Se trata de una versión que no incorpora grandes novedades, pero si una buena limpieza de código, la eliminación o modificación de elementos para que se adaptaran a la licencia de Apache. Según palabras de Jim Jagielski, Presidente de la ASF, están:

construyendo una base sólida y estable con significativas mejoras

Estas mejoras a nivel interno se traducen sobre todo en una mayor velocidad en el arranque del programa, algo necesario puesto que LibreOffice siguió el mismo camino al poco de separar su desarrollo de la entonces suite dependiente de Oracle. Como grandes novedades incorpora soporte ODF mejorado, incluyendo nuevas opciones de cifrado de ODF 1.2, así como en la visualización de gráficos y hoja de cálculo.

Lo cierto es que desde la última actualización de OpenOffice, en enero de 2011 a la versión 3.3 ha pasado demasiado tiempo, más de un año, que en este sector es todo un mundo. Esperemos que ahora que han cogido velocidad no pase otro año antes de otra actualización y que la próxima venga cargada de novedades importantes, no sólo mejoras a nivel interno.

Parece que los planes para las futuras mejoras del proyecto incluirán soporte para nuevos lenguajes, mejoras en la accesibilidad, usabilidad y rendimiento y la adopción de nuevas características provenientes de la contribución por parte de IBM de Lotus Symphony, cuyo código también se ha donado a la Apache Foundation. ¿Significará esto que cambiará la interfaz por la que adoptaba Lotus Symphony? En mi opinión sería positivo sobre todo para trabajar con pantallas en formato panorámico como las actuales.

Vía | Genbeta
Más Información | Apache OpenOffice
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Todo esto teniendo en cuenta que son la principal alternativa libre que podemos encontrar para sustituir a MS Office, más allá de la versión gratuita de MS Office 2010 Starter que cada vez vemos incorporados a más equipos como una alternativa para las tareas más comunes en Word y Excel, dado que no incluye PowerPoint, pero podemos conseguir un visor. Para muchas empresas esto ya es suficiente, pero sino la alternativa es una de estas dos suites ofimáticas.

Apostando a lo conocido con OpenOffice

Y este es uno de los problemas, puesto que desde que se produjo la separación OpenOffice ha parado de facto su desarrollo. La última versión que tiene en producción es la 3.3. Ha pasado por distintas vicisitudes hasta que finalmente Oracle decidió donar su código a la fundación Apache. El mismo camino siguió poco después Lotus Symphony, el desarrollo basado en OpenOffice de IBM, lo que llevó a especular a muchos con que se unirán y OpenOffice adoptará la interfaz de Symphomy, que es una de las cuestiones más logradas.

La principal ventaja que tenía hasta ahora sobre LibreOffice eran las extensiones, de las que LibreOffice carecía de repositorio propio. Hace poco más de quince días que lanzaron su repositiorio de extensiones, pero no es comparable al número de extensiones que tiene disponible OpenOffice, ni en cantidad ni en calidad. Se pueden instalar extensiones de OpenOffice en LibreOffice, pero en un número limitado.

El futuro apunta a LibreOffice

Lo cierto es que esta ha sido la única suite que ha mantenido un desarrollo constante a la hora de presentar novedades, corregir errores y todo ello mientras buscaban financiación se organizaban como fundación, etc. Se estima que en este año han tenido diez millones de descargas, de las cuales el 90% era para usuarios de Windows y un 10 % para los de Mac. Mientras que muchas distribuciones Linux han apostado por LibreOffice como suite ofimática por defecto lo que sube el número total de usuarios en 15 millones más.

Pero todavía tiene algunos problemas que solventar en lo que respecta al futuro. Como hemos comentado el tema de las extensiones es uno de los que están en camino de solucionarse. Pero no es el más importante. Lo fundamental es que definan qué quiere ser LibreOffice, ¿cuál es su camino? Despegarse de MS Office es un camino que muchos usuarios reclaman hace tiempo. No fijarse tanto en la competencia y evolucionar por su propio camino. Al paso que va parecerá el heredero de la interfaz que en dos o tres años ya casi nadie utilizará.

