Funciona para Outlook 2003 o superior y una vez instalada nos permitirá elegir como vamos a compartir ambas libretas. Además podemos elegir el comportamiento que tendrá cuando tengamos un contacto idéntico en ambas libretas de direcciones, o existan incoherencias a la hora de contrastar el mismo contacto en ambas. Podemos decidir si lo dejamos igual, si lo sustituimos o dejamos que sincronice con la más reciente de las dos.

De esta manera no perderemos el tiempo buscando un contacto que grabamos en la agenda de Gmail desde Outlook o viceversa. En muchos casos los autónomos o usuarios que manejan cuentas de Gmail, entre otras, configuran esta cuenta en su gestor de correo Outlook, pero además lo consultamos online o desde el teléfono móvil y algunas direcciones se quedan grabadas en la configuración global.

Sin duda una pequeña utilidad que nos costará muy poco poner en producción y nos facilitará encontrar cualquier dirección independientemente de donde la hayamos guardado. Lo único que tenemos que tener en cuenta es la limitación de la licencia que lo hace adecuado para autónomos ya que permite su uso personal.

Vía | NirmalTV
Más Información | Outlook4Gmail
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Quizás los clientes de correo tienen hoy en día más fama de la que merecen. En el pasado cuando las líneas de comunicaciones eran de una capacidad mucho menor si era aconsejable mantener este tipo de clientes, que nos permitía redactar todos los correos que necesitáramos sin conexión y conectarnos sólo para enviar y recibir correos. Esto los hizo muy populares en las empresas pero la verdad es que hoy día dudo bastante de su utilidad.

Y más que nada porque han dejado de ser prácticos. Trabajar con un cliente de correo de escritorio me parece más ineficiente que hacerlo directamente con webmail. En una empresa que siempre está conectada, habilitar el acceso web al proveedor de correo de nuestra empresa será de lo más cómodo, útil y con la posibilidad de gestionar nuestro correo desde cualquier ubicación, no sólo desde la empresa.

Es cierto que ésto también lo podemos hacer con los clientes de correo, pero si tenemos la bandeja organizada en carpetas, favoritos, marcamos como importantes determinados mensajes y estamos trabajando a la vez con cliente de correo y webmail se pueden producir algunas incoherencias.

A la vez la diferencia entre local y la nube cada vez se va diluyendo más. Hay clientes de correo de escritorio que guardan libreta de contactos en la nube, por ejemplo, y de esta manera siempre tendremos nuestros contactos disponibles aunque no estemos en la oficina. La libreta de direcciones es una de las cuestiones que puede tener incoherencias si utilizamos los dos sistemas, ¿guardé el contacto en mi libreta local o en la global?

Personalmente creo que si sólo utilizamos el correo en el trabajo, mejor un cliente de correo de escritorio, que nos descargue el correo y si tenemos algún problema poder recuperar la información. Si esporádicamente consultamos el correo fuera de nuestro puesto de trabajo la opción de webmail para consultarlo es de lo más útil y cómoda, siempre con las debidas precauciones.

Por el contrario, si estamos todo el día de un lado para otro o en distintas ubicaciones mejor un cliente de correo webmail, que nos permita consultar el correo desde distintos dispositivos, y sobre todo, organizar nuestro correo en función del cliente webmail. Cada vez estoy más convencido de que se es más productivo con este tipo de gestión web, pero depende un poco del perfil de la empresa y del empleado.

Otra cuestión que debemos tener en cuenta es cuantas cuentas, y no es un trabalenguas, manejamos. Si utilizamos varias cuentas para distintos propósitos podemos ser más productivos configurándolas en nuestro cliente de correo de escritorio. De esta manera tenemos varias bandejas de entrada y contestamos los correos con una u otra dirección dependiendo de por dónde hayan entrado.

Como en todo no hay una solución universal, sino que cada empresa debe aplicar la más adecuada para su negocio conociendo pros y contras. Cada vez me inclino más por la opción de webmail, puesto que creo que el cliente de correo nos acaba generando más problemas de los que nos soluciona en muchos casos. Pero bueno, esto es sólo mi percepción particular.

En Tecnología Pyme | Clientes de correo electrónico en la pyme

La guía estructura su contenido en dos partes diferenciando entre la recepción de nuevos mensajes y el envío de los mismos. Analiza la configuración para distintos gestores de correo como son Outlook 2007 y 2003, Outlook Express, Thunderbird, Windows Live Mail, Eudora y Evolution. Seguro que alguien echa en falta alguno pero creo que están representados los principales gestores de correo, cuanto menos los más usados con diferencia en la empresa.

