Los responsables de LogMeIn siguen adaptándose a las nuevas versiones de software y a las distintas soluciones. Ahora LogMeIn Ignition para iOS añade integración con DropBox y Google Docs. Una solución que pedíamos a gritos desde las pymes.

Soy usuario de DropBox y de Google Docs, y cada vez lo veo más implantado en pymes. Son soluciones gratuitas y prácticas, ayudan a compartir con otros compañeros y al final nos ayudan en la tarea diaria. También proporcionan libertad al usuario ya que no tiene que llevar consigo un disco duro externo o un pendriver.

Esta nueva versión nos permite ver, copiar, guardar y transferir archivos entre el iPhone o iPad, ordenadores personales y de trabajo con DropBox y Google Docs. De esta manera, los usuarios de iPad y iPhone pueden acceder a todos sus archivos desde cualquier lugar utilizando una conexión a Internet, sin tener que preocuparse de si han guardado o no un archivo en la nube.

Los ya usuarios de Ignition para iPad/iPhone pueden aprovechar las ventajas de las nuevas funcionalidades de integración con la nube actualizando su versión de forma gratuita. Los nuevos usuarios pueden adquirir la aplicación en la iTunes App Store por 23,99 €.

Ahora mismo usamos más de soluciones en la nube que de un cedé, por ejemplo. Esto nos debería hacer ver que todas las indicaciones apuntan hacía los servicios en la nube, su facilidad y la incrementación de su seguridad. ¿Qué aplicaciones usáis vosotros en la nube?

Más información | LogMeIn
En Tecnología Pyme | LogMeIn, acceso remoto al ordenador desde otros ordenadores o dispositivos móviles

La variedad de plantillas que tenemos a nuestra disposición es inmensa. No sólo se trata ya de documentos que Google pone a nuestra disposición, sino que podemos compartir nuestros modelos, ya sea de forma pública o privada. Presentaciones, calendarios, proyectos, facturas, etc. la variedad disponible es enorme. Lo mejor es que podemos tener un repositorio de modelos en nuestra empresa para poder utilizarlo de manera que podamos editar desde cualquier dispositivo, como un teléfono móvil o una tableta.

La teoría es que siempre será mucho más fácil modificar o completar datos de una factura desde cualquier dispositivo en movilidad que tener que crearla desde cero. La parte positiva es que siempre podremos descargar el archivo en distintos formatos, incluido PDF, lo que nos facilita la entrega del documento a nuestro cliente o proveedor de forma rápida y sencilla.

Si no tenemos nuestros propios modelos y los queremos subir a Google Docs para compartirlos, podemos buscar modelos para crear o adaptar. En este caso podemos buscar de distintas maneras:

• Búsqueda por tipos de documentos, ya sea este un documento de texto, hoja de cálculo, presentaciones, formularios o dibujos. Nos presentará una abanico infinito de posibilidades de los documentos o plantillas disponibles.

• Búsqueda por categorías una vez seleccionado el tipo de documento, tenemos distintas categorías, entre ellas una específica para empresas donde podemos encontrar todo tipo de documentos, pero también documentos para otros campos profesionales, como puede ser el de estadísticas o el legal.

Sólo una recomendación, si las vamos a hacer públicas aseguraros de que no contengan datos de terceros. No es la primera vez que se modifica una plantilla con datos de un cliente, se guarda y se facilita la factura al cliente y luego se queda publicada con los datos grabados. No podemos exponernos de esta manera a divulgar datos privados.

Trasladar nuestro repositorio de plantillas a Google Docs nos puede aportar una solución rápida en algún momento en el que no estamos en nuestra empresa. Mantenerlas privadas y facilitar el acceso sólo a aquellos miembros de nuestra organización que necesiten utilizarlas es fundamental para mantener su privacidad. Es la mejor forma de salvaguardar los datos y la privacidad de nuestras empresas y clientes.

Más Información | Plantillas Google Docs
En Tecnología Pyme | Las plantillas no son inalterables

De hecho, en Google piensan que van a llevar a un nuevo estadio de funcionalidad a su suite de aplicaciones que llevará a las empresas a permitirse abandonar Microsoft Office y adoptar la solución de Google sin mayores contratiempos. Esto ya son palabras mayores, sobre todo porque creo que es una visión poco realista de la situación del mercado y del grado de dependencia que tienen las empresas respecto a MS Office.

Estas declaraciones por parte del responsable de división corporativa de Google, Dave Girouard, me parecen fuera de lugar, por lo menos en lo que se refiere al tejido empresarial en nuestro país. Google Docs, hoy por hoy, tiene un grado de penetración en la pyme bastante bajo, que va creciendo poco a poco, pero muchas empresas ni siquiera lo conocen, ni saben como funciona.

