Porque a la hora de la verdad le concedemos más importancia de la que tiene. Empezando por el inicio rápido, que se suele instalar por defecto para que a la hora de abrir cualquier programa ofimático no tarde tanto tiempo, pero sin embargo hace que el inicio del equipos vaya un poco más lento al tener que cargar dicho inicio rápido. En mi caso lo tengo desactivado, ya que muchas veces ni siquiera inicio el procesador de textos muchos días.

Además en muchos casos el trabajo se realiza sobre un número determinado de plantillas, que en muchos casos si disponemos de una buena intranet podríamos modificarlo directamente desde este espacio, de manera que guardemos el documento modificado, lo enviemos al departamento correspondiente o a nuestro cliente, etc.

El formato de los documentos ofimáticos

¿Significa esto que podemos prescindir de MS Office y buscar otro procesador? Pues depende, pero por lo general la incompatibilidad de los formatos de MS Office con otras soluciones impiden o dificultan a muchas organizaciones su adopción. No se trata de que los formatos o los documentos no se abran, sino que no mantiene el formato tal y cual se creó con MS Office con las otras soluciones.

No creo que fuera complicado, si se trabaja con plantillas y documentos tipo, crear plantillas para MS Office y para la otra suite que utilicemos en nuestra empresa, sea esta LibreOffice, Open Office, Lotus Symphony o Google Docs por citar algunos ejemplos. Otra cuestión es como integremos esta ya con nuestra intranet o nuestro ERP, que ya es más complicado mantener esta dualidad.

En ocasiones el problema viene por los documentos externos, que nos llegan de clientes, proveedores, etc. Si además de visualizarlos tenemos que realizar edición de los mismos puede resultar complicado. De todas formas una opción muy interesante para la edición básica de documentos más complicados que no nos funcionen con nuestra alternativa pueden ser las Office Web Apps, donde con nuestra cuenta online podemos subir y editar el documento.

El problema de todo esto es la productividad. Si queremos ser productivos o vamos a realizar un uso intensivo del procesador de textos, así como de la hoja de cálculo o la base de datos sin duda la mejor opción es MS Office. Todas las demás opciones nos obligarán en un momento u otro a realizar determinadas componendas que merman el resultado de nuestro trabajo. Aunque no sea el formato estándar, *.doc o *.docx son los más utilizados y con ellos tenemos que trabajar.

Depende del tipo de organización que tengamos, del uso que hagamos del los programas ofimáticos o de la integración que tengamos entre estos y nuestros programas de gestión o intranet si es importante para nosotros utilizar el procesador de textos convencional o podemos prescindir de su uso, tanto como para dejar de pagar licencia de MS Office.

En Tecnología Pyme | ¿Podemos prescindir de Microsoft Office?

Para ello es necesario tener instalado Excel 2010, además de Microsoft Visual Studio 2010 y NetFramework 4.0. Además deberemos tener instalado PowerPivot, un programa de Microsoft para trabajar en el entorno de Business Inteligence en las empresas y que si utilizamos otras herramientas de analítica seguro que es interesante para nosotros. Todas las herramientas podemos descargarlas de la web de Microsoft de forma gratuita en caso de no tenerlas ya instaladas en nuestro equipo. Una vez completados estos pasos podemos proceder a instalar Analytics para Twitter.

Se trata de una hoja de Excell en la que podemos realizar búsquedas de hasta cinco términos de forma simultanea ya sean estos #hastag, @menciones, palabras clave o usuarios del servicio. Las búsquedas se limitan a los últimos siete días y a un máximo de 1500 mensajes como resultado. Para muchas organizaciones más que suficientes.

Una vez que hemos introducido todos los términos de búsqueda tenemos que pulsar en la barra de menú la opción de PowerPivot y seleccionar la opción de actualizar. Después desde el menú de Excell tenemos que volver a actualizar todo y ya tenemos las estadísticas de los términos de búsqueda que hemos introducido. La verdad, que quitando el proceso inicial de instalación que puede ser un poco más engorroso, su uso es bastante sencillo.

