Impresoras

Está claro que la crisis no afecta a todos los negocios por igual. Unos pierden clientes y volumen de negocio y otros mejoran notablemente sus cifras. Esta cuestión la podemos ver con un ejemplo muy claro, como es el caso de los los cartuchos de tinta o tóner de nuestras impresoras. Antes de la llegada de crisis económica eran muchos más los que utilizaban elementos originales, pero ahora está claro que los consumibles de impresión son un negocio al alza.

Y esto podemos verlo sólo por la ubicación de estas empresas. En mi ciudad antes existían unas cuantas, que se dedicaban a esta actividad. Tenían su sede en polígonos industriales por lo general. Ahora además han surgido negocios que se ubican en calles principales de la ciudad, donde pueden captar un mayor número de clientes. Porque también ha cambiado su cliente objetivo.

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NubePrint es una empresa especializada en llevar a la nube la gestión de los sistemas de impresión. Muchas empresas del ramo instalan sus impresoras en otras empresas a las que prestan servicio generando unos costes de impresión por páginas acordados. Lecturas de contadores o solicitudes de consumibles son algunas de las cuestiones que se pueden controlar de forma remota con NubePrint CPS ZERO una solución para distribuidores de sistemas de impresión que les evitará muchos viajes.

La solución está disponible bajo modelo SaaS desde treinta euros al mes. Tendríamos que ejecutar un software en un equipo del cliente que se encargará de descubrir las impresoras que tenemos en la red local y reportar los informes de la mismas de forma periódica y desatendida. Nos enviará avisos y lecturas de los contadores a la dirección de correo que nosotros le indiquemos.

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Los responsables de Dell Iberia nos han dejado la impresora y hemos Probamos la impresora Dell 1350 cnw en un entorno de pequeña oficina. Esta impresora está dentro de la gama de Dell dedicadas a pequeñas y medianas empresas; dentro de su división de impresoras láser a color con un sorprendente color: negro.

La impresora Dell 1350 cnw pesa unos 10 kg, es realmente pequeña para ser una láser a color (394 × 300 × 225 mm, anchura x profundidad x altura), cuenta con una pantalla led algo pequeña, con una resolución de 600 × 600 ppp, un procesador a 384 MHz, RAM de 128 MB, dúplex manual, compatible con USB 2.0 de alta velocidad, ethernet 10/100 BASE-T y Wi-Fi.

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Una de las cuestiones que podemos observar en muchas empresas es la existencia de impresoras de puesto, que están ligadas a un puesto de trabajo generalmente destinado a la atención al cliente y las impresoras de red. Creo que lo que debe primar en la elección entre impresora de red o impresora local es la búsqueda del ahorro y la máxima productividad.

Y es que en muchas ocasiones nos centramos en buscar el mejor coste por página para impresoras de red que luego son infrautilizadas porque hemos decidido implantar impresoras de puesto para todos aquellos usuarios que atienden al público de manera que no tengan que levantarse hasta la impresora de red para recoger los documentos que han enviado a imprimir.

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Una de las cuestiones que siempre se ha tratado de controlar en las empresas son los costes de impresión. Hasta hace poco el control se limitaba a la impresión en color, pero poco a poco se va extendiendo hasta tratar de optimizar los costes de impresión de documentos. Una forma muy sencilla de hacerlo es a través de los buzones de impresión, un paso adelante en la gestión de la impresión en red.

La mecánica es sencilla y básicamente se trata de que un usuario manda a la impresora de red, la impresora cuyos costes por páginas son más baratos, distintos documentos y cuando se levanta a recogerlos es cuando introduce su código personal que le permite recoger de una tacada todos los documentos enviados. Mientras tanto los documentos han quedado almacenados y no se mezclan en la bandeja de salida con los enviados por otros usuarios.

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Esta semana se ha presentado un estudio por parte de Panasonic Imaging Group que valora la pérdida de horas de los trabajadores solucionando los pequeños problemas de hardware entre media hora y dos horas a la semana, lo que significa 104 horas anuales totales. Entonces es cuando puede plantearse el dilema de ¿quién resuelve los pequeños problemas de hardware?

Hablamos de este papel que se ha quedado atascado sólo tenemos que abrir la impresora y sacarlo para continuar imprimiendo con normalidad o ese cristal del escáner que tiene una pequeña mancha y esto hace que salgan mal los documentos escaneados. Lo fundamental en estos casos es saber donde está el límite de nuestra capacidad.

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El otro día hablábamos de la necesidad que tienen algunas empresas de establecer cuotas de impresión para disminuir el gasto en esta partida. Pero antes de llegar a este punto necesitamos cuantificar el gasto en impresiones que tenemos en la empresa. Para las pymes una buena opción para realizarlo nos la ofrece Mypirntercloud. Nos ayuda a monitorizar y controlar los gastos de impresión.

Se trata de un software gratuito disponible para sistemas Windows que nos permitirá llevar una estadística del número de hojas que imprimimos cada mes, controlar los niveles de los cartuchos de tóner para que seamos conscientes de las necesidades que tenemos para comprar recambios o la previsión para que se terminen.

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Una de las cuestiones que facilitan el pago por copia en los sistemas de impresión es saber cuánto imprimimos en nuestra empresa. Si vemos que el número de copias es más elevado de lo que debiera tenemos que tomar medidas para intentar que descienda. Una de las más efectivas es establecer cuotas de impresión en la pyme.

Se trata de asignar una cuota de impresión por usuario, de manera que cada uno podrá imprimir una cantidad determinada en un periodo de tiempo que hayamos seleccionado. De esta manera, el usuario será consciente de que no debe malgastar su cuota imprimiendo algunas cuestiones que pueden gestionarse de otra manera.

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Una de las modalidades que año tras año va ganando cuota de mercado en la impresión de documentos es el pago por copia en sistemas de impresión. Se trata de contratar un servicio con una empresa que nos prestará los servicios de impresión a cambio de una cantidad previamente acordada por cada una de las impresiones que hemos realizado.

No hay que confundirlo con el renting de impresoras. La principal diferencia es que un contrato de renting, por lo general no tiene asociados los consumibles de las impresoras, tóner, tambor o fusor, que periódicamente hay que cambiar y de cuyos costes se hace cargo nuestra empresa. El renting nos facilita la impresora por un precio fijo al mes en un contrato de duración determinada, que suele variar entre dos y 5 años.

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