Este CRM (Customer Relationship Management) apuesta por la integración de las comunicaciones unificadas de manera que de cada cliente tengamos el modelo de contacto por el cual nos hemos comunicado con él, una pequeña reseña de su perfil así como un histórico de la relación comercial que hemos mantenido. De esta manera nos aseguramos que podemos cumplir lo que nos pide teniendo siempre a un golpe de vista sus gustos y preferencias.

nimble ofrece una versión gratuita que está limitada a 3000 contacto y a un método de contacto por cada uno de ellos, es decir, si tenemos su dirección de correo electrónico y una cuenta de Facebook, Twitter o LinkedIn. Además nos permite mantener hasta cinco ofertas y la integración con un programa de terceros, como pueden ser Mailchimp, Wufoo o HubSpot. Su principal limitación está en que sólo se maneja por un usuario. De todas forma puede ser suficiente para muchas pymes.

Si queremos acceder a las funcionalidades completas o necesitamos más usuarios tendremos que pagar unos 12 € al mes por cada usuario adicional, así como aumentar el espacio de almacenamiento o la posibilidad de introducir múltiples cuentas de correo electrónico para las empresas.

Dispone de un calendario donde podemos ir anotando todas las citas que hemos tenido o que tendremos con los clientes, así de esta manera nada más pulsar sobre una de ellas tenemos acceso a toda la información de nuestro cliente. Se puede integrar con los calendarios de otros servicios, de manera que si ya tenemos citas programadas no nos costará mucho pasarlas a nimble.

Quizás su punto fuerte es la facilidad para manejar las comunicaciones con los clientes en una única interfaz unificada, pudiendo contactar con ellos por distintos medios sociales. La parte de histórico de pedidos o relaciones comerciales mantenidos, donde podemos detallar todo lo que nos ayuda a dar un trato más personalizado a nuestros clientes se puede quedar un poco corto. De todas formas es una solución interesante para los pequeños negocios que no disponen todavía de un CRM.

Vía | Genbeta
Más Información | nimble
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La Ley Sinde-Wert y la posibilidad de cierre de una página por parte de una comisión administrativa en un par de días si sospechan que aloja contenidos que puedan atentar contra los derechos de autor. Muchos utilizamos Dropbox para tener copias de seguridad de nuestros archivos, pero ¿qué ocurre si sospechan que este servicio aloja música con derechos de autor?

Reconozco que es un caso extremos y descontextualizado, pero que entra dentro de lo posible. El problema es cómo recuperar nuestros archivos que tenemos en la nube. El reciente cierre de MegaUpload ha dejado indefensos a sus usuarios sin poder recuperar sus archivos. No era un servicio que utilizaran muchas empresas, aunque alguna he visto que utiliza este tipo de servicios para facilitar una forma de descarga de grandes archivos a sus clientes.

Sembrando la desconfianza

Pero también va más allá. Si algo tenemos pendiente en la nube es la reputación de los servicios en la nube. La mayoría de los negocios tienen poco tiempo de recorrido y muchos pueden cerrar, desaparecer, mutar en su propósito, etc. El caso es que es muy importante informarnos del tipo de servicio que hemos elegido.

Pero no lo podemos controlar todo. En definitiva no dependerá de los archivos que suba nuestra empresa, sino de los que suban el resto de usuarios. Volviendo al ejemplo de Dropbox, si al final la gente comienza a utilizarla para compartir archivos de música con derechos de autor y compartirlos de forma pública, aunque nuestra empresa las esté utilizando para realizar sus copias de seguridad, haya contratado más espacio, etc. el servicio se cerraría igual.

Está claro que esta cuestión tiene más que ver con el almacenamiento de archivos en la nube, que con aplicaciones que se desarrollan con este modelo de negocio. Una aplicación de facturación online no tendría nada que temer de esta legislación, y lo mismo podríamos decir del resto de aplicaciones.

Aún así creo que esta legislación que pretende proteger la propiedad intelectual no hace otra cosa que sembrar dudas sobre los modelos de negocio que se desarrollan en Internet y sin duda retrasará la apuesta de la empresa por este modelo de negocio.