Mejor me quedo como estoy

La ventaja del segundo paso es que ahora todavía las líneas de desarrollo están muy próximas y por lo tanto ni usuarios ni empresas notarían realmente mucho el cambio. Alguna mejora puntual, algún pequeño cambio en la interfaz pero poca cosa más y muy sencillo adaptarse. Si esperamos otro año más el número de cambios que se han implementado en LibreOffice puede hacer que la transición entre una y otra sea algo más dura. Aunque nos quedemos como estamos, algo cambia en este tiempo, de modo que tendremos que adaptarnos igualmente.

Al final el beneficiado es MS Office o la nube

Porque si tenemos que vender o recomendar a una empresa el uso de una de estas dos opciones, explicar las diferencias, mirar las incertidumbres que ambas presentan, muchas pueden optar por la calle de en medio y optar por MS Office. Sobre todo con las opciones de MS Office Starter 2010 que es gratuita, viene preinstalado y es una vía de escape para muchas ante esta situación.

Porque la otra gran opción es buscar una solución en la nube, ya sea con Google Docs, con Zoho o alguna que otra solución. Pero también bajo modelo SaaS que nos ayuden de forma interna a colaborar en nuestros proyectos. Quizás no sea lo ideal para muchas pero es una opción que debemos considerar.

Más o menos esta es mi percepción de la situación, OpenOffice no es lo que era, LibreOffice todavía no ha llegado a ser lo que todos esperan y no parece posible una reunificación de ambos proyectos. Por otro lado MS Office sigue mejorando incluidas soluciones en la nube como las Office Web Apps y Office 365 que son soluciones interesantes como vías intermedias. ¿y vosotros por qué solución apostaríais?

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Y en este caso vamos a hablar del caso particular de OpenOffice, que es el programa con mayor cuota de mercado, pero es extensible tanto para LibreOffice como para Lotus Symphony. Dependerá de varios factores pero si no tenemos a un experto dentro de nuestra organización en OpenOffice si sería conveniente contratar el soporte.

Porque no sólo se trata de que un documento se visualice de forma distinta a cómo fue creado en MS Office, que en algunos casos será un detalle sin importancia y en otros directamente puede hacer que el documento no llegue a leerse bien. Estos últimos son los menos, pero también existen. En muchos casos las dudas que tendrán los usuarios serán las que llevará más tiempo resolver.

Acostumbrarse a encontrar las opciones para determinadas acciones o simplemente aprender a hacerlo de otra manera. Si no queremos pasarnos más tiempo del debido buscando información por Internet es una buena idea buscar un soporte profesional que nos ayude a resolver todos estos aspectos y nos ayude a que la implantación sea mucho más fluida.

Por un lado esto ayuda a que los usuarios no sientan que OpenOffice les dará más trabajo. Una vez pasadas las primeras reticencias y si vamos dando respuestas a las dudas que van surgiendo seguro que los usuarios se van adaptando sin demasiados problemas.

Por otro lado no tendremos todo el día al servicio técnico ocupado en resolver dudas, buscar información sobre tal o cual problema, sino que serán ellos los encargados de filtrar la consulta al soporte profesional contratado. De esta manera en poco tiempo será nuestro equipo el que tenga la cualificación necesaria para ir resolviendo la mayoría de los problemas y cada vez escale menos.

El precio por este soporte puede rondar en torno a los cien euros por usuario y licencia, durante un año. La parte positiva es que no tenemos que contratar soporte para cada usuario, sino quizás contratar una licencia para dar soporte a todas las dudas de la empresa. A la hora de contratar debemos tener en cuenta las condiciones del soporte.

Son importantes a tener en cuenta los horarios de atención telefónica y por correo electrónico, los tiempos de respuesta para resolver los problemas, los días de la semana que está disponible o si el soporte lo tenemos en nuestro idioma o no. Una mala respuesta puede hacer que el soporte profesional contratado nos resulte inútil.

Contratar el primer año desde luego es recomendable. A partir de aquí dependerá de las características concretas de cada empresa y sus necesidades. En principio, los comienzos con cualquier programa son los más complicados, así que una vez salvados tal vez no sea necesario ya seguir con el soporte profesional. Además si hemos tenido la precaución de ir formando al servicio técnico o varios usuarios en su uso sin duda podríamos prescindir del mismo.

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Se trata de una aplicación que permitirá aprovechar la nube para colaborar con OpenOffice y dotar a la suite de Oracle de funcionalidad para compartir documentos, trabajar de forma colaborativa o desde cualquier tipo de dispositivo con OpenOffice, lo que sin duda viene a cubrir una deficiencia que esta suite tenía respecto a sus competidores. El concepto de trabajo es similar al que incorpora Office 365.

