdenes de compra, listas de empaque, punto de venta, control de inventarios, impresión de cheques, multi-usuario y multi-ubicación, vales o tarjetas de tiempo, además de las habituales funciones de contabilidad. Se requiere un servidor web y un servidor SQL, y es multiplataforma. Tengo que destacar que funciona mejor en Linux, y realmente su información confidencial financiera se encontrara en un sistema más seguro.

Hay dos versiones: gratuita y empresa. Una suscripción para la versión empresa añade características adicionales como el código de barras e impresión de etiquetas, consolidación de las facturas, un buen módulo de nómina, un sistema integrado de ayuda editable, y correo electrónico de primera calidad así como soporte telefónico.

El soporte comienza en 130 euros para un manual de referencia. El soporte por incidente es de 140 euros, 600 euros si se compra un año de soporte prioritario y otras opciones extras, hay varias otras opciones de soporte. Funciona con Linux, Mac y Windows.

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XTuple PostBooks

XTuple PostBooks es el núcleo de la excelente suite xTuple ERP. Incorpora siete módulos: Contabilidad, Ventas, CRM, fabricación, compra, inventario y productos. Hay cinco ediciones: PostBooks, Estándar, proyecto, fabricación, y Empresa. PostBooks es gratuito, e incluye características de alta gama como el multi-usuario y multi-ubicación, tickets, un administrador de tareas, citas, envío/recepción, lista de materiales y configurador de montaje pedido.

Las licencias anuales para las otras ediciones van desde 400 euros por año a 1.500 euros por año. También hay licencia de por vida y también una licencia para las opciones en la nube. Evidentemente cuanto mas dinero invierta de más funcionalidades extra dispondrá como la capacidad de planificación, gestión de activos y depreciación, multi-almacén de gestión del inventario etc.

xTuple es bueno para la pequeña empresa en crecimiento, porque se puede empezar con la funcionalidad Estándar e ir añadiendo lo que necesites. También es compatible o funciona con Sistemas Linux, Mac, Windows.

Más Información | XTuple ERP

Compiere

Compiere también ofrece una versión abierta/gratuita, además de las ediciones comerciales con características adicionales. Compiere incluye funciones completas de contabilidad, además de planificación de recursos empresariales y la administración basada en los clientes. La versión gratuita está repleta de altas funcionalidades y puede ser todo lo que necesitas: contabilidad de proyectos, comercio electrónico, contabilidad de materiales, gestión de pedidos, ventas y servicio, y muchísimo más.

La edición empresarial agrega soporte para múltiples servidores, cuadros de mando de gestión excelentes, redacción de informes en PDF, negocios inteligentes y un editor visual de diccionario. Esta es una característica única para la personalización de Compiere sin necesidad de tener conocimientos de programación, usando un editor de interfaz gráfica de módulos simplemente arrastrando y soltando. Compiere está entre los mejores en soporte internacional: multi-moneda, leyes fiscales, normas de contabilidad e idiomas.

La edición profesional de Compiere tiene un coste de 750 euros por usuario al año, también hay suscripciones para la nube y otras opciones de soporte. Funciona y es compatible con Linux, Mac, Windows.

Más Información | Compiere

Turbo Cash

Turbo Cash es un competidor de QuickBooks Pro y Sage. Soporta múltiples idiomas y de muchos países diferentes. Incluye punto de venta y precios de venta, facturación, informes y análisis, inventario y stock, códigos de barras, quotes, comprobación de balance, operaciones por lotes, IVA, multi-usuario y controles de acceso. Es uno de los programas libre/gratuito de contabilidad más completo.

Turbo Cash destaca también por su facilidad de uso, y tiene una interfaz limpia y atractiva. Es gratuito con opciones de soporte comercial. Manuales impresos, CDs, y una versión USB portátil que está disponible a un precio razonable. Solamente funciona con Windows.

Más Información | Turbo Cash
En Tecnología Pyme | econtaweb, completa solución de facturación, contabilidad y tienda online
Imagen | ralphbijker

La inscripción y asistencia a las charlas y seminarios de la Libre Software World Conference 2011 son gratuitos y sólo es necesario incribirse. Se hablará de múltiples cuestiones que tienen que ver con el software libre, desde el software ofimático LibreOffice a soluciones de servidores para pymes como Zentyal o gestores de contenidos para las páginas web corporativas como Joomla. También se hablará de temas como firma electrónica con software libre o ITIL o Zimbra, por citar sólo algunos ejemplos.