Puedo estar de acuerdo con que Google Docs puede llegar a sustituir MS Office para realizar las tareas básicas ofimáticas de las empresas, tal y como ellos lo plantean, pero también en este sector tienen competencia con programas ofimáticos de escritorio gratuitos que pueden cumplir con esta misión, como OpenOffice o Lotus Symphony, que están mucho más maduras que Docs.

También tendrá que pelear por imponerse en la computación en la nube con Zoho, que ofrece grandes soluciones y muchas más funcionalidades que Google y mejor enfocadas para el mercado de la pyme, o Acrobat que nos pueden plantear una alternativa diferente apreciada para ciertos nichos de mercado por su vistosidad y lo bien enfocada que está visualmente.

Creo que debemos ver estas declaraciones dentro de la guerra abierta que van a mantener Microsoft por imponerse como grandes empresas. Hasta sus intereses eran divergentes, pero los últimos movimientos de Google han dado han provocado que los intereses de ambas choquen frontalmente, el lanzamiento de Chrome OS promete ser interesante a la hora de ver como se posicionan ambas empresas y que resulta de esto para las empresas.

En dos o tres años puede que todo el estatus que conocemos hasta hoy haya cambiado, sabemos donde empiezan la carrera ambas empresas pero no donde estarán cuando el enfrentamiento entre ellas haya acabado. Ya lo hemos vivido con otros competidores de Office, como WordPerfect, muy implantado en el pasado en el mercado y hoy prácticamente en el olvido.

Vía | The Inquirer
En Tecnología Pyme | ¿Google Docs amenaza a Microsoft Office?

La eliminación de la publicidad, así como la creación de un subdominio propio mejorarán las experiencias de los usuarios de cara a lo que estamos acostumbrados respecto a las cuentas gratuitas del famoso buscador. Los nuevos servicios que ofrecerá Jazztel en colaboración con Google serán:

• Gmail: permitirá la creación de 5 cuentas de correo personalizadas de 7 Gb de capacidad, con la posibilidad de personalizar el subdominio.
• Google Calendar: con la posibilidad de gestionar los datos de nuestros eventos de forma integrada, crear diferentes agendas o compartir eventos con las agendas de nuestros contactos.
• Google Docs: ya hemos hablado varias veces de las posibilidades que nos ofrece para trabajar en la nube de forma colaborativa y subir documentos a la nube de forma sencilla.
• Google Sites: permite crear de forma sencilla e intuitiva, sin necesidad de grandes conocimientos técnicos la web empresarial, con un límite de espacio de 100 MB. Eso si, si lo que vamos a realizar es la web corporativa tendríamos que contratar nuestro propio dominio para redireccionarlo al mismo.

Vía | Genbeta
Más Información | Jazztel
En Tecnología Pyme | Google Docs permite compartir carpetas

Nos permite compartir de dos maneras: invitando a los usuarios mediante un correo electrónico o generando una dirección url en la que se podrá acceder de forma restringida, si se ha sido invitado mediante correo electrónico, permitir que lo vea cualquiera que tenga el enlace o incluso permitirles que modifiquen los documentos. Se comparte de forma muy sencilla sin mayores problemas.

Una vez compartida la carpeta podremos añadir nuevos documentos que se compartirán automáticamente o añadir nuevos usuarios para que puedan acceder a la carpeta compartida. Los elementos que no son compartidos no serán accesibles por otros usuarios y seguirán funcionando de forma privada al igual que lo hacían antes. Desde luego es una opción ideal para decirle adiós a los documentos adjuntos en el correo electrónico.

Desde luego es un buen avance puesto que si hasta ahora podíamos compartir documentos de forma individual, para un entorno corporativo quedaba un poco corto y para desarrollar distintos proyectos se necesitan tal vez documentos de varios tipos, y con la opción de compartir las carpetas será un poco más cómodo y sencillo. En este sentido también se ha rediseñado ligeramente la interfaz de Google Docs para facilitar esta nueva función.

Un paso más hacia el trabajo en la nube, desde luego, se nota que Google va preparando poco a poco el terreno para el lanzamiento de Chrome OS, su sistema operativo pensado para operar siempre conectado y en la nube. Todavía le queda camino por recorrer, pero va dando pasos para avanzar en este sentido. Eso sí, creo que en nuestro país deberían mejorar un poco las redes de conexión móvil para que el sistema fuese efectivo a nivel profesional y con uso intensivo.

Pero cabe preguntarse si tiene sentido utilizar Google Docs en las pymes. Pues creo que quizás es donde más sentido tiene es en pymes pequeñas con pocos recursos y que pueden ayudarse de estas funcionalidades para poder competir con empresas mayores con más recursos.

