Hemos comentado en diversas entradas la utilidad de disponer en la empresa de un servidor web propio, incidiendo sobre todo en las posibilidades que ofrece su utilización dentro de la red local de la compañía. Una aplicación que podemos utilizar en este entorno y que me ha sorprendido por su rapidez y facilidad de uso es eyeOS, un completo sistema de escritorio desde le que manejar calendarios y contactos, trabajar con documentos de texto y hojas de cálculo y realizar casi todas las operaciones que podríamos llevar a cabo en un escritorio tradicional.

Es una plataforma de código abierto y gratuita, que podemos probar utilizando la demo o creándonos una cuenta en el servidor que ponen a nuestra disposición. La otra opción es descargarla e instalarla en nuestro servidor, alternativa que no ofrece demasiadas dificultades y para la que disponemos de instrucciones que explican con bastante claridad como llevarla a cabo. En cuanto a qué cosas podemos hacer con eyeOS, decir que bastantes. Quedan aspectos por pulir pero lo que ofrecen de momento no está nada mal. Vamos a verlo

Si bien a lo mejor muchos de los lectores de este blog dominan lo principal de Microsoft Office 2007, quien no se ha topado con alguna asistente administrativa o empleado que tienen problemas para usarlo; muchas de estas veces el personal de informática que da el servicio a una pyme gasta tiempo valioso dando asesoría básica en el uso de esta suite ofimática.

Con los recursos web de entrenamiento que referimos en este post, podemos ahorrarnos algunas clases básicas de Microsoft Office 2007 y usar nuestro tiempo más productivamente.

Muchos de los que leen este blog cuentan aun con Microsoft Office 2003, y con el mismo realizan sin mayor problema el grueso de sus actividades ofimáticas. Sin embargo ya que Microsoft Office 2007 ya va para dos años (30 de Enero 2007) de ser lanzado al público en general y consecuencia de su adopción y de que cuenta con formatos propios de los típicos documentos doc, xls y ppt basados en XML; muchas veces existen documentos nativos de Office 2007, que los usuarios de versiones anteriores de Office no pueden abrir y editar directamente.

Hoy compartimos un pack desarrollado por Microsoft que es aplicable a Office 2003, Office XP y Office 2000, para que los programas de estas suites puedan trabajar sin problema con los formatos nativos propios de Office 2007 (docx, xlsx y pptx).

Vía este pack, podemos seguir trabajando con nuestro Office 2000, XP o 2003 y abrir y editar los cada día más comunes archivos nativos de Office 2007.

Cabe mencionar que el pack brinda una compatibilidad parcial; ya que existen ciertos elementos propios de los formatos de Office 2007 que no pueden ser modificados mediante el mismo. Así también el pack solo aplica para los programas Word, Excel y PowerPoint.

Más Información | Microsoft Office Online

Continuando con la nueva serie “Guías Prácticas”, con el propósito de añadir a la visión teórica de la LOPD diferentes análisis de las consecuencias practicas en las pymes, vamos a ver los riesgos que respecto a al manejo de datos de carácter personal puede provocar el uso de algunos de los hardware y software que tenemos en nuestras oficinas.

Resulta obvio que la ofimática ha supuesto un enorme avance en la manera en la que incluso una empresa muy pequeña puede llegar a procesar información en grandes volúmenes, pero al tiempo nos obliga a ser precavidos ya que sus automatismos también aumentan los riesgos de vulnerar la legislación sobre protección de datos.

Es fundamental resaltar el hecho de que como ya señalaba en la nota anterior todos estos ejemplos proceden de Resoluciones (sanciones) publicadas en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), es decir, son circunstancias que ya han ocurrido y nos deben servir para aprender en piel ajena. Y también que no basta con que estos procedimientos se entiendan a nivel de gerencia en una pyme, sino que cualquier empleado con acceso a datos de carácter personal ha de mantener el mismo tipo de precauciones. Así que si el lector resulta ser un usuario avanzado y algunos de estos errores le resultan demasiado “básicos”, le conviene preguntarse: ¿saben esto mis empleados?

Os hemos hablado en otras ocasiones de servicios web como Ulteo, Google Docs o Microsoft Office Web Applications, que están intentando llevar las apliaciones ofimáticas a internet. Otro de los disponibles es OpenGoo, que incluye algunas características que lo distinguen de los anteriores. En primer lugar dispone de funcionalidades de colaboración a parte de las puramente ofimáticas, cómo alojamiento de archivos, notas, calendario, gestión de e-mail y algunas otras, y en segundo, y más importante, permite su instalación en un servidor propio o en el servicio de alojamiento que elijamos.

