Gestores de correo

Una de las cuestiones que muchas empresas utilizan son los gestores de correo. Clientes de correo tipo Outlook o Thunderbird por citar algunos que descargan nuestro correo en el ordenador y nos permiten su lectura. A diferencia de estos clientes de correo de escritorio las aplicaciones webmail, como puede ser gmail nos permiten leer a través de una aplicación web nuestro correo. A algunos nos puede entrar la duda de utilizar clientes de correo o webmail, ¿qué es más productivo en la empresa?

Quizás los clientes de correo tienen hoy en día más fama de la que merecen. En el pasado cuando las líneas de comunicaciones eran de una capacidad mucho menor si era aconsejable mantener este tipo de clientes, que nos permitía redactar todos los correos que necesitáramos sin conexión y conectarnos sólo para enviar y recibir correos. Esto los hizo muy populares en las empresas pero la verdad es que hoy día dudo bastante de su utilidad.

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Si el otro día estuvimos analizando la guía que INTECO-CERT había sacado para analizar y mejorar la seguridad de los navegadores web hoy vamos a hacer un repaso a la guía que ha sacado este organismo para las configuraciones seguras de los clientes de correo. Los clientes de correo son ampliamente utilizados en la empresa como forma de gestionar el correo desde el escritorio y en local sin necesidad de acudir constantemente al servidor de correo, ya sea interno o externo para realizar consulta o redactar nuevos mensajes.

La guía estructura su contenido en dos partes diferenciando entre la recepción de nuevos mensajes y el envío de los mismos. Analiza la configuración para distintos gestores de correo como son Outlook 2007 y 2003, Outlook Express, Thunderbird, Windows Live Mail, Eudora y Evolution. Seguro que alguien echa en falta alguno pero creo que están representados los principales gestores de correo, cuanto menos los más usados con diferencia en la empresa.

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Ya hemos hablado en otras ocasiones de la posibilidad de convertir tu memoria USB en un disco duro en el que llevar tu información, pero además, tener instalados aquellos programas que nos son más útiles. Si te gustan los gestores de correo para mantener ordenada la información te interesará esta versión de Thunderbird para instalar en una memoria USB.

En este caso se descarga el archivo que no nos ocupará más de 7 MB y lo instalamos en nuestra memoria portátil sin mayor problema, únicamente debemos indicarle la ruta de instalación en el caso de que no la haya cogido por defecto. El programa nos creará una carpeta llamada ThunderbirdPortable que será donde tengamos toda la información y el acceso directo para la aplicación.

En cuanto a funcionalidad yo sólo le he encontrado un pequeño inconveniente y es que la aplicación está en inglés y no está desarrollado el idioma en castellano, aunque sí en valenciano y gallego, con lo cual si domináis alguno de ellos lo podéis elegir sin problema. Para ello deberemos ir al apartado de Herramientas, Complementos y pulsar en el enlace de obtener extensiones. Se abrirá un navegador que nos llevará a las opciones que tenemos para elegir. Igualmente ocurrirá para el caso de querer instalar un tema distinto al que viene por defecto.

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Para todos nosotros es conocido Outlook, para algunos solo en su versión Express, que viene de serie en Windows XP y no pasa der ser un simple cliente de correo, y otros la versión perteneciente a Microsoft Office, incluida con dicho paquete y con muchos PDAS y teléfonos basados en Windows Mobile, que incluye un completo gestor de información personal.

Pues como extensión de Microsoft Outlook, o mas bien pensando en pequeñas empresas que no puedan o necesiten invertir en un CRM, Microsoft ha incluido en las versiones Small Business, Profesional y Ultimate de Office una versión mas potente de Outlook con la que poder llevar la gestión de clientes.

Outlook Business Contact Manager permite que además de gesitonar la información personal de cada cliente, podamos añadir documentación, acciones que realicemos como llamadas, correos, etc. Todo esto integrado con el paquete Office.

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Muchas empresas usan OpenOffice.org por cuestiones de economía, ya que el uso de esta suite ofimática implica un coste “cero” en licencias conservando prácticamente una compatibilidad casi perfecta con los formatos nativos de documentos de Microsoft Office.

Sin embargo y a pesar de que OpenOffice.org cuenta con las aplicaciones equivalentes a Word, Excel, PowerPoint y Access, no dispone de un equivalente a Outlook, que es una herramienta de funciones imprescindibles en el mundo empresarial debido a su gestión para la colaboración y agenda del usuario.

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La gran mayoría de pequeños empresarios y autónomos no nos podemos permitir una infraestructura de correo propia. El coste de mantener un servidor permanentemente encendido y conectado, los problemas técnicos que conlleva… se podría decir que ni siquiera la necesitamos. Por otra parte lo que sí necesitamos es estar conectados permanentemente a nuestra cuenta de correo para poder ser competitivos: la capacidad de reacción es muy importante, sobre todo en negocios pequeños y autónomos, que fácilmente pueden perder un cliente en manos de la competencia.

Para éste propósito se ideó el correo “push”, un tipo de servicio que manda nuestros e-mail en tiempo real (conforme se van recibiendo) a un terminal móvil compatible. Sus ventajas son obvias: supone un ahorro de tiempo (el correo siempre está listo para ser consultado), de dinero (no hace falta conectarse a la bandeja de entrada puesto que los e-mails se envían directamente al terminal), y mejora nuestra productividad.

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Actualmente, en el trabajo, o cuando nos desplazamos, no podemos permitirnos ir entrando una a una en nuestras diferentes cuentas, siempre vía web. Por razones de productividad, tiempo, y coste del Kb (si nos referimos a la movilidad) esto nos plantea un serio problema.

La solución pasa por la instalación de un gestor de correo electrónico. No tengamos miedo a salirnos del estándar Outlook y a probar soft diferente, que a corto plazo nos puede sorprender gratamente por su productividad. Démosle una oportunidad pues al primo del navegador Firefox, el gestor de correo Thunderbird, también avalado por la Fundación Mozilla.

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