Más Información | Google Docs Blog
En Tecnología Pyme | OffiSync: de tu escritorio a Google Docs

Una de las cuestiones que más llama la atención es el aumento en algo más de un año, puesto que la aterior encuesta de estas características que tenían era de Julio de 2007 y las empresas que usaban Google Docs eran el 5%, por lo tanto en poco más de una año Google Docs ha tenido un crecimiento en el mundo empresarial muy importante y de seguir con esta tónica si sería posible que amenazara a Microsoft Office.

Pero una cosa es convivir con Microsoft Office y otra distinta es sustituirlo. En este caso me inclino a pensar que tendrá que pasar mucho más tiempo para que una empresa decida utilizar únicamente Google Docs como aplicación ofimática. Además Google Docs tiene todavía un largo camino de desarrollo que resolver y mucho que mejorar aunque tiene buenos mimbres.

Por otro lado, algo me dice que cuando aparezca el próximo año la versión en la nube de Microsoft Office 2010. Aquí creo que las empresas se lanzarán a utilizar esta nueva suite con la que no tendremos ningún problema a la hora de que nos respete los formatos de nuestro Office de escritorio, pero si no tenemos demasiadas exigencias en este aspecto podemos optar por casi cualquier suite ofimática.

Hoy por hoy creo que no es el momento de abandonar la ofimática de escritorio y menos todavía si otras aplicaciones como pueden ser nuestros ERP o CRM hacen uso de éstas, con lo cual se convierten en imprescindibles. Además, hoy por hoy sustituir MS Office puede convertirse en una tarea difícil. Eso sí, si lo conseguimos tendremos la libertad en nuestra empresa para optar casi por cualquier opción, incluida OpenOffice y los ahorros correspondientes en sus licencias.

Y vosotros en vuestras empresas, ¿abandonaríais MS Office por Google Docs? ¿buscaríais otra alternativa de escritorio como OpenOffice? ¿Tenéis problemas con los documentos creados en MS Office al abrirlos con otros programas? Nos interesa conocer vuestra opinión en este aspecto.

Vía | IDC
En Tecnología Pyme | Office Web Applications, Microsoft apuesta por el SaaS

Lo mejor de todo está en la facilidad de uso. Entre las opciones de Herramientas nos aparecerá un nuevo ítem del menú que nos ofrecerá la traducción de nuestro documento en distintos idiomas. Una vez finalizada la traducción tendremos la opción de sustituir nuestro documento original por el nuevo o copiar en un nuevo documento, que es la opción más recomendable para poder seguir trabajando con el original.

Como hemos comentado otras veces, estos servicios de traducción automáticos dejan bastante que desear en el aspecto de conseguir textos traducidos sin errores, sin embargo son muy útiles para poder conocer el sentido de un texto que está en otro idioma que desconocemos. Lo mejor de todo es la variedad de idiomas en los que podemos obtener una traducción inmediata.

Si necesitamos trabajar con el documento traducido de esta forma tendremos que afinar la traducción por nuestra cuenta o acudir a servicios profesionales. Siempre es una ayuda poder contar con estos servicios pero es necesario tener en cuenta las limitaciones con las que cuentan y lo errores que comenten dado que traducen de forma literal los documentos, por eso debemos acudir a profesionales para documentos importantes en los que la precisión sea un aspecto fundamental para nuestro negocio.

Vía | Genbeta
Más Información | Blog Google
En Tecnología Pyme | Traducción Gratis: servicio de traducciones online para profesionales

Desde hace pocos días Google Docs empieza su compatibilidad con Office 2007. La verdad es que era una opción que se ha hecho esperar. Es habitual tener problemas con la versión de los programas de ofimática en la empresa. Nosotros podemos estar usando Office 2007, pero quizás nuestro proveedor o cliente esté trabajando aún con la versión anterior de Office. Esto nos ha obligado en más de una ocasión a tener que volver a enviar un documento en una versión inferior para que el destinatario lo pueda abrir. Esta mejora de Google Docs permitirá que el usuario que no disponga de la última versión de Office 2007 pueda por lo menos abrir el archivo a través de esta importación.

La diferencia entre la actual versión de Office (la 2007) y las anteriores es que ha incorporado un formato nuevo a sus documentos, el formato OOXML, que incluso es visible ya que viene acompañado de un cambio en la extensión del archivo, la famosa “x” al final de la acostumbrada extensión doc, xls o ppt.

La mayoría de paquetes de ofimática estaban compatibilizando sus servicios con este estándar, y ahora lo hace Google en su Google Docs. Es una mejora parcial ya que solo incorpora la posibilidad de importar archivos de Word 2007 y Excel 2007 (no Powerpoint 2007). Tampoco es capaz de exportar documentos en dichos formatos todavía. Es de preveer que acabe de realizar la compatibilidad total durante los próximos meses.

