Ofimática

Mientras que parece que ahora muchos parecen habar descubierto la pólvora y los servicios en la nube desde Microsoft nos recuerdan que ellos llevan presentes muchos años ya en la nube, tantos como tiene Hotmail, por ejemplo. Pero una cosa es estar y otra cosa es apostar por la nube. Pero parece que eso va a cambiar puesto que Microsoft se sube a la nube con MS Office 2010.

Tengo la impresión que desde Microsoft se ha visto la nube y la posibilidad de trabajar con programas online como una opción que podía restarles usuarios para las tareas más básicas, no como una oportunidad de negocio ni un complemento que podría hacer mejor aún su suite de trabajo ofimático MS Office. Parece que quieren corregir el rumbo con MS Office 2010, que nos mejora la integración de suite ofimática y trabajo desde internet.

Una de las cuestiones que nos puede ayudar a trabajar de forma más efectiva cuando trabajamos un documento entre varios interlocutores es tener un control de las versiones del mismo. Esto nos permitirá ver qué modificaciones hemos hecho en el documento y quién las ha realizado. La efectividad del control de versiones documental es muy importante cuando queremos controlar los cambios de un documento.

La mayor parte del software ofimático nos permite tener un buen control de las versiones de un documento, aunque en la medida que sea más o menos intuitivo y sencillo de utilizar será más adecuado para la empresa. De lo que se trata es de tener un mismo documento, guardado con las revisiones realizadas por distintos departamentos.

Parece que Microsoft tiene pensado dar un impulso a las ventas de sus equipos e incluirá, como estaba previsto, una versión de Office 2010 preinstalado a partir de Junio. Se trata de una versión que incluirá sólo Word y Excell. Además, incluirá publicidad, al respecto de lo cual sólo se sabe que será de la propia Microsoft. Esta es una buena noticia para las pequeñas pymes que no pueden permitirse pagar los casi 200 euros de la versión Home & Business.

Y digo que es una buena medida para las pequeñas empresas tener esta suite completa suponía un gasto quizás demasiado elevado para las prestaciones a las que le sacaban partido, fundamentalmente Word y Excel. Además de esta manera podemos utilizar sin ningún problema otras suites como OpenOffice o Lotus Symphony sin que ahora tengamos problemas de compatibilidad, tanto para recibir documentos como a la hora de comprobar como los visualizarían nuestros clientes.

Una de las opciones que tienen las empresas a la hora de trabajar con documentos ofimáticos es OpenOffice. Tras un período de incertidumbre por la compra de Sun MicroSystems por parte de Oracle, parece que la suite ofimática sigue gozando de buena salud o de los mismos problemas que anterior a esta adquisición. Por eso creo que el futuro de OpenOffice en la pyme no está nada claro.

Uno de los problemas que a mi juicio tiene este desarrollo es la falta de calendarios, mejoras y soluciones innovadoras. Aunque tiene pequeños detalles en los cuales ha sido pionera, el problema fundamental que tiene es su rival MS Office, y la compatibilidad de los formatos. Este problema afecta a todas las aplicaciones ofimáticas, pero en el caso de OpenOffice se suma la falta de iniciativa a la hora de innovar.

Y es que no se puede desarrollar y mejorar buscando “imitar” a MS Office en su comportamiento, su interfaz, etc. Es necesario buscar nuevas alternativas. OpenOffice sigue sin tener la inyección, no se si económica o de estrategia como empresa, necesaria para crecer y plantear una alternativa seria. Esto provoca que las pymes se vea prisioneras de MS Office y su necesidad de pagar por las licencias una cantidad elevada, que podrían dedicar a otros recursos.

Llega un momento en la vida de todo programa que este deja de ser útil a la empresa y se buscan alternativas distintas que nos ofrezcan la posibilidad de trabajar mejor. Office no es ajeno a este proceso y ahora que tiene disponible la versión Beta de Office 2010 las empresas no deberían dejar pasar por alto esta oportunidad para evaluar el impacto del cambio a Office 2010.

Podemos descargarnos la versión beta desde la página de Microsoft y podremos ver las diferencias entre nuestro actual versión y la nueva versión. Dependiendo desde donde cambiemos tendremos más o menos diferencias, puesto que no será lo mismo cambiar de versión desde Office 2000 o desde su versión de 2007. Para las más antiguas tendrán en contra el cambio de interfaz que supone, lo que llevará un periodo de adaptación.

El pasado mes de febrero Fundetec presentó un informe sobre los autónomos y la sociedad de la información en 2009. En el estudio existen algunas cifras que, al menos a mi, me han parecido muy llamativas, puesto que al escribir en un medio digital muchas veces se pierde la perspectiva y pensamos que todas las pymes y autónomos le conceden importancia al mundo digital y las posibilidades de internet.

En el estudio, podemos ver como aproximadamente la mitad de los autónomos carecen de equipamiento informático. Una cifra un tanto elevada hoy en día, pero que está muy en consonancia con determinadas actividades económicas que están al margen de lo digital y que para otras cuestiones legales, fiscales, etc. delegan en gestores que les descarguen de estas tareas ajenas al núcleo de su negocio.

Parece que la nueva suite de Microsoft para la ofimática ya está en su última fase de evolución, y tenemos ya fechas previstas para el lanzamiento. Office 2010 estará disponible en Junio de 2010. Aunque Microsoft lo presentará en un evento a nivel empresarial el 12 de mayo.

Para que las ventas de Office 2007 no se resientan como ocurre cuando va a salir una nueva versión de forma inminente Microsoft nos informa que las copias de Office 2007 adquiridas entre el 5 de Marzo y el 30 de septiembre de este año podrán actualizarse online de forma gratuita a Office 2010, cuando esta versión esté disponible. Si se desea un soporte en DVD tendrán que pagar un pequeño recargo extra.

Llega un momento en toda empresa en el cual nos damos cuenta que necesitamos herramientas algo más específicas o avanzadas de las que venimos utilizando. Muchas empresas creen que todo se puede gestionar con procesadores de texto y hojas de cálculo, pero a veces hay que buscar otro tipo de soluciones cuando la ofimática no basta para gestionar nuestro negocio.

Tenemos que ser consciente de las limitaciones que nos pueden dar las hojas de cálculo y los procesadores de texto. Muchas veces vemos en la flexibilidad de estas herramientas la solución a todos nuestros problemas, pero a la vez se genera una resistencia al cambio que pueden hacer que dejen de ser productivas o pasen el punto de inflexión de la curva de productividad.

En el día de ayer se lanzó oficialmente una actualización de OpenOffice a la versión 3.2. Es un pequeño avance en el ciclo de desarrollo así que no podemos esperar grandes cambios puesto que se ocurrir así la mayoría de los programas cambian el número de versión, y en este caso tocaría la 4.0.

Sin embargo es conveniente actualizarse puesto que entre otras cosas corrige errores y algún problema menor que tenía la anterior versión. Lo malo de OpenOffice es que no permite actualizar sólo los paquetes de la nueva versión, sino que es necesario volver a instalar todo el programa.