Quizás casos como el fallo de Amazon el año pasado que dejó sin servicio a miles de webs durante gran tiempo haga más daño al SaaS que el caso MegaUpload, pero lo cierto es que la visibilidad de este último ha sido enorme y el ruido que se ha organizado en torno al mismo tan grande que hace a muchos plantearse el salto a la nube.

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Debemos recordar que era gratuito pensando en los desarrolladores, no para para las empresas. Los límites de esta oferta eran de 750 horas, con 613 MB de memoria y plataforma de 32 o 64 bit. Incluye 5 GB en Amazon S3 storage y 30 GB de transferencia de datos, entre otras cuestiones. Si se superan estos límites tendremos que afrontar el pago del exceso que hemos utilizado a los precios estipulados.

Sin duda se trata de una buena oportunidad para comenzar a conocer los servicios que nos puede ofrecer Amazon y a partir de ellos ser capaces de dar respuestas a los nuevos retos que afronta nuestra empresa. También es una buena solución para tener un servidor de pruebas que podamos utilizar para lanzar aplicaciones en preproducción, por ejemplo.

Vía | Saasmanía
Más Información | Amazon
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Pero para las empresas exige también una inversión, tener una línea de Internet con la cual conectarse para realizar los distintos trámites, pero también una formación adecuada en todo lo que se refiere a firmas electrónicas, certificados digitales, etc. Y esto es un proceso que no todos están realizando de la forma más conveniente, ni con las debidas medidas de seguridad.

Cambio de mentalidad en la empresa

Además de tener claro su uso, ya sea instalado en el navegador o en una tarjeta criptográfica, custodiar una copia de seguridad del mismo fuera del ordenador donde lo utilizamos en caso de tenerlo instalado en el navegador y sobre todo no cederlo alegremente para realizar trámites desde casa a empleados o gestores. Para eso es mejor utilizar tarjetas criptográficas, similares al DNIe, o la figura del apoderamiento electrónico.

Por otro lado la figura del gestor en las empresas no desaparecerá y las comunicaciones con él cada vez son más sencillas, tanto para el tema de impuestos, como para contabilidades, etc. Software bajo modelo SaaS que nos permite no tener que enviar datos, sino que el gestor tenga acceso al igual que nosotros con un perfil distinto cambia la forma en la que nos relacionamos y agiliza las comunicaciones.

Exigir un buen funcionamiento de la Administración electrónica

Y lo que es peor, con procedimientos que hemos podido duplicar debido a problemas de conexión y que la administración debe saber tratar de forma ágil. La administración electrónica no es perfecta, pero a mi juicio representa un modelo más eficaz que la tradicional. Debe ir puliendo determinados aspectos y las empresas que están obligadas a usarla deben exigir un funcionamiento acorde, realizando las pertinentes reclamaciones.

Al final es una cuestión de ahorro de costes. La presentación de impuestos telemática, la agilización de los trámites y hacer que el ciudadano y la empresa no tenga que pasar por la ventanilla supone un ahorro para las empresas, pero sobre todo para la administración, tanto a nivel de personal, como de recursos. Por eso estoy convencido de que la administración electrónica irá a más en los próximos años.

Y las empresas tienen que adaptarse. No pueden declararse analfabetas digitales. Y está claro que todo no lo puede resolver el gestor, porque en definitiva los primeros que debemos tener cuidado de la empresa somos nosotros, nadie mirará por ella más que nosotros.

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El pago por uso es una de las cuestiones más interesantes de este tipo de ofertas. Se paga por número de usuarios concurrentes a las aplicaciones, pero también por cuestiones como espacio utilizado, etc. durante un periodo de tiempo. Al final se trata de ajustar los costes a las necesidades reales de las empresas.

Las empresas que están en fase de amortización de sus productos de software no se plantean utilizar este modelo. Ya han realizado una fuerte inversión y por lo general es complicado romper dicho círculo. Incluso una vez agotado el periodo de amortización cuestiones como la renovación de licencias con atractivas ofertas o la no tener que cambiar la forma de trabajar determinan en muchas ocasiones mantener el modelo de licencias.