Aprovecha la funcionalidad y potencia de la aplicación de escritorio para, gracias a la misma, tener toda la versatilidad que nos permite la aplicación instalada en el escritorio y a la vez la flexibilidad que nos proporciona el Cloud computing. Traduce de esta manera la aplicación tradicional de OpenOffice a la nube, en lugar de buscar un desarrollo buscando mayor ligereza y versatilidad sin necesidad de cliente de escritorio.

Aunque es un paso necesario no se si realmente me acaba de convencer la manera en la que está planteado el asunto puesto que quizás el paradigma está en conseguir la funcionalidad de la aplicación de escritorio en la nube. Google lo intenta desde la nube y se queda corto en la edición de documentos. Microsoft y OpenOffice lo hacen desde el escritorio a la nube y resultan demasiado pesadas para moverse en la nube sin el apoyo de la aplicación de escritorio. Lo mejor de este planteamiento está en la facilidad para compartir y colaborar en los documentos. Era una asignatura pendiente de OpenOffice y le queda mucho trabajo por resolver a Oracle.

Más Información | Oracle
En Tecnología Pyme | Personalizar y adaptar OpenOffice a las necesidades de tu empresa

No vamos a entrar aquí quien tiene la culpa de que ambos formatos de archivos no sean totalmente compatibles y quién respeta el estándar y quién no. La cuestión es que hoy en día cuando se abre un documento creado con MS Office con OpenOffice y viceversa puede que existan ciertas variaciones sobre el formato original.

Por eso cuando se lleva a cabo una migración en una empresa de una a otra suite, que normalmente se produce para pasar a OpenOffice, tenemos que tratar de hacerlo todos a la vez, de manera que de un departamento a otro al pasar documentos y tratar la documentación interna de la empresa no se produzcan discordancias.

Siempre habrá necesidad de que alguien tenga una versión de MS Office, sobre todo si estamos constantemente tratando con documentación que nos envían de otras empresas, pero no es necesario que lo tenga cada uno de los empleados. El ahorro en costes de licencias puede ser muy importante. OpenOffice cumple con un 90% de las necesidades de las empresas.

No hay que ser radicales ni cerrar las puertas a MS Office sino que la inversión en licenciamiento debe ser cubierto en basa a una mejora de la productividad respecto a OpenOffice. Si el departamento de contabilidad necesita Excel no hay mayor problema en ponerlo, pero tiene que estar debidamente justificado en base a una necesidad real y una mejora de procesos.

Por otro lado, todo proceso de migración debe ir acompañada de una formación adecuada en el nuevo producto. Muchas veces las carencias de OpenOffice son más en formación de los usuarios que no encuentran como realizar tal o cual función que del propio programa. En este sentido la oferta formativa en OpenOffice es mucho más escasa que la que podemos encontrar con MS Office.

Podemos establecer pruebas pilotos en puestos específicos de cada departamento para ver que inconvenientes nos encontraremos en la migración y cómo salvarlos. Una vez estudiadas todas las ventajas e inconvenientes de la migración será el momento de decidir si la empresa saldrá ganando con el cambio o nos quedamos como estamos.

En Tecnología Pyme | Razones por las que las empresas no utilizan OpenOffice

Uno de los problemas que a mi juicio tiene este desarrollo es la falta de calendarios, mejoras y soluciones innovadoras. Aunque tiene pequeños detalles en los cuales ha sido pionera, el problema fundamental que tiene es su rival MS Office, y la compatibilidad de los formatos. Este problema afecta a todas las aplicaciones ofimáticas, pero en el caso de OpenOffice se suma la falta de iniciativa a la hora de innovar.

Y es que no se puede desarrollar y mejorar buscando “imitar” a MS Office en su comportamiento, su interfaz, etc. Es necesario buscar nuevas alternativas. OpenOffice sigue sin tener la inyección, no se si económica o de estrategia como empresa, necesaria para crecer y plantear una alternativa seria. Esto provoca que las pymes se vea prisioneras de MS Office y su necesidad de pagar por las licencias una cantidad elevada, que podrían dedicar a otros recursos.