De cada gestor de correo nos indica en una breve descripción cuales son las principales opciones de seguridad y como configurarlos según el nivel de protección que queremos para nuestro corrreo. Más interesante me parece la información que nos ofrece sobre una de las principales amenazas en la gestión del correo en la empresa como es el SPAM, explicando detalladamente los tipos que existen, su ciclo de vida y como se cuela en los distintos equipos. Si vuestra empresa tiene problemas en este sentido es muy recomendable su lectura para conocer cómo podemos intentar detenerlo y evitar la pérdida de productividad que provoca.

La segunda parte se basa en el envío seguro de correos electrónicos y como en el caso anterior explican como configurar el gestor de correo y aumentar la seguridad en el envío a través del cifrado o los certificados electrónicos. Nos explica como instalar los certificados en nuestro gestor de correo y las opciones de cifrado a través de PGP (Pretty Good Privacy), basado en clave pública y privada para garantizar que sólo el destinatario que tenga la clave privada podrá leer el correo enviado. También nos ofrece un pequeño manual para instalarlo en nuestro gestor de correo. Muy interesante cuando la empresa trabaja con información sensible.

Personalmente creo que el uso del gestor de correo en local es un atraso porque estaba pensado y creado para trabajar con el correo cuando las líneas de banda ancha no existían o eran muy caras con lo cual tenía todo el sentido del mundo tratar el correo de forma local y una vez preparado y editado conectarse para enviarlo. Hoy en día creo que es un atraso y el mundo en el que nos movemos tiende a estar siempre conectado con lo cual el uso de los gestores de correo irá desapareciendo poco a poco a no ser que vengan con mejoras sustanciales sobre los webmail o gestores de correo a través del navegador que todos utilizamos y conocemos.

De todas formas mientras sigan siendo ampliamente utilizados en el mundo empresarial tendremos que tomar las oportunas medidas de seguridad y comprobar que nuestro correo está configurado de la forma más segura posible, sobre todo pensar en la mala imagen que daría vuestra empresa si fuera una dirección de correo suya utilizada para propagar SPAM, como vuestros clientes y contactos se verían afectados. No es una cuestión baladí para dejar al azar o para configurar con el famoso método de siguiente, siguiente, siguiente, aceptar.

Más Información | Inteco

En este caso se descarga el archivo que no nos ocupará más de 7 MB y lo instalamos en nuestra memoria portátil sin mayor problema, únicamente debemos indicarle la ruta de instalación en el caso de que no la haya cogido por defecto. El programa nos creará una carpeta llamada ThunderbirdPortable que será donde tengamos toda la información y el acceso directo para la aplicación.

En cuanto a funcionalidad yo sólo le he encontrado un pequeño inconveniente y es que la aplicación está en inglés y no está desarrollado el idioma en castellano, aunque sí en valenciano y gallego, con lo cual si domináis alguno de ellos lo podéis elegir sin problema. Para ello deberemos ir al apartado de Herramientas, Complementos y pulsar en el enlace de obtener extensiones. Se abrirá un navegador que nos llevará a las opciones que tenemos para elegir. Igualmente ocurrirá para el caso de querer instalar un tema distinto al que viene por defecto.

En mi caso he optado por instalarme el diccionario en español para verificar la ortografía antes de enviar un mensaje. Por lo demás funciona con una gran agilidad y se consigue descargar todo el correo en menos de un minuto. Por lo demás las opciones son las comunes para Thunderbird habitual y cualquier otro gestor de correo. No nos da ningún problema a la hora de configurar las cuentas ni los RSS y la recepción y envío de mensajes es igual de ágil que si estuviera instalado en el disco duro.

Lo que menos me ha gustado de este software es que sólo funcione para windows, y si usas mac o linux no tienes una versión disponible adaptada para estos sistemas operativos. Lo he probado en Linux utilizando el emulador Wine y funciona razonablemente bien, un poco más lento, pero correctamente.

En mi opinión es una aplicación muy útil si trabajas en varios equipos distintos, y así poder mantener tus opciones de correo y tu organización siempre al día dado que sólo lo mantienes en un único equipo. Podemos hacer uso de la información de nuestros correos sin conexión, dejar varios preparados para su envío y cuando accedamos a internet los enviará automáticamente.

Más Información | Portable Apps
En Tecnologia Pyme | Gestión de correo con Thunderbird

Para todos nosotros es conocido Outlook, para algunos solo en su versión Express, que viene de serie en Windows XP y no pasa der ser un simple cliente de correo, y otros la versión perteneciente a Microsoft Office, incluida con dicho paquete y con muchos PDAS y teléfonos basados en Windows Mobile, que incluye un completo gestor de información personal.

