Todos necesitamos cada vez más movilidad para nuestro trabajo; buena paradoja. Una utilidad a tener en cuenta puede ser: OWA, el aliado de la movilidad. Sistema anexo al archiconocido gestor de correos del gigante Microsoft Exchange.

Con Outlook Web Access (OWA) tenemos un acceso al correo vía Web. Dejándonos una interfaz similar a la del paquete ofimático de Microsoft, hasta el punto de dar otro significado al botón derecho del ratón dentro de una Web, pudiendo hacer lo mismo que en el gestor de correos Outlook. Con esta opción podemos dotar de libertad a los trabajadores y acercar más el modelo del teletrabajo a día a día.

El sistema Exchange de Microsoft no es un conjunto de aplicaciones fáciles de administrar, ni baratas. Su distribución está vinculada a Pymes bien consolidadas con un número de empleados importante. Dentro de este tipo de empresas podemos ver como los comerciales o personal externos son los que más se benefician de esta opción.

Activar OWA es una buena opción para el departamento IT y, sobre todo, para aquellos que requieran movimiento dentro de la empresa para atender a otros departamentos. Esta movilidad también la podemos encontrar en dispositivos móviles con capacidad de navegar, ya que OWA es una Web con toda la información que nos ofrece Outlook; y en iPhone ya que enlaza sin problemas con Exchange.

Este apartado del sistema Microsoft Exchange es realmente útil y revolucionario. El coste del producto se adapta a las necesidades de la empresa; con la herramienta Exchange 2010 ROI Tool introduces unos parámetros de números de buzones que tienes, tamaño de los mismos, si estás o no clusterizado, si tienes cobertura contra desastres, tamaño de archivos y también metemos parámetros de coste de licenciamiento de productos y te hace un cálculo orientativo en un informe HTML que saca en tres columnas comparando para los parámetros metidos, para Exchange 2003, Exchange 2007 y Exchange 2010.

Más información | Microsoft Exchange Exchange 2010 ROI Tool
En Tenología Pyme | 10 razones para migrar a Exchange 2010
Imagen | Pcsiteuk

La elección depende en gran medida del tamaño de nuestra empresa. No es lo mismo una empresa de 200 empleados, que una empresa de 20 a la hora de gestionar el correo. Posiblemente una empresa de 20 empleados no necesite Exchange, pero tampoco Google Apps, si ya tienen una página corporativa que les ofrece con su alojamiento servicios de correo como valor añadido. Es una cuestión de equilibrio de recursos.

Exchage es un gran servicio para la empresas. Además podemos gestionarlo integrándolo con otras aplicaciones de servidor de Windows, de manera que la productividad a la hora de trabajar de nuestros empleados puede ser muy alta. Pero Exchange también exige además de la licencia del software un mantenimiento adecuado. Filtros antispam, control por parte del antivirus, copias de seguridad, etc.

En definitiva se trata de una serie de recursos y de horas que debemos dedicar a lo largo del año para mantener nuestro servicio de correo. Tenemos que cuantificar estos recursos para traducir el precio por cuenta que nos genera Exchange. Este tiene a ser más bajo cada vez que el número de cuentas aumenta. Es decir, el coste de mantener el servidor para alojar 100 cuentas será muy similar al coste si mantenemos 200 cuentas.

¿Qué nos ofrece Google Apps? Pues nos ofrece cuentas de correo por 40 euros por usuario y año, por lo que el coste para 100 usuarios sería de 4000 euros al año y si tenemos 200 cuentas el doble. Aquí a mayor número de cuentas mayor coste. Con esto tenemos una disponibilidad garantizada del servicio del 99,9%, difícil de alcanzar con nuestro propio servidor sin redundancia, lo cual implica más costes.

Tenemos 25 GB de espacio de almacenamiento, interoperabilidad con BlackBerry y Outlook, Google Docs, Sites o Calendar, de manera que trabamos en la nube con nuestras aplicaciones siempre disponibles y desde cualquier ubicación. Además integramos los correos bajo nuestro propio dominio y nos ofrecen herramientas para llevar a cabo la migración desde Exchange de forma sencilla.

Además tenemos la garantía de mantener el spam a raya, puesto que los primeros interesados en ello es el propio proveedor de servicios. Los ahorros en programas antispam y mantenimiento de la aplicación de correo combinados con la alta disponibilidad del servicio pueden compensar la inversión realizada con creces. Dependerá de cada organización saber qué es más conveniente para su organización.

