Aquí tenemos varias posibilidades, pero lo que vamos a considerar es que sea un software modular y nos permita elegir distintos paquetes en función de las necesidades de cada empresa. Facturación y contabilidad son básicos pero también gestión de compras y ventas, almacén o análisis de negocio. En función de las necesidades de nuestra empresa el precio puede variar mucho.

Software de gestión modelo tradicional

Si hablamos de un ERP, como ejemplo vamos a ver lo que nos puede ofrecer SAGE 100, aunque otra buena alternativa de este mismo proveedor sería SAGE Murano, una solución que se implanta de forma modular y que dispone de las siguientes opciones:

• Gestión 100 que es el módulo de compras, ventas, almacenes fabricación y servicios. Es un módulo básico para muchas empresas que les posibilita el control de su negocio, desde el presupuesto hasta la compra de materiales, fabricación y venta del producto.
• Contabilidad y finanzas que se integra con el módulo anterior, de donde puede recoger información para su funcionamiento, y gestión contable y facturación de la empresa.

• Sage CRM para manejar con soltura la relación con los clientes. Sobre todo si tenemos un gran número de clientes y queremos estar pendientes de ellos, saber detectar antes incluso que ellos mismos necesitaríamos un módulo de este tipo.

La implantación de un producto de este tipo puede variar notablemente, pero lo cierto es que se encontraría en una horquilla que partirá desde tres mil a seis mil euros, dependiendo de los módulos, la parametrización que requiera nuestra empresa o el número de puestos concurrentes que contratemos o módulos que hayamos elegido. Por supuesto también dependerá de la empresa que elijamos para su implantación.

Modelo alternativo SaaS

En este caso vamos a valorar la alternativa de myGestión, aunque existen otras muchas. Como en el caso anterior se trata de una solución modular, donde pagaremos un tanto al mes por uso de software y número de usuarios que lo utilicen. En este caso elegiremos paquetes similares al anterior de SAGE. Cada módulo cuenta con la posibilidad de cinco usuarios concurrentes, incluidos en el precio. Si queremos añadir más usuarios deberemos pagar 25 euros más por cada uno adicional.

• ERP como en el caso anterior es el centro neurálgico de nuestro negocio. Parte de un precio de 39 euros al mes y nos ayuda con la gestión de clientes, proveedores, facturación, TPV o gestión de almacen y stock o la creación de partes de trabajo.
• CRM que nos ayudará a fidelizar a nuestros clientes gracias a la facilidad para crear campañas, segmentando la base de datos, etc. Tiene un precio de 29 euros al mes.

• Contabilidad con un precio de 29 euros al mes también tenemos la herramienta perfecta para analizar la situación financiera de nuestro negocio de forma adecuada.

Existen otras dos alternativas más a estos modelos, dificilmente cuantificables. La primera opción es la creación de un programa de gestión a medida de nuestra empresa. Esta opción tiene el inconveniente de que si la empresa que nos lo crea desaparece o el informático que realizó la programación cambia de empresa, realizar cambios puede ser a veces complicado.

La segunda opción es utilizar programas de código libre donde su implantación nos supondrá un coste determinado. Tenemos mucho donde elegir y para una empresa de este tamaño puede ser una buena opción. Todo dependerá de los costes que nos presente la empresa que nos tiene que implantar el sistema.

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Para acceder a este programa el único requisito es registrarnos en la página de myGESTIÓN y podremos disponer de este software de facturación que nos da toda la flexibilidad del software bajo el modelo SaaS, se mueve de forma ligera y tiene toda la funcionalidad que podemos pedir a un software de este tipo.

Si queréis comprobar si se adapta a vuestras necesidades, cómo son las tripas del programa antes de registraros dispone de una versión demo para ir probando como nos adaptamos a su funcionamiento y si estamos cómodos trabajando con él. Al fin y al cabo se trata de un programa que utilizaremos en nuestra empresa para realizar la facturación de forma rápida y eficaz, ahorrando tiempo.

Una de las cuestiones que nos puede ayudar en la transición entre el sistema que utilizábamos y el paso a la facturación online es la posibilidad de importar ficheros de clientes a través de una hoja de cálculo a la que podemos pasar los datos de nuestros clientes para subirlos todos de forma automática.

Como todos los productos de myGESTIÓN tiene una estupenda documentación a nuestra disposición sobre la cual cimentar nuestro conocimiento de la herramienta y a la que podemos acudir ante cualquier duda.

Más Información | myGESTIÓN
En Tecnología Pyme | SdSimple, facturación online de código abierto

Además el uso que nos permiten es completo, a todos los módulos, ya sea el ERP, el CRM, el módulo de contabilidad o de tienda online y además nos ofrecen soporte telefónico y por correo electrónico. Sin duda una buena opción para atraer a nuevas empresas a este sistema de gestión de negocio que recordemos además que es bajo modelo SaaS.