Sistemas escalables y siempre actualizados

A la vez tenemos un sistema escalable. Si nuestra empresa crece tenemos la posibilidad de a medida que nuestros ingresos han aumentado, poder contratar más espacio, más usuarios o más funcionalidad. Dependiendo del modelo de plan tendremos unas funcionalidades u otras de modo que quizás contratar un plan económicamente más caro nos pueda salir rentable por una cuestión de mejora de la productividad de las personas que tienen que utilizarlo.

La pérdida del control de los datos

A la vez la posibilidad de realizar copias de seguridad de nuestros datos en local y la facilidad para migrar de un servicio a otro dependiendo de nuestras necesidades son cuestiones a tener en cuenta. Quizás en este sentido las empresas de este sector necesitan explicar mejor las facilidades que dan para llevarse o importar los datos desde otro proveedor.

La llegada este año de Office 365 sin duda puede ser un buen empujón para ir incorporando este modelo a las empresas pues no deja facilitar a pequeñas organizaciones las herramientas que están disponibles en las grandes organizaciones con un coste contenido. Sin duda ayudará a confiar en otras aplicaciones bajo modelo SaaS.

Por último las soluciones mixtas, que nos ofrecen la instalación de un modelo de este tipo en nuestras propias instalaciones pueden ser una buena solución para determinados tipos de empresas. Quizás se pierde redundancia, al no estar el servidor que aloja la aplicación en un centro de datos, pero muchas empresas prefieren asumir este coste a tener el servidor en las instalaciones de terceros.

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El plan endeve plus pasa a ser el más adecuado para autónomos y empresas pequeñas. Nos facilita 1 Gb de almacenamiento, 500 facturas, 50 productos y clientes ilimitados por nueve euros al mes. Todas las facturas son totalmente personalizables, exportables a PDF y podemos enviarlas directamente desde endeve por correo electrónico a nuestros clientes.

El plan endeve pro sube a 5 Gb de almacenamiento, 5 usuarios y facturas ilimitadas por 19 euros al mes. Además con este plan se pueden generar los modelos 111, 130, 190, 303 y 390. Por último el plan endeve business nos permite hasta 15 usuarios y 15 Gb de almacenamiento por 59 euros al mes. En todos los casos pagamos sólo por los meses que lo usamos y no tenemos permanencias.

El único punto que echo de menos en endeve es la posibilidad de generar facturas electrónicas, y de esta manera poder enviar a nuestros clientes tanto la factura electrónica como la factura en papel en PDF. Por lo demás es una buena solución, sencilla en su uso y que funciona realmente bien para llevar las facturas siempre con nosotros.

Por último un cliente o web optimizada para la navegación móvil sería todo un acierto que seguro sus clientes reciben bien. Ya que tenemos la posibilidad de facturar desde cualquier lugar, hacerlo de forma cómoda desde un teléfono móvil debe ser algo que pedimos a una solución bajo modelo SaaS.

Más Información | endeve
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Claro que esto tiene un matiz importante, puesto que el tamaño de las empresas varía por países y en Estados Unidos lo que se considera un Small Business llega hasta los 500 empleados, lo que excede el ámbito de las empresas de la mayoría de los países, lo cual desvirtúa un poco la cifra. Aún así, los datos son más que prometedores, tanto en cuanto su interés por parte de empresas como en la rapidez de adopción.

Microsoft ha ofrecido recientemente una actualización del producto que incluye algunas mejoras, entre ellas la compatibilidad de Lync para sistemas Mac, su apertura a nuevos países o mejoras del soporte para Windows Phone 7.5. Pero también dando respuestas demandas de las empresas con un nuevo servicio SharePoint Business Connectivity Services (para conexión con aplicaciones ERP o CRM); y la mejor integración con SkyDrive, el servicio de almacenamiento en la nube.

Lo bueno en estos casos al ser un software bajo modelo SaaS es que las empresas que utilizan ya Office 365 tienen estas mejoras de forma automática. Algunas de las cifras que ha ofrecido Microsoft sobre Office 365 son muy llamativas. Su adopción ha sido ocho veces más rápida que la del anterior producto que ofrecía. Teniendo en cuenta que Microsoft tenía un déficit en sus servicios online importante, que ahora no hace sino intentar recuperar con Office 365.