Desde luego para el espacio que ocupan las pymes puede ser una buena opción a Exchange, aunque quizás una opción más económica sería contratar mayor tamaño a las cuentas de correo que nos ofrecen los proveedores de hosting de nuestra web, que suelen darnos entre 10 y 100 cuentas cuando contratamos dominios y alojamientos aunque con una capacidad de almacenamiento más baja. Y vosotros ¿cómo lo veis en vuestras empresas? ¿Cuál es la opción más adecuada para vuestra organización?

En Tecnología Pyme | Google ofrece herramientas de migración de correo de Outlook a Gmail

A menudo las empresas necesitan convencerse de que la evolución en los sistemas es algo positivo. En el mundo TI existe la frase: si funciona, no lo toques. Da la sensación, que lo nuevo puede intervenir de manera negativa en la evolución de la empresa. Por ese motivo, os presentamos 10 razones para migrar a Exchange 2010.

Los responsables de Microsoft han mejorado de buena manera las opciones de Exchange 2010. Han contemplado, algo tarde, la tarea de virtualización, datos en la nube, coste del servicio por avería y mayor facilidad para compartir el calendario, entre varias opciones más.

Los responsables de Microsoft han creado un sistema para compartir información muy completo y complejo, lo siguen mejorando y adaptando a las necesidades de las empresas. Su precio varia dependiendo del número de personas que trabaje en la empresa o se les quiera dar servicio. Debemos contactar con un Partners intermediario, y lo podemos encontrar desde 229 €. En su Web podemos encontrar una versión de prueba. Como alternativa podemos ver la herramienta de Google para migrar datos a sus aplicaciones.

Más información | Exchange 2010
En Tecnología Pyme | Gestionar el correo con proveedores externos o con Exchange
Imagen | Msdn

Se trata de un nuevo intento por hacer más eficiente la gestión del correo electrónico para las empresas que optan por una gestión propia de este servicio. Entre las principales novedades con las que cuenta cabe destacar un nuevo motor heurístico y anti-spam que promete mantener un nivel de detección del 99%, lo que de cumplirse no está nada mal.

La gran ventaja de este tipo de soluciones es la administración centralizada a través de la consola Panda AdminSecure, que permitirá el filtrado del correo a los administradores (remitente, destinatario, asunto y texto) y a la vez analiza los mensajes que utilizan protocolos MAPI, POP3, IMAP, SMTP y es capaz de analizar HTML adjuntos a los correos.

La actualización será gratuita para los que actualmente tengan en marcha esta solución. Veremos en que medida cumplen los objetivos planteados a la hora de filtrar el spam que tantas pérdidas provoca hoy en día en las empresas, y razón por la cual muchas se plantean externalizar sus cuentas de correo.

Más Información | Panda
En Tecnología Pyme | Gestionar el correo con proveedores externos o con Exchange

El correo basura no es un problema exclusivo del correo electrónico, sino que también afecta a redes sociales o comentarios en páginas web corporativas o para venta online. Pero por la importancia que tiene el correo electrónico en las empresas es en este ámbito donde se pueden producir los mayores problemas para las pymes y con ello las mayores pérdidas económicas por el spam.

Vamos a intentar ofrecer una opción para microempresas, pequeñas emrpesas y medianas empresas, puesto que en este caso el tamaño si importa a la hora de optar por una u otra opción:

• Las microempresas no les merece la pena gestionar el correo con Exchange, puesto que les supondrá más gasto su administración que contratar un dominio, aunque ni siquiera tengan página web, al que asociar las cuentas de correo. El gasto anual no supondrá un quebranto para la economía de la empresa y la imagen que ofrecerán será mucho mejor. Será el proveedor el que se encargue de frenar el spam y en este sentido no suele haber grandes problemas.
• Las empresas pequeñas, entre 10 y 50 empleados, creo que también la opción mencionada anteriormente es la mejor para su organización. Si tenemos nuestra web alojada en un proveedor externo no nos supondrá ningún inconveniente, puesto que por lo general tienen cuentas de correo asociadas al servicio y suele estar incluido en el precio.

