Muchas veces lo único que queremos es que el documento sea accesible para una serie de personas dentro de la organización. Si lo enviamos por correo electrónico o mejor aun enviamos el enlace a su ubicación en el repositorio documental accesible para todos evitamos que por error se modifique, cosa que no es una cosa extraña cuando son múltiples los interesados en el mismo.

Esto por no hablar de la innumerable cantidad de versiones que se pueden crear si se comienza a modificar el documento. Lo traigo a mi equipo, me hago una copia, le hago los cambios, lo vuelvo a subir al servidor, etc. Como no tengamos un poco de cuidado se nos va de las manos y acabamos con tantas versiones que no sabemos al final cuál es la buena o quién ha hecho que cambios.

Por eso lo mejor es que el documento original esté bajo nuestra responsabilidad y los que deban conocer su contenido u aportar alguna mejora al mismo hacerlo sobre el PDF. La otra manera es buscar un software de edición colaborativa que nos permita trabajar de forma conjunta el documento, registre y notifique los cambios en el mismo, etc. Y sobre todo no tener que imprimir diez copias de un documento para mantener una reunión, por ejemplo.

De todas formas la alternativa siempre puede ser pasar a PDF los documentos directamente desde MS Office o desde sus equivalentes alternativas libres que todos tienen la opción de convertir dichos documentos a PDF. De todas formas me parece que muchas veces, cuando sólo queremos una parte del documento y no toda la impresora virtual en PDF es más funcional.

En Tecnología Pyme | Imprime en formato .PDF gracias al uso de las impresoras virtuales

Porque el documento PDF está bien para leer en un ordenador, pero para dispositivos móviles, o libros electrónicos sin duda EPUB le lleva gran ventaja. Por eso si pensamos en un informe, un documento que no se va a leer justo después de descargar, sino que se hará en otro momento tal vez el formato EPUB es más adecuado.

Ya sea desde un libro electrónico o desde un teléfono de última generación que permita la lectura de documentos en este formato y por supuesto tabletas táctiles que son muy cómodas para este tipo de documentos, que tenemos más a mano que el ordenador y lo mismo podemos utilizarlas en el taxi que esperando en la consulta del dentista.

Por eso creo que los documentos que ofrecemos en nuestra web en formato PDF y que son de un extensión más o menos larga, debemos ofrecerlos también para que puedan ser leídos en formato EPUB desde otros dispositivos distintos al ordenador tradicional o portátil. Hacer la prueba no nos costará mucho, puesto que conversores de un formato a otro tenemos muchos donde elegir.

Al final se trata de dar facilidades a los usuarios de nuestra web para que acaben leyendo lo que les ofrecemos, de difundir la información. No nos interesa que se descarguen el documento y luego quede en el olvido, sino que acaben por leerlo, y este formato pude ayudar a ello.

En Tecnología Pyme | Formularios PDF en nuestra web
Imagen | JustinLowery.com

Se trata de ofrecer a nuestros clientes la facilidad para completar el formulario online y poder imprimirlo ya con todos los campos rellenos. De esta manera si tienen que utilizar más de uno podremos simplemente modificar los campos que sean necesarios o que cambien a la hora de completarlos. Imaginemos la inscripción en un curso de formación que ofrecemos o una solicitud de información sobre algún producto, etc.

No será necesario que se pueda guardar este formulario, puesto que por lo general, si lo que queremos es que nos llegue la información sería más adecuado crear un formulario online, donde el usuario le hemos dejado unos campos para completar y a la vez una vez finalizado nos lo envía a nuestro correo directamente. Este sería el ejemplo típico del formulario de contacto que todas las empresas suelen incorporar en su página.

Se trata de estos formularios que están pensados para completar a mano y luego firmar, más a la manera tradicional que el formulario online y que todavía son muy utilizados. Documentos PDF que podemos crear con gestores de documentos o simplemente utilizando OpenOffice, por ejemplo, y luego pasando dicho documento a PDF. El formulario creado quedará incrustado y el usuario tiene la posibilidad de imprimirlo y rellenarlo a mano o descargarlo, completar los campos abriendo el documento y luego imprimirlo para sólo tener que firmarlo.

Un ejemplo típico podría ser la hoja de solicitud de vacaciones que utilizan muchas empresas, y que en lugar de tener en un documento de texto normal, podríamos tener en este formato de PDF con formulario incrustado que podrían rellenar, imprimir y firmar para realizar dicha solicitud. No es demasiado complicado de crear y alivia mucho la carga de trabajo de los usuarios que tienen que completarlo.

En Tecnología Pyme | ¿Nos confiamos en el uso de los PDF?
Imagen | Flickr

Se trata de un servicio tipo que nos presenta un modelo de factura estándar que nos sirve como modelo. No requiere ningún tipo de registro y sólo tenemos editar los campos para componer la factura con nuestros datos. Una vez completada podremos descargar la factura en formato PDF que podremos enviar por correo electrónico o imprimir para entregar al cliente.