Como hemos comentado al principio esta oferta está dirigida a empresas nuevas que hayan sido constituidas en 2009 o empresas que hayan tenido pérdidas en algún trimestre de 2009. Para acceder a la oferta es necesario registrarse en la página de myGESTIÓN y ya podréis disfrutar de esta solución profesional que os puede ayudar en el desarrollo de vuestro negocio.

Si queréis comprobar antes de registraros si este software se adapta a vuestras necesidades tenéis una opción demo de cada aplicación para poder familiarizados con las aplicaciones antes de comenzar con su uso en producción, o consultar la documentación del software uno de los mejores recursos que tienen, bien estructurada y explicada.

Una buena estrategia por parte de myGESTIÓN ya que de esta forma ayuda a las pymes y autónomos, atrae nuevos clientes que una vez acostumbrados a trabajar con este software tendrán muchas posibilidades de continuar con él. Ambas partes salen beneficiadas.

Vía | PymeCrunch
Más Información | myGESTION
En Tecnología Pyme | myGestión, gestión empresarial vía web

Bueno, planteada la situación en la entrada anterior vamos a ver cuál es el software que necesitamos y a elegir entre las opciones que nos ofrece el mercado. Vamos a citar productos concretos, lo que no quiere decir que sean mejores o peores que otros, la intención es facilitar el tema de poner un precio real, más que decir“elige éste”. Lo importante son las ventajas o inconvenientes que tiene cada modelo en el caso concreto que nos ocupa.

Cuatro son los ámbitos que vamos a valorar: los sistemas operativos, el software ofimático, el software de gestión integral y el antivirus que utilizaremos. La idea, más que apretar costes, es encontrar dentro de lo posible un equilibrio entre funcionalidad, coste y facilidad de uso y mantenimiento. Priorizar el precio sobre los otros factores (que no descuidarlo) es tirar el dinero a la basura.

Sistema Operativo

Aquí tenemos la primera decisión importante, que en nuestro caso va a ser Windows Vista Business. Teníamos la opción de decantarnos por una distribución Linux, pero al estar incluido en los equipos que tenemos pensado adquirir y ser un sistema con el que los usuarios ya están familiarizados (tenemos muchos cambios por delante, cuanto más fácil se lo pongamos mejor), junto con un mejor soporte para este sistema por parte del fabricante que hemos elegido, han inclinado la balanza a su favor. El precio de las licencias OEM está sobre los 100 euros por unidad, aunque puede variar dependiendo del lugar donde adquiramos el equipo. Dado que vienen incluidas con los ordenadores que hemos elegido, las imputaremos junto con éstos.

Software ofimático

La elección está clara para mí en este caso, OpenOffice, software de código abierto. El único problema que le he encontrado a esta suite en mi trabajo habitual es el enlace con otro software de gestión que utilice la alternativa de Microsoft para generar informes en Excel o Word, por ejemplo. Para el resto de funciones OpenOffice es una solución perfectamente válida y su manejo, la ubicación de las opciones y menús, es prácticamente idéntico al que nos encontramos en el Office de Microsoft, con lo que los problemas de adaptación en el caso de usuarios que vengan de utilizar éste son escasos. Nos estamos ahorrando alrededor de 200 euros por licencia en el caso de la versión para pymes del software de Redmond, que podemos invertir en otro lugar.

Software de gestión

Es una de las decisiones clave. Para esta empresa vamos a optar utilizar myGestión, otra de las aplicaciones revisadas en el blog, una solución que funciona bajo el modelo SaaS, software como servicio. La aplicación es lo de menos, podemos encontrar muchas otras con funcionalidades parecidas, la clave está en el modelo elegido, por varias razones que os expongo a continuación:

• Menos infraestructura: eligiendo una aplicación con la que vamos a trabajar “en remoto”, utilizando Internet, podemos prescindir de un servidor en local que la ejecute. Nos ahorramos el aparato, el sistema operativo necesario para que funciones y las licencias de acceso de los clientes en caso de optar por Windows para ello.
• Sencillez en la administración: recordad que no tenemos en plantilla ningún técnico, así que trabajando con este modelo nos quitamos de encima el tener que mantener en marcha la aplicación (y el servidor que la aloja), actualizarla y resolver los problemas que pudieran presentarse. Además nos olvidamos de la copia de seguridad de los datos críticos de negocio, los que manejamos con el software de gestión, de ello se encarga el proveedor.
• Sin inversión inicial: no vamos a entrar en el coste final de una solución u otra, habría que valorar a lo largo del tiempo si vamos a acabar gastando más con el sistema de pago por uso que adquiriendo una aplicación instalada localmente, pero lo que está claro es que de esta manera nos ahorramos el gasto inicial, ya que vamos a pagar una cuota por usuario y mes.