Pues como extensión de Microsoft Outlook, o mas bien pensando en pequeñas empresas que no puedan o necesiten invertir en un CRM, Microsoft ha incluido en las versiones Small Business, Profesional y Ultimate de Office una versión mas potente de Outlook con la que poder llevar la gestión de clientes.

Outlook Business Contact Manager permite que además de gesitonar la información personal de cada cliente, podamos añadir documentación, acciones que realicemos como llamadas, correos, etc. Todo esto integrado con el paquete Office.

Tal vez lo más interesante, si sabemos aprovecharnos de ello, es poder organizar mailings y campañas de publicidad integradas con el paquete Office a todos los contactos que tengamos en la agenda de Outlook y que nos ofrece la posibilidad de compartir la gestión entre varios puestos de red.

Otro punto a su favor es la buena integración que tiene Outlook con prácticamente todos los PDAS y teléfonos móviles del mercado, pudiendo llevar en nuestro bolsillo la información necesaria para nuestro trabajo y perfectamente actualizada.

Y vamos con los puntos en contra, lo primero y más importante es el precio por cada licencia de Office, tenemos que ir a una versión que por lo menos sea la Small Business para disponer de esta versión de Outlook. Todo esto teniendo en cuenta la fuerza y calidad que tiene ya Openoffice, y la cantidad de software de CRM de código abierto que existe.

El otro punto en contra que personalmente veo a Office 2007, es su extremada lentitud, sobre todo de Outlook, aún funcionado en pcs relativamente modernos, y los cuelgues que ocurren por ejemplo al hacer mailings de correo electrónico desde Word utilizando Outlook, esto lo conozco por experiencia propia.

Página oficial | Outlook Business Contact
Más en TecnologiaPyme | Lo que una pyme necesita para disponer de un buen CRM

Muchas empresas usan OpenOffice.org por cuestiones de economía, ya que el uso de esta suite ofimática implica un coste “cero” en licencias conservando prácticamente una compatibilidad casi perfecta con los formatos nativos de documentos de Microsoft Office.

Sin embargo y a pesar de que OpenOffice.org cuenta con las aplicaciones equivalentes a Word, Excel, PowerPoint y Access, no dispone de un equivalente a Outlook, que es una herramienta de funciones imprescindibles en el mundo empresarial debido a su gestión para la colaboración y agenda del usuario.

Hoy podemos complementar este carencia con un programa que desde hace tiempo ha estado presente en el mundo Linux. Se trata de Evolution, un clon de Outlook programado originalmente por Novell para el ambiente GNU/Linux. Actualmente ya existe una versión para Windows de dicho gestor de colaboración y agenda gracias a un desarrollo propio de la firma DIP Consultants.

Evolution para Windows sirve como gestor de e-mail, calendario, agenda y administrador de contactos al más puro estilo de Outlook. De hecho sus interfaces son muy parecidas, por lo que si se está familiarizado con Outlook le será fácil manejar Evolution.

Evolution para Windows es un software 100% gratuito que soporta servicios y protocolos para Microsoft Exchange (lo que es un tremendo plus), IMAP, POP, iCal, y Google Calendar. También dispone de integración con el cliente de chat Pidgin. De momento el instalador solo soporta Windows XP y Vista.

Si usted gestiona su ofimática vía OpenOffice.org y quiere realmente tener todo el potencial de Microsoft Office (al menos en el sentido de los servicios de gestión de colaboración y administración de agenda) es muy recomendable utilizar Evolution para Windows, ya que este cuenta con más funciones del tipo empresarial que Thunderbird con sus plug-ins incluidos, que si bien es un excelente gestor de correo no está diseñado pensado en la colaboración corporativa.

Más información | Novell Evolution
Más información | Versión con soporte en español
Más información | Evolution para Windows (DIP Consultants)
En Tecnología Pyme | OpenOffice llega a la versión 3.0
En Tecnología Pyme | Extensiones para OpenOffice 3.0

La gran mayoría de pequeños empresarios y autónomos no nos podemos permitir una infraestructura de correo propia. El coste de mantener un servidor permanentemente encendido y conectado, los problemas técnicos que conlleva… se podría decir que ni siquiera la necesitamos. Por otra parte lo que sí necesitamos es estar conectados permanentemente a nuestra cuenta de correo para poder ser competitivos: la capacidad de reacción es muy importante, sobre todo en negocios pequeños y autónomos, que fácilmente pueden perder un cliente en manos de la competencia.