Conjuntamente con este encuentro se celebra el Joomla Day, un encuentro que llega a su cuarta edición de este año y propone el enfoque profesional y avanzado mediante talleres altamente especializados y prácticos impartidos por los propios desarrolladores de los componentes o partes de Joomla. En este caso el precio de asistencia a las charlas serán de 25 euros y los de talleres de 65 euros. Una buena oportunidad si ya utilizáis Joomla para vuestra tienda online o web corporativa y queréis profundizar en vuestro conocimiento de este estupendo CMS.

En conjunto ambos eventos tienen un gran potencial para muchas empresas que estén utilizando o pensando utilizar algunas de las herramientas de las que nos hablarán. Lo cierto es que puede ser de utilidad por la variedad de contenidos que nos ofrecen, recorriendo un amplio espectro dentro del software libre que podemos aplicar en nuestras empresas.

Más Información | LSWC | Joomla Day
En Tecnología Pyme | Zentyal Summit 2011, el encuentro para conocer mejor esta alternativa a Windows Server

El directorio cuenta con más de seis mil quinientos programas distintos categorizados y con una pequeña descripción que nos permite hacernos una idea de su uso. En la categoría de productividad, por ejemplo cuenta con más de trescientas alternativas para empresas que pueden ser interesantes en determinado momento.

La página del repositorio ha sido rediseñada permitiendo a los usuarios ser más interactivos con la misma o añadir otros proyectos, lo que facilita la incorporación de proyectos. Lo mismo podríamos decir para empresas que realizan proyectos de software libre que pueden incorporarlos a este repositorio para tener un poco más de visibilidad como alternativa.

Si lo comparamos con otros catálogos semejantes como Open Pyme lo cierto es que incluye un mayor número de aplicaciones, mucho mayor, pero también es verdad que no todas están tan enfocadas a las empresas. Además sus descripciones de uso son un poco pobres y deberían ser algo más completas en lo que respecta a su funcionalidad.

Sobre todo en un repositorio de este tipo nos interesa tener muy claras las funcionalidades que ofrecen cada una y falta una pequeña comparativa entre las mismas. Aquí parece que todas son estupendas, puesto que cada una se dedica a glosar sus virtudes, pero la empresa no necesita diez aplicaciones para gestionar tareas, sino sólo una que sea adecuada a su propósito.

Vía | Planeta Red
Más Información | Free Software Directory
En Tecnología Pyme | OpenPyme, catálogo de aplicaciones de software libre especializado en la pyme

Es un evento de día y medio de duración centrado en dar a conocer casos de éxito de Zentyal en distintos tipos de empresas y administraciones públicas a la vez ejemplos prácticos como pueden ser la configuración del servidor para la recuperación de desastres o la integración con aplicaciones profesionales como AbanQ o su configuración con Thin Clients, por citar algunos ejemplos.

Se trata de un evento que se celebrará los días 11 y 12 de Noviembre en Zaragoza. El registro es gratuito pero el número de asistentes es limitado, por lo que es necesario registrarse con antelación. Además mostrarán los planes de futuro y desarrollo hacia lo que será Zentyal 3.0, lo que ayuda a establecer una hoja de ruta para muchas pymes y confiar en un proyecto que no es flor de un día.

Para las pymes que tengan que busquen cambiar, o quieran un servidor pero sin tener que pagar la licencia de Windows Server es una buena alternativa. Es un proyecto que trata de ofrecer una interfaz de servidor amigable para su administración y que nos permite disponer de un buen número de funcionalidades, de forma realmente sencilla. Este encuentro puede servir para ayudar a muchas empresas que tengan dudas sobre la utilidad de Zentyal en la pyme.

Más Información | Zentyal Summit
En Tecnología Pyme | Zentyal 2.2, la nueva versión mejorada del servidor para pymes

En concreto de momento ofrecen soporte para la instalación de Redmine, WordPress, Drupal y Joomla. La instalación como es habitual se puede realizar tanto de forma nativa en un equipo como en una máquina virtual o para llevarnos la instalación a la nube de Amazon. De manera que tenemos todo lo necesario para pode probar tranquilamente nuestro blog o nuestro gestor de proyectos o intranet, formar a nuestro personal y luego lanzarlo a producción manejando nosotros los tiempos según nuestro ritmo de aprendizaje.

