Productividad

Un reciente estudio de la empresa DocOnTime sobre la implantación de la factura electrónica en la pyme revela la desconfianza hacia el modelo de las mayoría de las pymes que han participado en el estudio. Los principales puntos que impiden mejorar la implantación de la facturación son la desconfianza en el sistema, la falta de disponibilidad de firma electrónica y los problemas de infraestructura informática.

Otro de los problemas con los que nos encontramos y que refleja el estudio es la falta de tiempo para acometer los cambios y sobre todo la pérdida de productividad que generaría la transición entre ambos sistemas. Ésto, unido a la falta de tiempo manifestada para llevar a cabo el cambio se traducen en esta baja implantación.

Hoy en día a la hora de elegir un teléfono móvil con el que podemos acceder a internet muchas empresas buscan movilizar algo más que el correo electrónico. El iPhone ha sido sin duda un elemento que ha cambiado la relación del usuario con el teléfono y del uso que se puede hacer en la empresa del mismo. Una de las principales amenazas para este terminal son los teléfonos con Android. Por eso vamos a ver cinco aplicaciones de Android Market para la empresa.

Y es que tal y como se están desarrollando las cosas cada vez son más las cuestiones a tener en cuenta a la hora de elegir un teléfono móvil. Antes bastaba con elegir la compañía y una tarifa. Ahora la variedad en terminales es tan grande que muchos se pueden perder. Además a nivel empresarial conviene conocer la oferta de aplicaciones para nuestras empresas disponibles en cada plataforma.

Aquellas empresas que trabajan con Zoho están ahora de enhorabuena puesto que sigue dando pequeños pasos que le están haciendo ganar puntos en el ámbito de la empresa, pese a no tener la fama de Google. Ahora tenemos una nueva característica como son las búsquedas de Zoho para aumentar la productividad.

No se trata de un nuevo buscador para hacer la competencia a Google, sino que más bien lo que realiza son búsquedas en el ámbito de nuestras aplicaciones de negocios, ya sea nuestro CRM, nuestra aplicación de facturación o una conversación que tuvimos por el desarrollo de un proyecto. Se trata de búsquedas que nos ahorrán tiempo a la hora de encontrar cuestiones relacionadas con el ámbito interno de nuestra empresa.

A la hora de gestionar bases de datos en la pyme de forma sencilla muchos conocen la alternativa de MS Access o como alternativa libre, Data, la base de datos de OpenOffice que resulta bastante eficaz sobre todo con determinados complementos para los que puede requerir una pequeña empresa. Del universo Mac nos llega FileMaker Pro 11, base de datos y herramientas de productividad para la pyme.

Ahora acaba de actualizarse a una nueva versión 11 que además incluye un kit de productividad gratuito orientado a sacar el mejor partido a la aplicación. Vienen con un conjunto de plantillas que nos facilitarán la creación de la base de datos de forma sencilla. Los kits vienen en dos versiones dependiendo del tipo de empresa que tengamos se adaptarán mejor unas u otras a nuestra organización:

Hasta ahora una de las cuestiones en las que se notaba que los equipos portátiles perdían prestaciones en comparación con los equipos de sobremesa era en la cuestión de la potencia de cálculo que nos permitían los procesadores que montaban. Pero hoy en día hemos llegado a un nivel en el cual esto ya no supone un obstáculo. Estamos hablando del portátil total para la pyme con los procesadores iCore.

Se trata de una serie de procesadores, que aunque no llegan a alcanzar la potencia de cálculo de los de sobremesa se aproximan bastante. Se acabó eso de si tienes que trabajar con aplicaciones que necesitan de un procesador potente sólo puedes optar por equipos de sobremesa. Estos portátiles están enfocados hacia dos sectores, el de los jugones y el de los profesionales exigentes.

