Gestión documental

Muchas empresas se encuentran desbordadas a la hora de gestionar su documentación, donde el paso al mundo digital ha supuesto una gran ayuda pero llegado el momento nos vemos en la necesidad de buscar un sistema que nos simplifique el trabajo y sobre todo encontrar los documentos que necesitamos. Organizar nuestra información con la intranet permite la gestión documental en la empresa.

La intranet podemos gestionarla de muchas manera, ya sea como una web interna, o como la parte privada de nuestra web corporativa. Con las debidas precauciones de seguridad no debe haber ningún problema. En ella podemos ir añadiendo distinta documentación relativa a nuestra empresa, sus procedimientos o nuestros proyectos o clientes.

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A veces cuando buscamos soluciones de software libre que nos faciliten la tarea en cualquier ámbito de nuestro trabajo uno de los principales problemas con los que nos encontramos es la falta de soporte para dichos productos. En la empresa este método no siempre es posible, con lo cual la diferencia entre el precio que pagamos por un software con soporte y el tiempo que perdemos en montar nosotros mismos nuestra solución de código libre no compensa. Yerbabuena nos ofrece un completo ECM para organizar la gestión documental de la empresa ofreciéndonos la integración del mismo en nuestra empresa.

Yerbabuena nos ofrece la integración de Nuxeo ECM como gestor de contenidos para nuestra empresa. Supone una solución de gran calidad para una empresa que maneja un importante volumen de documentos. Está más orientada hacia la gran empresa que hacia la pyme y está claro que cada empresa tiene que valorar si ha llegado a un nivel de desbordamiento con la gestión documental que necesita un gestor de estas características.

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Cualquier solución de gestión documental debería tener en cuenta dos componentes principales, un hardware “decente”, que nos permita trabajar con rapidez, y un software bien diseñado que facilite el proceso de captura, indexación y posterior búsqueda de los documentos que almacenemos. Toshiba, compañía que comercializa dispositivos de este tipo, ha decidido incluir gratuitamente parte de su paquete de soluciones de software “Softluciones” junto con la compra de alguno de sus modelos de la gama e-STUDIO.

Los e-STUDIO son equipos multifuncionales, con escáner, fotocopiadora, impresora en red, fax, etc., adecuados para empresas medianas que gestionen cierto volumen de documentos e interesantes si se pueden incluir dentro de algún contrato del tipo pago por copia que incluya el mantenimiento y no requiera un desembolso inicial. En cuanto al software “gratuito”, no es una mala iniciativa, pero como suele pasar en estos casos la cosa tiene truco.

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Entre las alternativas para implantar un sistema de gestión documental que podemos utilizar las hay que se centran en el trabajo en local (en nuestra propia red), apuestan completamente por Internet o las que utilizan un modelo “mixto”, como en el caso de Oxiged, una solución de Everis que trabaja localmente pero ofrece el servicio de almacenamiento de los documentos en Internet.

La ventaja de este enfoque es que podemos descargar el trabajo de almacenamiento y custodia de la documentación en un proveedor externo, que se encargue de disponer del espacio necesario y de establecer las medidas de seguridad pertinentes (control de accesos, copias de seguridad, etc.), mientras que el trabajo con los documentos se sigue realizando con un software “local”.

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Son muchas las empresas que están comenzando con el progresivo abandono del papel en pos de una mejor eficiencia documental a través de la digitalización. Uno de los problemas que tienen que resolver en el caso de los archivos digitales es la conservación de los mismos y asegurar que estarán disponibles como mínimo el período de vida útil de los documentos. Para ayudar a las empresas en este sentido HP ha presentado eCustodia una solución de gestión documental que garantiza la conservación y archivo tanto de documentos como de firmas electrónicas.

Se trata de preservar un documento durante su ciclo de vida manteniendo la validez jurídica del mismo y asegurando su posterior recuperación. Pensad en un documento que tiene que mantenerse durante 15 años y echad la vista atrás. Yo creo que hace 15 años trabajaba con WordPerfect y no se hoy podría abrir mi documento con el software que utilizamos. Pues bien esta es una de las características que nos promete eCustodia.

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Cuando muchas empresas se plantean usar un gestor documental desconocen que el primer paso que tienen que hacer en este sentido es de organización interna y que utilizar un buen software de documentación no resuelve sus problemas de gestión de un plumazo. Los repositorios documentales son el primer paso para la gestión documental. La principal característica de un repositorio consiste en su concentración, es decir, toda la información está centralizada y existe en una misma ubicación.

Otra de las características fundamentales de los repositorios documentales debe ser la actualización, que para mi es la más importante, puesto que la última versión aprobada de un documento debe ser la que figura en el repositorio, olvidándonos de copias locales de los documentos con modificaciones posteriores, pero que no sabemos si son definitivas o sólo propuestas. Todo esto requiere un rigor en la forma de ir acumulando la información, un criterio marcado previamente a la creación del propio repositorio.

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Cada vez manejamos más documentos electrónicos y además la digitalización de los que tenemos en papel empieza a ser algo habitual en muchas empresas. Si bien es posible gestionar todo este trasiego de información utilizando nuestra propia estructura de carpetas en una unidad de red, el uso de los gestores documentales es muy interesante a partir de cierto volumen de información. Hay muchas soluciones de distinto alcance, pero hoy vamos a hablar de una apropiada para los que empiezan con estos sistemas, Documany, un gestor documental básico bastante flexible.

Es una solución web desarrollada por la empresa malagueña MGInnova, que podemos utilizar tanto como un servicio a través de Internet como instalada en nuestro propio servidor empresarial si disponemos de él. Permite establecer distintos perfiles de usuario y niveles de acceso a los documentos, así como crear una “estructura de carpetas”, categorías en realidad, para organizarlos a nuestro gusto.

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Deshacerse del papel en la gestión de la empresa es una de las batallas que libraremos las pymes en los próximos años, un anhelo y una promesa de ahorro, sencillez de gestión y rapidez en los procesos que tiene multitud de implicaciones en el día a día de cualquier empresa y requiere de un estudio detallado y de un proceso de implantación bien planificado para que funcione correctamente.

La cosa no es sencilla, no basta con hacerse con un gestor documental, un par de escáneres y a correr, el papel lleva mucho tiempo entre nosotros y sigue siendo todavía imprescindible en muchas situaciones, así que hablamos más de un proceso a medio plazo que de un cambio de hoy para mañana que podamos llevar a cabo en un par de meses. Echemos un vistazo a algunos de los puntos a considerar si nos planteamos eliminar el papel.

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Cuando una empresa nace y comienza a informatizarse es muy importante definir los flujos de comunicación e ir fijando las pautas del tratamiento de la información en la empresa. La gestión de la información en la empresa puede ser un gran obstáculo en el crecimiento de nuestra empresa. En la penúltima empresa en la que estuve trabajando una de las responsables de un departamento fijó el flujo de seguridad de los documentos creando una copia de seguridad de todos sus documentos en el servidor, otra en su ordenador y otra en otro ordenador distinto además de varias copias en papel.

Está claro que llega un punto en el cual este sistema se hace imposible de manejar, saber que copia es la buena y si es necesario hacer una modificación tienes que ir cambiando en los distintos sitios donde tienes la copia además de destruir las copias en papel y sacar otras por impresoras. Todo este proceso tiene además un alto coste asociado puesto que no sólo se gastan recursos materiales sino humanos dado que implica una mecánica de trabajo muy lenta.

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