Elegimos en concreto myGestion por poner nombre y apellidos y valorar costes. Contrataremos los módulos de ERP para la gestión administrativa de la empresa, Contabilidad y CRM para la gestión de clientes. El coste mensual de acuerdo a las licencias que necesitamos queda de la siguiente manera:

Antivirus

En cuanto a la protección antivirus vamos a optar por Panda, en concreto por el producto Managed Office Protection, sobre todo porque nos permitirá externalizar la gestión del antivirus con un proveedor externo si lo necesitamos, además de proteger también a los ordenadores portátiles que van a utilizar nuestros comerciales. El coste de la solución varía según el número de años que contratemos. Elegimos una suscripción de dos años, que van a suponer un coste de 1.160 euros, que hay que pagar a tocateja. Combinaremos el antivirus con un firewall, pero vamos a optar por una solución tipo appliance, que comentaremos en el post siguiente y que quitará carga de trabajo a los ordenadores.

Si repercutimos el coste del antivirus a lo largo de los dos años que tenemos de suscripción y sumamos la cuota mensual correspondiente al software de gestión, nuestros únicos gastos directos en software, obtenemos unos gastos mensuales de software de 388’33 euros. Le hemos dado la vuelta a la empresa tecnológicamente hablando, así que no creo que el coste del cambio pueda esgrimirse como argumento en contra de la adopción de la tecnología.

No obstante, mejor no adelantarnos, puesto que todavía quedan bastantes aspectos por valorar y siempre es posible que hayamos dejado en el tintero alguna cosilla. Si es así, no os privéis en los comentarios, que para eso están.

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Son ya muchas las soluciones SaaS que hemos revisado en el blog, pero quizá la que tratamos en esta entrada sea una de las más completas que hemos visto hasta el momento. Se trata de myGestión, un conjunto de aplicaciones de gestión para empresas desarrollado por OpenGestión, una empresa española dedicada a este tipo de proyectos.

Como todo este tipo de sistemas, no requiere ninguna instalación, ya que todo el trabajo se hace a través de Internet utilizando un navegador y con una conexión encriptada, sin instalaciones de por medio. Pagamos un tanto al mes por el uso que hacemos de las aplicaciones y nos olvidamos del resto. myGestión es un grupo de soluciones que podemos utilizar o no de acuerdo a nuestras necesidades. Los módulos en cuestión son cuatro: ERP para la gestión administrativa, CRM para la gestión de clientes, un sistema de contabilidad y una tienda online. Vamos a verlos con algo más de detalle.

• ERP: es el paquete de gestión más completo, que incluye gestión de clientes y proveedores, presupuestos, pedidos, facturas, gestión de almacenes y artículos, cobros y pagos, centros de coste y partes de trabajo. El precio parte de 39 euros al mes.
• CRM: el módulo de gestión de clientes, enfocado a controlar campañas de marketing, control de costes por campaña y un apartado específico para las campañas de marketing a través del correo electrónico. Seguimiento de clientes potenciales, visitas, llamadas, faxes o correos enviados, etc. En este caso, partimos de 29 euros mensuales.
• Contabilidad: un sistema de contabilidad básico, con administración del plan general contable, asientos, balances y libros y generación automática de ficheros para cumplimentar modelos tributarios. También 29 euros al mes.
• Tienda online: una alternativa básica para introducirnos en esto del comercio electrónico. Funciona mediante plantillas prediseñadas que elegiremos, incorporando un gestor de contenidos y posibilidades de personalización con logotipos o añadiendo páginas. Incluye gestión de clientes, de referencias, stocks, control de pedidos, albaranes y facturación, junto con la posibilidad de configurar las formas de pago y los sistemas de envío. El precio desde 29 euros al mes.

Todos los módulos pueden compartir información, es decir, podemos contratarlos por separado o trabajar con más de uno (o con todos), aprovechando los datos que introduzcamos en uno de ellos para alimentar a los demás. Como opción, podemos también contratar el paquete completo integrado en un servidor propio, alojado en nuestras instalaciones o en las suyas, aunque en este caso si hablamos de una inversión inicial que ronda los 20.000 euros.

Las aplicaciones y la información que contienen están alojadas en un centro de datos y se efectúa una copia de seguridad diaria de la información, así que por ese lado deberíamos estar tranquilos. Podemos probar todos los módulos durante 30 días antes de decidirnos, e incluso tenemos la posibilidad de utilizar una versión gratuita enfocada las empresas más pequeñas y los autónomos, que permite una gestión básica de clientes, ofertas y facturación. La verdad es que es una de las ofertas más completas que hemos visto hasta el momento, muy flexible a la hora de elegir qué es lo que queremos utilizar y, pudiendo probarla, creo que merece la pena darle la oportunidad de ver si encaja.

Vía | Pymecrunch
Más información | myGestión