Los resultados nos darán un gran volumen de información, de los mensajes totales, los que han sido retuiteados, las menciones, etc. Desde luego es una opción interesante que podemos utilizar en las empresas para mirar un poco más allá de nuestros propios datos, tal y como estamos acostumbrados.

Vía | gHacks
Más Información | PowerPivot
Descarga | Analytics for Twitter
En Tecnología Pyme | Visibli, interesante herramienta para el análisis de Twitter y Facebook

Trabajar de esta forma con varios documentos abiertos es mucho más cómodo que agrupados en las ventanas habituales. Cierto que con Windows 7 y las miniaturas es algo más descriptivo encontrar la ventana del documento al que queremos ir, pero aún así se hace más productiva la navegación por pestañas en los documentos ofimáticos.

Porque para trabajar podemos necesitar una presentación, un documento de texto donde redactar un informe o una hoja de datos. Tener estos tres documentos agrupados en tres pestañas de nuestro programa ofimático nos ayuda a pasar de uno a otro con mucha agilidad y poder realizar nuestro trabajo de forma más efectiva.

Un ejemplo de esta cuestión si queremos hacerlo con Ms Office es instalar Office Tab que nos implementará esta funcionalidad en nuestro programa ofimático. Esta cuestión necesita de un pequeño periodo de aprendizaje, pero una vez acostumbrados sin duda mejorará nuestra forma de trabajar.

Como ocurre en el caso de los navegadores web, tampoco debemos abusar del uso de las pestañas para evitar que lo que debe ser una ayuda a la productividad se convierta en un freno para la misma. Está claro que las alternativas que tenemos para MS Office quizás no son tan completas como las que nos ofrece Lotus Symphony, pero pueden ser una buena solución.

Más Información | Office Tab
En Tecnología Pyme | Sobrevivir a la multitarea utilizando varios escritorios

Este tipo de soluciones ya existían para MS Office en su versión 2007 que ya habíamos comentado en Tecnología Pyme y que supone una buena aplicación para empresas que no tengan un alto volumen de facturación. Nos permite emitir, archivar y firmar facturas electrónicamente de manera sencilla. Una opción que muchas empresas demandan a la hora de adaptarse a las nuevas normativas que obligan a facturar de forma electrónica a la administración.

Para poder trabajar con este complemento lógicamente necesitaremos tener instalado MS Office 2010 y Net Framework 4. La instalación es de lo más sencillo y simplemente tendremos que elegir si queremos instalar el complemento en Word, en Excel o en ambos programas.

Una vez instalados al abrir Word o Excel tendremos una entrada de menú más llamada OffInvoice desde donde podremos administrar todo lo relacionado con la facturación electrónica de nuestra empresa. Posee plantillas predefinidas para que nos sea más sencillo adaptarlas a nuestras necesidades. Así sólo tendremos que personalizarlas para que se adapten a las necesidades de nuestros negocios.

Las plantillas de las que dispone son de factura básica, rectificativa básicas, emitida por terceros y rectificativa emitida por terceros. El complemento nos permitirá firmarlas y validarlas electrónicamente en formato XAdES-EPES y XAdES-XL. Todas estas opciones son configurables de forma sencilla desde el panel de opciones de OffInvoice.

Una vez completados todos los campos y terminada la factura utilizamos la opción emitir factura que nos permitirá elegir el formato de salida del mismo, si desamos firmarla electrónicamente o emitirla para imprimirla en papel directamente. Acepta los formatos Facturae V 3.1 y V 3.2, UBL o CII además del papel tradicional. Por lo tanto nos permite dar a cada cliente la factura según sus necesidades sin mayores problemas para nosotros.

OffInvoice tiene una opción de búsqueda de facturas que nos permite buscar o seleccionar las facturas por fecha, cliente, estado, emisor o importe. Además en el apartado de configuración, además de los datos propios de la empresa podemos configurar donde guardará las facturas. Crea un organigrama de facturas recibidas, emitidas y borradores que podemos elegir guardar en nuestro ordenador, o en una unidad de red del servidor, por ejemplo.

