Gestión documental

El escáner es uno de esos periféricos que se echan de menos a la hora de trabajar cuando salimos de nuestras oficinas. Pensando en estos trabajadores en movilidad LG une el escáner y el ratón en un único periférico de manera que al pasar el ratón sobre una imagen escanea esta de forma automática si así se lo indicamos.

Porque podemos utilizar funciones de teléfonos móviles que permiten tomar una imagen que nos funcione como escáner, pero no con la calidad que nos ofrece esta solución. Permite escanear, editar y compartir en cualquier tamaño y formato ( Word, Excel, Power Point, e-mail, JPG, TIFF, PDF, BMP, etc.) Además dispone de función de edición (OCR) que permite que el texto escaneado se convierta de inmediato en un archivo de texto editable, lo que sin duda nos puede ayudar mucho en determinados momentos.

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Cuando se habla de la facturación electrónica se piensa mucho más en un sistema de emisión de facturas que en un sistema de recepción. Sin embargo para muchas empresas la cuestión a solucionar está en la custodia, almacenaje y tratamiento de las facturas que reciben. Para intentar mejorar la productividad en este área podemos recurrir a la digitalización certificada para ahorrar en la gestión de las facturas de proveedores.

Porque en muchos casos las empresas tienen sus sistemas de facturación que les permiten emitir facturas, electrónicas o no, pero también indexarlas y facilitar encontrar una factura de manera muy sencilla. Por lo general aquí también podemos incluir facturas que terceros emiten a nuestra empresa como gastos, pero la cuestión es que tenemos que picar los datos y además custodiar la factura en papel durante cinco ejercicios fiscales.

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En muchas empresas con la llegada del verano llega la hora de hacer balance y organizar toda la documentación de la empresa. Al fin y al cabo nos movemos por ciclos, ya sean anuales, estacionales, etc. y el final del verano y el comienzo del nuevo curso es dado a estas reorganizaciones. Llegado este momento es cuando nos damos cuenta de la cantidad de información que manejamos y cómo la organizamos. Por eso muchas empresas pueden plantearse el uso de un gestor documental para organizar todos estos archivos. Por eso vamos a intentar definir cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa.

Para empezar debemos considerar si la organización de archivos que tenemos es adecuada o no. Si a pesar de tener todo bien organizado tardamos en encontrar archivos y documentos más de lo que sería recomendable, un gestor documental puede ser una ayuda a la hora de mejorar la productividad de nuestra organización. Simplemente cambiará un poco la forma de trabajar de nuestra empresa, pero la curva de aprendizaje suele ser baja.

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Una de las cuestiones que a menudo encuentro en distintas empresas es datos duplicados. Muchas veces se tiene la sensación de que duplicando los archivos éstos están más seguros, con lo cual al final podemos encontrarnos con algún problema que otro. Estas cuestiones es conveniente tenerlas definidas correctamente en las empresas puesto que duplicar datos supone duplicar esfuerzos.

Muchas personas duplican la información y lo toman como costumbre. En el hogar o para un autónomo puede ser un buena práctica, pero en las empresas puede ser un grave problema. Cómo es una cuestión de confianza lo más importante es definir un buen proceso de copia de seguridad, probarlo a lo largo del tiempo para tener la certeza de que podemos recuperar información siempre que lo necesitemos.

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Una de las cuestiones en las que podemos consumir más tiempo en todas las empresas es en la organización de la documentación que manejamos. Una buena organización nos ayudará a mantener un orden que nos ayudará a encontrar los documentos que necesitamos en cada momento de forma sencilla. Cuando esto no es suficiente tenemos que acudir a la ayuda de programas específicos para esta función OpenKM es un gestor documental de código libre para la pyme.

OpenKM es una aplicación Java J2EE que se ejecuta en un servidor de aplicaciones JBoss, y para la base de datos del repositorio podemos almacenarlo en MySQL, PostgreSQL, Oracle entre otras. Los requisitos de hardware para una empresa pequeñas con 25 usuarios y un repositorio entre 10 y 60 GB son de 1 GB de RAM, aunque para un mejor rendimiento recomiendan entre 2 y 4, un procesador Dual Core 2 o similar y un disco duro SATA entre 150 y 250 GB.

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El escáner puede ser una de las cuestiones que nos resulten más útiles en las empresas a la hora de mejorar nuestra productividad y solucionar algunos problemas o agilizar la gestión documental de la empresa. Pero a la hora de elegir entre distintos modelos debemos saber qué le pedimos a un escáner en la empresa.

Lo primero que debemos tener claro es el uso que le vamos a dar. No es lo mismo un escáner que emplearemos para digitalizar toda la facturación de la empresa que para digitalizar otro tipo de documentos. A la vez debemos considerar el volumen de documentos que vamos a digitalizar diariamente. No es lo mismo escanear de forma ocasional que pasar por dicho hardware toda la documentación de nuestra empresa.

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Muchas son las soluciones que hay disponibles para tratar de integrar en una sóla herramienta todos los programas que habitualmente utilizamos en las empresas. Dentro de los programas de código libre de los que he estado viendo últimamente me ha llamado la atención Simple Groupware CMS, solución de gestión para pymes de código libre y que tiene una buena base para comenzar a cetralizar la organización de nuestra empresa.

Dispone de una amplia gama de opciones a la hora de centralizar la información y los procesos en la empresa, ayudándonos a gestionar correos, calendarios, contactos, gestión de documentos o sincronización de dispositivos móviles y correo a través de Funambol. El programa se controla a través de una sencilla interfaz web y está disponible en castellano.

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Uno de los problema de las empresas a medida que van creciendo es la organización de toda la documentación. Muchas veces nos basta con ser metódicos a la hora de guardar documentos creando un árbol de directorios adecuado a nuestras necesidades. En muchos casos necesitamos dar un paso más y entonces es cuando podemos recurrir gestores documentales, como Nuxeo, gestor documental de código abierto,que nos puede ser de gran ayuda en este sentido.

El punto fuerte de este tipo de aplicaciones está en la gestión centralizada de la documentación, lo cual implica tener un servidor o un equipo dedicado a ello, quizás complementado con un NAS o un disco externo conectado al mismo, puesto que de otra manera no es tan efectivo el gestor y se pierde la funcionalidad y versatilidad que nos da este tipo de programas.

En el caso de Nuxeo nos encontramos con un programa basado en Java, multiplataforma, por lo tanto, que podemos instalar tanto en Windows como en Mac o Linux. Dispone de algunas de las opciones que nos facilitan la tarea a la hora de gestionar los documentos en la empresa como son los siguientes:

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Uno de los problemas que pueden tener muchas pymes y de los cuales venimos hablando y tratando con diferentes aspectos es la gestión documental. Cada día los documentos digitales aumentan en número, tamaño y es necesaria una mejor organización. Por eso hoy vamos a comentar Knowledge Tree, gestor documental para pymes que nos puede ayudar en estas tareas organizativas.

Se trata de un software de código libre con el que podemos estructurar nuestra documentación en las empresas. Está basado en una solución que necesita PHP, MySQL y Apache por lo que si no tenemos instalados dichos servicios tendremos que hacerlo previamente. En este sentido, posee instaladores que ya nos incluyen dicho software para no tener ningún inconveniente.

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