No realizaremos un repaso a las distintas opciones de software que tiene puesto que ya hemos hablado en algunas ocasiones de la mayoría de ellos.

• SugarCRM es una herramienta flexible y potente para la gestión de las relaciones de nuestra empresa con sus clientes. Uno de los mejores en su campo.
• OrangeHRM, se trata de una herramienta modular para la gestión de recursos humanos. Enfocada a pymes de tamaño grande, quizás para las más pequeñas excede sus necesidades.
• Knowledge Tree, del que hemos hablado recientemente como un excelente gestor documental que podemos implementar en nuestra empresa.

• Funambol, en este caso se trata de una herramienta para la sincronización de nuestros contactos y agendas entre distintos dispositivos y aplicaciones, ya sean móviles, ordenadores o aplicaciones ubicadas en internet.

Lo que no he encontrado por ningún lado ha sido el coste de contratación de espacio adicional, puesto que 1 GB es un espacio que si utilizamos por ejemplo el gestor documental, se nos puede quedar corto en breve tiempo. Otra de las cuestiones que también nos ofrecen son cursos de formación en las aplicaciones que podemos utilizar, por lo tanto en ese sentido, estaremos cubiertos a la hora de comenzar con su manejo. Además disponen de un amplio catálogo de tutoriales a nuestra disposición que podemos descargar para familiarizarnos con las aplicaciones.

En definitiva una oferta algo distinta a la de otras opciones bajo la modalidad de SaaS que tenemos a nuestra disposición para la pyme. En la medida que necesitemos trabajar con estas aplicaciones se adaptará más o menos a nuestras necesidades. Podéis probar las aplicaciones de forma gratuita durante un mes y si os convence contratar. La parte positiva es que no tenemos contrato de permanencia de este software.

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Se trata de un software de código libre con el que podemos estructurar nuestra documentación en las empresas. Está basado en una solución que necesita PHP, MySQL y Apache por lo que si no tenemos instalados dichos servicios tendremos que hacerlo previamente. En este sentido, posee instaladores que ya nos incluyen dicho software para no tener ningún inconveniente.

Versiones de Knowledge Tree

• La versión de la comunidad es totalmente funcional y muy completa. Se requieren de ciertos conocimientos técnicos a la hora de trabajar con gestores documentales y tiene una curva de aprendizaje sencilla a la hora se comenzar a manejarlo, pero es cierto que si no hemos trabajado antes con un gestor documental tendremos que dedicar un poco de tiempo para aprender las opciones básicas para su manejo.

• La versión comercial añade soporte a este software, y lo que es más interesante para las empresas que trabajan con MS Office un pluggin para subir documentos trabajando directamente desde office.

Instalación y configuración

Como hemos comentado anteriormente, al tratarse de una solución cliente servidor tendremos que instalar el software en nuestro servidor y lo administraremos mediante una interfaz web. En este sentido la instalación es muy sencilla y sólo tendremos que dar algunos parámetros a la hora de iniciar correctamente los servicios.

En este sentido es necesario tener previamente creado en MySQL una base de datos que vaya a utilizar nuestro gestor de contenidos y a la vez dados de alta los usuarios de la misma. Una vez creado cuando estamos realizando la instalación vía web tendremos que introducirlos al llegar al apartado correspondientes.

Respecto a la configuración una vez instalada es la parte que debemos definir al principio, pero si no estamos totalmente familiarizados con los gestores de contenidos podemos hacer la configuración básica para luego ir añadiendo otras opciones como pueden ser flujos de trabajo, permisos, perfiles, integración con Active Directory o con LDAP.

En este sentido también nos permite adaptar el gestor a nuestra organización, introduciendo nuestro logo o cambiando ligeramente su aspecto. Respecto a la pantalla inicial o Tablero podemos configurar que queremos ver en dicha pantalla que será con la que se inicie la sesión de usuario. Se trata de una pantalla informativa de los últimos cambios y novedades que debemos adaptar a las necesidades de cada usuario.

Gestión de archivos

• Importar desde un servidor o Localización: esta opción nos permite subir directamente una carpeta simplemente indicándole su dirección en nuestro servidor o en nuestro equipo. Funciona de forma muy ágil y nos permitirá si ya tenemos creada una organización de carpetas subirlas todas de un golpe.
• Volumen carga: en este caso se trata de subir un carpeta comprimida *.zip que nos permitirá una vez cargada gestionarla de forma sencilla, sin tener que descomprimir, ya que lo gestiona directamente. Una opción muy cómoda para subir muchos archivos de golpe,

• Cargar Documento: en este caso se trata de permitir la carga de un único documento que llevaremos desde nuestro equipo hasta la ruta en la cual estamos dentro del propio gestor. Es importante tener en cuenta donde estamos situados dentro del gestor para luego saber donde hemos ubicado el documento.

Podemos suscribirnos a carpetas o documentos, con lo cual, nos notificarán cualquier cambio en las mismas y de esta forma nos evitamos tener que enviar un correo electrónico a todas las personas que guardan alguna relación con dicho documento. Por ponerle un pero a este gestor de contenidos, una de las cosas que no he encontrado es una gestión de versiones, que nos permita ver distintas versiones de un documento con el que hemos trabajado.

En definitiva, se trata de una opción muy completa que nos puede ayudar a gestionar documentalmente nuestros negocios. Es una alternativa a SharePoint en lo que se refiere a la parte de gestión documental, pero que no se encuentra tan integrado como éste con todos los productos de Microsoft. Nos tocará a nosotros decidir qué sistema es más adecuado para nuestras empresas.

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