Productividad

Ya sea por una cuestión simplemente personal o porqué sea nuestro negocio separar la vida laboral de la personal es una tarea que puede llegar a ser muy complicada.

Sobre todo cuando el ordenador es nuestra principal herramienta de trabajo y este es nuestro equipo personal. Algunos recomiendan el uso de dos equipos para realizar una separación total. El problema está en que la situación económica no es la más propicia para realizar una doble inversión. ¿Solución? Crear dos sesiones diferentes. Esto que a priori puede parecer algo poco efectivo no lo es tanto. Y puede reportar beneficios de cara a nuestra productividad y descanso.

Todos los sistemas operativos permiten crear diferentes sesiones por lo que podemos crear una por ejemplo con el nombre Trabajo y otra como Personal. Luego toca el adaptar cada una de las cuentas a las necesidades de cada perfil. Intentando que las aplicaciones, así como configuraciones con correos electrónicos de la empresa, accesos directos a VPN (redes virtuales privadas), así como resto de aplicaciones que usamos en nuestro trabajo diario queden sólo disponibles en la sesión Trabajo.

Luego, en la Personal podemos dar rienda suelta a nuestros gustos con un wallpaper llamativo, aplicaciones de mensajería, acceso a redes sociales,...

En Tecnología PYME | La difícil relación del correo electrónico y la productividad

Esta semana han salido a relucir una serie de artículos que contaban como tras realizar un estudio en Reino Unido el uso de las redes sociales como Facebook y Twitter le cuestan a las empresas y la administración más de 1380 millones de libras. ¿Y cómo se llega a esta cifra? Pues cuantificando que se pierden unos 40 minutos cada semana en estas redes sociales.

En primer lugar discreparía de esta pérdida de dinero, puesto que dividiendo el número de minutos perdidos podríamos encontrar que se pierden 8 minutos al día, o lo que es lo mismo, un minuto cada hora, lo cual es ridículo a efectos de productividad. Es más me atrevería a decir que es beneficioso para la productividad perder este tiempo ya que nos ayudará a relajarnos para volver a estar de nuevo concentrados en nuestras obligaciones.

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Si el otro día hablábamos de las ventajas que tiene para amentar la productividad de nuestro negocio el dominio de la mecanografía hoy hablaremos un poco del uso y las ventajas de los teclados ergonómicos especialmente pensados para aquellos que pasan muchas horas al día haciendo un uso intensivo del teclado. Puede que no lo vayamos notando, pero al cabo del día el rendimiento baja por cansancio en nuestras articulaciones.

Hay que decir que cuesta un poco acostumbrarse a este tipo de teclados, pero una vez que lo has conseguido el confort que nos proporcionan en manos y muñecas compensa con creces el esfuerzo realizado. Y sobre todo obtendremos una velocidad en las pulsaciones superior a nuestra media habitual al tener que hacer menos esfuerzos para escribir el mismo texto.

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En estos días se está hablando mucho de como afectará la gripe A a los entornos laborales ya que por su propia naturaleza es altamente contagiosa y puede provocar que la mayor parte de la plantilla de una empresa se encuentre afectada por los síntomas, o al tener que realizar cuarentenas y mantenerse aislados imposibilita a los empleados a acudir a su centro de trabajo. Una de las soluciones que se han planteado tiene como eje el teletrabajo como solución para limitar la baja productividad provocada por la gripe A en las empresas.

Está claro que estamos hablando de una gripe de alto contagio que puede provocar que todos los trabajadores de nuestra empresa se encuentren enfermos a la vez, y que la recomendación médica indicada por el momento es el aislamiento hasta el restablecimiento. El teletrabajo podría ayudar a que la empresa no cesara en su actividad ya que los usuarios no afectados por la gripe, pero con posibilidad de estar incubándola podrían trabajar desde casa con normalidad a la espera de confirmar el contagio.

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Una de las cuestiones en la que más incido últimamente es en aspectos que puedan ayudar a las empresas a gestionar mejor la formación de los nuevos empleados que tengan. No hay nada peor que llegar el primer día y que te suelten una pila de documentos para leerte, así en frío, en el mejor de los casos con una pequeña introducción previa y poco más. Hoy en día existen recursos didácticos a nuestra disposición que pueden ayudar, tanto al alumno como a la empresa. Uno de estos recursos consiste en realizar tutoriales con capturadores de vídeo.