Para éste propósito se ideó el correo “push”, un tipo de servicio que manda nuestros e-mail en tiempo real (conforme se van recibiendo) a un terminal móvil compatible. Sus ventajas son obvias: supone un ahorro de tiempo (el correo siempre está listo para ser consultado), de dinero (no hace falta conectarse a la bandeja de entrada puesto que los e-mails se envían directamente al terminal), y mejora nuestra productividad.

Dos de las herramientas capaces de recibir correo push son las Blackberry y el iPhone de Apple. Pero el problema vuelve a ser el mismo: el correo push necesita de una potente infraestructura detrás para funcionar, por lo que o invertimos en ella… o nos hacemos una cuenta gratuita de Yahoo Mail. Éste tipo de cuentas además de ofrecer un gran espacio de almacenamiento (según Yahoo ilimitado…) y un potente filtro anti-spam, actúan como servidores de correo push para dispositivos compatibles, en este caso Blackberry e iPhone, y ya están preparadas para entenderse a las mil maravillas con estos dos.

Para configurar nuestra cuenta yahoo tan sólo hay que seguir estos sencillos pasos:

Para el iPhone:

• Abrimos la aplicación “Mail” del menú principal.
• Elegimos Y! Mail

• Introducimos usuario y contraseña, ¡y listo!

Para Blackberry:

• Desde la pantalla de inicio, elige configurar una cuenta personal.
• Tras aceptar los términos, introduce tu dirección de correo Yahoo y contraseña.
• Acepta, ¡y listo!

Como podéis ver es muy sencillo tener una cuenta de correo propia, gratuita, y con características avanzadas como push e-mail, sin gastar más que nuestra tarifa de datos móvil (en caso de que tengas la tarifa Blackberry contratada, ni eso).

Sitio Oficial: Yahoo Mobile España
Sitio oficial para el iPhone (en inglés): Yahoo Mail

Actualmente, en el trabajo, o cuando nos desplazamos, no podemos permitirnos ir entrando una a una en nuestras diferentes cuentas, siempre vía web. Por razones de productividad, tiempo, y coste del Kb (si nos referimos a la movilidad) esto nos plantea un serio problema.

La solución pasa por la instalación de un gestor de correo electrónico. No tengamos miedo a salirnos del estándar Outlook y a probar soft diferente, que a corto plazo nos puede sorprender gratamente por su productividad. Démosle una oportunidad pues al primo del navegador Firefox, el gestor de correo Thunderbird, también avalado por la Fundación Mozilla.

Como posteriormente profundizaremos en otros post, con un buen gestor de correo como Thunderbird podremos potenciar nuestras comunicaciones vía e-mail y dotar de mayor productividad a nuestro trabajo diario, gracias a características como:

• Uso de plantillas personalizadas para darle un toque corporativo a nuestros correos enviados, con su correspondiente firma digital.
• Configuración de potentes filtros Anti-Spam.
• Posibilidad de hacer consultas/búsquedas avanzadas sin necesidad de estar conectados.
• Hacer un backup de nuestro correo/configuraciónen el soporte que queramos.
• Mantener una completa agenda de trabajo.

Por citar las más interesantes de cara al profesional, pero ¿por qué cambiar de Outlook a Thunderbird, o usar directamente este último sin pasar por el software de Microsoft?.

• Thunderbird es gratuito al igual que Outlook Express, pero no es una versión recortada del Outlook como ocurre en Express, sino que presenta una funcionalidad similar al cliente de microsoft (incluso superior en algunos apartados gracias al soporte de add ons).
• Los temas de incompatibilidad con correo web del estilo gmail, hotmail, yahoo… han pasado a la historia.
• Es multiplataforma lo podemos encontrar para entornos GNU/Linux, MacOs y Windows. Por lo que dejamos de depender del Sistema Operativo para este menester.
• Al ser Open Source está en constante desarrollo por parte de la comunidad, corrigiendo errores a mucha mayor velocidad de la que puede hacerlo el gigante Microsoft.
• Decenas de add on que nos harán potenciar y adaptar el gestor a nuestras necesidades profesionales. Por no hablar de los temas disponibles, para el que guste de entornos estéticamente cuidados.

Por último resaltar que tenemos a nuestra disposición la versión de Thunderbird Portable, que nos permitira transportar nuestra cuenta de correo electrónico mediante cualquier clase de dispositivo móvil (por ejemplo, una memoria USB) e iniciar sesión desde un ordenador diferente al nuestro.

Después de ver tal abanico de posibilidades uno se pregunta por dónde empezar. Paciencia, en próximos posts desmenuzaremos el programa, mostrando las configuraciones idóneas para dotarlo de un mayor potencial para la empresa.

Sitio Oficial | Thunderbird