Entre otras cosas se centrarán en dar consejos sobre la importancia de la presencia web, utilizando productos de Google, por supuesto. Se trata de atraer clientes con herramientas de marketing local, pero también sobre Adwords para ayudar a que nuestras empresas sean más visibles seleccionando las palabras adecuadas, por ejemplo.

Pero también el trabajo en la nube tiene su espacio. Google Apps y los beneficios que puede tener para nuestra empresa para trabajar de una forma más eficiente serán uno de los aspectos destacados a la hora de gestionar nuestro negocio. Todas estas áreas incluyen vídeos y documentos que nos ayudarán a fijar los contenidos que nos facilitan.

Es una buena estrategia para Google que hace que los clientes tengan una referencia en sus productos a la hora de pensar en el marketing online, trabajar en la nube o tener presencia web, pero además facilita el camino para integrar el botón +1 en nuestras páginas o ayuda a la utilización de productos más complejos como Analytics o AdWords.

Para los usuarios una buena página de referencia a la hora de tener agrupados todos los contenidos que nos ofrece Google a la hora de comenzar a manejarnos con alguno de sus productos. Sin duda se convertirá en una gran ayuda para los principiantes. La pega, es que de momento sólo está en inglés así que a los que no dominen el idioma les tocará esperar a la traducción.

Más Información | Learn with Google
En Tecnología Pyme | Las opiniones de nuestros clientes en Google Maps son muy importantes

Esta medida tomará efecto a partir del 1 de Agosto fecha a partir de la cual nos indican que dejarán de soportar oficialmente estos navegadores. También afecta a Firefox 3.5 y Safari 3 o versiones anteriores, y en definitiva a todos los navegadores que no ofrecen soporte para HTML5, que es la apuesta de Google para mejorar la experiencia del usuario con sus aplicaciones en la red.

Características como las notificaciones en el escritorio de Gmail o soluciones muy cómodas como copiar un archivo de nuestro equipo local y pegarlo directamente en Google Docs son las opciones que facilita HTML5 y que no están disponibles en estos navegadores. Google nos indica que los navegadores pueden sufrir fallos temporales con Google Apps o en algunos casos dejar de funcionar y recomienda que nos actualicemos a las nuevas versiones de nuestros navegadores.

El problema es que muchas empresas que siguen utilizando versiones de navegadores antiguas lo hacen porque tienen alguna aplicación que no funciona como debiera con navegadores más modernos. Esto era algo más común para aplicaciones desarrolladas para Internet Explorer 6, pero aunque en menor medida sigue ocurriendo con otros navegadores.

De todas formas Google parece que acierta al hora de elegir el momento de dejar de dar soporte a las versiones antiguas, puesto que actualmente la cuota de Internet Explorer 7 no va más allá de 7% del total, mientras que el global de Internet Explorer está en un 54,27%. Además las organizaciones que optan por llevarse a la nube aplicaciones y documentos suelen ser conscientes de la importancia del navegador para mejorar la experiencia de usuario, por lo que en general suelen estar actualizados.

Lo que no tengo tan claro es que la apuesta tan decidida de Google por HTML5 sea beneficiosa para las empresas. Al fin y al cabo no se trata de un estándar, sino que HTML5 es un borrador que todavía puede sufrir numerosos cambios antes de su aprobación definitiva. Veremos si luego algunas de las funcionalidades de Google Apps dejan de funcionar o tienen que ser modificadas cuando se adopte el estándar definitivo.

Más Información | Google Business Blog
En Tecnología Pyme | Google Apps sólo permitirá 10 usuarios en la versión gratuita a partir del próximo día 10 de Mayo

Esta cuestión no afectará a las empresas que ya estén registradas y utilicen este servicio, que seguirán teniendo la posibilidad de tener hasta 50 usuarios, sin cambiar las condiciones en las que se accedió al servicio. Pero los nuevos usuarios a partir de esta fecha reducirán el número de usuarios que pueden trabajar con la cuenta gratuita a 10.

Diez cuentas pueden ser muy pocas y sólo será adecuadas para la micropymes, de manera que a poco que la empresa necesite unas cuantas cuentas además de las nominales, tipo info@nombredominio.com y demás se quedarán enseguida cortas. Así que si estabais dudando de si utilizar este servicio o no ya podéis daros prisa en el registro dado que sólo quedan diez días para mantener las cincuenta cuentas.