Los videotutoriales no tienen que estar ubicados necesariamente en plataformas de vídeo como YouTube, sino que podemos tenerlos en nuestro servidor y llamarlos a través de una URL. Lo único que necesitamos para poder realizar un tutorial de este tipo es un capturador de vídeo. Dentro de estos existe la posibilidad de capturar también el sonido lo que facilita de gran manera las explicaciones y la comprensión del tutorial.

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Uno de los aspectos que muchas empresas descuidan y que representas pérdidas de productividad importantes es la formación de sus empleados. Esta es una cuestión muy importante cuando existe una importante rotación en los puestos de trabajo por un motivo o por otro. Para intentar hacer esta carga más liviana existe software específico para facilitar la formación de usuarios. Hoy vamos a hablar de la plataforma de e-learnig Claroline de código abierto.

Cuando llega una persona nueva siempre existe la figura del tutor que en mayor o menor medida se ocupa de su formación. En ese momento siempre se resiente la productividad de la empresa, sobre todo si son pequeñas, porque no sólo existe un trabajador que no tiene la formación adecuada sino que además uno experimentado tiene que desatender su obligaciones para tutelar la formación del nuevo empleado.

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En un informe reciente elaborado por IE University con datos de las empresas incluidas en el Ibex 35, se dan algunos números que reflejan la todavía escasa implantación del teletrabajo entre estas compañías, de las que un 45% ofrecen alguna opción en este sentido, mayoritariamente a tiempo parcial, y sólo un 22% dispone de puestos a tiempo completo sin sitio en la oficina. Si ésto ocurre en las grandes empresas, ¿cúal es la situación en las pymes? No he sido capaz de encontrar datos al respecto, pero en mi opinión es todavía peor.

La capacidad de trabajar desde una ubicación diferente a la oficina está fuertemente relacionada con el nivel tecnológico de la empresa en la que desarrollamos nuestra labor. No es que no podamos trabajar “desconectados”, pero las posibilidades se reducen considerablemente. La mayoría de las pymes ya están conectadas a Internet, pero eso no significa que hayan adoptado sistemas que faciliten el acceso remoto a sus redes (o siquiera que las tengan), que nos dejen ver o trabajar con un archivo desde nuestro domicilio o que permitan el acceso a las aplicaciones de gestión que utilicemos en la oficina.

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Cuando una empresa nace y comienza a informatizarse es muy importante definir los flujos de comunicación e ir fijando las pautas del tratamiento de la información en la empresa. La gestión de la información en la empresa puede ser un gran obstáculo en el crecimiento de nuestra empresa. En la penúltima empresa en la que estuve trabajando una de las responsables de un departamento fijó el flujo de seguridad de los documentos creando una copia de seguridad de todos sus documentos en el servidor, otra en su ordenador y otra en otro ordenador distinto además de varias copias en papel.

Está claro que llega un punto en el cual este sistema se hace imposible de manejar, saber que copia es la buena y si es necesario hacer una modificación tienes que ir cambiando en los distintos sitios donde tienes la copia además de destruir las copias en papel y sacar otras por impresoras. Todo este proceso tiene además un alto coste asociado puesto que no sólo se gastan recursos materiales sino humanos dado que implica una mecánica de trabajo muy lenta.

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Tener acceso a la planificación de tus compañeros de trabajo es una magnífica forma de mantener organizado el trabajo de un equipo evitando llamadas, correos y el clásico “luego te llamo que voy a ver como tenemos la semana”. Existen sistemas profesionales que nos permiten hacerlo, pero no suelen ser accesibles a las pymes más pequeñas. Google Calendar es una herramienta que nos permitirá organizarnos de forma sencilla sin cambiar demasiado el sistema con el que ya trabajamos.

Es un calendario online, pero con varias particularidades que lo hacen muy interesante, la posibilidad de permitir el acceso al calendario a otras personas, suscribirse al mismo e incluso añadir o editar los eventos que hemos creado en él, sus capacidades de sincronización con clientes de escritorio como Microsoft Outlook, que nos permitirá utilizar el servicio integrándolo en nuestro sistema de trabajo habitual y el acceso desde dispositivos móviles, que lo deja disponible en casi cualquier momento y lugar.

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