Tenemos que ser consciente de las limitaciones que nos pueden dar las hojas de cálculo y los procesadores de texto. Muchas veces vemos en la flexibilidad de estas herramientas la solución a todos nuestros problemas, pero a la vez se genera una resistencia al cambio que pueden hacer que dejen de ser productivas o pasen el punto de inflexión de la curva de productividad.

Esto ocurre generalmente cuando la herramienta llega a su límite de esfuerzo, y me explico. Toda herramienta es útil para un propósito. Pero llegado un límite la herramienta y su mantenimiento comienza a darnos más trabajo del que nos ahorra. Además llegados a este punto dependemos en exceso del factor humano, un pequeño fallo puede provocar un problema importante para todo el funcionamiento de la empresa.

Pongamos por ejemplo una cafetera eléctrica, como la que todos podemos tener en casa. Es ideal para un ámbito doméstico. Ahora trasladar esta cafetera a vuestra empresa, donde tiene que dar servicio a 40 personas diariamente que se toman dos cafés. Sirve perfectamente pensaréis, pero si además quiero que me saque un informe de cuantos cafés se preparan al día detallando si estos son solos, cortados, largos o cortos de cafés y a mí un menta poleo, aquí la cosa cambia. La herramienta ha dejado de ser útil.

No se trata tampoco de invertir cantidades desorbitadas para las empresas, sino de buscar una solución adecuada para nuestra empresa. Asesorarnos bien, a ser posible con un consultor independiente, alguien que luego no nos implante la solución que nos ha recomendado, sino que busque la mejor para nuestra empresa.

Pensar en que supondría un fallo con vuestras herramientas ofimáticas, ¿perdemos 60 euros, 600 o 6000? Esta es la cuestión que debemos resolver y en función de la respuesta mirar en qué medida podemos invertir en una solución tecnológica que nos ayude a mejorar los procesos productivos de nuestra empresa. ¿Cuánto dinero se ha perdido en las empresas porque a alguien se le fue una línea de la hoja de cálculo?

En Tecnología Pyme | La tiranía de la hoja de cálculo
Imagen | Ivan Walsh

De hecho, en Google piensan que van a llevar a un nuevo estadio de funcionalidad a su suite de aplicaciones que llevará a las empresas a permitirse abandonar Microsoft Office y adoptar la solución de Google sin mayores contratiempos. Esto ya son palabras mayores, sobre todo porque creo que es una visión poco realista de la situación del mercado y del grado de dependencia que tienen las empresas respecto a MS Office.

Estas declaraciones por parte del responsable de división corporativa de Google, Dave Girouard, me parecen fuera de lugar, por lo menos en lo que se refiere al tejido empresarial en nuestro país. Google Docs, hoy por hoy, tiene un grado de penetración en la pyme bastante bajo, que va creciendo poco a poco, pero muchas empresas ni siquiera lo conocen, ni saben como funciona.

Puedo estar de acuerdo con que Google Docs puede llegar a sustituir MS Office para realizar las tareas básicas ofimáticas de las empresas, tal y como ellos lo plantean, pero también en este sector tienen competencia con programas ofimáticos de escritorio gratuitos que pueden cumplir con esta misión, como OpenOffice o Lotus Symphony, que están mucho más maduras que Docs.

También tendrá que pelear por imponerse en la computación en la nube con Zoho, que ofrece grandes soluciones y muchas más funcionalidades que Google y mejor enfocadas para el mercado de la pyme, o Acrobat que nos pueden plantear una alternativa diferente apreciada para ciertos nichos de mercado por su vistosidad y lo bien enfocada que está visualmente.

Creo que debemos ver estas declaraciones dentro de la guerra abierta que van a mantener Microsoft por imponerse como grandes empresas. Hasta sus intereses eran divergentes, pero los últimos movimientos de Google han dado han provocado que los intereses de ambas choquen frontalmente, el lanzamiento de Chrome OS promete ser interesante a la hora de ver como se posicionan ambas empresas y que resulta de esto para las empresas.