Los cálculos del IVA los hará de forma automática una vez que le indiquemos el porcentaje a calcular. Quizás lo que se echa en falta la posibilidad de incluir alguna columna más del tipo descuento aplicado o similar. Pero la simplicidad que nos aporta y la facilidad para su edición merecen la pena. Esto si, podemos dejar la factura modificada en el navegador y al volver a abrir el navegador nos guarda los datos que teníamos.

De esta manera datos de nuestra empresa, nunca de nuestros clientes, podemos mantenerlos en nuestro navegador para realizar una serie de facturas de forma rápida. Existen servicios que nos permiten mantener bases de datos de clientes y demás, pero muchos usuarios sólo buscan una forma sencilla y rápida de hacer una factura, desde cualquier dispositivo, ya sea un móvil o una tablet o portátil que tenga conexión a la red.

Vía | techtástico
Más Información | Invoiceto.me
En Tecnología Pyme | Endeve se renueva con una nueva versión

Sobre todo porque a la hora de crearlos no se realiza ninguna restricción. Algo tan sencillo como poner una contraseña al documento PDF que impida su modificación. Otras opciones como copiar imágenes o textos también sería interesantes tratar de ajustarlas, para tratar de crear un documento que de verdad sea inalterable, no sólo en la visualización sino en su formato.

No se trata de garantizar que el documento no ha sido alterado desde que nosotros lo creamos, puesto que para eso ya están las firmas electrónicas que es lo que deberíamos usar si esta es nuestra pretensión. En muchos casos lo que no queremos permitir es que se copie la información que incluimos en el PDF o que este tenga determinado comportamiento al abrirse.

No es la primera vez que veo que alguien pasa el documento a PDF porque con Word lo puede modificar cualquiera. Y el documento no son más que un par de párrafos con un par de imágenes, así que si no queremos que se copie el documento y se cambie alguna opción lo mejor es no dar la oportunidad o intentar ponerlo lo más complicado posible.

Pero es que además también podemos controlar otras cuestiones cómo si permitimos imprimir el documento o no, si podemos girar páginas, rellenar cuestionario o formularios que estén incrustados en el documento, son algunas de las opciones que podemos definir como van a comportarse.

El formato PDF lo que nos garantiza es que podremos abrir el documento y este lo visualizaremos igual en todos los equipos en los que podamos abrirlo, no que el documento no puede ser copiado, troceado, modificado, etc. ya sea editándolo o creando uno nuevo a partir del nuestro. Por eso, sea cual sea el programa con el que creamos nuestros documentos PDF tenemos que tomar el control de los mismos y tener claro cual será su comportamiento.

En Tecnología Pyme | Documentos PDF protegidos por contraseña

Según el estudio realizado por la empresa de seguridad G-Data, hasta ahora el primer puesto era ocupado por ataques a PDF, pero ahora el malware Java.Trojan.Exploit.Bytverify.N se puede localizar en sitios web hackeados y mediante un applet manipulado de Java intenta infectar los equipos a través de la táctica “drive-by download”. Es decir, permite la ejecución de código malicioso que a su vez, puede iniciar la descarga de un troyano. Por lo tanto, un atacante puede conseguir el control del ordenador infectado.

Entre las principales causas que podemos encontrar para estos ataques estarían la concienciación de los usuarios y empresas para mantener Adobe Reader actualizado o utilizar otro tipo de software distinto del proporcionado por Adobe. A la vez Java tiene unas posibilidades de creación de códigos maliciosos que son más sencillas de explotar que el ataque a otros sistemas.

Desde que Windows mejoró sus políticas de seguridad con Vista, y ahora continua con Windows 7, los ataques se han centrado en este tipo de plataformas que se instalan en todo tipo de sistemas operativos. ¿Quiere esto decir que los ordenadores con Mac o Linux pueden verse afectados? Pues en teoría sí, pero los ataques van dirigidos hacia equipos con sistema Windows en su mayoría, pues son estos equipos los que copan la mayor cuota de mercado.

Para los administradores de sistemas en las empresas aumentan el trabajo. No sólo tenemos que formar a los usuarios para que se abstengan de abrir páginas sospechosas o vínculos a páginas que les llegan por correo electrónico, sino que también tenemos que tratar de tener todos los programas que se ejecutan en nuestros equipos lo más actualizados posible. Y esto con Java puede ser un problema dado que hasta ahora no tenía peligros significativos y no sabemos como reaccionará ahora Oracle.

Más Información | G-Data
En Tecnología Pyme | Plataformas transversales, un problema para la seguridad

Tan importante para el ahorro en la empresa es saber elegir bien la impresora que vamos a utilizar como conocer otros métodos que nos permitan tener disponibles cualquier documento que hayamos podido recibir.

Una de esas opciones es hacer uso de impresoras virtuales, las cuales crean un documento en .PDF de la impresión realizada. Según la plataforma que usemos vamos a tener la opción disponible o no desde el principio. Por ejemplo, en Mac OS X cuando seleccionamos imprimir vamos a ver la opción de crear un documento .PDF, al igual en Linux también está disponible esa opción y para Windows existen aplicaciones como PDF Creator.

