GTD

Una de las cuestiones que a muchas personas le ayudan a realizar sus tareas diarias son los gestores de tareas. En este sentido cuando estamos todo el día de un lado para otro, lo mejor es optar por un gestor de tareas online, que trabaje en la nube y nos permita conectarnos tanto desde nuestro ordenador de oficina, como desde el portátil o desde el móvil. Pero ¿qué le pedimos a un gestor de tareas online, para que cumpla bien su cometido?

Creo que es una cuestión muy de gustos personales. No a todas las personas nos funcionan los mismas claves a la hora de realizar el trabajo y organizarlo. Algunos preferimos una organización más visual y otros sin embargo tenemos más una opción más estructurada de la información. Algunos se decantan por el método GTD y sin embargo a otros no nos acaba de convencer este modelo organizativo.

Leer más

Ya son unas cuantas las herramientas para poner en práctica la metodología GTD que hemos revisado, y en esta ocasión vamos a hacerlo con una aplicación que introduce algunas funcionalidades de las que carecen la mayoría de las que ya hemos visto, Konolive, un programa de gestión de tareas centrado en la colaboración, pensado sobre todo para la gestión de tareas de grupos más que las individuales.

Este es quizá uno de los aspectos que la mayoría de las soluciones disponibles peor resuelven, el sistema GTD se centra en la gestión personal y, cuando hay que desviar o delegar las tareas, el tratamiento de las mismas no siempre es el adecuado, lo que puede llevarnos a perderlas de vista o a tenerlas estorbando entre las que sí debemos ejecutar nosotros mismos.

Leer más

Ya hemos intentado explicar en alguna entrada en que consiste la metodología GTD (Getting Things Done), un sistema de organización de tareas que aspira a conseguir que seamos más productivos. Al igual que con cualquier tema, es importante comprender bien en que consiste para poder ponerla en práctica con garantías de éxito, y este vídeo, más bien presentación hablada o screencast, es una buena ayuda para ello.

La presentación explica de forma muy sencilla en que consiste este método y cómo seguirlo adecuadamente, incidiendo en los aspectos clave del mismo, la recopilación, procesado, organización y revisión de tareas, las dificultades que presenta cada paso y la forma más sencilla de ejecutarlos.

Leer más

Para aquellos usuarios que centran buena parte de su actividad diaria en el uso del correo electrónico existen, además de Microsoft Outlook, otros gestores de correo como Thunderbird, la solución de Mozilla (los de Firefox), una aplicación sobre la que también podemos aplicar la metodología GTD como sistema de organización y planificación de nuestras tareas.

En puridad, esta metodología sólo requiere de un sistema de clasificación de tareas, una organización en diversos apartados al que podemos añadir tanta complejidad como consideremos adecuado. En el caso del trabajo con Thunderbird podemos utilizar las características que incorpora por defecto la aplicación, etiquetado de mensajes y búsquedas guardadas, además de añadir otras aprovechando la posibilidad que ofrece, al igual que Firefox, de incorporar nuevas mediante plugins, pequeños añadidos que en este caso nos van a permitir enriquecer las opciones de organización que vienen con el gestor de correo.

Leer más

El otro día os comentamos en líneas generales en que consiste la metodología GTD y como podemos utilizarla para aumentar nuestra productividad. Existen muchas soluciones de software específicas centradas en esta metodología, pero para empezar me he decidido por un complemento para Microsoft Outlook, GTD Outlook Add-In, un añadido a este programa que resultará especialmente útil a los usuarios que trabajen mucho con el correo electrónico y el software de Microsoft.

Lo que hace es integrarse con Outlook añadiendo una barra de herramientas para el manejo de la solución y una serie de carpetas predefinidas en las que podemos ir ubicando nuestros mensajes y tareas, clasificándolos de acuerdo al momento en el que se vayan a realizar, al tipo de tarea, o delegándolas si la responsabilidad recae en otra persona. Digamos que nos permite trabajar dentro de Outlook utilizando esta metodología.

Leer más

En casi todas las pequeñas empresas suele repetirse una figura con frecuencia, la del trabajador multidisciplinar. Normalmente el número reducido de empleados que tienen estas compañías hace que uno o varios de ellos se ocupen de muchas tareas diferentes a un tiempo (hay que maximizar el rendimiento). El problema cuando tocamos tantos palos es mantenernos al día en nuestro programa y que no se nos despisten cosas en el camino. Una forma de organizarse para llegar a todo es aplicar la metodología conocida como GTD (Getting Things Done en inglés), algo así como consiguiendo hacer las cosas traducido libremente a nuestro idioma.

El creador de esta metodología es David Allen, un estadounidense (de ahí el nombrecito y las siglas, que les encantan) que propone un sistema para planificar todas nuestras tareas, que consiste básicamente en anotar todos los pasos que debemos llevar a cabo para completarlas para no tener luego que detenernos a pensar en qué es lo que nos queda por hacer. Una vez hecho esto (y aquí está el truco), debemos establecer un sistema de revisión y ejecución que impida que todo eso que hemos anotado se quede olvidado en un cajón o en el disco duro de nuestro ordenador. A grandes rasgos os comento lo que él propone a continuación.

Leer más