Outlook

Seguro que llegáis después del largo puente y lo primero que habéis hecho nada más iniciar el ordenador es abrir el correo electrónico. Lo primero es ver si tenemos algo urgente, revisar los correos pendientes y dejar la bandeja de entrada limpia. Ahora ya podemos empezar a trabajar, y sin embargo seguimos con Outlook o la pestaña de correo en el navegador, cuando lo cierto es que no necesitamos el correo electrónico siempre abierto.

Lo mismo que hemos hecho nosotros, esa misma rutina, la siguen en otras empresas por lo que a poco de empezar a trabajar una empresa con la que colaboramos, un cliente, alguien de nuestra organización nos envía un correo. Puede que sea importante, puede que sea una foto de sus vacaciones, da igual. El caso es que hemos visto que tenemos nuevo correo e inmediatamente dejamos la tarea que nos ocupa y vamos a echar un vistazo. No sea que vaya a ser importante.

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El correo electrónico y su gestión se ha convertido para muchos en un monstruo de siete cabezas, que es difícil de controlar de manera que gastamos más tiempo en leer y organizar nuestro correo que en realizar nuestro trabajo. Cuando nos olvidamos de que nos pagan por trabajar, no por gestionar el correo es que esta herramienta ha dejado de ser eficiente. Por eso podemos utilizar aplicaciones que nos ayuden a ser más eficientes como Lookeen, complemento para Outlook que nos permite buscar y organizar mejor el correo.

Pero es que no sólo nos permite buscar dentro de nuestro correo sino que se convierte en un potente buscador que nos ayuda a encontrar información dentro de nuestro equipo. Puesto que muchas veces el correo se convierte en elemento central de la gestión de nuestro trabajo de manera que nuestra bandeja de entrada, agenda, contactos son parte fundamental de nuestro negocio. Lookeen nos ayuda a ahorrar tiempo encontrando algún archivo adjunto, información sobre un contacto o empresa, etc.

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Una de las cuestiones que muchas empresas utilizan son los gestores de correo. Clientes de correo tipo Outlook o Thunderbird por citar algunos que descargan nuestro correo en el ordenador y nos permiten su lectura. A diferencia de estos clientes de correo de escritorio las aplicaciones webmail, como puede ser gmail nos permiten leer a través de una aplicación web nuestro correo. A algunos nos puede entrar la duda de utilizar clientes de correo o webmail, ¿qué es más productivo en la empresa?

Quizás los clientes de correo tienen hoy en día más fama de la que merecen. En el pasado cuando las líneas de comunicaciones eran de una capacidad mucho menor si era aconsejable mantener este tipo de clientes, que nos permitía redactar todos los correos que necesitáramos sin conexión y conectarnos sólo para enviar y recibir correos. Esto los hizo muy populares en las empresas pero la verdad es que hoy día dudo bastante de su utilidad.

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Una de las opciones que tiene Google para atraer a los usuarios corporativos son las facilidades de migración de correo desde Microsoft Exchange o Lotus Domino hacia Gmail, y las versiones de pago del conocido correo de Google. Estas aplicaciones son una poderosa razón, indispensable en muchos casos, para convencer y facilitar la migración para las grandes empresas. Pero para las empresas más pequeñas faltaba una herramienta similar. Ahora Google ofrece herramientas de migración de correo de Outlook a Gmail.

Se trata de una heramienta para el usuario final que permite mover todo nuestro correo electrónico, calendario y agenda de contactos desde Outlook a Google Apps, moviendo los perfiles, archivos PST y cuentas exchange. Es una opción muy cómoda que ayudará a más de uno a dar el paso hacia el alojamiento de su correo corporativo en Google Apps.

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Gestionar el correo electrónico dentro de la empresa es algo que aún a mucha gente le cuesta. Y no se trata de falta de formación, todos saben en mayor medida funcionar con Lotus Notes, Outlook o clientes similares tanto de escritorio como onlines.

El problema a la hora de gestionar el correo electrónico se basa en una serie de malos hábitos heredados de forma incosciente y que repercute en la productividad diaria. Ocupando más tiempo en gestionarlo que en las tareas reales.

Para ello os planteo cinco consejos para gestionarlo, intentando encontrar el equilibrio necesario para hacerlo una herramienta de trabajo y no un lastre para nuestra jornada laboral.

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A muchos todavía les queda lejos todo el asunto de las redes sociales, pero la verdad es que para todos aquellos que utilizan Facebook o LinkedIn tiene todo el sentido del mundo la integración con el cliente de correo y poder enviar un correo de forma sencilla y cómoda como habéis podido ver en el vídeo, gracias a que Outlook añade soporte para redes sociales.

Es interesante sobre todo en las redes de ámbito profesional, como LinkedIn, e incluso hubiera sido recomendable que incluyeran a Twitter, que aunque nos permite enviar mensajes directos a veces se queda un poco corto con sus 140 caracteres a pesar de sus múltiples recursos y la versatilidad de la aplicación de Microblogging.

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Y seguimos con novedades acerca de Outlook, en este caso acerca de su uso en una plataforma a la que hasta ahora le estaba vedada, Mac OS X, ya que Microsoft ha anunciado la inclusión de este programa en su próxima versión de Mac Office, disponible en 2010, facilitando de esta forma un poco más la vida a los usuarios profesionales del sistema operativo de Apple que necesitan utilizar este software en su trabajo diario.

Cierto es que actualmente disponemos de opciones, incluso de la propia Microsoft con Entourage (al que reemplazará), más que suficientes para poder cubrir las funciones que ofrece Microsoft Outlook, pero para los acérrimos de este programa es una buena noticia saber que van a disponer de una versión diseñada desde los cimientos para Mac, que ofrecerá una compatibilidad y similitud de uso todavía mayor de la que disfrutaban hasta el momento con las alternativas que tenemos en el mercado.

Queda claro que los de Redmond no quieren que Office, uno de sus productos estrella, pierda cuota de mercado de ninguna de las maneras, y ofrecer Outlook con el resto de la suite de Office para Mac es un paso en la dirección correcta, que demuestra una apertura de miras de la que no le vendría mal una buena dosis a la compañía de la manzana, todo sea dicho. Buenas noticias sin duda para todas las empresas y trabajadores para los que la falta de este software era un inconveniente para el cambio de sistema operativo.

Vía | Applesfera
Más información | Microsoft (Nota de prensa)
Foto | Command-Tab (Flickr)