El reto es mejorar su acceso desde cualquier tipo de dispositivo, haciendo que la movilidad sea más efectiva en un momento como el actual donde las empresas además de poder acceder a sus datos y aplicaciones desde cualquier sitio quieren acceder desde cualquier dispositivo. Este es el reto y quizás la solución venga de la mano del próximo Windows 8. Lo cierto es que me gustaría ver su nivel de adopción en nuestro país ya que no me he encontrado con ninguna empresa que lo use. ¿Cuál es vuestra experiencia con Office 365?

Vía | Genbeta
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Porque la política que sea aplica en muchas ocasiones del café para todos no es muchas veces la más adecuada para la empresa. Necesitamos saber en qué aplicaciones los usuarios de nuestra empresa pierden la concentración y se distraen de la tarea principal. Tanto a nivel personal, como de departamentos y de empresa. Con estos resultados podremos tomar las decisiones adecuadas para amortizar la inversión que realizamos en este aspecto.

¿Qué mide Workmeter?

Workmeter es una aplicación bajo modelo SaaS que nos facilitará los datos que necesitamos para tomar esas decisiones. El primer paso es definir que aplicaciones son productivas en nuestra empresa y cuales no. A partir de aquí, con los datos recogidos podemos tener un mapa de la productividad de nuestra organización para ayudarnos a mejorar la productividad.

Para ello nos ofrece una panel de actividad, donde podremos comprobar de forma global, por departamentos o empleados en qué actividad ocupan su tiempo durante el horario laboral. Para ello también es de ayuda el informe horario, que detectará cuándo se inicia la actividad y cuánto tiempo nos ha ocupado. De esta manera muchas organizaciones pueden detectar jornadas de trabajo demasiado largas y poco productivas o implantar modelos de teletrabajo sin ningún problema.

Por último tenemos la posibilidad de asignar proyectos a empleados de manera que podremos medir mucho mejor el rendimiento que nos da el mismo, ajustar la facturación del proyecto al tiempo invertido realmente, etc. Incluso puede ser una ayuda ante nuestros clientes del tiempo facturado. Y sobre todo poder competir con otras empresas al permitirnos ser mucho más precisos en nuestros presupuestos y poder ajustar los costes.

La implantación de Workmeter nos puede mejorar hasta un 40% la productividad de nuestras organizaciones según los datos recogidos de la implantación en distintas empresas. Está disponible bajo distintas modalidades de precios, dependiendo de nuestra organización, aunque es necesario consultar el coste de la implantación de forma individualizada.

El fin de la política de café para todos

Muchas veces la productividad no depende sólo del tiempo que trabajamos, de dónde trabajamos, sino que también lo es de la capacidad de concentración que tengamos. Para ello los descansos entre tareas o bloques de tareas son fundamentales. Poder descomprimir nuestra mente durante cinco minutos mirando nuestro correo personal o nuestra red social, no perjudica y puede ser una ayuda a la hora de mejorar la atención al volver a la tarea principal.

De esta forma podemos medir con exactitud quién ha malgastado el tiempo en Facebook, quién lo utiliza de forma correcta y limitar los accesos a Internet de forma individualizada para aquellos que realmente hacen un mal uso de esta herramienta. De esta forma no tenemos que renunciar a las posibilidades que nos ofrece o a nuevas fórmulas de trabajo que nos mejoran los procesos y nos ayudan a ser también más productivos.

Más Información | Workmeter
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De esta forma se pierde uno de los principales atractivos que tiene la nube en el despliegue o lanzamiento de una nueva empresa. Los costes iniciales se multiplican si tenemos que comprar servidores, administrarlos o buscar a terceros que lo hagan para montar toda la infraestructura que nos asegure la movilidad que resulta tan atractiva para muchos en la nube.

La nube siempre me ha parecido muy atractiva como opción para empresas que comienzan. En estos momentos en los que existen incertidumbres, el nivel de inversión que se necesita para lanzar una empresa con aplicaciones bajo modelo SaaS disminuye mucho. Pero además dejamos de preocuparnos por actualizaciones de programas, funcionamientos, copias de seguridad de datos, etc. haciendo que nuestros esfuerzos se concentren en hacer funcionar la nueva empresa.