A partir de dicha fecha si queremos añadir más usuarios a nuestra cuenta de Google Apps habrá que pasar por caja. Esperemos que apliquen precios asequibles que hagan el servicio atractivo para las pequeñas empresas, que muchas no ven la necesidad de utilizar este servicio puesto que les basta con el correo que les permite su propio alojamiento contratado.

Vía | Genbeta
En Tecnología Pyme | Google Apps soporta ya más de un dominio

Google da un paso más hacia la nube con las miras puestas en el departamento IT de la empresa. Desde la sección Google Enterprise nos lanza ahora Google Earth Builder para la empresa; con este sistema pretende pasar toda la información de la Pyme a la nube dando 100% de libertad los trabajadores de la empresa.

Google busca tener los datos de manera geoespacial para que desde cualquier parte sin importar horario ni recurso necesitado, podamos tener un fácil acceso a nuestros datos y herramientas de Google para empresas. Buscan un beneficio naciente desde la Web hacia aquel que necesite de sus programas habituales.

Google Earth Builder nos da acceso a cualquier hora, desde cualquier lugar, escalabilidad, acceso, un coste más reducido y un buen sistema de almacenamiento y recuperación de datos. Sin duda, alguna de las opciones que más necesita la empresa en su trabajo diario.

Actualmente está muy vinculado a compartir datos, almacenar lo que ya tenemos e intentar deshacer el sistema de servidores que suelen tener las empresas. Es el primer paso del gigante de las búsquedas por hacerse con el mercado de “Geosales” y entornos virtuales en la nube.

Vía | Genbeta
En Tecnología Pyme | Google modifica su algoritmo para vigilar contenidos copiados
Video | Google

Por lo menos ofrecerá esta alternativa, para que el departamento de sistemas tenga la posibilidad de evaluar el impacto del cambio en la organización. Porque aunque son pequeños cambios siempre pueden surgir dudas por parte de los usuarios sobre como se realiza tal o cual cuestión o tener la posibilidad de informar de los cambios que se producirán tras haber estado unos días trabajando con ellos.

Los administradores de Google Apps podrán elegir entre:

• Respuesta inmediata que es la opción que tenemos disponible si una vez que los cambios han sido probados por el equipo de Google y están preparados para su lanzamiento se instalan en nuestros equipos. Esta es la opción que hasta ahora se venía utilizando.

• Programa de lanzamiento donde los administradores tendrán la posibilidad de programar el lanzamiento para que puedan evaluar el impacto e informar a los usuarios de los cambios. Las nuevas características irán apareciendo los martes de cada mes con al menos una semana de preaviso antes del lanzamiento inicial.

Se podrá elegir desde el panel de control de Google Apps cómo queremos recibir las actualizaciones. Además para estar al corriente de todos los procesos nuevos se ha lanzado una nueva página donde quedarán recogidos todos los cambios que se implementarán en Google Apps. Ni que decir tiene que esta nueva página será de obligada lectura para todas las empresas que tienen en su organización Google Apps.

Más Información | Blog Google Apps y también Novedades en Google Apps
En Tecnología Pyme | Google Apps soporta ya más de un dominio

En este caso se trata de ceder el control sobre nuestra cuenta a una persona de nuestra confianza, ya sea nuestra secretaria, nuestro socio o alguien en quien confiamos plenamente en nuestra empresa. Puesto que si necesitamos mantener la cuenta abierta de manera que no basta con poner el típico mensaje automático de ausente de la oficina hasta el día tal.. es porque los correos que recibimos en nuestra cuenta son vitales para la empresa.

En este caso ya se trata de algo muy concreto y personal, que tiene que ver más con el ámbito de la gestión empresarial que con la tecnología. Hay gente que delega y confía en el trabajo de sus colaboradores y otros, aunque confíen plenamente en sus colaboradores quieren mantener siempre bajo control todos los aspectos de la empresa.

Delegar la cuenta de Gmail es algo muy sencillo, puesto que bastará con indicar en el apartado de configuración, iremos a la opción de Cuentas e importación y en el apartado de Concede acceso a tu cuenta indicamos la dirección de la persona que lo gestionará. Es posible incluir hasta cinco direcciones distintas.

La persona a la cual delegamos la cuenta tiene que aceptar dicha delegación. Una vez que se ha producido el vínculo entre ambas cuentas, la persona que tiene dicha cuenta podrá administrar con que identidad va a trabajar en cada momento, teniendo su cuenta y la cuenta delegada en dos pestañas o ventanas distintas. Podrá enviar correos en nuestro nombre, acceder a la libreta de contactos, pero no podrá cambiar la configuración de la cuenta o chatear con nuestra identidad.

