Gestión del tiempo

Si queremos ser más eficientes y productivos una de las principales cuestiones que debemos controlar es en qué se nos está escapando el tiempo. Se trataría de medir caunto tiempo dedicamos a relizar determinadas tareas, así como el tiempo total dedicado a un proyecto, por ejemplo. Para ello tenemos contadores de tiempo que nos facilitan estas mediciones. Uno de ellos bastante interesante es Yast, que nos ayuda a gestionar mejor nuestro tiempo de trabajo.

Se trata de un pograma online, por lo que no es neceasaria ninguna instalación de software. Simplemente tendremos que poner en marcha el contador al inicio de una tarea y finalizarlo cuando acabemos, de esta manera debemos ser proactivos en su uso, puesto que si nos olvidamos de ponerlo en marcha de poco nos servirá. Cada contador de tiempo quedará reflejado con un color distinto, de manera que tendremos claro en qué hemos trabajado a lo largo del día.

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La semana pasada hicimos un repaso de algunos de los motivos que tenía una empresa para auditar los tiempos de trabajo invertidos por sus empleados, ya sea a nivel individual para mejorar la productividad de dicho empleado o a nivel global para ayudar a detectar disfuncionalidades en determinadas formas de trabajar. Hoy vamos a ver tres aplicaciones para controlar en qué gastamos el tiempo de trabajo.

Se trata de tres alternativas que nos ofrecerán soluciones distintas cada una de ellas. De esta forma dependiendo del propósito con el que pretendamos utilizarlas nos serán más o menos adecuada cada una de ellas. Pero todas funcionan de forma similar. Recogen la información, de forma más o menos automática, de en qué aplicación estamos trabajando y cuánto tiempo nos ocupamos en ello. A partir de aquí nos ofrecen los datos que necesitamos.

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Muchas veces las pequeñas empresas necesitan multiplicar las horas de trabajo de sus empleados para conseguir mantener la empresa a flote. Lo mismo ocurre en el caso de los autónomos. Hablo de empresas en la que cada uno de sus miembros está ligado por algo más que un sueldo a la misma y donde el esfuerzo es colectivo. Pero muchas veces no se trata de trabajar más sino de trabajar mejor. Por eso vamos a proponeros tres temporizadores Pomodoro con intervalos de tiempo variables.

Nos falta tiempo. Esta es la frase que más escucho en muchas empresas. Pero de lo que se trata es de sacar el máximo partido a las horas de las que disponemos para realizar una tarea. Para ayudarnos a concentrarnos y terminar nuestras trabajos nos puede ayudar mucho la técnica Pomodoro. Pero muchas veces el intervalo de 25 minutos de trabajo y 5 de relax puede ser demasiado rígido y necesitamos modificarlo.

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Seguro que como hoy es viernes y la semana laboral ya va llegando a su fin parte de nuestra capacidad de trabajo y de concentración se resiente. Es más complicado centrar nuestro esfuerzo en acabar las tareas y cerrar la semana laboral. Por eso hoy vamos a tratar de ofrecer algunos consejos para mejorar tu concentración y productividad con la técnica Pomodoro.

Es una técnica de trabajo muy sencilla, que prácticamente no necesita aprendizaje, sino más bien costumbre en su uso para sacarle todo el partido. Además las herramientas técnicas necesarias para su utilización son gratuitas, en su mayoría y están al alcance de todos. En este sentido tenemos mucha variedad de soluciones técnicas que nos pueden servir para aplicar correctamente la técnica Pomodoro.

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La información es importante, necesitamos saber y cuanto antes lo sepamos mejor. Una de las ventajas de la era de internet es que nos ofrece la posibilidad de acceder a una gran cantidad de información con una inmediatez que hasta hace pocos años era simplemente inconcebible, como diría Vizzini.

Y ésto, siendo una ventaja, constituye a su vez uno de los mayores problemas a los que nos enfrentamos. ¿Cómo gestionar tal cantidad de información de manera adecuada?. En este mundo siempre conectado, nos llegan correos electrónicos, feeds RSS, mensajes instantáneos, llamadas, SMS, etc., en ocasiones tantas que pasamos más tiempo revisándolas que aprovechando la información para nuestro trabajo.

Quizá deberíamos pararnos y meditar, ser conscientes de que el objetivo no es estar informados, sino disponer de la información necesaria para tomar decisiones productivas. La solución no es dejar de recibirla, pero ante tal avalancha de datos sí deberíamos plantearnos adoptar algunas estrategias que nos ayuden a filtrarla adecuadamente.

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Aunque parte de mi trabajo está relacionado directamente con la tecnología, existe otra que no, aunque evidentemente hago uso de ella para realizarlo.

En esta situación, más de una vez me he descubierto preguntándome “¿qué narices hago sentado en la oficina?” La práctica totalidad de las tareas que desarrollo las puedo llevar a cabo desde cualquier sitio, siempre que disponga de una conexión a internet.

Supongo que esta reflexión no es ajena a muchos de vosotros. Lo que se espera de mí es que realice una labor, no que cumpla un horario, pero en la mayoría de las empresas se sigue valorando en exceso la presencia en el despacho durante la jornada laboral (y si llegas antes y te quedas después mejor), cuando este tiempo no está relacionado necesariamente con la capacidad de realizar una mayor cantidad de trabajo (o de mejor calidad).

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