Repositorios documentales

Llega un momento en que toda empresa se siente sobrepasada por el abrumador aumento de los documentos en formato digital que manejan, correos, adjuntos, documentos de procesador de textos, digitalizados, pdf, etc. A la hora de manejar toda la documentación de la empresa es cuando se comienza a plantear la posibilidad de buscar un programa de gestión documental que nos organice todos los documentos. Pero primero debemos organizar la gestión documental en la empresa.

Un gestor documental no ayudará y nos indexará los documentos que nosotros le vamos marcando, pero esta puede ser un labor titánica si no se ha sistematizado el sistema de archivado digital de documentos. Este problema ocurre en muchas empresas y es más un problema de ámbito interno organizativo que técnico.

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Cuando muchas empresas se plantean usar un gestor documental desconocen que el primer paso que tienen que hacer en este sentido es de organización interna y que utilizar un buen software de documentación no resuelve sus problemas de gestión de un plumazo. Los repositorios documentales son el primer paso para la gestión documental. La principal característica de un repositorio consiste en su concentración, es decir, toda la información está centralizada y existe en una misma ubicación.

Otra de las características fundamentales de los repositorios documentales debe ser la actualización, que para mi es la más importante, puesto que la última versión aprobada de un documento debe ser la que figura en el repositorio, olvidándonos de copias locales de los documentos con modificaciones posteriores, pero que no sabemos si son definitivas o sólo propuestas. Todo esto requiere un rigor en la forma de ir acumulando la información, un criterio marcado previamente a la creación del propio repositorio.

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