Google ofrece un plug-in para Outlook gratuito llamado Apps Sync para ayudarte a mantener los contactos de Outlook y Google en sincronía con los demás pero esta utilidad esta disponible solo para clientes Premium de Google Apps.

Estaría bien que Google pudiese traer la utilidad de sincronización de Aplicaciones (Apps Sync) para los usuarios regulares de Gmail y no como en la actualidad solo para cuentas premium de Google Apps, pero hasta que eso ocurra, es posible que desees darle una oportunidad y probaseis GOSyncMod. Esta es una utilidad independiente para Windows, no es un plug-in de Outlook, y su cometido o función es la de ayudarte a sincronizar fácilmente tus libretas de direcciones de Outlook y Gmail.

Una vez que se ha instalado la utilidad, sólo debes de proporcionar tus credenciales de la cuenta de Google y elegir cualquier nombre único para el campo de perfil (por ejemplo Outlook). Puedes sincronizar ambas cuentas de Gmail y Google Apps para las cuentas de Gmail. A continuación, elije la dirección de la sincronización.

Por ejemplo, si eliges “sólo Google a Outlook”, obtendrás los contactos de Google desde la nube en tu libreta de direcciones de Outlook mientras que asi se mantiene la libreta de direcciones de Gmail intacta. Mantén este cuadro no seleccionado para sincronizar en ambos sentidos.

Otra funcionalidad interesante de esta utilidad es que se pueden sincronizar incluso fotografías de los perfiles de tus contactos en ambas direcciones, esto falta en la mayoría de las otras herramientas disponibles de sincronización para la sincronización de Outlook y Gmail. En el caso de un posible conflicto, o bien le das prioridad a Gmail, Outlook o elijes las opciones que el programa te ofrece. Una limitación es que Go Sync no puede manejar los conflictos en sí mismo y tendrás que comparar manualmente los conflictos y actualizarlo tu mismo.

Mas información | GoSyncMod
En Tecnología Pyme | Outlook4Gmail, sencilla extensión para compartir contactos entre Outlook y Gmail

De esta manera Evernote busca hacerse un hueco para aquellos usuarios dentro de la empresa, sector mayoritario en los usuarios de Xobni y a la vez éste consigue añadir una funcionalidad más que puede hacer más atractivo su uso por las empresas. Porque añadir las notas de Evernote para algunos contactos nos puede ayudar bastante cuando el manejo de contactos que hacemos de ellos es muy grande.

Esta alternativa nos permite enviar notas a los contactos que tenemos en Outlook. Además las notas se seguirán sincronizando como hasta ahora en Evernote, por lo que las personas que puedan necesitar hacer uso de ellas fuera de su equipo de oficina donde tienen instalado Xobni podrán seguir haciendo uso de ellas vía web o con su cliente de Evernote de escritorio en su equipo personal.

Para añadir estas funcionalidades tendremos que instalar un complemento para Evernote en Xobni, que está disponible de forma gratuita. En este caso es uno de estos en los que ambos programas mejoran con la unión estratégica. Xobni porque nos permitirá maximizar todavía más el uso del correo electrónico, dándole más funcionalidad a los contactos que la simples notas que nos permite y Evernote porque añade los contactos de Outlook de forma automática para compartir notas.

Vía | Genbeta
Más información | Evernote Blogcast
En Tecnología Pyme | Maximizando Microsoft Outlook con Xobni

Pero es que no sólo nos permite buscar dentro de nuestro correo sino que se convierte en un potente buscador que nos ayuda a encontrar información dentro de nuestro equipo. Puesto que muchas veces el correo se convierte en elemento central de la gestión de nuestro trabajo de manera que nuestra bandeja de entrada, agenda, contactos son parte fundamental de nuestro negocio. Lookeen nos ayuda a ahorrar tiempo encontrando algún archivo adjunto, información sobre un contacto o empresa, etc.

Se integra como una barra de búsqueda dentro del propio Outlook, de manera que nos será tan cómodo como utilizar la barra de los buscadores en los navegadores. Tiene un coste de 35 euros que podremos dar por bueno si nos ahorra una buena cantidad de tiempo de manera que la ganancia en productividad compense la inversión realizada en este complemento de Outlook.

También podemos integrarlo con Exchange Server ayudando a optimizar las búsquedas en el correo a nivel corporativo. Desde luego se trata de un complemento que no es para todas las organizaciones, ni para todos los trabajadores dentro de la misma organización, sino para aquellos que hacen un uso intensivo del correo electrónico. La parte negativa es que si utilizamos otro gestor de correo, como por ejemplo Thunderbird, no nos servirá.