En dos o tres años puede que todo el estatus que conocemos hasta hoy haya cambiado, sabemos donde empiezan la carrera ambas empresas pero no donde estarán cuando el enfrentamiento entre ellas haya acabado. Ya lo hemos vivido con otros competidores de Office, como WordPerfect, muy implantado en el pasado en el mercado y hoy prácticamente en el olvido.

Vía | The Inquirer
En Tecnología Pyme | ¿Google Docs amenaza a Microsoft Office?

Una de las cuestiones que más llama la atención es el aumento en algo más de un año, puesto que la aterior encuesta de estas características que tenían era de Julio de 2007 y las empresas que usaban Google Docs eran el 5%, por lo tanto en poco más de una año Google Docs ha tenido un crecimiento en el mundo empresarial muy importante y de seguir con esta tónica si sería posible que amenazara a Microsoft Office.

Pero una cosa es convivir con Microsoft Office y otra distinta es sustituirlo. En este caso me inclino a pensar que tendrá que pasar mucho más tiempo para que una empresa decida utilizar únicamente Google Docs como aplicación ofimática. Además Google Docs tiene todavía un largo camino de desarrollo que resolver y mucho que mejorar aunque tiene buenos mimbres.

Por otro lado, algo me dice que cuando aparezca el próximo año la versión en la nube de Microsoft Office 2010. Aquí creo que las empresas se lanzarán a utilizar esta nueva suite con la que no tendremos ningún problema a la hora de que nos respete los formatos de nuestro Office de escritorio, pero si no tenemos demasiadas exigencias en este aspecto podemos optar por casi cualquier suite ofimática.

Hoy por hoy creo que no es el momento de abandonar la ofimática de escritorio y menos todavía si otras aplicaciones como pueden ser nuestros ERP o CRM hacen uso de éstas, con lo cual se convierten en imprescindibles. Además, hoy por hoy sustituir MS Office puede convertirse en una tarea difícil. Eso sí, si lo conseguimos tendremos la libertad en nuestra empresa para optar casi por cualquier opción, incluida OpenOffice y los ahorros correspondientes en sus licencias.

Y vosotros en vuestras empresas, ¿abandonaríais MS Office por Google Docs? ¿buscaríais otra alternativa de escritorio como OpenOffice? ¿Tenéis problemas con los documentos creados en MS Office al abrirlos con otros programas? Nos interesa conocer vuestra opinión en este aspecto.

Vía | IDC
En Tecnología Pyme | Office Web Applications, Microsoft apuesta por el SaaS

Y seguimos con novedades acerca de Outlook, en este caso acerca de su uso en una plataforma a la que hasta ahora le estaba vedada, Mac OS X, ya que Microsoft ha anunciado la inclusión de este programa en su próxima versión de Mac Office, disponible en 2010, facilitando de esta forma un poco más la vida a los usuarios profesionales del sistema operativo de Apple que necesitan utilizar este software en su trabajo diario.

Cierto es que actualmente disponemos de opciones, incluso de la propia Microsoft con Entourage (al que reemplazará), más que suficientes para poder cubrir las funciones que ofrece Microsoft Outlook, pero para los acérrimos de este programa es una buena noticia saber que van a disponer de una versión diseñada desde los cimientos para Mac, que ofrecerá una compatibilidad y similitud de uso todavía mayor de la que disfrutaban hasta el momento con las alternativas que tenemos en el mercado.

Queda claro que los de Redmond no quieren que Office, uno de sus productos estrella, pierda cuota de mercado de ninguna de las maneras, y ofrecer Outlook con el resto de la suite de Office para Mac es un paso en la dirección correcta, que demuestra una apertura de miras de la que no le vendría mal una buena dosis a la compañía de la manzana, todo sea dicho. Buenas noticias sin duda para todas las empresas y trabajadores para los que la falta de este software era un inconveniente para el cambio de sistema operativo.

