El pago por uso es una de las cuestiones más interesantes de este tipo de ofertas. Se paga por número de usuarios concurrentes a las aplicaciones, pero también por cuestiones como espacio utilizado, etc. durante un periodo de tiempo. Al final se trata de ajustar los costes a las necesidades reales de las empresas.

Las empresas que están en fase de amortización de sus productos de software no se plantean utilizar este modelo. Ya han realizado una fuerte inversión y por lo general es complicado romper dicho círculo. Incluso una vez agotado el periodo de amortización cuestiones como la renovación de licencias con atractivas ofertas o la no tener que cambiar la forma de trabajar determinan en muchas ocasiones mantener el modelo de licencias.

Sistemas escalables y siempre actualizados

A la vez tenemos un sistema escalable. Si nuestra empresa crece tenemos la posibilidad de a medida que nuestros ingresos han aumentado, poder contratar más espacio, más usuarios o más funcionalidad. Dependiendo del modelo de plan tendremos unas funcionalidades u otras de modo que quizás contratar un plan económicamente más caro nos pueda salir rentable por una cuestión de mejora de la productividad de las personas que tienen que utilizarlo.

La pérdida del control de los datos

A la vez la posibilidad de realizar copias de seguridad de nuestros datos en local y la facilidad para migrar de un servicio a otro dependiendo de nuestras necesidades son cuestiones a tener en cuenta. Quizás en este sentido las empresas de este sector necesitan explicar mejor las facilidades que dan para llevarse o importar los datos desde otro proveedor.

La llegada este año de Office 365 sin duda puede ser un buen empujón para ir incorporando este modelo a las empresas pues no deja facilitar a pequeñas organizaciones las herramientas que están disponibles en las grandes organizaciones con un coste contenido. Sin duda ayudará a confiar en otras aplicaciones bajo modelo SaaS.

Por último las soluciones mixtas, que nos ofrecen la instalación de un modelo de este tipo en nuestras propias instalaciones pueden ser una buena solución para determinados tipos de empresas. Quizás se pierde redundancia, al no estar el servidor que aloja la aplicación en un centro de datos, pero muchas empresas prefieren asumir este coste a tener el servidor en las instalaciones de terceros.

En Tecnología Pyme | SaaS y aplicaciones para teléfonos móviles van de la mano
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En numerosas ocasiones he oído: ¿el problema es de la aplicación o del usuario?. En ese momento el dilema corre como la pólvora por donde quiera que trabajes dando lugar a malentendidos u horas de explicación sobre cómo llegar a usar una herramienta.

La implantación de un nuevo ERP o la evolución de una suite de programas son las batallas más dura a tener en la vida de un profesional IT. Esa batalla acaba por tildar de malo o de poco útil aplicaciones que en la mayoría de sus usos son excelentes.

A veces, después de varios días o semanas implementando un ERP en una pyme, vamos al responsable de la misma y le decimos: “el ERP está listo para ser usado”. En ese momento le mostramos todo lo que puede hacer, lo que han conseguido y las ventajas de sus novedades. Entonces vas al resto de trabajadores y les comentas lo mismo.

El gesto por excelencia es el levantamiento de la ceja y la frase: “a mi esto no me lo deberías haber cambiado”. Es en ese momento cuando lo que debe ser fácil y se ha hecho para mejorar el trabajo (ahorrando recursos económicos y tiempo) se vuelve una fastidiosa tarea donde lo viejo es mejor que lo nuevo. Dicho con otras palabras: “mejor no evolucionar”.

¿Cómo se lucha contra eso?

Cambiar la mentalidad de una persona es complicado, al igual que cambiar su carácter. Pero mostrar qué se puede conseguir es nuestra labor. Debemos mostrar las ventajas, hacerle ver como con un número inferior de clics conseguimos más, y sobre todo enseñar a querer evolucionar no sólo en una simple aplicación sino en su trabajo. Evolucionar como profesional.