Este tipo de delegaciones es especialmente útil en direcciones genéricas que utilizamos para información de nuestra empresa o departamentos genéricos, tipo información, ventas, facturación, etc. que tienen cuentas de departamento, que por lo general se ocupa una persona en concreto, pero si tenemos configurada la delegación podremos gestionarla independientemente de que la persona que lo hace habitualmente esté de vacaciones.

Más Información | Gmail
En Tecnología Pyme | Gmail como procesador de correos en la empresa

La elección depende en gran medida del tamaño de nuestra empresa. No es lo mismo una empresa de 200 empleados, que una empresa de 20 a la hora de gestionar el correo. Posiblemente una empresa de 20 empleados no necesite Exchange, pero tampoco Google Apps, si ya tienen una página corporativa que les ofrece con su alojamiento servicios de correo como valor añadido. Es una cuestión de equilibrio de recursos.

Exchage es un gran servicio para la empresas. Además podemos gestionarlo integrándolo con otras aplicaciones de servidor de Windows, de manera que la productividad a la hora de trabajar de nuestros empleados puede ser muy alta. Pero Exchange también exige además de la licencia del software un mantenimiento adecuado. Filtros antispam, control por parte del antivirus, copias de seguridad, etc.

En definitiva se trata de una serie de recursos y de horas que debemos dedicar a lo largo del año para mantener nuestro servicio de correo. Tenemos que cuantificar estos recursos para traducir el precio por cuenta que nos genera Exchange. Este tiene a ser más bajo cada vez que el número de cuentas aumenta. Es decir, el coste de mantener el servidor para alojar 100 cuentas será muy similar al coste si mantenemos 200 cuentas.

¿Qué nos ofrece Google Apps? Pues nos ofrece cuentas de correo por 40 euros por usuario y año, por lo que el coste para 100 usuarios sería de 4000 euros al año y si tenemos 200 cuentas el doble. Aquí a mayor número de cuentas mayor coste. Con esto tenemos una disponibilidad garantizada del servicio del 99,9%, difícil de alcanzar con nuestro propio servidor sin redundancia, lo cual implica más costes.

Tenemos 25 GB de espacio de almacenamiento, interoperabilidad con BlackBerry y Outlook, Google Docs, Sites o Calendar, de manera que trabamos en la nube con nuestras aplicaciones siempre disponibles y desde cualquier ubicación. Además integramos los correos bajo nuestro propio dominio y nos ofrecen herramientas para llevar a cabo la migración desde Exchange de forma sencilla.

Además tenemos la garantía de mantener el spam a raya, puesto que los primeros interesados en ello es el propio proveedor de servicios. Los ahorros en programas antispam y mantenimiento de la aplicación de correo combinados con la alta disponibilidad del servicio pueden compensar la inversión realizada con creces. Dependerá de cada organización saber qué es más conveniente para su organización.

Desde luego para el espacio que ocupan las pymes puede ser una buena opción a Exchange, aunque quizás una opción más económica sería contratar mayor tamaño a las cuentas de correo que nos ofrecen los proveedores de hosting de nuestra web, que suelen darnos entre 10 y 100 cuentas cuando contratamos dominios y alojamientos aunque con una capacidad de almacenamiento más baja. Y vosotros ¿cómo lo veis en vuestras empresas? ¿Cuál es la opción más adecuada para vuestra organización?

En Tecnología Pyme | Google ofrece herramientas de migración de correo de Outlook a Gmail

Con esta opción se busca destacar los correos más importantes de manera sencilla, para que no queden ocultos entre el resto de correos que hemos recibido en la bandeja de entrada. De esta manera, una vez activado el servicio, la bandeja de entrada estará dividida en tres secciones destacando en primer lugar nuestros correos más importantes.

Los mensajes se clasificarán en las bandejas de Importantes y no leídos, Favoritos y todo lo demás. La inclusión del mensaje dentro de una u otra bandeja se hará automáticamente, dependiendo de la rapidez de lectura de los mensajes, la importancia que les demos a los remitentes, el número de mensajes que intercambiamos con ellos, etc.

Pero a la vez los usuarios tendrán opción de ayudar a que los mensajes se incluyan o salgan de la Bandeja de Importantes pulsando un botón situado al lado de los mismo con el símbolo + o el símbolo -. De esta manera nosotros ayudamos a priorizar los correos más importantes según sus remitentes.