Ahora, estando en cualquier aplicación que permita realizar una impresión vamos a poder crear un archivo .PDF del documento con todas las ventajas que supone.

En Tecnología Pyme | Servidores de impresión en red

Pero siempre tenemos que tener claro que nivel de trabajo vamos a tener nosotros con documentos PDF. Si no vamos a hacer un uso intensivo de la edición de documentos PDF tal vez no sean necesaria esta inversión, sino que podemos utilizar otras alternativas que tenemos a nuestra disposición. Vamos a ver en que consisten:

• Lectores de PDF, donde existe vida después de Acrobat, incluso con lectores que pueden ser más adecuados para este propósito y sobre todo mucho más ligeros.
• Creación de documentos PDF, aquí tenemos una amplia variedad, siempre teniendo como base un documento generado por un procesador de textos, desde las integradas con OpenOffice o Word, a los que nos crean impresoras virtuales para generar los PDF’s.
• Modificación de documentos PDF, donde aquí tenemos alternativas para segmentar documentos PDF de forma sencilla, incluso de forma online, puesto que si lo utilizamos de forma esporádica, tal vez no nos interesa tener un programa instalado para este propósito.

• Edición de documentos PDF. Es en este punto donde toca rascarse el bolsillo si vamos a tener un uso intensivo de la edición de documentos PDF, puesto que las alternativas libres no son tan buenas como las distintas alternativas de pago, donde la opción de Adobe Acrobat es la solución con mejores opciones.

Distintas alternativas para distintas necesidades. No todas las empresas necesitan un programa específico para este propósito. Una cuestión que debemos tener en cuenta a la hora de elegir es el de la seguridad, puesto que cada vez es más atacados este tipo de programas multiplataforma. Es bueno conocer las alternativas de las que dispone nuestra empresa a la hora de gestionar los documentos PDF. ¿Cuáles son vuestras alternativas favoritas?

En Tecnología Pyme | PDFsam, programa que nos permite extraer, partir o mezclar documentos PDF

PDFsam es una aplicación libre y gratuita que nos permite extraer, partir o mezclar el contenido de los documentos PDF de la forma mas cómoda y rápida posible. La aplicación está disponible para casi todos los sistemas e idiomas y tan sólo requiere disponer de Java en nuestro sistema.

Se trata de una herramienta que puede resultar de mucha utilidad para aquellas empresas que trabajan a menudo con documentos en formato PDF y deben realizar modificaciones o extraer partes de los mismos.

Algunas de las funciones que podemos realizar con PDFsam:

• Extraer páginas concretas de un documento PDF.
• Partir un documento en secciones y crear un archivo para cada uno.
• Mezclar varios documentos PDF en uno solo, podemos añadir nuevas páginas a un documento.
• Re-ordenar páginas del documento con un editor visual.
• Modificar la orientación de las páginas del documento PDF.
• Podemos realizar algunas de las operaciones por lotes de varios documentos al mismo tiempo.

• Permite mezclar distintos tamaños de página (a4, a5, a3).

En las pruebas que hemos llevado a cabo, la re-conversión para un documento de unas treinta páginas no ha tardado ni medio minuto, lo hemos dividido cada cinco páginas y nos ha creado los archivos correspondientes para cada grupo de páginas.

Sitio oficial | PDFsam
En Tecnología Pyme | Opciones gratuitas para creación de PDF

Es uno de los aspectos por los cuales más se utiliza el formato PDF, puesto que con ello nos aseguramos que la oferta que hemos enviado o la información que hemos pasado no sufrirá ninguna modificación, pero para ello debemos incluir opciones adicionales de seguridad como es el caso de las contraseñas en documentos PDF.

Muchos no implementamos esta simple medida de seguridad al crear un documento PDF, ya sea al pasarlo desde un procesador de textos a través de un programa específico de creación de PDF podemos ajustar distintas opciones de seguridad. Además podemos aplicar otras opciones del documento PDF que muchas veces no utilizamos.

Si queremos implementar medidas extras de seguridad muchos de los programas que nos dan la opción de trabajar con documentos PDF nos permiten encriptar la información del documento. A efectos prácticos, a la hora de abrir los documentos PDF nos solicitará la contraseña, lo cual puede ser útil para evitar que los documentos sean abiertos por aquellos a los que no van destinados.

No se trata de implementar tantas medidas de seguridad que luego no se puedan abrir los documentos que hemos creado, pero sí tomar ciertas precauciones o saber que tal oferta presentada o nuestro porfolio empresarial no será alterado, como se suele decir por error u omisión. Es una cuestión que no nos dará casi ningún trabajo a la hora de crear el documento y nos puede ahorrar algún que otro disgusto.

En Tecnología Pyme | Documentos PDF: ventajas de su uso en la empresa