Ofimática

Una de las herramientas que escala puestos de usabilidad es el iPad. Esta herramienta tiene diversas opciones aplicables dentro del ámbito laboral. Si a esto le sumamos la extensa colección de programas que posee la App Store de Apple podemos encontrarnos con software en iPad para la empresa: ofimática.

Con estos programas podemos empezar a depender menos de nuestro pecé habitual. Nos dotan de soltura y con una conexión 3G más un sitio en la nube podemos tener nuestra oficina, casi, en cualquier parte. Ese es uno de los motivos por lo que el iPad es un éxito de ventas.

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Parece que la nube será el paradigma de la segunda década del siglo XXI. Todas las empresas nos presentan sus propuestas para trabajar en Internet sin necesidad de tener instaladas aplicaciones en nuestros equipos. Primero fue Google la que nos ofreció Google Docs, después Microsoft con Office 365, y ahora Oracle sube OpenOffice a la nube con Oracle Cloud Office.

Se trata de una aplicación que permitirá aprovechar la nube para colaborar con OpenOffice y dotar a la suite de Oracle de funcionalidad para compartir documentos, trabajar de forma colaborativa o desde cualquier tipo de dispositivo con OpenOffice, lo que sin duda viene a cubrir una deficiencia que esta suite tenía respecto a sus competidores. El concepto de trabajo es similar al que incorpora Office 365.

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Los paquetes ofimáticos son herramientas tan necesarias como los antivirus. Un Pc o MAC pierden parte de su utilidad en ciertos trabajos si no posees un gestor de documentos adecuados o al menos, uno que se adapte a las necesidades de la PYME. Desde Tecnología PYME queremos mostraros tres paquetes ofimáticos para MAC en la PYME.

En este post nos centraremos en paquetes ofimáticos offline y ya que son los más usados por los usarios de las PYMEs. Dentro de los comentados encontraremos el recién sacado Office 2011 de Microsoft, Neo Office y Open Office.

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Parece que Microsoft lo tiene claro y no quiere dejar de aprovechar las oportunidades que le ofrece el mercado. El SAAS ha venido para quedarse y Microsoft es una faceta que no tenía suficientemente cubierta. Ahora llega con un nuevo producto, Microsoft Office 365, ¿salto definitivo a la nube? es lo que muchos se preguntan, puesto que no es el primer intento de Microsoft en este sentido, pero parece que no cejan en su empeño y esta vez está bastante bien enfocado.

Puesto que en el punto de mira no compiten contra si mismos, es decir, esta versión en mi opinión no está hecha para robar clientes a los usuarios de su versión de escritorio sino como alternativa de Microsoft a Google Apps. Está dirigida a aquellos clientes potenciales que les interesa optar por la opción de Google en la nube.

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Seguro que muchos al leer el titular habéis pensado que esto es imposible en vuestra empresa, y seguramente tenéis razón. Crear presentaciones sigue siendo una de las cuestiones más utilizadas en algunos departamentos de las empresas hoy en día, por eso antes de desinstalar PowerPoint en la empresa debemos preguntarnos ¿cúantos usuarios en nuestra empresa necesitan PowerPoint?

Y cuando digo PowerPoint quiero decir cualquier visor de presentaciones. Si no trabajamos con este software de forma habitual no lo necesitaremos, a parte para ver las presentaciones que nos van enviando al correo, que muchas veces poco tienen que ver con nuestro trabajo. El problema es que suele venir con las aplicaciones ofimáticas y rara vez se quita del paquete.

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En el primer semestre del año se anunció a bombo y platillo. Microsoft lanzaría una versión reducida de su suite MS Office que vendría preinstalada de fábrica en algunos equipos. La versión se iba a llamar MS Office Starter e incluiría Word y Excel que no incluirían las funciones más avanzadas. Pero de momento seguimos sin noticias de MS Office Starter.

Yo, de momento, no he visto ninguna oferta de equipos informáticos que incluyeran esta versión preinstalada. Dudo mucho que los fabricantes de los equipos no publiciten esta opción de forma destacada, pues para muchos supone una opción muy atractiva para hacerse con los programas más usados de la colección ofimática de Microsoft.

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Las plantillas de documentos son un instrumento ampliamente utilizado en las pymes a la hora de trabajar con distintos formatos de documentos. Una plantilla para el envío de fax, otras para correos electrónicos, etc. conforman en la pyme una biblioteca documental de plantillas, pero muchas veces el ahorro de tiempo puede volverse en nuestra contra cuando tenemos que modificar dichas plantillas. En este momento nos damos cuenta de la ineficacia de las plantillas ofimáticas en la pyme.

Y es que como en otros casos el problema no está en las propias plantillas sino en nosotros mismos, que creamos documentos de la manera que nos es más cómoda sin pensar que una plantilla debería ser algo general que luego se particulariza. Muchas veces utilizamos un documento que modificamos, sin que éste sea un plantilla y se haya creado para tal fin.

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Mientras que parece que ahora muchos parecen habar descubierto la pólvora y los servicios en la nube desde Microsoft nos recuerdan que ellos llevan presentes muchos años ya en la nube, tantos como tiene Hotmail, por ejemplo. Pero una cosa es estar y otra cosa es apostar por la nube. Pero parece que eso va a cambiar puesto que Microsoft se sube a la nube con MS Office 2010.

Tengo la impresión que desde Microsoft se ha visto la nube y la posibilidad de trabajar con programas online como una opción que podía restarles usuarios para las tareas más básicas, no como una oportunidad de negocio ni un complemento que podría hacer mejor aún su suite de trabajo ofimático MS Office. Parece que quieren corregir el rumbo con MS Office 2010, que nos mejora la integración de suite ofimática y trabajo desde internet.

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Una de las cuestiones que nos puede ayudar a trabajar de forma más efectiva cuando trabajamos un documento entre varios interlocutores es tener un control de las versiones del mismo. Esto nos permitirá ver qué modificaciones hemos hecho en el documento y quién las ha realizado. La efectividad del control de versiones documental es muy importante cuando queremos controlar los cambios de un documento.

La mayor parte del software ofimático nos permite tener un buen control de las versiones de un documento, aunque en la medida que sea más o menos intuitivo y sencillo de utilizar será más adecuado para la empresa. De lo que se trata es de tener un mismo documento, guardado con las revisiones realizadas por distintos departamentos.

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