Protección de datos

Muchas empresas están preocupadas por cuidar su imagen de manera que cuidan detalles como organización de cableado, equipos compactos y de cuidado diseño, etc. Sin embargo muchas olvidan incorporar un fondo de escritorio corporativo, que defina el estilo de la empresa incorporando el diseño al manejo del equipo.

Podría parecer una cuestión sin importancia, sin embargo, en muchas empresas vemos fotos personales de empleados, hijos, animáles domésticos, etc. Ya hemos hablado varias veces de como el ordenador en el trabajo no debe ser utilizado para cuestiones personales y en este caso, el fondo de pantalla del escritorio es mejor que sea el mismo para toda la empresa.

No es raro leer cada vez más la frase: espionaje entre empresas. En este loco mercado existen una serie de maneras que permiten con relativa facilidad acceder a los correos electrónicos de empresas, y eso en muchas ocasiones acarrea problemas entre ideas de negocio o entre propuestas ante empresas externas, por tanto, debemos encriptar nuestros emails.

Ante este tipo de problemas el cuerpo TI de la empresa debe tomar una serie de medidas para proteger correos electrónicos. Para esta tarea existen programas para preveer la pérdida de información o el robo de la misma.

En alguna ocasión más de una persona me ha preguntado que era eso que aparecía en el gestor de correo, eso de CCO, o si eso era para enviar un correo al comité de empresa. Muchas veces la labor de evangelización informática en la empresa nos lleva a tener que empezar por lo más básico y explicar qué es la opción de envío de mensajes con copia oculta, para de esta manera tratar de evitar sanciones de la AEPD por no usar la copia oculta en el correo electrónico y vulnerar de esta manera tan tonta la Ley de protección de datos.

Algo tan sencillo como enviar correos a toda nuestra libreta de direcciones en la empresa puede acarrear multas de entre 600 y 3.000 euros, por revelar datos privados de clientes o de personas que facilitan su dirección de correo electrónico con fines informativos. Por lo tanto no es cuestión de no tomar en serio esta cuestión.

La AEPD registró un incremento del 75% en las denuncias en 2009 para un total de denuncias de 4.136 según la memoria presentada de dicho año. Los sectores con mayor número de denuncias e investigaciones son los de las telecomunicaciones y el sector de las entidades financieras, con 908 y 768 respectivamente.

En tercer lugar se situó la videovigilancia, que continúa la tendencia del 2008, pasando de 365 denuncias en 2008 a 721 en 2009. En cuarto lugar se situaron las Administraciones Públicas, seguidas de la publicidad electrónica. Los procedimientos sancionadores resueltos por la Agencia se incrementaron cerca de un 13% respecto al año anterior.

Una de las cuestiones que tenemos que decidir cuando nos compramos un teléfono e instalamos aplicaciones de las tiendas que nos ofrecen, ya sean del propio teminal como la App Store o el Android Market, como de la propia operadora que nos presta el servicio es leer bien la letra pequeña de las condiciones que aceptamos en la instalación de los productos, para saber quién decide qué aplicaciones se instalan en los teléfonos corporativos.

Y es que es un locus comunis que las tiendas en las que hemos adquirido nuestras aplicaciones puedan, llegado el momento, retirar dichas aplicaciones del mercado, lo cual es legítimo y aceptable. Cada uno decide qué vende en su empresa. Lo que ya no es tan aceptable es que puedan eliminar de tu teléfono corporativo una aplicación que compraste en su día.

Una opción que incorporan la mayoría de las colecciones de programas ofimáticos existen es la posibilidad de proteger documentos con contraseñas de manera que sólo aquellos que conocen la clave pueden abrirlos. Es una de las soluciones más básicas que existen pero a la vez una de las más efectivas si queremos mantener la privacidad del documento de manera sencilla.

En este sentido tenemos varias alternativas que nos pueden ser de utilidad a la hora de mantener la seguridad de nuestros archivos. Podemos elegir la opción de proteger con contraseña la realización de modificaciones en el documento, con lo cual permitimos la opción de que el documento pueda leerse pero no modificarse si no se conoce la contraseña.

Uno de los aspectos que más interesa a las empresas es tener el porcentaje de rebote de las visitas a la web corporativa lo más bajo posible. Para aquellos que han observado las estadísticas de sus páginas webs corporativas viendo este dato sin saber muy bien a qué se refiere podríamos decir que es el porcentaje de visitas que tenemos que se van directamente en la misma página en la que entraron.

Esto quiere decir que o bien se equivocaron, que puede ocurrir si no somos muy descriptivos con lo que ofrece nuestra página y al indexarse en los buscadores el resumen que aparece no refleja de forma adecuada los propósitos de nuestra empresa. Esto ocurre, pero el porcentaje no puede ser muy alto.

La otra opción es aún peor, puesto que significa que a la persona que visita nuestra web no le interesan nuestros contenidos. Esta es ya una cuestión que tiene más difícil solución, puesto que depende de la calidad de los contenidos que tenemos en nuestra web. Tendremos que redefinir la estrategia comunicativa de nuestra web.

Muchas veces a la hora de elegir donde alojar nuestros datos nos surgen dudas y no tenemos claro quién se ocupará de nuestros datos. A veces la confianza en el almacenamiento de los datos es un valor en la empresa. Por eso hoy vamos a comentar las soluciones que nos ofrece uno de los principales proveedores de servicios de alojamiento y servicios en la nube, en concreto sus opciones de discos duros virtuales. Arsys facilita el almacenamiento en la red para empresas y profesionales de forma sencilla y con el respaldo de la compañía.

No todos lo proveedores de hosting ofrecen este tipo de servicios que muchas empresas pueden necesitar y utilizar para trabajar de forma centralizada y más cómoda. Pongamos el caso de una empresa con varias sedes que necesita que la información que maneja sea tratada por cada sede y además quiere que siempre esté disponible, independientemente de donde trabajen sus empleados, es decir, que sea accesible desde fuera de la oficina.

Una de las cuestiones que siempre preocupa cuando vamos a guardar información en la nube, por ejemplo o tenerla fuera de nuestras instalaciones es la seguridad de nuestra información, los datos. ¿Quién puede acceder a los datos que tenemos en la nube o a nuestros discos duros externos que en un momento dado han quedado expuestos? Esta cuestión me lleva a preguntarme si ¿necesita la pyme el cifrado de la información?

Esta claro que no todas las empresas funcionan de igual manera. No todas son tan celosas de su intimidad como debiera y como exige la LOPD. Muchas veces nos encontramos con empresas que desechan discos duros u ordenadores sin ni siquiera realizar un formateo del disco duro. Por no hablar de las fugas de información a través de dispositivos USB, correo, etc.

Una de las maneras prácticas de contener, o por lo menos intentarlo, las fugas de información es a través de programas de cifrado. No se trata sólo de proteger los archivos y documentos que tenemos en la nube o en discos duros externos, sino de realizar el cifrado de datos a nivel interno dentro de nuestra organización.