Todos conocemos las dos vías: una por la fuerza y otra por generar pasión. Si obligamos a que alguien trabaje con algo que no quiere su trabajo será cada vez peor y acabará por buscar otras opciones, pero si enseñamos que gracias a una aplicación, a sus mejoras y a sus actualizaciones una persona que estaba obsoleta en el mercado laboral empieza a ser un líder ante colegas y porque no, en empresas que requieren lo último.

Conclusión

No pude ser el fallo de una aplicación que usan millones de personas. Las aplicaciones son creadas por programadores, asesores y usuarios que la usan cada día. Podrá tener una parte a mejorar o un módulo que añadir, pero jamás la culpa es de una aplicación que tiene un largo recorrido o está implantada en multinacionales.

En Tecnología Pyme | Utilizar el fondo de escritorio para motivar a los trabajadores
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Si ya se lo que muchos piensan, las redes sociales sólo ayudan a perder el tiempo a nuestros empleados, pero si lo pensamos bien eso mismo podría decirse en las empresas cuando se colocó un teléfono en cada puesto de trabajo. Lo importante es concienciar a nuestros trabajadores del uso profesional que debemos darle a las redes sociales en la empresa, con directrices claras.

Y por otro lado monitorizar el tiempo que están usando dichas redes, de manera que si observamos abusos o pérdidas de productividad derivados del acceso a estas redes para usos personales debemos corregirlos inmediatamente. Lo mismo que podemos permitir realizar una llamada personal a nuestros empleados, podemos dejarles que consulten sus perfiles en las redes sociales, pero sin que ello suponga un abuso.

Claro está que todo esto no es para todas las empresas. Si tenemos una buena estrategia para tener presencia en la red esto no tiene porque suponer estar todo el día pegado al ordenador para ver nuestros perfiles, sino una serie de consultas de forma diaria, contestar comentarios o realizar recomendaciones o alguna promoción. Los resultados que podemos tener son muy buenos.

Las redes sociales poco a poco ganan terreno en las empresas y hoy en día un 56% de las pymes apuestan por las redes sociales. Poco a poco se convertirá en una opción más de comunicación, como el correo electrónico, el teléfono o cualquier otro. Y esta cuestión va más allá de la simple promoción de las empresas de sus propios productos.

En Tecnología Pyme | Trabajadores, empresas, redes sociales y la cuadratura del círculo
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Y en esta adaptación muchas veces surge la duda de qué hacer, ¿modificar la plantilla cada vez o realizar un cambio definitivo en la misma? Se trata de identificar qué cambio se ha realizado y si afecta a la mayoría de nuestros documentos o no. En caso afirmativo debemos realizar los cambios pertinentes en nuestras plantillas.

Pongamos el caso de un cambio de teléfono, dirección de correo o algo similar. Pero también un cambio de un parámetro con el que realizamos alguna operación en una hoja de cálculo, por ejemplo. Estos son casos sencillos en los que debemos modificar las plantillas. El problema es cuando los cambios son habituales pero no afectan a todos nuestros documentos.

En este caso quizás es una buena opción crear dos versiones de una misma plantilla. Diversificamos y personalizamos para nuestros grupos de clientes y a la vez no perdemos productividad ya que no tenemos que estar cambiando algún parámetro de forma habitual. Esto es aplicable tanto a los documentos tipo que tenemos guardados como para correos que tengamos guardados para dar respuestas a cuestiones habituales, por ejemplo.

Las plantillas bien usadas nos ahorran mucho tiempo, pero si las usamos de forma incorrecta dejan de tener sentido en nuestra empresa y perdemos más tiempo realizando modificaciones que si creamos desde cero. Es importante tenerlo en cuenta y saber que podemos crear las modificaciones y versiones que necesitemos, de manera ágil y sin que nos penalice la productividad en nuestro trabajo.

