Software de gestión

Si en la entrada anterior os hablábamos de software más servicios, en esta me gustaría hacerlo de un servicio que lleva esta máxima al extremo, tanto que podríamos hablar en su caso de servicios complementados por algo de software. Se trata de Contavia, un servicio ofrecido por la empresa Altervia que nos ofrece gestionar nuestra contabildad y fiscalidad a través de Internet sin que necesitemos conocimientos en ninguna de las dos materias.

En realidad es algo similar a lo que haría una gestoría, solo que en lugar de enviar por correo o entregar en mano la documentación necesaria para elaborar la contabilidad y los impuestos introducimos ésta mediante su página web, aunque son ellos los que se encargan de procesarla y dejar preparados los balances, informes de pagos y cobros, tesorería, previsiones de impuestos a pagar, etc.

Interesantes los posts de Angel Barbero en su blog hablando de las soluciones que algunos de los pesos pesados en esto del software ofrecen en nuestro país para las pymes, en el que reflexiona sobre la idoneidad de adaptar productos pensados para grandes empresas a las pymes, en la línea de algunas de las ideas que plasmamos nosotros en una entrada anterior ¿realmente son adecuados para una pyme?

Nuestro tejido empresarial está compuesto mayoritariamente por pequeñas y medianas empresas, y cualquier grande en esto del software necesita adaptar sus soluciones si quiere hacerse con un trozo del pastel. El problema es que esas “adaptaciones” no siempre se realizan de la forma adecuada, se quedan en recortes de ERP o CRM diseñados para grandes empresas y acaban por no cuajar reduciendo el número de posibilidades a las que podemos acceder. Dos son los principales problemas que plantea:

Cuando ayer estaba hablando de Codeka como una solución de software de gestión de punto de venta de código abierto siempre me queda la duda de si estos productos sirven de algo. Está claro que la mayoría de la gente no tendrá ni el tiempo, ni la paciencia, ni seguramente los conocimientos adecuados para implantarse una solución de este tipo de código abierto. Todos estos condicionantes son los que determinan el precio de un buen sistema informático en la empresa.

La diferencia entre una solución de punto de venta que podemos comprar directamente en un gran supermercado para comercios de todos conocido con un buen producto puede ser notable pero depende de las circunstancias de nuestro negocio puede ahorrarnos tiempo, dinero y dolores de cabeza. La clave es determinar el uso que vamos a hacer tanto del hardware como del software en nuestra empresa o negocio.

En esto del software de gestión empresarial tenemos muchas opciones entre la que elegir, tanto por alcance de la aplicación como por sistema de trabajo de la misma. Dentro de las que caen en el campo del software como servicio no solo podemos encontrar soluciones básicas o para micro pymes, sino paquetes completos para gestionar integramente cualquier empresa. Es el caso de Gesio, un conjunto de aplicaciones de gestión a través de Internet bastante flexible.

Flexible por que podemos elegir qué módulos queremos utilizar, incluir unos y descartar otros conforme las necesidades de la empresa cambian, pagando una cuota mensual de acuerdo a lo que estemos utilizando en cada momento. Sus ventajas e inconvenientes son los mismos que en otros sistemas de este tipo, acceso mediante navegador web (multiplataforma por tanto), flexibilidad a la hora del pago y sin inversión inicial, pero dependencia de nuestra conexión a Internet y menos posibilidades de parametrización a medida que las ofrecidas por un software instalado localmente.

A veces en la pyme la gestión documental y de contenidos en la empresa se puede volver complicado y si además se intentan desarrollar documentos colaborativos todo acaba por realizarse con un cruce de correos y documentos guardados en el servidor indicando el número de versión que al final provoca que todo esto sea un proceso poco productivo y sobre todo confuso. Alfresco es un gestor de contenido empresarial de código abierto que nos ayudará en todo este proceso de desarrollo de documentos colaborativos.

Alfresco nos ayudará a realizar nuestras versiones de documentos y gestionarlo todo de una forma poco invasiva para el resto de colaboradores en el proyecto y con nuestras aplicaciones ofimáticas habituales. Esta aplicación se integra perfectamente tanto con Microsoft Office como con OpenOffice. Con este software básicamente lo que se crea es una unidad compartida en red y provee a los usuarios de las herramientas necesarias para trabajar con dichos documentos.

Si hablamos de software de gestión de clientes, o CRM, sin duda el más conocido a nivel internacional es SugarCRM que es un programa de gestión de código abierto y por lo tanto no tendremos que realizar un gasto importante en su licencia. SugarCRM gestiona la relación con tus clientes de forma profesional y tratando a cada cliente de forma individualizada. Esta tipo de software está pensado para colocar al cliente como centro de la empresa, ayudando a gestionar las necesidades del mismo de una forma eficiente.

Una de las opciones que más me ha gustado de este software es la posibilidad de tenerlo online, con lo cual dado que podemos tenerlo actualizado estemos donde estemos. Esto cada día se hace más posible y más importante con los nuevos smartphones o ultraportátiles que nos facilitan la conectividad a internet de manera constante fuera de la oficina.

Dentro de las soluciones de gestión de las empresas existen infinidad de soluciones que podremos adaptar o parametrizar a nuestra empresa en mayor o menor medida. Muchas veces hay que pensárselo mucho por el alto coste que suelen implicar este tipo de aplicaciones así como por el factor de “prisión” que ejercen sobre el cliente. OpenXpertya es un ERP de código abierto con lo cual los problemas asociados al coste por lo menos están solucionados.

Muchas veces que un proyecto sea software libre y de código abierto simplemente lo que pretende es atraer desarrolladores para el producto. En este caso el apoyo es también institucional con lo cual se garantiza la continuidad del mismo, dado que está apoyado por el Principado de Asturias. Otra de las cuestiones interesantes de este proyecto es la gran documentación y comunidad que hay detrás del mismo y fundamentalmente en español.

Ya en otras ocasiones en el blog hemos hablado de herramientas y aplicaciones de facturación, este es una nueva alternativa a esto. En esta ocasión les comentaremos sobre Express Invoice, la cual es una aplicación gratuita del tipo freeware producida por NCH Software.

Express Invoice ofrece todo lo necesario para controlar gastos, cobros, seguimiento de inventarios básicos, clientes y proveedores, además de encargarse de todo el tema de la facturación y generar informes detallados.

Creo no debo hacer mucho énfasis en que una herramienta como esta del tipo gratuito, aun con todas las buenas características que contempla, no es una opción comparable con software de facturación comercial como los de Sage y empresas similares.

Quizá uno de los grupos profesionales dónde la implantación de sistemas informáticos de gestión puede suponer un mayor aumento de la productividad es el de los abogados y asesores (fiscales, laborales, etc.). En este tipo de negocios, muchos de ellos incluso unipersonales, se maneja gran cantidad de documentación, muchos asuntos diferentes y se requiere de una organización bien estructurada para manejar éste volumen con eficiencia. Para éste tipo de negocios sudespacho.net ofrece algunas soluciones de software como servicio bastante interesantes.

El funcionamiento es el mismo que hemos comentado en otras ocasiones, en lugar de comprar e instalar un software en nuestro despacho, lo que hacemos es contratar el servicio por una cuota mensual, realizando todo el trabajo a través de Internet en los servidores de la empresa que nos lo presta, desentendiéndonos de inversiones en infraestructura, mantenimiento, copias y medidas de seguridad para la protección de los datos que manejamos.