• Las empresas de mediano tamaño, entre 50 y 100 empleados son las que pueden tener dudas entre gestionar ellas mismas el correo con su propio servidor de correo o buscar un proveedor externo. En este caso, lo recomendable es analizar todos los costes que nos supone. Y mirar en que grado nuestra empresa está integrada con productos de Microsoft y nos beneficia tener nuestro correo Exchange. Aún así, muchos proveedores externos nos ofrecen la gestión de cuentas de correo Exchange, desde unos 10 euros al año donde se encargarán de frenar el spam y no perderemos las ventajas para nuestra organización de este tipo de correo.

No es una cuestión fácil para las empresas, pero hoy en día, para las pymes es más conveniente gestionar el correo de forma externa, más económico y sobre todo más eficaz. Además, poco a poco vemos como las grandes empresas y corporaciones buscan también por esta vía una gestión más eficaz del correo electrónico y se ofrecen herramientas para que el cambio sea más sencillo. Os toca a vosotros evaluar cómo se gestionaría mejor el correo.

En Tecnología Pyme | Seguridad en el correo electrónico: cómo combatir el spam

También junto con este lanzamiento se presentó Forefront Protection 2010 que ayudará a los clientes de servidor de Exchange a mejorar la protección de la información empresarial. Según un estudio encargado por Microsoft a Forrester Consulting actualizarse a Exchange 2010 y Windows Server 2008 tiene un rápido retorno de capital de menos de 6 meses.

Las novedades que presenta Exchange Server 2010 destacan en los siguientes puntos:

• Flexibilidad: permite crear un entorno de correo corporativo con Exchange o en la nube con Exchange Online, o un entorno mixto
• Fiablidad: mantiene una clara apuesta por la continuidad del negocio y la facilidad para la replicación de datos y fácil recuperación de los mismos. Se reduce la interrupción del trabajo de los usuarios en el traspaso de los buzones.
• Fácil acceso: unificando el acceso de buzón de voz, mensajería instantánea y mensajes de texto. Podemos sustituir el sistema de mensajería de voz por una solución unificada que permitirá recibir mensajes de voz directamente en la bandeja de entrada y administrar estos mensajes tal y como lo hacen con el resto de sus correos.
• Protección de datos: tenemos una nueva función de archivo de correo que elimina el archivo *.pst que permiten gestionar el sistema de una manera mucho más sencilla que en versiones anteriores.

En definitiva se trata de un intento de Microsoft para adaptarse a los nuevos tiempos y al igual que hablamos el otro día con Lotus iNotes, se trata de dar la batalla por mantener el correo dentro de la organización y de forma segura y efectiva. Se apuesta por una mayor flexibilidad y seguridad.

Otra cuestión es si un software de este tipo es rentable para una pyme o es mucho más sencillo externalizar los servicios de correo y pasar a la nube, ya sea con Google o con cualquier otro proveedor que nos facilite el servicio. Desde luego para pymes pequeñas no creo que sea rentable mantener un servicio de correo como el que proporciona Exchange 2010, e incluso hoy en día estamos viendo como grandes corporaciones están optando por el salto a la nube, por el ahorro de costes que supone.

Más Información | Exchange 2010
En Tecnología Pyme | El correo electrónico en la pyme

Microsoft acaba de lanzar en España sus servicios en la nube llamados Business Productivity Online, que incluyen diversas herramientas de comunicación a disposición de las empresas y que se encuentran alojadas en los propios servidores de Microsoft.

Este modelo de negocio de Microsoft nos permite acceder por una cuota mensual a software al que tal vez la capacidad de nuestra empresa no puede llegar, software como Exchange Online, SharePoint Online, Office Live Meeting y Office Communications Online, ahorrando el coste en licencias, el hardware donde alojarlo y su configuración.

Tal vez la función más interesante es la posibilidad de tener nuestras cuentas de correo en Exchange Online, permitiendo disfrutar de los servicios avanzados de calendario, tareas y contactos compartidos, y la integración con prácticamente con todos los dispositivos móviles disponibles en el mercado.

El costo de una cuenta de Exchange Online es de menos de 9 euros mensuales, pero si aún así nos parece una cifra elevada, existe la opción de contratar cuentas limitadas llamadas Exchange Online Deskless Worker, que solo disponen de 500 MB de almacenamiento y un coste de 1,70 euros.

Parece una buena oferta la que propone Microsoft, pero tenemos que considerar si la empresa Española esta preparada para externalizar su información, todos conocemos los miedos a que nuestra información la tenga otra empresa, miedos que tal vez se están perdiendo en la nueva generación de empresarios.