Vía | Applesfera
Más información | Microsoft (Nota de prensa)
Foto | Command-Tab (Flickr)

No es una mala estrategia ya que de esta forma se consigue que los usuarios se van acostumbrando a trabajar con ella y cuando tienen necesidad de una solución de CRM, o de proyectos o de repositorio centralizado pues acudirán a soluciones que ya conocen en la nube como las propuestas por Zoho. En este sentido se han implementado el complemento para Sharepoint, para conseguir una colaboración en tiempo real de varios usuarios editando el mismo documento en tiempo real y de forma colaborativa. Integra lo mejor de Sharepoint y lo mejor de la colaboración en la nube de Zoho.

Otra de los complementos que han desarrollado ha sido el de Microsoft Office que permitirá trabajar offline con la suite de Zoho. El complemento permitirá trabajar sin conexión a la red en hojas de cálculo y documentos de texto, y se reflejan instantáneamente si se trabaja en línea o se guardan si estamos trabajando fuera de línea. Al igual que antes nos facilita lo mejor de ambas plataformas.

Por último otro de los complementos que han aparecido es para ayudar a integrar Microsoft Office con Zoho CRM para aumentar la productividad ayudando a crear documentos de combinación de correspondencia como cartas modelo, etiquetas de dirección, etc. sobre la base de datos que tenemos en Zoho CRM. Una buena ayuda para integrar nuestro gestor de clientes con nuestro gestor ofimático. Parece que la estrategia de precios bajos e integración con la suite más utilizada pueden darle primero más publicidad en el mercado empresarial y con ello aumentar su cuota de mercado poco a poco. Veremos cual es es siguiente paso de esta empresa.

Más Información | Zoho
En Tecnología Pyme | Zoho CRM, aplicación para gestión de clientes online

Programas para editar textos, hojas de cálculo, realizar presentaciones y demás funciones vinculadas con las suites ofimáticas tenemos para dar y vender, pero por una u otra razón el Office de Microsoft sigue estando en la cresta de la ola en cuanto a número de usuarios. Utilizar alternativas a este paquete de programas es en teoría muy sencillo, pero ¿realmente podemos prescindir de Microsoft Office?

Como hemos dicho las alternativas están ahí, OpenOffice y todas sus variantes, servicios de ofimática online como Google Docs o Zoho, los productos de Apple u opciones menos populares pero también disponibles. Todas pueden hacer prácticamente lo mismo (algunas más y otras menos) y son en teoría compatibles con los documentos generados por el software de Redmond, pero sólo en teoría.

Ayer estuve haciendo algunas pruebas con un documento de texto y una hoja de cálculo, ambos creados con la suite de Microsoft. Documentos sencillos, sin muchas florituras, macros ni nada por el estilo, pero con un cierto formato que necesitaba respetar. Acabé utilizando Word y Excel. Ninguna de las alternativas respetó el formato original (y probé con OpenOffice, Google Docs, Zoho, Numbers y Pages). Pueden abrirlos, sí, editarlos también, pero el resultado difería considerablemente del original.

No pienso que haya que achacárselo a estos programas, si no a que uno hace determinadas cosas a su manera (como insertar una imagen, por ejemplo), y de una forma que los demás no pueden “emular”. Como la mayoría de empresas con las que trabajo utilizan los programas de Microsoft, no me queda más remedio que mantener una copia en la recámara para cuando me encuentro con una situación como la que os describía en el párrafo anterior.

¿Podemos prescindir de Microsoft Office? Pues de momento tengo que concluir que no, sobre todo por falta de compatibilidad total entre los documentos generados por éste y el tratamiento que hace de ellos el resto de opciones disponibles. Se ha avanzado mucho, muchísimo en poco tiempo en este aspecto, pero todavía no tengo la seguridad de poder eliminarlo de mi disco duro o ahorrarme la licencia para un nuevo ordenador, espero que el tiempo lo remedie.