La nube no es un servidor con aplicaciones web

Por eso muchas tienen la tentación de montar su propia infraestructura para garantizarse con ello que los datos están siempre en su empresa. Es una buena solución, pero se pierden ventajas fundamentales que nos proporciona el cloud computing. A parte de la cuestión del coste inicial del despliegue, tenemos otras como los gastos de administración derivados de tener la infraestructura en nuestra oficina.

Pero también perdemos la alta disponibilidad y la elasticidad. Si queremos sistemas de alta disponibilidad tendremos que redundar las infraestructuras, y esto es caro. Podemos hacerlo, pero hasta cierto punto y por lo general no conseguiremos los datos de disponibilidad que nos facilita el cloud. Pero también la elasticidad de tener contratado aquello que necesitamos en cada momento. Usuarios, espacio, etc. todo ello tenemos que calcularlo en nuestra propia infraestructura para que funcione bien.

Algunas ventajas de nuestra propia infraestructura

Más allá de tener los discos duros con los datos en nuestra oficina, tenemos la posibilidad de integrar otras aplicaciones distintas a las que inicialmente teníamos previstas de manera más sencilla a la que tenemos en la nube. Si hemos contratado una aplicación de ERP en la nube y después necesitamos también un CRM o un gestor de proyectos en muchos casos será complicado que ambos compartan bases de datos, se integren, etc. en la nube.

Siempre hay proveedores que nos dan soluciones globales, que nos pueden dar este tipo de soluciones escalables, pero si hemos partido de una aplicación en concreto y queremos añadir más será más complicado. Por el contrario si el servidor está en nuestras instalaciones no será tan complejo. Además al mantener nosotros mismos el sistema tenemos la posibilidad de planificar las paradas de mantenimiento en función de nuestros intereses, no programados por el proveedor.

Soluciones intermedias de compromiso

La otra opción es alquilar los servidores en un centro de datos, de manera que tengamos la infraestructura en alquiler y de esta forma reducimos los costes iniciales, pero también ganamos en flexibilidad a la hora de ampliarlo. Los servidores pueden ser dedicados, ya sea de forma virtual o física, o compartidos, todo depende del coste que queremos asumir.

Nos podemos ahorrar la puesta en marcha, ya que por lo general podemos contratarlo con tal o cual sistema operativo, bases de datos, Apache o PHP, por ejemplo. A partir de aquí somos nosotros los que instalamos las aplicaciones y las mantenemos, así como realizamos las copias de seguridad de los datos, etc.

Estas son sólo algunas de las alternativas para intentar mantener cierto control sobre nuestros datos. En todo caso lo que no debemos confundir es la posibilidad de desplegar de forma rápida, escalable y sin grandes inversiones iniciales aplicaciones o infraestructuras aprovechando la nube, con la posibilidad de acceder desde la nube a nuestras aplicaciones.

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Dado que ya tenemos todos los datos de nuestra contabilidad introducidos este paso es lógico y nos ayuda a crear automáticamente los ficheros de declaración fiscal. Esta funcionalidad se viene a sumar a las que ya traía para la elaboración del plan contable, de las cuentas del sistema, a la incorporación automática de los códigos de IVA o a la creación sencilla y rápida de grupos de proveedores, clientes y productos, entre otras

Se han habilitado los modelos 111 y 115 para presentar impuestos de retenciones de profesionales y alquileres a través de Internet, que ya están disponibles en e-Conomic. Una vez creados los modelos podemos proceder a su presentación telemática siempre que tengamos la firma electrónica para validarlos. La aplicación genera un fichero plano de texto en el formato especificado por las autoridades fiscales que se carga en la oficina virtual de la administración permitiendo presentar estos impuestos de carácter trimestral de manera directa.

Además anuncian que ya están trabajando para incorporar los modelos 303 y 340 de IVA. Dado que la administración apuesta por la presentación telemática y ya obliga a las empresas a disponer de herramientas para la aceptación de notificaciones es bueno que las aplicaciones aprovechen esta capacidad para facilitar la presentación de nuestras obligaciones fiscales de forma más cómoda.

Más información | Blog e-Conomic
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