Gestión de tareas

Nos hemos pasado la mañana delante del ordenador, sin levantar la cabeza del teclado y a la hora de salir a comer vemos que tenemos un montón de tareas pendientes, temas por cerrar y realmente no sabemos en qué hemos estado gastando nuestro valioso tiempo. Por eso una de las cuestiones que nos pueden ayudar a mejorar nuestra productividad es auditar los tiempos de trabajo en la empresa.

No se trata ya tanto de controlar si trabajamos más o menos. El objetivo es saber en qué aplicaciones hemos estado trabajando más tiempo, qué documentos hemos estado utilizando, o cuántas veces hemos utilizado el correo electrónico a lo largo de la mañana. Todos estos datos nos servirán para realizar una radiografía de nuestra productividad.

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Si hacemos un uso intensivo del navegador web en nuestro trabajo seguro que estáis acostumbrados a trabajar con varias pestañas del mismo abiertas con distintos temas. La navegación por pestañas se ha impuesto como un estándar en la web, de manera que hoy día las incorporan todos los navegadores. Nos hemos acostumbrado a trabajar con ellas y de hecho es un sistema muy cómodo, más que pasar se una a otra ventana. Pero cuidado, porque múltiples pestañas en el navegador limitan nuestra productividad.

O dicho de otra manera hacen que nuestra atención se disperse en lugar de concentrarse en una sola. Porque muchas veces vemos como nuestra pestaña en la que tenemos abierto el correo nos está indicando que hemos recibido uno nuevo. Lo mismo podemos decir de pestañas que contienen redes sociales o lectores de noticias, que poco a poco te van creando la sensación de que tienes muchas más tareas pendientes.

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Si ya de por sí Evernote me parecía una de las mejores aplicaciones para tomar notas y ayudarnos en nuestras tareas ahora todavía más. Y es que ha nacido Evernote Trunk, la tienda de aplicaciones de Evernote que mejora las funcionalidades de este software con nuevas aplicaciones desarrolladas por terceros.

En esta aventura colaboran socios tan importantes como Nokia, Seesmic o Canon para ayudar en el desarrollo de las aplicaciones. De momento tenemos disponibles algo más de 100, todas claramente enfocadas al mundo de la empresa que serán los que más partido saquen de las mismas.

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Una de las cuestiones que nos puede ayudar a organizar nuestra agenda, nuestro día a día en el trabajo son los gestores de tareas. Prioriza el trabajo y consigue que las cuestiones más importantes del día no se queden en el tintero por realizar esas otras que son más sencillas y a la vez menos prioritarias.

Los gestores de tareas son programas muy sencillos que nos permiten organizar nuestras tareas de forma simple. Por lo general, en esta limitación radica su gran virtud, puesto que no tienen que ocupar mucho tiempo en la organización, poco más de poner el nombre de la tarea y su prioridad.

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Ya son unas cuantas las herramientas para poner en práctica la metodología GTD que hemos revisado, y en esta ocasión vamos a hacerlo con una aplicación que introduce algunas funcionalidades de las que carecen la mayoría de las que ya hemos visto, Konolive, un programa de gestión de tareas centrado en la colaboración, pensado sobre todo para la gestión de tareas de grupos más que las individuales.

Este es quizá uno de los aspectos que la mayoría de las soluciones disponibles peor resuelven, el sistema GTD se centra en la gestión personal y, cuando hay que desviar o delegar las tareas, el tratamiento de las mismas no siempre es el adecuado, lo que puede llevarnos a perderlas de vista o a tenerlas estorbando entre las que sí debemos ejecutar nosotros mismos.

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No es la primera vez que hablamos de Evernote en el blog, pero ahora son noticia por que finalmente disponen de versión para dispositivos BlackBerry, que se suma a las que ya tenían para iPhone y Windows Mobile, convirtiéndose en una magnífica alternativa para la captura de notas, ideas y tareas, con la ventaja de poder luego gestionarlas desde un único lugar.

Como ya hemos explicado a fondo en que consiste la aplicación y como podemos sacarle provecho (os dejo el enlace al final), nos vamos a centrar en las funciones que han añadido para BlackBerry, uno de los terminales más populares entre los usuarios profesionales, ofreciendo soporte de momento para aquellos que utilicen la versión 4.6 de su sistema operativo, a los que se suma una específica para la BlackBerry Storm.

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Ya hemos intentado explicar en alguna entrada en que consiste la metodología GTD (Getting Things Done), un sistema de organización de tareas que aspira a conseguir que seamos más productivos. Al igual que con cualquier tema, es importante comprender bien en que consiste para poder ponerla en práctica con garantías de éxito, y este vídeo, más bien presentación hablada o screencast, es una buena ayuda para ello.

La presentación explica de forma muy sencilla en que consiste este método y cómo seguirlo adecuadamente, incidiendo en los aspectos clave del mismo, la recopilación, procesado, organización y revisión de tareas, las dificultades que presenta cada paso y la forma más sencilla de ejecutarlos.

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Para aquellos usuarios que centran buena parte de su actividad diaria en el uso del correo electrónico existen, además de Microsoft Outlook, otros gestores de correo como Thunderbird, la solución de Mozilla (los de Firefox), una aplicación sobre la que también podemos aplicar la metodología GTD como sistema de organización y planificación de nuestras tareas.

En puridad, esta metodología sólo requiere de un sistema de clasificación de tareas, una organización en diversos apartados al que podemos añadir tanta complejidad como consideremos adecuado. En el caso del trabajo con Thunderbird podemos utilizar las características que incorpora por defecto la aplicación, etiquetado de mensajes y búsquedas guardadas, además de añadir otras aprovechando la posibilidad que ofrece, al igual que Firefox, de incorporar nuevas mediante plugins, pequeños añadidos que en este caso nos van a permitir enriquecer las opciones de organización que vienen con el gestor de correo.

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El otro día os comentamos en líneas generales en que consiste la metodología GTD y como podemos utilizarla para aumentar nuestra productividad. Existen muchas soluciones de software específicas centradas en esta metodología, pero para empezar me he decidido por un complemento para Microsoft Outlook, GTD Outlook Add-In, un añadido a este programa que resultará especialmente útil a los usuarios que trabajen mucho con el correo electrónico y el software de Microsoft.

Lo que hace es integrarse con Outlook añadiendo una barra de herramientas para el manejo de la solución y una serie de carpetas predefinidas en las que podemos ir ubicando nuestros mensajes y tareas, clasificándolos de acuerdo al momento en el que se vayan a realizar, al tipo de tarea, o delegándolas si la responsabilidad recae en otra persona. Digamos que nos permite trabajar dentro de Outlook utilizando esta metodología.

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