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El ciclo de vida del software de Microsoft suele ser de 10 años en los cuales la empresa sigue sacando actualizaciones y da soporte a la aplicación. En julio se cumplen esos 10 años y todo apunta a que se emitirá el último boletín de seguridad y se terminará el soporte de este software. Esto no significa que nuestro programa de edición de textos o nuestra hoja de cálculo dejen de funcionar, sino que simplemente dejarán de emitirse parches de seguridad y si se descubre alguna vulnerabilidad crítica nueva no le dará solución.

Sin embargo cuando utilizamos un software que ya ha sido descontinuado suele ocurrir que los ataques de virus y de software maligno dejan de ser tan frecuentes por la simple razón de que nuestra versión es utilizada ya por una minoría de gente aunque en su día fuese muy popular. Así que por ese lado habría que estar atento pero podríamos usarlo todavía con tranquilidad.

De todas formas sería aconsejable ir pensando en un cambio ya sea a una nueva versión de Microsoft Office o a OpenOffice si no se pueden adquirir nuevas licencias, o dar el salto a la nube a cualquiera de los programas que nos pueden facilitar la tarea en este sentido, aunque no sean tan completos en la edición, por el momento, como los programas de escritorio. Resumiendo, se acaba el soporte y tendremos un producto descontinuado con algún que otro riesgo, pero si hasta ahora nos ha sido útil podemos seguir utilizándolo sin problemas. Si queremos cambiar a un producto más reciente, opciones desde luego no nos faltan…

Vía | CIO

Esta integración es similar a la que se produce con Office Live Workspace pero para muchos de nosotros no es la herramienta más adecuada en la nube y nuestras empresas ya se integran tanto con los servicios que nos ofrece Google que no es interesante cambiar a otra suite ofimática en la nube. Si de algo adolecía Google Docs era de una mejor integración con Microsoft Office que nos hiciera más cómodo el envío de documentos a la nube y trabajar en local con ellos directamente.

Offisync resuelve todos estos inconvenientes y nos ayuda a gestionar y editar documentos con todas las funcionalidades de nuestro Office en local y luego volcarlos a la nube sin cambiar de pantalla. Funciona correctamente con Office 2003 y 2007 así como para Windows XP o Vista. Por lo tanto ya no hay excusa para empezar a pasar documentos a la nube en vuestra empresa si sois usuarios de ambos servicios. Eso sí, necesitaremos tener instalado .Net Framework 3.5 para que nos funcione correctamente. Esta actualización ha salido recientemente así que lo normal será que no esté instalada de momento en vuestros equipos.

En cuanto a los inconvenientes son los propios de lo específico de la solución. Es decir, sólo sirve si utilizas Office y Google Docs. Si por ejemplo eres de los que prefieren la solución de Zohoo para trabajar en la nube, no conseguirás la integración deseada. Este tipo de soluciones ya llevan un tiempo implantadas en OpenOffice que nos permiten subir directamene los documentos a la nube ya sea a Google Docs o a Zohoo y se intregra correctamente con OpenOffice.

Para concluir se trata de una buena solución para aquellas empresas que ya están trabajando en la nube con Google Docs y utilizan Microsoft Office. Me ha gustado la facilidad de uso y como se integra con Office y la parte que menos me gusta es que no nos ofrezca lo mismo para la suite de Zooho, que a mi entender es más completa y funcional, sobre todo para las empresas, que Google Docs que en este campo no es la mejor opción para la empresa.

Vía | Genbeta
Más Información | OffiSync

Bueno, planteada la situación en la entrada anterior vamos a ver cuál es el software que necesitamos y a elegir entre las opciones que nos ofrece el mercado. Vamos a citar productos concretos, lo que no quiere decir que sean mejores o peores que otros, la intención es facilitar el tema de poner un precio real, más que decir“elige éste”. Lo importante son las ventajas o inconvenientes que tiene cada modelo en el caso concreto que nos ocupa.