A la vez podemos configurar el tipo de firma que va a aplicar, pudiendo elegir entre XADES-XL o XADES-EPES además del servidor que nos proporcionará el sellado de tiempo para la firma electrónica avanzada. En definitiva nos permite trabajar con la facturación electrónica se forma sencilla, práctica, con una curva de aprendizaje muy baja, puesto que muchos usuarios están acostumbrados a manejar Word o Excel y sin embargo les cuesta algo más adaptarse a un software de facturación.

Sin duda, tanto esta alternativa como FactOffice representan un buen motivo para adoptar MS Office en sus versiones de 2007 o de 2010. Una alternativa gratuita para todos aquellos que se lamentan de tener que adaptarse a la facturación electrónica y que no existan opciones asequibles para las empresas.

Más Información | Albalia Interactiva y Descarga
En Tecnología Pyme | FactOffice, gestiona facturas electrónicas desde Word

Se trata de documentos en formato PDF. Se trata de intentar suavizar el transito entre la versión del 2003 y la del 2010. Son guías sencillas de seguir sin muchas complicaciones, pero están en inglés. Aunque respecto a la migración desde Office 2007 se remite a las novedades de la versión 2010, ya que entienden que el cambio es mucho más suave.

Disponemos de guías que nos explican los cambios fundamentales en la nueva interfaz Ribbon para Access, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook y Word. Además tenemos a nuestra disposición guías más centradas en la interfaz Ribbon que nos pueden ayudar a que el cambio no merme la productividad, sobre todo en los primeros días.

Si vuestra empresa está pendiente de afrontar el cambio de una a otra versión ofimática sería muy recomendable que todo el personal que las utiliza revise las mismas antes de realizar la migración. Aunque no sea más que por un tema de evitar que el impacto del cambio se encuentren con todas las novedades de golpe.

Es cierto que a mucha gente le costará cambiar el modo de hacer las cosas, acostumbrarse a los nuevos menús, pero si queremos seguir trabajando con MS Office tarde o temprano tendremos que afrontar este proceso en nuestras empresas. La otra opción sería mantener MS Office 2003 como nuestra suite ofimática.

Más Información | Microsoft
En Tecnología Pyme | Evaluar el impacto del cambio a Office 2010

No vamos a entrar aquí quien tiene la culpa de que ambos formatos de archivos no sean totalmente compatibles y quién respeta el estándar y quién no. La cuestión es que hoy en día cuando se abre un documento creado con MS Office con OpenOffice y viceversa puede que existan ciertas variaciones sobre el formato original.

Por eso cuando se lleva a cabo una migración en una empresa de una a otra suite, que normalmente se produce para pasar a OpenOffice, tenemos que tratar de hacerlo todos a la vez, de manera que de un departamento a otro al pasar documentos y tratar la documentación interna de la empresa no se produzcan discordancias.

Siempre habrá necesidad de que alguien tenga una versión de MS Office, sobre todo si estamos constantemente tratando con documentación que nos envían de otras empresas, pero no es necesario que lo tenga cada uno de los empleados. El ahorro en costes de licencias puede ser muy importante. OpenOffice cumple con un 90% de las necesidades de las empresas.

No hay que ser radicales ni cerrar las puertas a MS Office sino que la inversión en licenciamiento debe ser cubierto en basa a una mejora de la productividad respecto a OpenOffice. Si el departamento de contabilidad necesita Excel no hay mayor problema en ponerlo, pero tiene que estar debidamente justificado en base a una necesidad real y una mejora de procesos.

Por otro lado, todo proceso de migración debe ir acompañada de una formación adecuada en el nuevo producto. Muchas veces las carencias de OpenOffice son más en formación de los usuarios que no encuentran como realizar tal o cual función que del propio programa. En este sentido la oferta formativa en OpenOffice es mucho más escasa que la que podemos encontrar con MS Office.