Porque al final la cuestión se ve reducida a dos cuestiones básicas. Si necesitamos las opciones avanzadas ofimáticas no nos quedará otra que aceptar MS Office, pero en el caso de un uso más general podemos utilizar OpenOffice sin mayor problema. Esto puede llevar a las empresas a utilizar ambas opciones, donde sólo se comprarán licencias para aquellos puestos informáticos que realmente lo necesiten. El problema de esta opción es que la administración de los sistemas se vuelve un poco más farragosa.

Sobre todo es complicada la integración con otros sistemas, es decir, con ERP o CRM que en la mayoría de los casos aprovechan como suite ofimática MS Office y si se plantea otra opción diferente a veces cuesta encontrar alternativas válidas que aprovechen otras opciones. Hay alternativas, claro, pero a veces parece que todo se complica tanto que muchas empresas optan por ir hacia el camino ya probado y contrastado de la suite de Microsoft.

Otra opción interesante es utilizar Lotus Symphony, una de las alternativas más interesantes en este campo. Estamos hablando de una suite que viene de la mano de IBM, que es gratuita. Es una de las opciones que he probado que más me convencen por su forma de trabajar, su navegación por pestañas, y su integración de navegador web en la suite.

Si Oracle no cambia de política creo que OpenOffice languidecerá hasta que no exista una alternativa decente para MS Office. Esperemos que la nube en este caso sea nuestra aliada y las opciones de edición de documentos online mejoren lo suficiente como para considerarlos una alternativa atractiva a Microsoft.

En Tecnología Pyme | Razones por las que las empresas no utilizan OpenOffice

Tenemos que ser consciente de las limitaciones que nos pueden dar las hojas de cálculo y los procesadores de texto. Muchas veces vemos en la flexibilidad de estas herramientas la solución a todos nuestros problemas, pero a la vez se genera una resistencia al cambio que pueden hacer que dejen de ser productivas o pasen el punto de inflexión de la curva de productividad.

Esto ocurre generalmente cuando la herramienta llega a su límite de esfuerzo, y me explico. Toda herramienta es útil para un propósito. Pero llegado un límite la herramienta y su mantenimiento comienza a darnos más trabajo del que nos ahorra. Además llegados a este punto dependemos en exceso del factor humano, un pequeño fallo puede provocar un problema importante para todo el funcionamiento de la empresa.

Pongamos por ejemplo una cafetera eléctrica, como la que todos podemos tener en casa. Es ideal para un ámbito doméstico. Ahora trasladar esta cafetera a vuestra empresa, donde tiene que dar servicio a 40 personas diariamente que se toman dos cafés. Sirve perfectamente pensaréis, pero si además quiero que me saque un informe de cuantos cafés se preparan al día detallando si estos son solos, cortados, largos o cortos de cafés y a mí un menta poleo, aquí la cosa cambia. La herramienta ha dejado de ser útil.

No se trata tampoco de invertir cantidades desorbitadas para las empresas, sino de buscar una solución adecuada para nuestra empresa. Asesorarnos bien, a ser posible con un consultor independiente, alguien que luego no nos implante la solución que nos ha recomendado, sino que busque la mejor para nuestra empresa.

Pensar en que supondría un fallo con vuestras herramientas ofimáticas, ¿perdemos 60 euros, 600 o 6000? Esta es la cuestión que debemos resolver y en función de la respuesta mirar en qué medida podemos invertir en una solución tecnológica que nos ayude a mejorar los procesos productivos de nuestra empresa. ¿Cuánto dinero se ha perdido en las empresas porque a alguien se le fue una línea de la hoja de cálculo?

En Tecnología Pyme | La tiranía de la hoja de cálculo
Imagen | Ivan Walsh

Sin embargo es conveniente actualizarse puesto que entre otras cosas corrige errores y algún problema menor que tenía la anterior versión. Lo malo de OpenOffice es que no permite actualizar sólo los paquetes de la nueva versión, sino que es necesario volver a instalar todo el programa.

Se han mejorado casí todos los programas, desde Writer a Calc, Impress o Data. Fundamentalmente se ha trabajado en ir añadiendo pequeñas funcionalidades en Calc y Data, que son las que más pueden afectar a las pymes en su trabajo diario. También podemos destacar un inicio de OpenOffice más rápido.