Esta posibilidad, instalarla en un servidor propio, puede resultar muy interesante si os estáis planteando disponer de un servidor web en vuestra empresa, alternativa de cuyas ventajas ya os hemos hablado en el blog. Por un lado, si tenemos reparos en lo que a confidencialidad se refiere, no tenemos que subir nuestros datos a la red y, por otro, podemos utilizar esta aplicación en la intranet de nuestra empresa sin demasiadas complicaciones de por medio.

Es un sistema de código libre y completamente gratuito que dispone de una comunidad de usuarios importante que facilita la evolución y mejora continua de la aplicación. El pasado 7 de noviembre liberaron la versión 1.0, cuyas características principales os comentamos a continuación.

Recientemente hablamos sobre la eficacia del formato de documento PDF para ciertas labores dentro de la empresa u organización, como lo son la presentación de cotizaciones y catálogos. En dicho post solamente referimos dos programas comerciales para la creación y edición de documentos en formato PDF, pero hoy ampliaremos un poco más el abanico mencionando referenciando algunas opciones gratuitas para generación de documentos PDF.

No obstante, muchas veces las herramientas gratuitas no realizan una conversión a PDF 100% óptima, por ello recomendamos que en la medida de la importancia del documento PDF a convertir es más la prioridad del uso de una herramienta comercial. Sin embargo, si la documentación PDF no es crítica podemos utilizar cualquiera de las siguientes opciones:

PDF (acrónimo de Portable Document Format) es un formato de almacenamiento de documentos desarrollado por Adobe Systems que es ampliamente utilizado para el intercambio y presentación de documentación que se comparte en Internet.

La documentación en formato PDF es bastante común en cualquier empresa, ya que este tipo de formato presenta muchas ventajas para fines específicos en publicaciones compartidas por internet. Algunas de las ventajas que la documentación PDF puede tener serían las siguientes:

Lo mejor para cualquier usuario, particular o de empresa, es tener alternativas dónde elegir. En el terreno del software ofimático, en el que todos estaremos de acuerdo en que, por volumen de implantación, el Office de Microsoft es el rey, tenemos cada vez más opciones que son capaces de plantar cara sin problemas a la que nos ofrece la compañía estadounidense.

Hace poco que está disponible la versión 3.0 de OpenOffice, que trae mejoras bastante interesantes, y hoy os mostramos otra alternativa de la que no había tenido noticias, aunque parece que ya lleva tiempo pululando por ahí, Softmaker Office.

Es un paquete que incluye procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones, todos compatibles con los formatos utilizados por los de Redmond. Tiene una versión gratuita, que sólo lleva la hoja de cálculo y el procesador de textos, llamada Softmaker Office 2006 que es compatible únicamente con Windows, y disponen de otra versión de pago con un precio bastante competitivo que os comento a continuación.

Recientemente Microsoft ha estado haciendo una serie de lanzamientos de nuevos productos y servicios que apuestan al cloud computing o cómputo en la nub, que no son sino los servicios de procesamiento informático y hospedaje de datos que ofrece un proveedor para realizar una determinada función vía conexiones a sus servidores. Hoy ya nos presenta los Microsoft Online Services.

MS Online Services no son sino un conjunto de servicios online de sus aplicaciones de servidor más populares, las cuales serán ofrecidas en esquema SaaS vía una cuota de renta mensual por usuario.

Acceder a las versiones online de SharePoint o Exchange y combinarlas con Office Live Meeting da una tremenda plataforma de gestión de información accesible para empresas pequeñas y medianas que no cuenten con infraestructura de hardware propio como para tenerlas corriendo por sí mismas.

En Tecnología Pyme os hemos presentado varias de las opciones disponibles en la actualidad para trabajar directamente en la nube con nuestros documentos. Parece que es una tendencia ya imparable, sobre todo después de conocer los planes de Microsoft en este sentido con el anuncio de su solución de Office Online.

Por los datos que se manejan, es evidente que todavía estamos en pañales en cuanto a funcionalidad en este tipo de productos, y que las alternativas de escritorio son las que más popularidad tienen entre los usuarios. El uso de de opciones como Google Docs o Zoho todavía es minoritario, y se emplean en general para realizar tareas que podríamos describir como básicas.

Si además hablamos de documentos empresariales, la seguridad se convierte también en una traba. Nuestra confianza a la hora de poner datos en la red, por muchas garantías que nos ofrezcan, todavía está en niveles muy bajos, independientemente de que esta sensación esté o no justificada.