En Tecnología Pyme | La ineficacia de las plantillas ofimáticas en la pyme

A muchos os dará igual, porque utilizáis más un cliente ya sea para Windows, Mac, un navegador o un terminal móvil, que la interfaz web, pero aún así merece la pena conocer que ha cambiado cuales han sido los motivos del rediseño. Porque en una aplicación como Evernote, pensada para mejorar la productividad no se pueden dar pasos en falso, ya que un pequeño cambio implica perder agilidad durante unos días en su uso.

Y no lo han hecho, porque para todos aquellos que usan la versión de escritorio, ya sea para Windows o Mac, la versión web se asemeja, manteniendo los tres paneles con las libretas, la lista de notas en medio y la nota única a la derecha. Con esta opción ha cambiado un poco el botón de búsquedas así como la forma de acceder a algunas de las funcionalidades.

Una de las novedades más importantes está en las nuevas opciones para compartir notas, ya sea a través de Facebook, mensajería instantánea o correo electrónico. Pero no sólo podemos compartir una nota, sino también una libreta en la que acumulamos información sobre un proyecto o trabajo. Pero si no estáis del todo convencidos todavía podréis seguir utilizando la antigua interfaz durante un tiempo.

Vía | Genbeta
Más Información | Blog Evernote
En Tecnología Pyme | Evernote y la LOPD, algunas cuestiones a aclarar

Los responsables de Readwriteweb han elaborado una lista con las diez herramientas Webs más usadas en la empresa durante 2010 que, bajo su punto de vista, han sido las mejores. Estas herramientas van desde un plugin para nuestro navegador hasta un sistema de transferencias.

Muchas de estas herramientas son conocidas, otras tantas las usamos a diario y algunos no las hemos visto jamás. Todas tienen un fin productivo para la empresa, por ese motivo os las queremos presentar desde Tecnología Pyme. Son aplicaciones que facilitan el trabajo y nos hacen más versátiles con menos clics.

• InDinero es una herramienta dedicada a pequeñas empresas, creada por los chicos de Mint.com. Su principal rol es ser un cuadro de finanzas cómodo para el empresario. Esta herramienta nos da gratuitamente la posibilidad de realizar 50 transacciones financieras al mes, por 22€ se pueden hacer hasta 500 y por 87€ un número de operaciones ilimitadas.

• Rapportive es un archiconocido plugins para Gmail que recopila datos de las webs que visitamos para identificar exactamente al usuario que nos envía un correo. Dependiendo de la información extraída durante un tiempo previo puede decirnos el cargo en la empresa del usuario o en qué redes sociales se mueve.

• Square es una herramienta para pagar con tarjeta de crédito desde nuestros terminales móviles. No es la única ni la primera pero ha calado con fuerza entre las pequeñas y medianas empresas. Su uso es intuitivo y presenta una interfaz gráfica cómoda.

• Google Apps es, quizás, la suite de herramientas más conocida en este año. Viene de la mano del gigante de las búsquedas y nos muestra más de 60 aplicaciones entre las que ha presentado este año los productos Analytics, Places, Blogger o Picasa para Pymes.

• El análisis en tiempo real. Este año hemos podido ver una explosión de esta forma de medida. Entre los más usados podemos encontrar Chartbeat, Woopra, Optify, Clicky, Google Analytics, CkickTale y algunas más que hemos comentado en Tecnología Pyme. Actualmente, no podemos dejar de usar este tipo de herramientas; la analítica es una asignatura obligatoria para la expansión de la empresa.

• Flowtown es una herramienta que nos permite buscar contactos de correo electrónico en redes sociales. Cada vez más empresas suelen usar este tipo de opciones para conocer mejor a sus posibles candidatos.

• iPad. No necesita presentación, ni que comentemos que posee más de 1.600 aplicaciones dentro de la rama de productividad. En Tecnología Pyme hemos hablado de él en numerosas ocasiones.

• Geckboard es una apuesta recién nacida y que nos permite controlar los datos de la web que tenemos emplazados de manera online. Es un panel de control creado para manejar nuestros datos en la nube. Nos da la posibilidad de tener varias nubes en un sólo cuadro de mandos.