Los instaladores nativos automatizan la configuración de la aplicación en Windows, Linux o Mac OS X. Cada instalador incluye todo el software necesario para funcionar sin modificar el sistema. Las Stacks de BitNami son completamente autocontenidas y no interfieren con otro software de tu sistema. Instalan todo lo necesario para el correcto funcionamiento del software, ya sea MySQL, como Apache , por citar dos ejemplos.

Las máquinas virtuales de BitNami contienen un sistema operativo Linux mínimo y la aplicación basada en BitNami stack. Para usar las máquinas virtuales se necesita un hipervisor como VMWare o VirtualBox. Si ya disponemos de una cuenta de AWS, simplemente tendremos que utilizar los enlaces que nos proporcionan para arrancar una Stack de BitNami en Amazon EC2. Nada más sencillo y sobre todo ahora con soporte en español, que hará que muchos tengan menos dudas a la hora de probarlo.

Más Información | Blog BitNami
En Tecnología Pyme | Bitnami facilita la instalación de programas a la pyme
Vídeo | YouTube

Si entramos un poco más en detalle, el 63,4% utiliza navegadores de software libre, el 53,4% aplicaciones ofimáticas, el 26,4% usan sistemas operativos de código abierto, el 20,6% servidores web libres y el 15,5% aplicaciones de código abierto del tipo ERP o CRM. Lo cierto es que Firefox y Chrome se encuentran ampliamente extendidos en las empresas, pero también otros que hacen funcionar el engranaje de la empresa, como los servidores web o el ERP.

Lo cierto es que al contrario de lo que nos podríamos pensar el grupo de empresas donde más está extendido es en la gran empresa, quedando en un porcentaje menor en la pyme. Yo siempre había pensado que el software libre podría suponer una ventaja competitiva respecto a otras empresas, pero lo cierto es que muchas de ellas o no lo conocen o no aprecian sus virtudes, que también las tiene.

Además a medida que las empresas del sector TIC más apuestas por implantar software libre en su infraestructura TI, además el porcentaje de empresas que utilizan sistemas operativos de código libre ha aumentado de forma muy significativa en el último año, como podemos ver en la imagen llegando al 26,40%. Seguro que más de una empresa al ver este tipo de datos, y valorar cómo a medida que la empresa es de mayor tamaño se apuesta más por este modelo perderá su miedo a este tipo de soluciones.

A veces el cambio a una solución de software libre para la empresa puede suponer importantes beneficios, pero queda una duda cultural a la hora de adoptar este tipo de soluciones que en muchos casos acaban por desechar la idea. Este tipo de estudios pueden ayudar sin duda a romper este prejuicio, así como software tan popular hoy día como Firefox, Chrome, pero también Apache o Postfix, sólo por citar algunos.

Lo que queda claro es que software libre y propietario están condenados a entenderse en las empresas donde tienen que convivir. Al final la empresa lo que busca es software útil y productivo, con un buen ROI que le permita desarrollar su negocio con una buena continuidad, sin tener que preocuparse de la herramienta y permitiéndole centrar su atención en la empresa.

Más Información | CENATIC
En Tecnología Pyme | ¿Es posible la empresa con software libre?
Imagen | CENATIC (PDF)

Lo cierto es que hoy por hoy el software libre representa una alternativa real a los sistemas tradicionales. Y más en la pyme que si algo tiene para luchar contra las grandes empresas es su capacidad de adaptación, su flexibilidad para adoptar distintos entornos a los que utilizan las grandes empresas. Si luchamos con las armas de la gran empresa, lo cierto es que será más complicado ser competitivos.

Pero lo cierto es que adoptemos soluciones de software libre en nuestra empresa en ningún caso significa que sean gratuitas. La implantación de estas soluciones, las horas de consultoría que se dedicarán a instalar estas aplicaciones en nuestra empresa cuestan dinero. La cuestión es rebajar el presupuesto que tenemos en lo que respecta a los gastos. Si tenemos alguien en nuestra empresa con la capacidad para implantar todo esto mejor que mejor, pero si no tenemos que acudir a empresas externas.