Podemos establecer pruebas pilotos en puestos específicos de cada departamento para ver que inconvenientes nos encontraremos en la migración y cómo salvarlos. Una vez estudiadas todas las ventajas e inconvenientes de la migración será el momento de decidir si la empresa saldrá ganando con el cambio o nos quedamos como estamos.

En Tecnología Pyme | Razones por las que las empresas no utilizan OpenOffice

Tengo la impresión que desde Microsoft se ha visto la nube y la posibilidad de trabajar con programas online como una opción que podía restarles usuarios para las tareas más básicas, no como una oportunidad de negocio ni un complemento que podría hacer mejor aún su suite de trabajo ofimático MS Office. Parece que quieren corregir el rumbo con MS Office 2010, que nos mejora la integración de suite ofimática y trabajo desde internet.

Para ello han buscado una mejor integración para poder exportar de forma sencilla los documentos una vez que estamos trabajando con MS Office 2010. Tenemos la opción de compartir que nos permitirá llevar el documento a distintos ámbitos dependiendo de donde necesitemos subirlo. En este sentido nos propone tres opciones para compartirlo:

• Skydrive, el disco duro virtual de Microsoft que nos permite almacenar hasta un máximo de 25 GB de datos, de manera que podemos tener nuestro repositorio documental para trabajar con documentos de forma sencilla en la nube. Además nos permitirá visualizar el documento online, editarlo (esta opción de momento no funciona), o descargarlo en local.
• Publicar en un Blog que ya estaba activada en MS Office 2007, y que no varía en su función. Es una función muy útil sobre todo para empresas que utilizan blogs corporativos, que bien configurado puede ahorrar mucho trabajo, .

• Publicar en Share Point, una opción muy interesante que han mejorado al integrar Share Point Workspaces en Office 2010 y que nos permitirá publicar de manera cómoda información en nuestro gestor de contenido corporativo.

Nos queda por ver como será la edición de documentos en la nube, opción que todavía no está disponible y que viene para hacer la competencia a otras opciones de trabajo en la nube como las que plantean Google o Zoho. Creo que Microsoft acierta con esta apuesta que es un valor añadido a su suite ofimática.

Más Información | Microsoft Office 2010
En Tecnología Pyme | ¿Google Docs amenaza a Microsoft Office?

Y digo que es una buena medida para las pequeñas empresas tener esta suite completa suponía un gasto quizás demasiado elevado para las prestaciones a las que le sacaban partido, fundamentalmente Word y Excel. Además de esta manera podemos utilizar sin ningún problema otras suites como OpenOffice o Lotus Symphony sin que ahora tengamos problemas de compatibilidad, tanto para recibir documentos como a la hora de comprobar como los visualizarían nuestros clientes.

Aunque viene con algunas funcionalidades reducidas, entendemos que no son precisamente las que demandan los usuarios a los que les serviría con esta versión de Office 2010 Starter que vendrá preinstalado en los equipos de fábrica. Es una versión que en principio no tendrá fecha de caducidad, por lo que será funcional durante la vida útil del equipo.

Para todos aquellos que necesiten algo más que un procesador de textos y la hoja de cálculo toca pasar por caja. La otra opción es combinar software gratuito, libre o no, y de pago, pero muchas empresas utilizan Access para sus bases de datos y hoy por hoy, aunque no sea un producto muy de mi agrado, no se ofrece una alternativa decente en OpenOffice, por lo menos a nivel de funcionalidad y sencillez de MS Access. Por otro lado garantizan compatibilidad completa con los formatos OOXML, ODF y de Office 97 a 2003.

El movimiento de Microsoft ha sido muy inteligente a la hora de evitar que sus competidores le coman terreno. Y no sólo hablamos de OpenOffice, sino también de las alternativas que tenemos de edición de documentos en la nube de la mano de Google o Zoho, que son una amenaza para los usuarios interesados en las labores básicas de edición puesto que cumplen cada vez mejor con las necesidades de dichos usuarios.