Se trata de usuarios que utilizan aplicaciones que trabajan mucho con gráficos, como pueden ser herramientas de diseño tipo Adobe CS5, o Autocad, este tipo de programas que requieren de un equipo potente. Estos procesadores superan todo lo existente hasta ahora, trabajando muy bien con este tipo de programas. Además todos ellos, al ser de gama alta suelen incorporar tarjetas gráficas de 1GB de memoria DDR3, lo que garantiza un gran rendimiento en este apartado.

Gestionar el correo electrónico dentro de la empresa es algo que aún a mucha gente le cuesta. Y no se trata de falta de formación, todos saben en mayor medida funcionar con Lotus Notes, Outlook o clientes similares tanto de escritorio como onlines.

El problema a la hora de gestionar el correo electrónico se basa en una serie de malos hábitos heredados de forma incosciente y que repercute en la productividad diaria. Ocupando más tiempo en gestionarlo que en las tareas reales.

Para ello os planteo cinco consejos para gestionarlo, intentando encontrar el equilibrio necesario para hacerlo una herramienta de trabajo y no un lastre para nuestra jornada laboral.

Ya sea por una cuestión simplemente personal o porqué sea nuestro negocio separar la vida laboral de la personal es una tarea que puede llegar a ser muy complicada.

Sobre todo cuando el ordenador es nuestra principal herramienta de trabajo y este es nuestro equipo personal. Algunos recomiendan el uso de dos equipos para realizar una separación total. El problema está en que la situación económica no es la más propicia para realizar una doble inversión. ¿Solución? Crear dos sesiones diferentes. Esto que a priori puede parecer algo poco efectivo no lo es tanto. Y puede reportar beneficios de cara a nuestra productividad y descanso.

Todos los sistemas operativos permiten crear diferentes sesiones por lo que podemos crear una por ejemplo con el nombre Trabajo y otra como Personal. Luego toca el adaptar cada una de las cuentas a las necesidades de cada perfil. Intentando que las aplicaciones, así como configuraciones con correos electrónicos de la empresa, accesos directos a VPN (redes virtuales privadas), así como resto de aplicaciones que usamos en nuestro trabajo diario queden sólo disponibles en la sesión Trabajo.

Luego, en la Personal podemos dar rienda suelta a nuestros gustos con un wallpaper llamativo, aplicaciones de mensajería, acceso a redes sociales,...

En Tecnología PYME | La difícil relación del correo electrónico y la productividad

Esta semana han salido a relucir una serie de artículos que contaban como tras realizar un estudio en Reino Unido el uso de las redes sociales como Facebook y Twitter le cuestan a las empresas y la administración más de 1380 millones de libras. ¿Y cómo se llega a esta cifra? Pues cuantificando que se pierden unos 40 minutos cada semana en estas redes sociales.

En primer lugar discreparía de esta pérdida de dinero, puesto que dividiendo el número de minutos perdidos podríamos encontrar que se pierden 8 minutos al día, o lo que es lo mismo, un minuto cada hora, lo cual es ridículo a efectos de productividad. Es más me atrevería a decir que es beneficioso para la productividad perder este tiempo ya que nos ayudará a relajarnos para volver a estar de nuevo concentrados en nuestras obligaciones.

Si el otro día hablábamos de las ventajas que tiene para amentar la productividad de nuestro negocio el dominio de la mecanografía hoy hablaremos un poco del uso y las ventajas de los teclados ergonómicos especialmente pensados para aquellos que pasan muchas horas al día haciendo un uso intensivo del teclado. Puede que no lo vayamos notando, pero al cabo del día el rendimiento baja por cansancio en nuestras articulaciones.

Hay que decir que cuesta un poco acostumbrarse a este tipo de teclados, pero una vez que lo has conseguido el confort que nos proporcionan en manos y muñecas compensa con creces el esfuerzo realizado. Y sobre todo obtendremos una velocidad en las pulsaciones superior a nuestra media habitual al tener que hacer menos esfuerzos para escribir el mismo texto.