Opciones para el Servidor de código libre

El precio del servidor se nos iba a unos cuatro mil euros, incluyendo aquí tanto el hardware como el software. Podemos buscar una empresa que nos implante todo lo que necesitamos por este presupuesto y ver cuanto podemos ahorrarnos. La otra opción es invertir este presupuesto que nos ahorramos en un software más robusto. La implantación y manejo de estos sistemas no será mucho más complicada que el servidor de ficheros que hemos puesto en marcha con Windows 2008.

Opciones para los puestos informaticos

No tenemos muchos portátiles que nos permitan elegir un sistema operativo de software libre, y los que nos dejan elegirlo no representan un ahorro significativo. Finalmente tendremos que elegir equipos clónicos, que en el caso de los portátiles no serían lo que yo recomendaría. Con los sobremesa es distinto, podemos optar por hacernos nosotros los equipos por piezas, o que nos los monten con el sistema operativo que más nos guste para nuestra empresa, ya sea Debian, Suse o Ubuntu, por citar tres ejemplos.

Software de gestión

En este caso las versiones que hemos evaluado eran Sage 100 y myGestión, como opción de modelo SaaS. En código libre tenemos un amplio catálogo para elegir. El presupuesto que manejábamos para los cuatro años de amortización rondaba los ocho mil euros, así que este es el límite que marca la instalación de alternativas como Sugar CRM, OpenBravo o Abanq por citar algunos ejemplos.

La ventaja de este sistema es la escalabilidad. Nos costará montar el modelo, pero ir añadiendo usuarios y más puestos será bastante sencillo y sobre todo barato. Por el presupuesto que tenemos seguro que podemos tener un sistema de gestión adecuado para nuestra empresa de código libre. Una empresa que nos realice la implantación de las aplicaciones y nos ayude en el soporte de la aplicación.

Al final el ahorro que podemos conseguir dependerá del precio que nos lleven por implantar tanto servidor como sistema de gestión, que muchas veces puede hacerlo la misma empresa. Mantener o no Windows como sistema operativo de los equipos de sobremesa dependerá de cada uno. Para muchos es la parte más delicada, cambiar al usuario la forma de trabajar a la que está acostumbrado y a la vez el ahorro no es tan grande, aunque todo suma si queremos conseguir un puesto ofimático para la empresa a un coste más económico.

En Tecnología Pyme | OpenPyme, catálogo de aplicaciones de software libre especializado en la pyme
Imagen | Flickr

Se trata de un proyecto promovido por la Universidad de La Laguna y el Gobierno de Canarias. Es un catálogo de Software Libre donde se recopilan, de forma categorizada, productos sólidos y fiables que pueden incorporarse en cualquier ámbito productivo de una empresa, mejorando así su gestión y competitividad gracias a la inclusión de herramientas TIC. Es un buen punto de partida para conocer las alternativas que nos ofrece el software libre.

Disponemos de todo tipo de aplicaciones, categorizadas y ordenadas de manera que encontrarlas nos resultará bastante fácil. Junto con cada aplicación tenemos una pequeña reseña de su funcionalidad y lo que nos puede aportar a nuestra empresa. A la vez nos indican los requisitos técnicos para su instalación. Se echa de menos una pequeña reseña de soluciones multidisciplinares. Por ejemplo, una solución que esté incluida en varias categorías que nos indique si además de como CRM nos servirá para la gestión financiera o como ERP, por ejemplo.

A la hora de elegir el programa adecuado, saber si tiene o no soporte que podamos contratar, cuánto tiempo lleva en el mercado y casos de éxito en la implantación de este software en otras empresas son algunas de las cuestiones que le pueden interesar a las empresas antes de decidirse por una solución de software libre. Y estas son las opciones o comentarios que se echan en falta en este catálogo. Un poco más de información para que antes de acudir a la página del proyecto tengamos claro si se ajusta a lo que estamos buscando.

Más Información | OpenPyme
En Tecnología Pyme | Morfeo: formación y certificación en tecnologías libres

En Tecnología Pyme ya hemos hablado sobre la rentabilidad entre el software propietario o libre. Una respuesta que no podemos dar a la ligera pues son muchos los factores que afecta a esa rentabilidad. Como hemos comentado, pagar una licencia de Microsoft Office no es rentable si lo único que vamos a usar del paquete ofimático es el procesador de textos y la hoja de cálculos para sencillas formulas. Pero si necesitamos ejecutar macros y compartir esos documentos con cualquier otro usuario la suite de Microsoft puede ser la mejor y única opción debido a su extenso uso.