En Tecnología Pyme | Office 2010 estará disponible en Junio

Podemos descargarnos la versión beta desde la página de Microsoft y podremos ver las diferencias entre nuestro actual versión y la nueva versión. Dependiendo desde donde cambiemos tendremos más o menos diferencias, puesto que no será lo mismo cambiar de versión desde Office 2000 o desde su versión de 2007. Para las más antiguas tendrán en contra el cambio de interfaz que supone, lo que llevará un periodo de adaptación.

Pero la migración no sólo tendrá un impacto en la forma de trabajar de nuestros empleados mientras se adaptan a la nueva interfaz, sino que también tendrá un impacto en nuestros sistemas que conviene evaluar. Muchas veces podemos llevarnos sorpresas y ver que con la nueva versión nuestro ERP o CRM resulta que no me exporta tal o cual dato a la hoja de cálculo como lo hacía antes.

Pero es que además nos ayudará a conocer que versión es la que realmente nosotros necesitamos en nuestra empresa, así como conocer la posibilidades de programas que están incluidos en las versiones superiores, como puede ser el caso de SharePoint WorkSpace, o InfoPath para realizar formularios si no utilizamos una intranet con SharePoint o realizamos formularios a nivel interno en nuestra empresa con esta herramienta.

Para ello una buena opción de prueba son las máquinas virtuales que nos permitirán comprobar que no tendremos problema en nuestros sistemas a la hora de implantar una nueva versión de este software. Esta opción se convierte en imprescindible cuando en nuestra organización trabajamos con bases de datos Access o con hojas de Excel que tengan características avanzadas. No supondrá para nuestra organización mucha tarea y si que tendremos la tranquilidad de saber a que nos enfrentamos en el caso de una actualización.

Otros programas que tenemos disponibles también para su evaluación son Projects 2010 y Visio 2010, dos soluciones de las que hablaremos un poco más detenidamente en sucesivas entradas, para centrarlas entorno a las empresas para las que pueden ser interesantes. El trabajo de evaluación que deberemos llevar a cabo dependerá mucho del grado de integración de este sistema en nuestra empresa y su relación con otro tipo de software que tengamos en uso. Desde luego es un buena oportunidad de comprobar la oportunidad del cambio para nuestras empresas.

Página Oficial | Microsoft Office 2010
En Tecnología Pyme | Office 2010 estará disponible en Junio

Para que las ventas de Office 2007 no se resientan como ocurre cuando va a salir una nueva versión de forma inminente Microsoft nos informa que las copias de Office 2007 adquiridas entre el 5 de Marzo y el 30 de septiembre de este año podrán actualizarse online de forma gratuita a Office 2010, cuando esta versión esté disponible. Si se desea un soporte en DVD tendrán que pagar un pequeño recargo extra.

Además conviene recordar que esta versión de Office 2010 incluirá una versión Starter que ya vendrá preinstalada con el los nuevos ordenadores. Es esta una versión recortada que incluye sólo Word y Excel además de publicidad. Seguro que no es la versión idónea para las empresas pero muchas lo agradecerán para equipos en movilidad que no necesitan tanto un paquete ofimático completo.

Las versiones de Office Home y Student 2007 se actualizarán a las versiones homónimas en 2010, mientras que las versiones Office Standard 2007 y Office Basic 2007 podrán actualizarse a las versiones Home y Business 2010 respectivamente. Por último, los que opten por las versiones Office Small Business 2007, Office Professional 2007 y Office Ultimate 2007 también podrán actualizarse a sus equivalentes de 2010. Todo ello se realizará a través de la herramienta Office Lineup para la actualización online.

Por último hay que reseñar que existe un límite de 25 actualizaciones gratuitas por cliente, así que si tenéis que renovar todos los equipos de vuestra oficina es recomendable tenerlo en cuenta a la hora de valorar si conviene o no esperar hasta Junio a la hora de comprar la nueva versión si excedemos dicho número de licencias.

Más Información | Office 2010
En Tecnología Pyme | Microsoft Office 2010, lo que nos espera