Gestión de proyectos

Una de las cuestiones que a muchas personas le ayudan a realizar sus tareas diarias son los gestores de tareas. En este sentido cuando estamos todo el día de un lado para otro, lo mejor es optar por un gestor de tareas online, que trabaje en la nube y nos permita conectarnos tanto desde nuestro ordenador de oficina, como desde el portátil o desde el móvil. Pero ¿qué le pedimos a un gestor de tareas online, para que cumpla bien su cometido?

Creo que es una cuestión muy de gustos personales. No a todas las personas nos funcionan los mismas claves a la hora de realizar el trabajo y organizarlo. Algunos preferimos una organización más visual y otros sin embargo tenemos más una opción más estructurada de la información. Algunos se decantan por el método GTD y sin embargo a otros no nos acaba de convencer este modelo organizativo.

Uno de las herramientas informáticas que tenemos a nuestra disposición a la hora de llevar a buen puerto una nueva tarea en nuestra empresa es un gestor de proyectos, especialmente útil cuando se complica la tarea y se introducen múltiples actores para su cumplimiento. OpenProj es un gestor de proyectos de código libre que nos ayudará a cumplir con cada una de las fases para llevarlo adelante.

Para los que estén acostumbrados a MS Projects no tendrán ningún problema en adaptarse a este gestor de proyectos. Se trata de un sistema compatible con el programa de Microsoft y pensado para poder manejar sin problemas archivos con él. Para las pymes puede ser una alternativa eficiente para abrir este tipo de archivos sin necesidad de adquirir software de pago.

Quizá uno de los aspectos en los que más nos pueden ayudar las soluciones basadas en web es en el de la organización de las rutinas de la empresa. La colaboración entre empleados, gestión de proyectos, relaciones con clientes y proveedores, etc. Son muchos los productos a los que podemos recurrir si buscamos algo así, una intranet o espacio común de gestión en el que manejar todos estos aspectos, y uno de ellos es Feng Office, una aplicación enfocada a la gestión colaborativa de de la empresa que funciona a través de la red.

Quien más quien menos dispone de productos para llevar la contabilidad y manejar las operaciones que tienen un reflejo directo en ésta (facturación, ventas, gestión de productos, etc.), pero no es tan habitual contar con herramientas que nos permitan sistematizar el día a día de la empresa, las llamadas a clientes, los avances en un proyecto o los documentos relacionados con cualquier tema que nos llevemos entre manos. Feng Office va en esa dirección, proponiendo una zona común en la que depositar toda esta información para que cualquier agente involucrado pueda consultarla.

Saiku, un gestor de proyectos sencillo y gratuito bastante interesante para empresas pequeñas del que ya hemos hablado por aquí ha presentado algunas novedades que aumentan sus posibilidades como herramienta para la colaboración de equipos de trabajo. Un cambio de nombre a Teambox (vale, esto en sí mismo no aporta mucho), mejoras en la interfaz y la posibilidad de instalarlo en nuestro propio servidor encargándonos nosotros del mantenimiento de los datos.

Lo primero que llama la atención es el cambio en la interfaz, que manteniendo su filosofía de sencillez ante todo se ha visto sometida a un buen repaso, en mi opinión para mejor. Prácticamente las mismas opciones con algún pequeño añadido mejorando la usabilidad y dándole un aspecto más terminado. Es en sus opciones “premium” donde podemos encontrar los cambios más profundos, si bien no en cuanto a funciones sí en lo referente a posibilidades de personalización e instalación.

No son pocos los gestores de proyectos de los que hemos hablado, y buen número de ellos funcionan íntegramente a través de Internet, es un tipo de software poco utilizado pero con muchas posibilidades en la pyme, y como en la variedad está el gusto hoy vamos a comentar otra de las herramientas disponibles para ayudarnos en la organización del trabajo en nuestra empresa, OfficeZilla, un completo sistema de organización completamente gratuito.

En este caso no hablamos de cuentas gratuitas y premium, el uso de este servicio no tiene costes asociados y no hay límites en cuanto a número de usuarios, cantidad de proyectos o espacio de almacenamiento disponible, y es un sistema realmente completo, con opciones que cubren casi cualquier aspecto relacionado con la colaboración de grupos de trabajo o la gestión de proyectos. Echemos un vistazo a los módulos por los que está compuesto.

En los últimos tiempos las alternativas para la colaboración de grupos de trabajo y gestión de proyectos han caído más del lado de los servicios web más que de las aplicaciones locales. En este caso vamos a comentar una solución que intenta quedarse en un punto intermedio entre ambas opciones, ya que aunque el acceso es a través de un navegador, su instalación se realiza en un servidor local con sistema operativo Windows. Su nombre es eRoom, de la empresa Restrospect, un sistema centrado en la gestión de proyectos y colaboración de grupos de trabajo.

Aunque la instalación es local, permite naturalmente acceder desde el exterior, así que es una buena alternativa para aquellos que necesitan coordinar grupos en distintas ubicaciones o móviles pero que a la vez buscan un control total sobre la solución con la que llevan a cabo la tarea. eRoom incorpora distintas herramientas para trabajar con archivos, organizar los contenidos mediante carpetas, planificar proyectos y delegar tareas que la convierten en una solución realmente completa. Pasamos a ver todas las opciones con más detalle.

La gestión de proyectos es una necesidad que tenemos muchas empresas por el tipo de negocio que nos llevamos entre manos. Gracias a la popularización de Internet, la barrera de acceso a este tipo de aplicaciones, en principio complejas y pensadas para otro mercado, se ha desdibujado un tanto, y hoy día podemos acceder a productos más pensados para nosotros, como es el caso de Saiku, un sencillo gestor de proyectos online con algunas funcionalidades básicas.

Saiku es una aplicación gratuita, que nos permite crear proyectos privados, tantos como necesitemos, asociados a nuestra cuenta de usuario y con una URL propia para cada uno, una dirección web del tipo “miproyecto.prosaiku.com”para facilitar la gestión. Una vez dados de alta, podemos invitar a unirse a uno u otro proyecto a los usuarios que queramos utilizando el correo electrónico. Es un gestor muy básico, en el que accediendo a una serie de pestañas iremos añadiendo información y organizando nuestro proyecto.

Cuando contratas a tu proveedor el desarrollo de tu presencia web (un blog, una red social, una web corporativa, una tienda electrónica, una intranet..) es conveniente que conozcas un poco la terminología y metodología más habitual para que no te encuentres con un camino lleno de sorpresas, e incluso, como ocurre habitualmente, con un producto que no atiende a tus expectativas.