Por otro lado podemos utilizar la versión de prueba que tiene disponible durante quince días gratuitamente y comprobar si este complemento nos servirá. Sin duda este tipo de software contribuye a mejorar la productividad que el correo electrónico poco a poco va mermando en muchas organizaciones por el mal uso que hacemos de esta herramienta, con adjuntos que van de una mesa a la de al lado, infecciones por malware, fugas de datos, etc.

Más Información | Lookeen
En Tecnología Pyme | Maximizando Microsoft Outlook con Xobni

Quizás los clientes de correo tienen hoy en día más fama de la que merecen. En el pasado cuando las líneas de comunicaciones eran de una capacidad mucho menor si era aconsejable mantener este tipo de clientes, que nos permitía redactar todos los correos que necesitáramos sin conexión y conectarnos sólo para enviar y recibir correos. Esto los hizo muy populares en las empresas pero la verdad es que hoy día dudo bastante de su utilidad.

Y más que nada porque han dejado de ser prácticos. Trabajar con un cliente de correo de escritorio me parece más ineficiente que hacerlo directamente con webmail. En una empresa que siempre está conectada, habilitar el acceso web al proveedor de correo de nuestra empresa será de lo más cómodo, útil y con la posibilidad de gestionar nuestro correo desde cualquier ubicación, no sólo desde la empresa.

Es cierto que ésto también lo podemos hacer con los clientes de correo, pero si tenemos la bandeja organizada en carpetas, favoritos, marcamos como importantes determinados mensajes y estamos trabajando a la vez con cliente de correo y webmail se pueden producir algunas incoherencias.

A la vez la diferencia entre local y la nube cada vez se va diluyendo más. Hay clientes de correo de escritorio que guardan libreta de contactos en la nube, por ejemplo, y de esta manera siempre tendremos nuestros contactos disponibles aunque no estemos en la oficina. La libreta de direcciones es una de las cuestiones que puede tener incoherencias si utilizamos los dos sistemas, ¿guardé el contacto en mi libreta local o en la global?

Personalmente creo que si sólo utilizamos el correo en el trabajo, mejor un cliente de correo de escritorio, que nos descargue el correo y si tenemos algún problema poder recuperar la información. Si esporádicamente consultamos el correo fuera de nuestro puesto de trabajo la opción de webmail para consultarlo es de lo más útil y cómoda, siempre con las debidas precauciones.

Por el contrario, si estamos todo el día de un lado para otro o en distintas ubicaciones mejor un cliente de correo webmail, que nos permita consultar el correo desde distintos dispositivos, y sobre todo, organizar nuestro correo en función del cliente webmail. Cada vez estoy más convencido de que se es más productivo con este tipo de gestión web, pero depende un poco del perfil de la empresa y del empleado.

Otra cuestión que debemos tener en cuenta es cuantas cuentas, y no es un trabalenguas, manejamos. Si utilizamos varias cuentas para distintos propósitos podemos ser más productivos configurándolas en nuestro cliente de correo de escritorio. De esta manera tenemos varias bandejas de entrada y contestamos los correos con una u otra dirección dependiendo de por dónde hayan entrado.

Como en todo no hay una solución universal, sino que cada empresa debe aplicar la más adecuada para su negocio conociendo pros y contras. Cada vez me inclino más por la opción de webmail, puesto que creo que el cliente de correo nos acaba generando más problemas de los que nos soluciona en muchos casos. Pero bueno, esto es sólo mi percepción particular.

En Tecnología Pyme | Clientes de correo electrónico en la pyme

El correo electrónico es una de esas cuestiones que según va creciendo la empresa va generando cada vez más problemas y es más complejo su mantenimiento. Afortunadamente al ser una herramienta bastante veterana disponemos de soluciones para ayudarnos a su control y que su eficacia no disminuya.

Sin embargo una buena política corporativa en el uso del correo será la herramienta más eficaz para controlar el correo electrónico corporativo. Algunas de las cuestiones que deberíamos dejar claras para evitar fugas de datos e infecciones de virus son las siguientes:

• El correo electrónico es para uso de la empresa. Esta cuestión que es básica, acaba degenerando en el tiempo y es habitual mezclar vida privada y empresarial en el correo corporativo. Sin duda esto es un claro error y acabamos por recibir correos personales en la cuenta corporativa con más frecuencia de lo que sería recomendable.

• Si no lo has pedido, no lo abras, frase con la que podríamos resumir la política que deberíamos llevar con los archivos adjuntos de correo. Presentaciones, documentos PDF o archivos multimedia son foco de numeras infecciones de virus y sobre todo explotan la confianza del usuario de que el archivo viene de alguien conocido.

• Si utilizamos clientes de correo electrónico es recomendable desactivar las opciones que visualización de imágenes y reproducción de archivos adjuntos. La opción más recomendable es que el antivirus filtre antes los archivos recibidos y los envíe a cuarentena si son potencialmente peligrosos.