Cuatro son los ámbitos que vamos a valorar: los sistemas operativos, el software ofimático, el software de gestión integral y el antivirus que utilizaremos. La idea, más que apretar costes, es encontrar dentro de lo posible un equilibrio entre funcionalidad, coste y facilidad de uso y mantenimiento. Priorizar el precio sobre los otros factores (que no descuidarlo) es tirar el dinero a la basura.

Sistema Operativo

Aquí tenemos la primera decisión importante, que en nuestro caso va a ser Windows Vista Business. Teníamos la opción de decantarnos por una distribución Linux, pero al estar incluido en los equipos que tenemos pensado adquirir y ser un sistema con el que los usuarios ya están familiarizados (tenemos muchos cambios por delante, cuanto más fácil se lo pongamos mejor), junto con un mejor soporte para este sistema por parte del fabricante que hemos elegido, han inclinado la balanza a su favor. El precio de las licencias OEM está sobre los 100 euros por unidad, aunque puede variar dependiendo del lugar donde adquiramos el equipo. Dado que vienen incluidas con los ordenadores que hemos elegido, las imputaremos junto con éstos.

Software ofimático

La elección está clara para mí en este caso, OpenOffice, software de código abierto. El único problema que le he encontrado a esta suite en mi trabajo habitual es el enlace con otro software de gestión que utilice la alternativa de Microsoft para generar informes en Excel o Word, por ejemplo. Para el resto de funciones OpenOffice es una solución perfectamente válida y su manejo, la ubicación de las opciones y menús, es prácticamente idéntico al que nos encontramos en el Office de Microsoft, con lo que los problemas de adaptación en el caso de usuarios que vengan de utilizar éste son escasos. Nos estamos ahorrando alrededor de 200 euros por licencia en el caso de la versión para pymes del software de Redmond, que podemos invertir en otro lugar.

Software de gestión

Es una de las decisiones clave. Para esta empresa vamos a optar utilizar myGestión, otra de las aplicaciones revisadas en el blog, una solución que funciona bajo el modelo SaaS, software como servicio. La aplicación es lo de menos, podemos encontrar muchas otras con funcionalidades parecidas, la clave está en el modelo elegido, por varias razones que os expongo a continuación:

• Menos infraestructura: eligiendo una aplicación con la que vamos a trabajar “en remoto”, utilizando Internet, podemos prescindir de un servidor en local que la ejecute. Nos ahorramos el aparato, el sistema operativo necesario para que funciones y las licencias de acceso de los clientes en caso de optar por Windows para ello.
• Sencillez en la administración: recordad que no tenemos en plantilla ningún técnico, así que trabajando con este modelo nos quitamos de encima el tener que mantener en marcha la aplicación (y el servidor que la aloja), actualizarla y resolver los problemas que pudieran presentarse. Además nos olvidamos de la copia de seguridad de los datos críticos de negocio, los que manejamos con el software de gestión, de ello se encarga el proveedor.
• Sin inversión inicial: no vamos a entrar en el coste final de una solución u otra, habría que valorar a lo largo del tiempo si vamos a acabar gastando más con el sistema de pago por uso que adquiriendo una aplicación instalada localmente, pero lo que está claro es que de esta manera nos ahorramos el gasto inicial, ya que vamos a pagar una cuota por usuario y mes.