Esta opción empezará a estar disponible a lo largo de la próxima semana la opción de habilitar las prioridades en la bandeja, aunque tendremos que activarla en las opciones de configuraciones de nuestra configuración de Google Apps. Una opción inteligente por parte de Google, lanzar primero para el público general y una vez que millones lo han probado y se comprueba que no existirán ningún problema lanzarlo para el sector empresarial.

Vía | Genbeta
Más Información | Blog de Google Empresas
En Tecnología Pyme | Gmail como procesador de correos en la empresa
Vídeo | YouTube

El soporte multidominio se realizará desde un administrador que permitirá a las empresas con varios dominios gestionarlos desde un único panel de control. Si un usuario pertenece a más de un dominio puede mantener su dirección de correo del dominio que elija pero podrá ver a los compañeros de trabajo de los otros dominios en su libreta de direcciones.

El mismo espíritu de trabajo imperará para toda la gama de productos de Google Apps, ya sea Google Docs o Sites, por ejemplo. Cada dominio seguirá teniendo su propia identidad pero Google Apps las reconocerá como miembros de la misma organización. O lo que es lo mismo, desde el panel de control administramos todos los dominios de nuestra empresa.

Esta nueva característica está disponible para las cuentas premier y de educación sin coste adicional. Para la edición estándar tocará pasar por caja, aunque aún no están disponibles los precios. También es cierto que esta características para micropymes no tiene tanto sentido y quizás sea más aprovechable para las pymes de mayor tamaño.

Una buena noticia que hace crecer un poco más a este producto de Google, que si bien parece más orientado en sus herramientas a la gran empresa, sobre todo por las facilidades para migrar, no deja de lado a la pyme, donde poco a poco se va haciendo su hueco. Veremos cual es su próximo paso.

Más Información | Google Apps
En Tecnología Pyme | Google Apps Migration para Microsoft Exchange

Google nos ha propuesto una calculadora que nos permitirá evaluar en qué medida podemos ahorrar con nuestro paso a la nube con las herramientas de Google. La verdad es que han hecho un buen trabajo de marketing, merece la pena probar en que medida ahorramos con Google Docs y ver en qué puntos hace énfasis sobre las ventajas de su modelo sobre el tradicional.

Pero creo que se les olvidan un par de detalles. En primer lugar sería necesario redimensionar la estructura de las comunicaciones de la empresa, a poco grande que sea. Lo habitual es dimensionar una estructura de comunicaciones en un rango de 80/20. Es decir, el 80% del tráfico se moverá a nivel interno y el 20% saldrá al exterior. En este sentido cobran más importancia los elementos como switch que el router, puesto que los que más trabajan son los que gestionan la red en el ámbito interno.

La adopción de Google Apps supone cambiar drásticamente esta ratio, del rango de 20/80, o quizás un poco menos. La cuestión es que ahora para enviar un correo al compañero que tengo al lado el tráfico saldrá de mi red y se irá al servidor de Google que se preocupará de su entrega de vuelta a mi organización. Es el router el elemento que más trabaja, perdiendo importancia el Switch en la gestión de la red.

A esto hay que sumar la importancia de los accesos a internet. Si antes con una ratio 80/20 podíamos permitirnos tener una velocidad de línea X, ahora necesitaremos mucho más ancho de banda para poder trabajar adecuadamente. En este sentido no será tan importante la velocidad de descarga como la velocidad de subida, puesto que si queremos llevar documentos a la nube, nos interesa tener una capacidad de subida que no nos merme la productividad. Y esto en nuestro país, donde lo normal es el ADSL, la velocidad de subida es escasa y cara, salvo algunas excepciones.

Por último, las líneas de respaldo de las comunicaciones serán ahora obligadas. Si antes con un corte de línea perdíamos un 20% de nuestra capacidad operativa, ahora si tenemos un fallo de comunicaciones perderemos un 80%, lo cual nos obliga si o sí a tener líneas de respaldo disponible, a ser posible de distinta tecnología de la que utilizamos y que vaya por distinta canalización externa.

Estas consideraciones son válidas para todos los modelos de SaaS y tendrán más o menos importancia en la medida en que nuestra empresa dependa de estos modelos de negocio. Google Apps es una gran opción para trabajar, pero hay que considerar muy bien a qué empresas les puede venir bien y a qué empresas este modelo de negocio todavía nos les es conveniente. De todas formas creo que en Google están realizando un gran trabajo en este sentido y abriendo brecha en mercados que hasta ahora estaban totalmente dominados por las opciones tradicionales.

Vídeo | YouTube
Más Información | Calculadora Google
En Tecnología Pyme | Google Apps Marketplace, repositorio de software