• Monitorización de la actividad de correo electrónico que puede ser más o menos estricta pero imprescindible en el momento en el que se detecte alguna fuga de datos a través de este medio. Para muchas empresas será una opción imprescindible para tener controlada la información sensible.

Todas estas opciones son necesarias para hacer del correo electrónico una herramienta más productiva. Evitemos mezclar direcciones privadas con las corporativas y sobre todo extremar el cuidado con los archivos adjuntos que recibimos. En la medida en la que tengamos la disciplina necesaria para seguir estos pasos haremos que nuestros equipos sean más seguros y no se resienta la seguridad de la empresa.

En Tecnología Pyme | Cinco consejos para gestionar el email en la Pyme
Imagen | grietgriet

Microsoft Outlook se ha convertido en una herramienta imprescindible para las PYMEs. Ahora podemos disfrutar de la nueva suite de software presentada por los responsables de Microsoft: Office 2010. Donde podemos encontrar el mejorado procesador de correos Microsoft Outlook 2010, para la empresa.

Desde Tecnología Pyme os mostraremos los principales detalles para mejorar el trabajo diario en la empresa. Los ingenieros de Microsoft han cambiado, en parte, el aspecto físico de la interfaz, dándole un aspecto más sencillo para el uso y las necesidades diarias. A la izquierda encontramos la, ya típica, barra con desplegables, donde vemos las carpetas y donde organizamos los correos. Y a la derecha podemos ver un área mayor con el calendario. Estas opciones son totalmente configurables pero su nuevo diseño las hacen más claras y concisas.

Desde la versión Microsoft Office 2007 podemos ver una “cinta” en la parte superior que agrupa el contenido de las acciones del programa. Ahora encontramos Backstage View; opción que nos deja acceder a las principales funciones de manera cómoda. Esta opción es muy válida para controlar los buzones de correo, el tamaño del archivo .PST y asignar reglas de manera fácil y muy visual.

Hay una nueva opción muy similar a la que hace unos días os mostrábamos en Tecnología Pyme para mantener en una misma conversación todos los correos enviados y recibidos con el mismo asunto. Dentro de esta nueva opción encontramos “limpiar conversación” para dejar el correo que deseemos fuera de esa conversación. Esta opción no esta muy perfilada ya que a veces los correos se mezclan si el asunto es similar y es un paso hacia atrás en el trabajo.

Microsoft en esta nueva suite ha introducido un nuevo motor de búsqueda muy similar a Google Search. Con este motor puedes buscar dentro de los correos, afinando así, el tiempo que se pierde al buscar algo en la gran selva de correos que se llega a tener. Esta opción evita tener que requerir de programas de terceros como Copernic Desktop, muy usado para las búsquedas exactas en correos.

Con esta nueva suite han mejorado en parte herramientas muy usadas por las empresas, pero se pude decir que sus mejoras no han sido originales por lo que les hace andar dar un paso frustrado con respecto a sus competidores. Microsoft tiene consigo una buena parte del mercado pero debemos empezar a ver otros horizontes dentro de este mercado bastante anclado, más baratos e igual de aptos para trabajar, como pueden ser Gmail de Google o Mail de Apple.

Más información | Outlook 2010
En Tecnología Pyme | Outlook se incluirá en el Office para Mac en 2010
Imagen | Officedeveloper

Es interesante sobre todo en las redes de ámbito profesional, como LinkedIn, e incluso hubiera sido recomendable que incluyeran a Twitter, que aunque nos permite enviar mensajes directos a veces se queda un poco corto con sus 140 caracteres a pesar de sus múltiples recursos y la versatilidad de la aplicación de Microblogging.

De momento las redes donde está disponible, a parte de LinkedIn serán Facebook y MySpace, más orientadas al ocio que hacia la empresa, aunque muchas empresas tienen sus cuentas corporativas sobre todo en Facebook a través de las que nos ofrece información de sus productos. Es en estos casos cuando podemos ofrecer más información como valor añadido a alguno de nuestros seguidores de Facebook sobre algún producto concreto que consideremos de su interés.

Esta opción nos ofrece una forma cómoda de administrar nuestros contactos en las redes sociales con nuestra herramienta habitual de correo electrónico. Nos puede llevar a aumentar nuestra productividad y a manejar la lista de los usuarios interesados en nuestros productos y servicios aportándoles un valor añadido.