• Mindflash es una interesante aplicación dedicada a la formación. Mediante tareas programadas podemos impartir clases a nuestros clientes o personas de la empresa sin necesidad de estar presencialmente. Es una buena opción si contamos con poco tiempo. De esta forma, podemos programar unas clases y hacer otras labores. Si lo vamos a usar 10 veces es totalmente gratuito y para un mayor uso encontramos licencias desde los 61€ hasta los 350€.

• Spreadable es un plugins para los principales navegadores que nos permite copiar enlaces y compartir entre las principales redes sociales. Aún está en beta y es gratuito. Este añadido está escalando puestos gracias a su sencillez y valía como herramienta para agilizar trabajo.

Estas diez herramientas son prácticas y, si las combinamos, podemos ahorrar tiempo y dar un mejor resultado. Existen más herramientas que nos pueden ayudar pero éstas han destacado durante todo el 2010 en pequeñas y medianas empresas.

Vía | RedWriteweb
En Tecnología Pyme | Herramientas de marketing para la PYME
Imagen | Jesuswla1

Existen infinidad de herramientas a usar para el trabajo del SEO en la Pyme. Cada una de ellas con diversas funciones y con un nicho de función muy profundo. Desde Tecnologia Pyme os queremos presentar 5 herramientas interesantes para el SEO sencillas y prácticas.

Estas herramientas tienen una función específica muy detallada por lo que nos permiten ahondar en información muy detallada. Es habitual ver cómo una herramienta que contiene muchas opciones no suele tener un funcionamiento preciso o su manejo es demasiado arduo.

• SEOcentro Keyword density Tool es una sencilla herramienta que nos ayudar a ver qué palabra clave se repite más veces en nuestra Web. Con esta opción podemos controlar el abuso o la falta de uso de nuestras principales palabras. Nos ayuda a llevar un mejor control sobre el peso de las palabras claves en la Web de la empresa.

• Webseoanalytics Duplicate Content esta herramienta te muestra el texto duplicado en dos URL. Esto nos ayuda a la hora de presentar nuestra Web a los principales motores de búsqueda ya que comprobaremos el texto copiado y el original.

• Web Seer nos muestra en forma de gráfica los resultados que daría Goolge Suggest. Es una forma muy visual de ver un resultado que, a veces, puede ser algo enredado. Uno de las posibilidades interesantes es la de verificar el funcionamiento de palabras con diferentes pronombres o en singular y plural.

• Keyrow.com nos da información sobre la Web de la empresa y podemos comprobar el funcionamiento de las páginas de la competencia. Con esta herramienta podemos ver las palabras claves que han contribuido al posicionamiento, las páginas web indexadas y el histórico de posiciones.

• Open Site Explorer esta herramienta creada por los responsables de Seomoz.org y nos da un reporte sobre los enlaces entrantes a nuestra Web o lo que es lo mismo, el linkbuilding que hacemos. Esta herramienta cuenta con su propia forma de valorar la Web por lo que nos dará una opinión diferente a la de las herramientas de Google.

Estas cinco herramientas son útiles en su campo. La unión de ellas nos da un buen número de datos para el trabajo diario en la Pyme. Todas estas herramientas pertenecen a equipos SEO con mucha experiencia por lo que podemos aprender sobre ellos en sus webs.

Más Información | SEOcentro Keyword density Tool Webseoanalytics Duplicate Content Web Seer Keyrow.com Open Site Explorer
En Tecnología PYME | 10 reglas para el SEO en la PYME
Imagen | Jesuswla1

Esta claro que el software libre nos soluciona el problema del coste de licenciamiento de la aplicación, pero no otros como son los de implantación o formación. En cualquier caso lo que pretende una empresa es recuperar lo antes posible la inversión realizada. Sin embargo no todos los programas nos permitirán tener la misma productividad, o lo que es lo mismo, realizar el mismo trabajo en el menor tiempo posible.

Este retorno de la inversión acelerará los plazos si la productividad mejora con la implantación de un software, sea este libre o no. Al final se reducirá a una análisis de costes en las empresas, puesto que se terminará por efectuar un cálculo de coste por hora para realizar un trabajo antes de la implantación del software y después de la misma. En base a dicho cálculo obtendremos el plazo de amortización del software.