Elegimos en concreto myGestion por poner nombre y apellidos y valorar costes. Contrataremos los módulos de ERP para la gestión administrativa de la empresa, Contabilidad y CRM para la gestión de clientes. El coste mensual de acuerdo a las licencias que necesitamos queda de la siguiente manera:

Antivirus

En cuanto a la protección antivirus vamos a optar por Panda, en concreto por el producto Managed Office Protection, sobre todo porque nos permitirá externalizar la gestión del antivirus con un proveedor externo si lo necesitamos, además de proteger también a los ordenadores portátiles que van a utilizar nuestros comerciales. El coste de la solución varía según el número de años que contratemos. Elegimos una suscripción de dos años, que van a suponer un coste de 1.160 euros, que hay que pagar a tocateja. Combinaremos el antivirus con un firewall, pero vamos a optar por una solución tipo appliance, que comentaremos en el post siguiente y que quitará carga de trabajo a los ordenadores.

Si repercutimos el coste del antivirus a lo largo de los dos años que tenemos de suscripción y sumamos la cuota mensual correspondiente al software de gestión, nuestros únicos gastos directos en software, obtenemos unos gastos mensuales de software de 388’33 euros. Le hemos dado la vuelta a la empresa tecnológicamente hablando, así que no creo que el coste del cambio pueda esgrimirse como argumento en contra de la adopción de la tecnología.

No obstante, mejor no adelantarnos, puesto que todavía quedan bastantes aspectos por valorar y siempre es posible que hayamos dejado en el tintero alguna cosilla. Si es así, no os privéis en los comentarios, que para eso están.

En Tecnología Pyme | ¿Cuánto cuesta informatizar una empresa? (I)

Ya en este blog hemos hablado varias veces de OpenOffice.org; y como no si es la primer alternativa gratuita y compatible a Microsoft Office, para todos aquellos que no puedan (o quieran) pagar un licenciamiento en la suite ofimática de Microsoft.

También no hace mucho se escribió sobre Lotus Sympony, que era una variante de OpenOffice.org hecha por IBM. Hoy veremos otra variante más de OpenOffice.org, en este caso Go-OO (Go OpenOffice).

Go-OO es una bifurcación del software de OpenOffice.org que añade una multitud de características y optimizaciones a la suite original (creo esta de mas mencionar que es gratuita). Al ser una variante de OpenOffice.org, Go-OO (igual que su padre también es open source) ofrece los mismos programas que la suite de Sun Microsystems (Writer, Calc, Impress, Draw, Base, Math) pero con mejoras significativas. Las cuales mencionaremos a continuación.

Los desarrolladores de Go-OO han añadido soporte para formatos nativos de Microsoft Office 2007 sin la necesidad de instalar ningún plugin. También se cuenta con opciones de importación añadidas para soporte de gráficos vectoriales (SVG), Microsoft Works, o gráficos de WordPerfect. Se ha mejorado la interoperabilidad con Excel, soporte de macros VBA, mejoras de carga de EMF, y soporte de campos enriquecidos de texto.

Si se desea probar esta variante de OpenOffice.org se puede descargar el instalador (unicamente disponible en idioma ingles) de la plataforma operativa que utilice (soportados unicamente Windows y Linux), y posterior a ello utilizar el pack de lenguaje español para dejarlo al gusto.

La desventaja que podriamos referir a Go-OO, es que al depender de codigo fuente de OpenOffice.org, esta se desarrolla mas lentamente que la suite de Sun Microsystems, ya que debe esperar a que salgan nuevas versiones de OpenOffice.org, para trabajar por sobre su codigo y producir nuevas versiones de Go-OO. Así también no cuenta con soporte directo para Mac OS X.

Sin embargo, cabe mencionar que quienes trabajan con Go-OO como suite ofimática, han definido a esta como un OpenOffice.org reforzado y vitaminado; así que si usted o su organización ya utilizan OpenOffice.org para su trabajo cotidiano, y el mismo les ha resultado muy eficiente, les recomendamos evaluar Go-OO, es casi seguro lo preferirán por sobre la edición padre de OpenOffice.org

Sitio Oifical | Go-OO
En Tecnologia Pyme | Lotus Symphony, suite ofimática gratuita multiplataforma