Vía | Genbeta
En Tecnología Pyme | Redes sociales profesionales, una oportunidad para las pymes

Desde luego me parece un movimiento muy interesante de esta empresa ya que aprovecha el cliente de correo de escritorio mayoritario como es Outlook, para facilitar sus servicios a través de él. Con sus características ya conocidas de limitación del mensaje a 140 caracteres, puede ser una poderosa herramienta de comunicación empresarial para ir al grano e ir eliminando la cantidad de correos que se envían y reciben a lo largo del día, que en muchos casos no llegan a esta cantidad de caracteres.

Además han sacado una aplicación para Windows Mobile, lo que nos facilita la comunicación en movilidad. Y lo añaden a los que ya tenía para iPhone y BlackBerry. Como anteriormente mantienen las opciones de uso gratuito o de pago, aunque creo que para el uso que se le daría en una pyme que no requiere administración sería la opción gratuita funcionará perfectamente.

Seguro que muchos de vosotros no encontráis utilidad a un servicio como éste, pero seguro que si comprobáis cuantos mensajes a lo largo del día se envían que no llegan a la longitud de 150 caracteres cambiareis de opinión. Para mi puede ser muy útil para empresas que tienen dispersas sus delegaciones y nos ofrece un buen recurso para mantener el contacto corporativo y seguro que además es un ahorro en las comunicaciones de las empresas.

Vía | Error 500
Más Información | Yammer
En Tecnología Pyme | Yammer, el Twitter para empresas

No es la primera vez que hablamos de los movimientos de Zoho (una suite de aplicaciones ofimáticas online) para facilitar la migración de los usuarios de Microsoft Office a su paquete de programas en Internet. En esta ocasión lo hacen ofreciendo un plugin para Outlook que permite mantener sincronizados los calendarios con el servicio que ofrece Zoho, permitiéndonos disfrutar de las posibilidades de tener esta información en la red (compartir la información con compañeros, clientes o proveedores) sin dejar de utilizar nuestro software habitual.

La sincronización es en dos direcciones, es decir, no importa si modificamos o añadimos datos en Microsoft Outlook o en Zoho, se verán automáticamente reflejados en ambos lugares. Se pueden sincronizar múltiples calendarios y la conexión está cifrada, algo casi imprescindible cuando hablamos de un uso profesional. Permite llevar al servicio de Zoho los datos de los que disponemos actualmente en Outlook y ofrecerán soporte para las versiones 2000, 2003 y 2007 de este programa.

Esta forma de utilizar los servicios “en la nube”, sean del proveedor que sean, en combinación con el software de escritorio tradicional, me parece una alternativa realmente interesante para empezar a explotarlos en la empresa. No dejamos de lado nuestro programa habitual, tenemos acceso local a los datos en caso de no disponer de acceso a la red y añadimos de forma sencilla la posibilidad de compartir y acceder a la información desde cualquier lugar. Todo ventajas desde mi punto de vista.

Vía | SaasMania
Más información | Zoho
En Tecnología Pyme | Zoho Business, colaboración web para empresas y Zoho facilita la migración desde Microsoft Access

Google parece convencido de que su suite de aplicaciones de comunicación y colaboración, Google Apps, tiene mucho que decir en los entornos profesionales, y están intentando hacer todo lo posible para que las empresas que se planteen el cambio lo tengan lo más sencillo posible. La última herramienta que han lanzado permite utilizar Google Apps desde Microsoft Outlook, una de las herramientas más empleadas para gestionar correo electrónico, contactos y calendarios en la empresa.

La idea de esta nueva utilidad, un plug-in para Outlook, es permitir a los usuarios habituados a Microsoft Outlook utilizar este programa para gestionar el correo electrónico, los calendarios y los contactos de Google Apps, así como migrar los datos existentes en Outlook (o Microsoft Exchage) al servicio de Google. Está disponible para todos los clientes de la versión Premier de Google Apps.

No es un mal movimiento por parte de Google que intenta potenciar la versión de pago de su servicio facilitando la incorporación de los usuarios del sistema probablemente más extendido. El “¿qué hago con la información que tengo?” es una de las barreras importantes a la hora de decidirse por un cambio de este estilo, y con el lanzamiento de esta utilidad la eliminan de un plumazo, facilitando tanto moverla de un servicio a otro como seguir utilizando la interfaz a la que muchos usuarios están acostumbrados.

Google Apps me parece un gran servicio, pero tal vez excesivo para buena parte de las empresas más pequeñas (al menos en su versión de pago), para las que hay alternativas más económicas sin tantas funcionalidades que les permiten cubrir perfectamente sus necesidades. No todo el mundo busca compartir calendarios, agenda y disponer de un servicio de correo tan potente, pero si surge la necesidad bueno es saber que ahí está para utilizarlo. Os dejo con un vídeo (en inglés) elaborado por ellos que presenta el escenario de uso típico en el que podemos sacar provecho a esta utilidad de sincronización.

Vía | Error 500
Más información | Google Apps