Impresoras

Una de las cuestiones que siempre se ha tratado de controlar en las empresas son los costes de impresión. Hasta hace poco el control se limitaba a la impresión en color, pero poco a poco se va extendiendo hasta tratar de optimizar los costes de impresión de documentos. Una forma muy sencilla de hacerlo es a través de los buzones de impresión, un paso adelante en la gestión de la impresión en red.

La mecánica es sencilla y básicamente se trata de que un usuario manda a la impresora de red, la impresora cuyos costes por páginas son más baratos, distintos documentos y cuando se levanta a recogerlos es cuando introduce su código personal que le permite recoger de una tacada todos los documentos enviados. Mientras tanto los documentos han quedado almacenados y no se mezclan en la bandeja de salida con los enviados por otros usuarios.

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Esta semana se ha presentado un estudio por parte de Panasonic Imaging Group que valora la pérdida de horas de los trabajadores solucionando los pequeños problemas de hardware entre media hora y dos horas a la semana, lo que significa 104 horas anuales totales. Entonces es cuando puede plantearse el dilema de ¿quién resuelve los pequeños problemas de hardware?

Hablamos de este papel que se ha quedado atascado sólo tenemos que abrir la impresora y sacarlo para continuar imprimiendo con normalidad o ese cristal del escáner que tiene una pequeña mancha y esto hace que salgan mal los documentos escaneados. Lo fundamental en estos casos es saber donde está el límite de nuestra capacidad.

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El otro día hablábamos de la necesidad que tienen algunas empresas de establecer cuotas de impresión para disminuir el gasto en esta partida. Pero antes de llegar a este punto necesitamos cuantificar el gasto en impresiones que tenemos en la empresa. Para las pymes una buena opción para realizarlo nos la ofrece Mypirntercloud. Nos ayuda a monitorizar y controlar los gastos de impresión.

Se trata de un software gratuito disponible para sistemas Windows que nos permitirá llevar una estadística del número de hojas que imprimimos cada mes, controlar los niveles de los cartuchos de tóner para que seamos conscientes de las necesidades que tenemos para comprar recambios o la previsión para que se terminen.

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Una de las cuestiones que facilitan el pago por copia en los sistemas de impresión es saber cuánto imprimimos en nuestra empresa. Si vemos que el número de copias es más elevado de lo que debiera tenemos que tomar medidas para intentar que descienda. Una de las más efectivas es establecer cuotas de impresión en la pyme.

Se trata de asignar una cuota de impresión por usuario, de manera que cada uno podrá imprimir una cantidad determinada en un periodo de tiempo que hayamos seleccionado. De esta manera, el usuario será consciente de que no debe malgastar su cuota imprimiendo algunas cuestiones que pueden gestionarse de otra manera.

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Una de las modalidades que año tras año va ganando cuota de mercado en la impresión de documentos es el pago por copia en sistemas de impresión. Se trata de contratar un servicio con una empresa que nos prestará los servicios de impresión a cambio de una cantidad previamente acordada por cada una de las impresiones que hemos realizado.

No hay que confundirlo con el renting de impresoras. La principal diferencia es que un contrato de renting, por lo general no tiene asociados los consumibles de las impresoras, tóner, tambor o fusor, que periódicamente hay que cambiar y de cuyos costes se hace cargo nuestra empresa. El renting nos facilita la impresora por un precio fijo al mes en un contrato de duración determinada, que suele variar entre dos y 5 años.

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Una de las cuestiones en las que las empresas están intentando ajustar más sus gastos son los de impresión. Ajustar el precio de coste por página depende de muchos factores, pero uno de los principales es el coste de los consumibles, cartuchos de tinta o tóner que utilizan las impresoras. Muchas veces nos surge la duda cuando tenemos que renovar los consumibles de impresora, ¿reciclados o compatibles?

Siempre podemos optar por los originales, pero cada día las empresas optan más estas dos opciones que suelen ser más económicas que la venta de consumibles de la marca original. Ahora bien, no es exactamente lo mismo una que otra opción. Por eso vamos a intentar aclarar cual es la diferencia entra las dos opciones.

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Una de las labores más ingratas a la hora de realizar los mantenimientos de los equipos sin duda es la limpieza de los mismos. En alguna ocasión hemos incidido ya en la necesidad de realizar limpieza de la CPU o de los periféricos, pero en este caso incidiremos más aún dentro de las tareas de mantenimiento veraniegas en la limpieza de las impresoras.

Y es que en este caso es uno de los elementos que más se mancha. En el caso de que utilicemos cartuchos de tóner reciclados o compatibles esta cuestión será aún más importante, puesto que por lo general manchan más que los componentes originales. Es cuestión de armarse de paciencia y utensilios de limpieza para que nuestras impresoras vuelvan a lucir como el primer día.

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Siguiendo con el repaso de las novedades de Dell. Anteriormente vimos la gama de servidores, hoy nos centraremos en el puesto informático para la PYME. Pudimos probar el Optiplex 980 DeskTop, ver la tecnología IPS y la nueva gama de impresoras Dell. Esta gama dedicada a los equipos escritorio para el equipo TI y a PYMEs, se ha presentado en un buen momento, han acertado creando la tecnología IPS para los monitores y sus equipos tienen un buen equilibrio entre el potencial y los precios.

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Tan importante para el ahorro en la empresa es saber elegir bien la impresora que vamos a utilizar como conocer otros métodos que nos permitan tener disponibles cualquier documento que hayamos podido recibir.

Una de esas opciones es hacer uso de impresoras virtuales, las cuales crean un documento en .PDF de la impresión realizada. Según la plataforma que usemos vamos a tener la opción disponible o no desde el principio. Por ejemplo, en Mac OS X cuando seleccionamos imprimir vamos a ver la opción de crear un documento .PDF, al igual en Linux también está disponible esa opción y para Windows existen aplicaciones como PDF Creator.

Ahora, estando en cualquier aplicación que permita realizar una impresión vamos a poder crear un archivo .PDF del documento con todas las ventajas que supone.

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