Software de gestión

A veces en la pyme la gestión documental y de contenidos en la empresa se puede volver complicado y si además se intentan desarrollar documentos colaborativos todo acaba por realizarse con un cruce de correos y documentos guardados en el servidor indicando el número de versión que al final provoca que todo esto sea un proceso poco productivo y sobre todo confuso. Alfresco es un gestor de contenido empresarial de código abierto que nos ayudará en todo este proceso de desarrollo de documentos colaborativos.

Alfresco nos ayudará a realizar nuestras versiones de documentos y gestionarlo todo de una forma poco invasiva para el resto de colaboradores en el proyecto y con nuestras aplicaciones ofimáticas habituales. Esta aplicación se integra perfectamente tanto con Microsoft Office como con OpenOffice. Con este software básicamente lo que se crea es una unidad compartida en red y provee a los usuarios de las herramientas necesarias para trabajar con dichos documentos.

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Si hablamos de software de gestión de clientes, o CRM, sin duda el más conocido a nivel internacional es SugarCRM que es un programa de gestión de código abierto y por lo tanto no tendremos que realizar un gasto importante en su licencia. SugarCRM gestiona la relación con tus clientes de forma profesional y tratando a cada cliente de forma individualizada. Esta tipo de software está pensado para colocar al cliente como centro de la empresa, ayudando a gestionar las necesidades del mismo de una forma eficiente.

Una de las opciones que más me ha gustado de este software es la posibilidad de tenerlo online, con lo cual dado que podemos tenerlo actualizado estemos donde estemos. Esto cada día se hace más posible y más importante con los nuevos smartphones o ultraportátiles que nos facilitan la conectividad a internet de manera constante fuera de la oficina.

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Dentro de las soluciones de gestión de las empresas existen infinidad de soluciones que podremos adaptar o parametrizar a nuestra empresa en mayor o menor medida. Muchas veces hay que pensárselo mucho por el alto coste que suelen implicar este tipo de aplicaciones así como por el factor de “prisión” que ejercen sobre el cliente. OpenXpertya es un ERP de código abierto con lo cual los problemas asociados al coste por lo menos están solucionados.

Muchas veces que un proyecto sea software libre y de código abierto simplemente lo que pretende es atraer desarrolladores para el producto. En este caso el apoyo es también institucional con lo cual se garantiza la continuidad del mismo, dado que está apoyado por el Principado de Asturias. Otra de las cuestiones interesantes de este proyecto es la gran documentación y comunidad que hay detrás del mismo y fundamentalmente en español.

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Ya en otras ocasiones en el blog hemos hablado de herramientas y aplicaciones de facturación, este es una nueva alternativa a esto. En esta ocasión les comentaremos sobre Express Invoice, la cual es una aplicación gratuita del tipo freeware producida por NCH Software.

Express Invoice ofrece todo lo necesario para controlar gastos, cobros, seguimiento de inventarios básicos, clientes y proveedores, además de encargarse de todo el tema de la facturación y generar informes detallados.

Creo no debo hacer mucho énfasis en que una herramienta como esta del tipo gratuito, aun con todas las buenas características que contempla, no es una opción comparable con software de facturación comercial como los de Sage y empresas similares.

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Quizá uno de los grupos profesionales dónde la implantación de sistemas informáticos de gestión puede suponer un mayor aumento de la productividad es el de los abogados y asesores (fiscales, laborales, etc.). En este tipo de negocios, muchos de ellos incluso unipersonales, se maneja gran cantidad de documentación, muchos asuntos diferentes y se requiere de una organización bien estructurada para manejar éste volumen con eficiencia. Para éste tipo de negocios sudespacho.net ofrece algunas soluciones de software como servicio bastante interesantes.

El funcionamiento es el mismo que hemos comentado en otras ocasiones, en lugar de comprar e instalar un software en nuestro despacho, lo que hacemos es contratar el servicio por una cuota mensual, realizando todo el trabajo a través de Internet en los servidores de la empresa que nos lo presta, desentendiéndonos de inversiones en infraestructura, mantenimiento, copias y medidas de seguridad para la protección de los datos que manejamos.

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Si su empresa u organización es de tamaño mediano, y cuenta con bastante documentación digitalizada y una intranet, tal vez esta herramienta de Microsoft completamente gratuita, le sea de interés y mucha utilidad.

Nos referimos a Microsoft Search Server 2008 Express, la cual es una aplicación de búsqueda a través de WSS (Windows Sharepoint Services), así como de archivos compartidos, carpetas públicas de Exchange y sitios web. Incluye solamente un subconjunto de las características de búsqueda de Microsoft Office Sharepoint Services.

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Habiendo leido las posturas sobre este tema de mis compañeros José María y Carlos y teniendo cada uno razones de peso en los argumentos que exponen, yo voy a lanzar lo que pienso que es una necesidad o más, una exigencia que debe de tener todo software que compremos en nuestra empresa: tener ciertas funcionalidades abiertas que permitan una programación externa y su integración en otros desarrollos de software.

Voy a intentar explicar lo que comento: el todopoderoso Google no tiene reparos en ofrecer una api de programación para que cualquiera integre sus servicios en sus propios desarrollos, este departamento es el conocido como Google Code, prácticamente cualquier servicio que ofrece Google es accesible externamente y fácilmente integrable en nuestras aplicaciones. Bajo mi modesta opinión, esta es una de las grandes razones del éxito de Google.

La empresas de software deben de perder ese miedo que siempre ha existido a que les van a copiar o robar un desarrollo y ver las ventajas que tiene que se pueda acceder externamente a ciertas funcionalidades, a su integración con otro software de otros fabricantes o desarrollos propios que puedan hacer las propias empresas destinatarias de los programas.

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Hace ya unos días que en Pymes y Autónomos, algo así como nuestro blog padre, plantearon una discusión interesante en la que intentaban dilucidar cual es la mejor opción para una pyme a la hora de escoger un software para gestionar el negocio, si uno diseñado a media o uno estándar. A pesar de que lo han analizado bastante bien, creo que puedo aportar mi granito de arena al tema, así que allá vamos.

Mi opinión personal es que, para la inmensa mayoría de las empresas, la elección debe ser estándar de calle, y creo que debe ser así por varias razones además de las que ya han comentado ellos, de las que destacaría fundamentalmente tres: las características de las pymes españolas, la flexibilidad del software estándar en la actualidad, y la mayor robustez e implantación de este tipo de soluciones.

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Reconozco que ésta me ha sorprendido. Vitualpyme es un servicio de asesoría a través de Internet que, como su nombre indica, está orientado a la prestación de este tipo de servicios a pymes y autónomos, y en el que el precio del servicio es aquel que cada cliente considere justo, desde luego toda una novedad.

Ofrecen diversos servicios de asesoría fiscal, contable y laboral, una herramienta para la gestión contable, creación de página web y una aplicación para el comercio electrónico que podemos incluir en dicha página si queremos utilizarla. Todas las consultas se realizan a través de formularios de contacto, mediante los que haremos llegar nuestra pregunta a los asesores y ellos nos remitirán la respuesta con un correo electrónico que nos facilita un enlace con el que acceder a ella.

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