El software está disponible para su descarga en castellano y en catalán, y para los sistemas operativos Windows, Linux y Mac. Si no encontráis a la primera la descarga es cuestión de revisar las versiones que nos ofrecen y os aparecerán como está el desarrollo en vuestro idioma.

En definitiva se trata de un pequeño avance para intentar reducir distancias respecto a MS Office que hoy por hoy es el referente ofimático donde todos los demás se miran. Sin embargo, aspectos como compatibilidad entre OpenOffice y MS Office siguen estancados, aunque en este caso nunca sabremos quién tiene más culpa, pero como usuarios al final somos nosotros los que podemos tener algún problema al abrir un documento proveniente de MS Office con OpenOffice.

Vía | Genbeta
Más Información | OpenOffice
En Tecnología Pyme | OpenOffice llega a la versión 3.0

Se trata de una charlar y contrastar opiniones durante un par de horas en las que desde Sun MicroSystems ofrecerá su visión de como utilizar OpenOffice en la pyme para permitir un aumento de la productividad y un ahorro de costes para las empresas. Sin duda una buena oportunidad para aquellos que estáis indecisos y necesitáis un poco de orientación. La fechas del evento es el próximo miércoles 9 de Diciembre, así que no os despistéis que viene el puente si queréis inscribiros.

Es una cuestión la del aumento de productividad, ahorro de costes e implantación de Open Office en la pyme que siempre resulta polémica y este es el momento de indicarle al portavoz de SUN los problemas a los que os habéis enfrentado en vuestras empresas en la implantación de software de esta solución ofimática de código abierto.

Vía | TycPymes
Más Información | MADRIDONRAILS
En Tecnología Pyme | Personalizar y adaptar OpenOffice a las necesidades de tu empresa

Las extensiones son pequeños programas en sí mismos que añaden funcionalidad, o simplemente hacen más cómoda la realización de una tarea. En AnexoM han dado un repaso a las principales extensiones de OpenOffice que nos pueden ayudar a mejorar, en algunos casos de forma importante, esta colección de programas.

Existen extensiones que afectan a toda la serie de programas, extensiones generales, y otras más específicas que son para Writer, Calc o Base. Dentro de las generales destacan las que podemos considerar extensiones indispensables de OpenOffice, como puede ser Sun PDF Import, que permite importar y modificar documentos en formato PDF, o la extensión que ayuda a subir documentos a Google Docs o a Zoho directamente desde OpenOffice.

Algunas de estas extensiones pueden ser de gran ayuda a la hora de mejorar la productividad en nuestros puestos de trabajo, cómo puede ser Writer Tools que permite desde subir documentos vía FTP, hasta enlazar con Google Maps, o hacer copias de seguridad de los documentos directamente desde Writer.

Base es uno de los puntos más débiles de OpenOffice. Para muchas empresas esta base de datos no cumple con sus expectativas, sin embargo tiene extensiones para Base que mejoran mucho su funcionalidad, como puede ser el conector con MySQL que nos permite crear tablas de base de datos nuevas o utilizar consultas de MySQL de forma visual sin necesidad de tener conocimientos de programación en SQL.

Las extensiones para Calc, la hoja de cálculo de OpenOffice nos permiten desde generar códigos de barras escaneables, ideal para nuestros inventarios o para etiquetar nuestros productos. Otras opciones nos pueden ayudar a tener un pequeño programa de facturación en nuestra hoja de cálculo.

Respecto al procesador de textos Writer, tenemos extensiones que equiparan alguna funcionalidad que no estaba del todo conseguida con Word, como puede ser Notes Anchor Extension o que nos ayude a trabajar con documentos de los que hemos generado varias versiones, como puede ser DeltaXML ODT Compare o comprobar el progreso de nuestros trabajos con EuroOffice My Progress que es una aplicación que nos permite controlar el ritmo de trabajo que llevamos.

En definitiva se trata de todo un mundo de pequeñas aplicaciones que dependiendo del uso que estamos dando al procesador de textos o a la hoja de cálculo nos permiten personalizarlas para conseguir ser mucho más productivos. Otras nos ayudan a que la transición desde MS Office sea más sencilla, puesto que están pensadas para hacer las cosas a la manera de la suite de Microsoft.

Vía | AnexoM
Más Información | Extensiones OpenOffice
En Tecnología Pyme | Razones por las que las empresas no utilizan OpenOffice