A lo largo del año, en numerosas ocasiones perdemos tiempo buscando archivos, antiguos documentos de texto y programas. Llegamos a tener los documentos en diferentes sitios pero con modificaciones diferentes. Esto ralentiza mucho el trabajo diario. Para evitar eso, una de las tareas veraniegas puede ser ordenar los datos. Esta labor está especialmente dedicada a empresas que no posean un gestor documental.
No debemos reestructurar toda la información de la empresa, sino organizarla para agilizar el acceso. Tenemos que conseguir que el hecho de buscar un documento Word no se convierta en dos minutos perdidos. La meta debe ser organizar de manera intuitiva el nombre de las carpetas, de esta forma, si tenemos alguna nueva incorporación en la empresa, esa persona sabrá acceder rápidamente al documento buscado.