Asumiendo que tanto software libre como propietario tienen unos costes y una productividad estimada tendremos que analizar cada caso concreto en nuestra empresa a la hora de decidir. En esto no existen fórmulas mágicas o bálsamos de Fierabrás. Lo que a una empresa le funciona estupendamente puede no hacerlo en otra.

A medida que el sistema a implantar es más crítico para nuestra empresa más atención tendremos que poner en la elección de nuestra aplicación. No es lo mismo cambiar de navegador que de ERP. El software libre no representa por lo tanto un valor añadido por si mismo para la empresa, en términos generales, sino que es una alternativa que debe competir en función de un ROI con el resto de alternativas del mercado.

En este sentido lo que menos me gusta es el software programado a medida. Aunque puede tener ventajas importantes al estar diseñado específicamente para nuestras empresa y la forma de trabajar que tenemos dependemos en exceso de la empresa que realiza el trabajo. Un cambio de programadores o de rumbo en la misma puede generar algún problema a la hora de acometer ampliaciones de funcionalidades.

Esta cuestión no ocurre con software de carácter más general que podemos adaptar para nuestra empresa o con el software libre. En el primer caso si una empresa falla por lo general suelen existir varias más que nos podrían dar soporte, depende de en que ciudad estamos o qué software hemos elegido. Es importante saber que empresas nos darán soporte para la aplicación elegida en nuestra localidad.

En el caso del software libre al disponer del código es más sencillo que una empresa retome el trabajo de otra o que llegado el caso pueda solucionar algún problema que nos pueda surgir. Al igual que con el software adaptado cuanto más popular sea la solución que adoptamos más posibilidades tendremos de tener soporte para nuestras aplicaciones.

En definitiva el software libre no es en sí mismo un valor añadido para la empresa, pero tampoco lo es el propietario. Buscar la solución más adecuada para nuestra empresa no es sencillo, pero existen distintas alternativas que debemos valorar. Al final todo se reduce a saber en qué medida nos ayudará a mejorar nuestros procesos determinado programa y si lo invertido en el mismo lo recuperaremos en un periodo de tiempo más o menos prolongado.

En Tecnología Pyme | Software libre o propietario, ¿quién aporta más ingresos a la pyme local?
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Desde Tecnología PYME hemos comentado varias configuraciones para servidores dedicados en empresas. Uno no menos importante es el servidor Web donde podemos tener alojado todo lo relacionado con las opciones que ofrece nuestra PYME en los usuarios de Internet, por tanto mostraremos una breve descripción del servidor optimizado para el SEO.

En esta recopilación mostraremos los principales aspectos a tener en cuenta a la hora de configurar nuestro servidor. Con esta configuración conseguiremos un mejor dinamismo a la hora de agilizar nuestra Web en buscadores como Google o Yahoo.

• Optimización de la memoria caché. Es importante optimizar el tiempo de respuesta del servidor ante la Web, no olvidemos que un servidor es como una caja de donde podemos coger la Web; cuanto más fácil sea acceder a esa información antes la podrá mostrar. Una forma para que sea más sencillo el acceso es optimizando la caché y así evitar que cargue partes de la Web el explorador sin necesidad.

Para llevar a cabo esto podemos usar Expires y Cache-control. Dos programas que deciden cuanto tiempo puede un usuario ver el mismo contenido de la Web sin necesidad de cargarla completamente. Se suelen configurar en partes de la página estáticas como la “Home” o en “Contactos”.

• Lugar del Servidor. Aunque podamos pensar que si el servidor está cerca de nuestra empresa, la Web cargará con mayor velocidad no es del todo cierto ya que dependerá del conexiones y restricciones del país donde se encuentre. Un servidor en Japón puede darnos un mejor rendimiento que uno en Portugal; también depende del diseño y necesidades de la Web corporativa.