¿Cómo decidir que aplicación nos interesa?

Para optar por una u otra opción lo mejor es realizar una lista en la que intentaremos definir lo más necesario e importante para nosotros.

• Qué necesitamos de dicha aplicación
• Podemos afrontar el importe de dicha aplicación
• Cual será nuestro radio de acción: trabajaremos los documentos en local o compartiremos con otros usuarios, clientes,...
• Qué plataforma usamos: Linux, Mac OS X o Windows (esto amplia o disminuye las opciones)

• Previsión de ampliación (si la empresa crece en trabajadores aumentará el coste con el aumento de licencias)

Son a priori los cinco puntos que recomiendo cuando me preguntan. Lo que está claro es que más allá del coste económico de la aplicación y resto de aspectos a tener en cuenta se debe valorar la productividad que conseguiremos con dicho software. Igualmente tener claro nuestros requisitos, determinar la complejidad de integración en función del número de puestos (es más fácil adaptar un número de puestos reducidos a una configuración más amplia),... Ahora es vuestro turno. Debéis valorar cual es vuestra opción y si ya escogisteis verificar que fue la correcta. Normalmente, por comodidad, los departamentos responsables de adoptar y ofrecer soluciones son reacios a cambios por el esfuerzo que conlleva el cambio y la curva de aprendizaje. Pero, si está en nuestras manos, siempre debemos intentar ver que puede ser más beneficioso para la empresa el cambio que mantener el actual sistema.

Y es que siempre estamos a tiempo para cambiar si la finalidad de dicho cambio es mejorar. Lo interesante de esta tendencia es que ambos sectores provocarán una mejora de las diferentes aplicaciones con lo que los beneficiados seremos los usuarios. Una última aclaración, Software libre no es lo mismo que software de código abierto.

En Tecnología Pyme | Implantación de software libre en la Pyme

Tenemos que ver este tipo de informes de parte con un poco de distancia, puesto que como es lógico, dentro de estos diez motivos habrá algunos con los que estemos más de acuerdo que otros, incluso en total desacuerdo. Estos son los diez motivos que nos muestran:

• Permite ahorrar en la adquisición, mantenimiento y renovación de tecnologías. Fundamentalmente al carecer de costes de licencias o tener menores necesidades de hardware.

• Mayor calidad de aplicaciones y son más completas puesto que los errores se solucionan de manera más rápida por parte de la comunidad y las mejoras en las aplicaciones no dependen de criterios comerciales. En este caso podemos estar de acuerdo o no dependiendo básicamente de la aplicación de la que hablamos.

• Garantiza la seguridad al tener el código siempre disponible para su auditoría.

• Independencia tecnológica del autónomo una de las más importantes para mi ya que así no tenemos que decidir en función de lo que nos marquen fabricantes sino según nuestras propias necesidades.

• Fácil acceso y prueba lo que permite probar la aplicación de forma intensiva y productiva. Evitamos de esta manera la compra a ciegas.

• Legalidad puesto que el software libre es 100% legal y podemos copiar el programa en tantos equipos como nos sea necesario.

• Soporte técnico más accesible una de las cuestiones donde estoy en total desacuerdo. Existen muchas más empresas dedicadas a dar soporte y soluciones de software propietario que de software libre.

• Modelo productivo basado en la colaboración en un mundo el de los autónomos donde lo que más prima es la individualidad, desde luego entrar en contacto con una comunidad y tener otras visiones siempre es enriquecedor.

• Seguir la tendencia iniciada en ciudadanos, administraciones públicas, etc. No dudo de las cifras de crecimiento del sector, pero creo que hoy en día utilizar software libre es un poco ejercer de salmón nadando a contracorriente. Si seguimos la tendencia nos quedaremos con software propietario y de dudosa procedencia.

• Más sencillas de aprender, otra de las por lo menos discutibles. La curva de aprendizaje de una aplicación nada tiene que ver con que sea propietaria o libre. Lo que si nos facilita el software libre es el acceso a versiones completas, por lo que podemos practicar con mayor facilidad.

Como he comentado algunas de las afirmaciones están cogidas por los pelos. No dudo de las bondades del software libre para los autónomos, pero no creo que la productividad de los mismos no depende de la licencia de la herramienta que están utilizando para su trabajo.

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En Tecnología Pyme | Software libre o propietario, ¿quién aporta más ingresos a la pyme local?

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