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Gestión de tareas

GTD con Thunderbird, el cliente de correo de Mozilla

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Captura Thunderbird

Para aquellos usuarios que centran buena parte de su actividad diaria en el uso del correo electrónico existen, además de Microsoft Outlook, otros gestores de correo como Thunderbird, la solución de Mozilla (los de Firefox), una aplicación sobre la que también podemos aplicar la metodología GTD como sistema de organización y planificación de nuestras tareas.

En puridad, esta metodología sólo requiere de un sistema de clasificación de tareas, una organización en diversos apartados al que podemos añadir tanta complejidad como consideremos adecuado. En el caso del trabajo con Thunderbird podemos utilizar las características que incorpora por defecto la aplicación, etiquetado de mensajes y búsquedas guardadas, además de añadir otras aprovechando la posibilidad que ofrece, al igual que Firefox, de incorporar nuevas mediante plugins, pequeños añadidos que en este caso nos van a permitir enriquecer las opciones de organización que vienen con el gestor de correo.

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GTD Outlook Add-In, complemento GTD para Outlook

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Captura Outlook Add-In

El otro día os comentamos en líneas generales en que consiste la metodología GTD y como podemos utilizarla para aumentar nuestra productividad. Existen muchas soluciones de software específicas centradas en esta metodología, pero para empezar me he decidido por un complemento para Microsoft Outlook, GTD Outlook Add-In, un añadido a este programa que resultará especialmente útil a los usuarios que trabajen mucho con el correo electrónico y el software de Microsoft.

Lo que hace es integrarse con Outlook añadiendo una barra de herramientas para el manejo de la solución y una serie de carpetas predefinidas en las que podemos ir ubicando nuestros mensajes y tareas, clasificándolos de acuerdo al momento en el que se vayan a realizar, al tipo de tarea, o delegándolas si la responsabilidad recae en otra persona. Digamos que nos permite trabajar dentro de Outlook utilizando esta metodología.

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GTD, organizando nuestro día a día

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Captura GTD

En casi todas las pequeñas empresas suele repetirse una figura con frecuencia, la del trabajador multidisciplinar. Normalmente el número reducido de empleados que tienen estas compañías hace que uno o varios de ellos se ocupen de muchas tareas diferentes a un tiempo (hay que maximizar el rendimiento). El problema cuando tocamos tantos palos es mantenernos al día en nuestro programa y que no se nos despisten cosas en el camino. Una forma de organizarse para llegar a todo es aplicar la metodología conocida como GTD (Getting Things Done en inglés), algo así como consiguiendo hacer las cosas traducido libremente a nuestro idioma.

El creador de esta metodología es David Allen, un estadounidense (de ahí el nombrecito y las siglas, que les encantan) que propone un sistema para planificar todas nuestras tareas, que consiste básicamente en anotar todos los pasos que debemos llevar a cabo para completarlas para no tener luego que detenernos a pensar en qué es lo que nos queda por hacer. Una vez hecho esto (y aquí está el truco), debemos establecer un sistema de revisión y ejecución que impida que todo eso que hemos anotado se quede olvidado en un cajón o en el disco duro de nuestro ordenador. A grandes rasgos os comento lo que él propone a continuación.

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Evernote, mejora la gestión de tus notas y tareas

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captura evernote

Evernote es un sistema de toma y gestión de notas cuya principal virtud es que permite recogerlas con las herramientas que utilizamos de forma habitual (nuestros ordenadores y nuestros teléfonos móviles), organizarlas de forma casi automática en un mismo lugar y acceder luego a esta información (y compartirla si queremos) desde casi cualquier sitio.

Podemos evidentemente escribir las notas, pero donde destaca la aplicación es en el uso inteligente de un accesorio presente en muchos teléfonos que hasta ahora yo consideraba de poca utilidad, la cámara de fotos, así como de la cámara web si disponemos de ella en nuestro ordenador.

Utiliza las fotos que tomamos para crear las notas, junto con un sistema OCR (reconocimiento óptico de carácteres) que permite al programa leer los textos que hayamos podido captar con nuestra cámara (un tarjeta de visita, la etiqueta de un producto, lo que se te ocurra) o aquellos que hayamos copiado de documentos o páginas web, almacenándolos y permitiendo luego su búsqueda sin haber tenido que etiquetarlos o referenciarlos de ninguna forma.

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