Aprovechando el comentario sobre la localización del servidor debemos comentar el tiempo de respuesta de los robots de los principales motores de búsquedas. Evidentemente en Estados Unidos serán más rápidos que en otros países por lo que dotará de una mayor brevedad a la hora de mostrarse en los buscadores.

• Optimización del tiempo de respuesta. El servidor debe tener un buen flujo de E/S (entrada y salida) para hacer más cómodo el camino que recorre la información, eso lo conseguimos gracias al almacenamiento de caché en el proxy y usando fibra óptica. Podemos usar Cache-Control para privatizar las cookies y así evitar problemas de respuesta ante navegadores.

• Hardware. No son pocas las opciones que podemos encontrar para dar un mejor servicio en la Web de la empresa. Ultimamente me estoy decantando mucho por Blue Coat; hardware de aceleración proxy con un sistema veraz que disminuye el trabajo al servidor para albergarlo el mismo.

Su forma de trabajar es sencilla: detecta los paquetes de envío más usuales, se los apropia y los indexa en su sistema, de esta forma cada vez que se pida una parte habitual de la Web que no suela cambiar será Blue Coat quien la proporcione con un 60% más de velocidad que el servidor, haciendo también, que no trabaje.

Estos detalles son útiles si nuestra PYME tiene alojada nuestra Web corporativa en un servidor propio, sino, podemos pedir parte de esta configuración a nuestro proveedor de hosting. Su finalidad no es más que dar un soporte rápido al usuario y con ello crear un vínculo más cercano.

Estas opciones son especialmente útiles para empresas on-line donde su zona de acción sea la venta en Internet. Un buen ejemplo del uso de esta configuración en servidores lo vemos en las empresas que se mueven dentro de un sector muy competitivo, como por ejemplo PYMEs en el sector de viajes o distribución software, donde el tiempo de reacción de la Web es crucial para llegar a un mayor número de personas.

Más Información | Expires Cache-control Blue Coat
En Tencología Pyme | Servidores bajo demanda, elasticidad en la oferta
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Pero todo eso tiene solución, a veces ésta parte de nuestra mano pero en otras son nuestros propios empleados los que nos la facilitan pero no sabemos escucharlos. Luego tenemos que aprender a escuchar las peticiones tecnológicas de nuestros empleados.

En muchas ocasiones, nuestras soluciones son tan cerradas que no somos capaces de ver más allá y lo que sería habilitar al usuario para instalar, o hacerlo el propio departamento encargado, una simple aplicación lo convertimos en un ataque sin ver que ese trabajador va a estar más cómodo con ella, haciendo mejor su trabajo o ayudandole al realizarlo.

Por tanto, saber escuchar y estudiar las peticiones, alternativas u opciones que nos platea nuestro equipo es algo fundamental para potenciar la productividad. Un ejemplo que siempre suelo comentar es como cambia la organización de documentos con la instalación de impresoras virtuales. En algunas pyme el gasto de papel se hace tan frecuentemente que lo ven como algo normal e imprescindible. Cuando me han preguntado o les he propuesto usar impresoras virtuales para generar documentos .pdf se han quedado extrañados. Luego, tras proponerles la prueba la satisfacción es total, consiguiendo una mayor organización en los documentos así como ahorro de espacio, papel, tinta y el desgaste de la propia máquina.

Y así podríamos poner miles de ejemplos más, un sencillo editor de imágenes o alguna aplicación para generar sencillos mapas o bocetos son algunos ejemplos que hacen más fácil el trabajo pero que nos cuesta ver por cerrarnos en las soluciones conocidas.

Por tanto, escucha las peticiones de tus trabajadores y compañeros, así como estudia las opciones disponibles. Todo sin olvidar que a veces acciones como bloquear los puertos USB son en muchos casos necesarios. No se trata de dejar las máquinas libres y accesibles 100% pero si de saber fijar los limites con cordura pues puedes estar perdiendo una gran mejora en tu día a día.

En tecnología pyme | El desinterés tecnológico de los empleados