Más información | Google Docs
Vía | Genbeta

Esta integración es similar a la que se produce con Office Live Workspace pero para muchos de nosotros no es la herramienta más adecuada en la nube y nuestras empresas ya se integran tanto con los servicios que nos ofrece Google que no es interesante cambiar a otra suite ofimática en la nube. Si de algo adolecía Google Docs era de una mejor integración con Microsoft Office que nos hiciera más cómodo el envío de documentos a la nube y trabajar en local con ellos directamente.

Offisync resuelve todos estos inconvenientes y nos ayuda a gestionar y editar documentos con todas las funcionalidades de nuestro Office en local y luego volcarlos a la nube sin cambiar de pantalla. Funciona correctamente con Office 2003 y 2007 así como para Windows XP o Vista. Por lo tanto ya no hay excusa para empezar a pasar documentos a la nube en vuestra empresa si sois usuarios de ambos servicios. Eso sí, necesitaremos tener instalado .Net Framework 3.5 para que nos funcione correctamente. Esta actualización ha salido recientemente así que lo normal será que no esté instalada de momento en vuestros equipos.

En cuanto a los inconvenientes son los propios de lo específico de la solución. Es decir, sólo sirve si utilizas Office y Google Docs. Si por ejemplo eres de los que prefieren la solución de Zohoo para trabajar en la nube, no conseguirás la integración deseada. Este tipo de soluciones ya llevan un tiempo implantadas en OpenOffice que nos permiten subir directamene los documentos a la nube ya sea a Google Docs o a Zohoo y se intregra correctamente con OpenOffice.

Para concluir se trata de una buena solución para aquellas empresas que ya están trabajando en la nube con Google Docs y utilizan Microsoft Office. Me ha gustado la facilidad de uso y como se integra con Office y la parte que menos me gusta es que no nos ofrezca lo mismo para la suite de Zooho, que a mi entender es más completa y funcional, sobre todo para las empresas, que Google Docs que en este campo no es la mejor opción para la empresa.

Vía | Genbeta
Más Información | OffiSync

Las hojas de cálculo son una herramienta esencial en la pyme, porque su sencillez de uso permite a casi cualquier persona aprender su manejo, mientras que si usamos entornos de bases de datos como Access la cosa se complica, y no todo el mundo es capaz de asumir conceptos básicos para su uso.

Todos conocemos las funcionalidades de las hojas de cálculo, desde hacer una simple suma a complicadas funciones de estadística y porque no, por ejemplo hacer nuestras facturas con ellas. Todavía recuerdo Quattro Pro, una hoja de cálculo que ofrecía un entorno gráfico de trabajo sobre MS-DOS. De aquello hace 15 años y Microsoft Office no era precisamente el software más fuerte, hay estaba, quien no lo recuerda, el procesador de texto WordPerfect con su fondo de pantalla azul.

Hoy día, cuando lo primero que hacemos al encender el ordenador es abrir el navegador y el correo, nuestras antiguas hojas de cálculo se han convertido en potentes aplicaciones web ofreciendonos todas las virtudes del software como servicio.

Para el desempeño de esta tarea disponemos de varias opciones en la web, algunas son las siguientes:

• Google Spreadsheets, a la que podemos acceder dandonos de alta en google. Se encuentra en español, dispone de todas las funcionalidades básicas necesarias y otras que podemos considerar avanzadas ya que se ejecuta en un simple navegador, como pueden ser la creación de gráficos estadísticos y una muy interesante e innovadora: podemos enviar un formulario a un correo electrónico para que cualquier persona nos introduzca datos en la hoja de cálculo. No puede faltar la posibilidad de compartir la hoja de cálculo con otros usuarios
• Zoho sheets, tal vez un paso por delante que el anterior en desarrollo, incluyendo incluso la posibilidad de grabar macros y más opciones de exportación. El problema es que está traducido a medias
• EditGrid, al darnos de alta nos dejan claro que la versión gratuita es para uso personal y que por un módico precio accederemos a funciones profesionales. Se encuentra traducido a medias. Si recorremos los menús de cualquier hoja de cálculo que creemos veremos que es muy completo, incluye macros e incluso permite obtener datos accediendo a servicios web de ebay, facebook o amazon por ejemplo

Con estas tres opciones nos podemos hacer una idea del estado de las hojas de cálculo online, y porque no, empezar a utilizarlas en nuestra empresa aprovechando sobre todo su principal virtud: la capacidad de compartir la edición o la visualización de ellas facilmente con todos los usuarios que deseemos.

Más información | Edit Grid
Más información | Zoho
Más información | Google Docs