Mi opinión es la misma que por ejemplo si alojamos datos de clientes en un hosting, que la información está mas segura en alguien que se dedica diariamente a custodiarla que en nuestros propios ordenadores o servidores, que tal vez carezcan de las medidas de seguridad suficientes y ni lo sepamos.

Página oficial | Microsoft Business Productivity Online
En TecnologiaPyme | Microsoft Online Services: servicios online para empresas

Y es que algo tan sencillo aparentemente como comunicarnos resulta un verdadero quebradero de cabeza si lo que tenemos es un sistema poco robusto que no ofrezca garantías de continuidad y que no aporte una funcionalidad capaz de mantener a cualquier empleado en constante comunicación con su empresa y sus clientes.

Vamos a comparar desde un punto de vista algo más técnico y desde varias perspectivas 2 soluciones que están implementadas en buena parte del tejido empresarial de nuestro país: Blackberry y Microsoft Windows Mobile.

Para empezar imaginemos una empresa que utiliza el sistema de mensajería y colaboración más extendido en el mercado: Microsoft Exchange. Para tomar la decisión definitiva vamos a centrar nuestro análisis en los siguientes aspectos:

Plataforma

• Blackberry es una solución de un mismo fabricante que aporta directamente tanto el hardware como el software así como el protocolo de comunicación.
• Microsoft Windows Mobile es simplemente un software (concretamente un sistema operativo), que puede instalarse en plataformas de diferentes fabricantes, como por ejemplo HTC, Samsung, Motorola, etc.

Por tanto, ya tenemos una diferencia sustancial que ayuda a nuestra decisión ya que mientras Blackberry aporta el total de la solución de la comunicación a modo de “todo en uno” y “llave en mano” el otro fabricante depende de terceros para ofrecer una funcionalidad completa y garantizada ya que obviamente sólo garantiza su software mientras que el soporte del terminal depende del propio fabricante sobre el que vaya implantado el sistema operativo.

Integración con Microsoft Exchange

• Blackberry requiere de un servidor intermedio, normalmente el operador móvil exige que sea un servidor físico (aunque éste también se puede virtualizar), servidor que por cierto debemos adquirir aparte. Por tanto, debemos considerar el precio de la licencia de sistema operativo de dicho servidor e incluirla en nuestro mantenimiento de parque informático. Una vez contemos con ese servidor de comunicaciones se podrá instalar y configurar el Blackberry Enterprise Server. Esta solución adicionalmente requiere un usuario “administrador” en el dominio, usuario que se conoce como el BESAdmin. Todas estas configuraciones debe hacerlas una subcontrata del operador telefónico.
• Al ser de Microsoft, Windows Mobile se integra nativamente con Exchange. Se puede configurar Microsoft Exchange Activesync fácilmente si se cumplen los requisitos de tener un certificado digital de servidor web para poder publicar el servicio mediante un canal seguro SSL https.

Tarifas planas de los operadores móviles

• Blackberry permite al operador comercializar tarifas planas de servicio que incluyen sincronización de email, contactos y calendario.
• Microsoft Windows Mobile, debido a que la comunicación de Exchange Activesync se hace por el protocolo https sólo podría beneficiarse de tarifas planas de navegación, que siempre son algo más caras. Como alternativa se puede configurar sólo la descarga de correos electrónicos a través de protocolo pop3, así utilizaríamos la tarifa plana de correo, modalidad sustancialmente más económica que la de navegación.

Seguridad

• Blackberry utiliza un protocolo de comunicación propio que el fabricante afirma que es mucho más seguro.
• Microsoft Windows Mobile se basa en certificados digitales cliente servidor.

Conclusión

En cualquier caso, hablamos de una decisión crucial que no ofrece duda alguna sobre cuál puede ser la repercusión que una mala elección puede tener sobre la actividad de nuestra empresa. Por tanto, recomendamos utilizar aquella que ofrezca mayores garantías de soporte, de facilidad de configuración y, sobre todo, aquella que nos proporcione una mayor calidad de servicio.

Sitio Oficial | Blackberry
Sitio Oficial | Microsoft Windows Mobile
Más información | Blackberry Enterprise Server
Más información | Microsoft Exchange Activesync con MS Windows Mobile