Además DevoluIVA guardará todos los tiques y facturas recapituladas de los clientes en formato electrónico durante diez años. Para que nos sea realmente útil tendríamos que utilizarlo en los establecimientos adheridos con los que ya cuenta con más de 7.000 proveedores adheridos y más de 5.000 taxis de Madrid y Barcelona. De esta manera al final de mes se generarían las facturas recapituladas que permitirían la deducción de ese IVA.

De todas formas si el tiques que tenemos pertenece a una empresa que no está adherida podemos acceder al portal de auto facturación para incluirlo. De todas formas las ventajas de los establecimientos adheridos para poder tener factura de forma mensual de los gastos de taxis, restaurantes, etc. que tienen derecho de deducirse las empresas. Para las empresas de mayor tamaño es posible tener varios administradores y responsables para aprobar los gastos generados y gestionarlos.

Para los proveedores es un servicio gratuito. Es decir, que si tenemos un taxi o una cafetería que recibe muchos clientes de empresas podemos solicitar el servicio sin coste. Para los usuarios como hemos indicado tenemos una versión gratuita que nos permite obtener los tiques electrónicos y otro de pago que nos facilitará las facturas con una comisión sobre el 20% de IVA

En mi opinión es una buena opción si tenemos tiques que no podemos deducirnos, pero lo ideal es siempre que sepamos que el gasto es deducible pedir la factura, para que nos la faciliten. Quizás las comisiones son algo elevadas, pero teniendo en cuenta que nos puede ahorrar trabajo y que recupera ingresos perdidos muchos lo podrían considerar un ahorro. La parte buena es que no necesitamos ninguna inversión. Podemos probarlo y si no nos interesa desistir sin mayores problemas.

Más Información | DevoluIVA
En Tecnología Pyme | Digitalización certificada para ahorrar en la gestión de las facturas de proveedores

Por lo menos esto es lo que opinan desde la IMRG, la organización que agrupa a los minoristas del comercio elctrónico a nivel europeo. La enmienda que propone que el vendedor corra con los gastos de devolución puede suponer un incrementos de coste para el sector de más de 10.000 millones, lo que representa un 4% de todo el volumen de negocio a nivel europeo.

Estos aumentos de costes supondrían para muchas empresas la pérdida de rentabilidad y su cese de negocio. Esto teniendo en cuenta que los márgenes de venta con los que cuentan las pymes en sus negocios online ya son muy ajustados y asumir este sobrecoste no sería viable.

Además creo que el número de devoluciones aumentaría si los costes los cubre el vendedor. Por otro lado también reforzaría la confianza del consumidor a la hora de adquirir productos por la red, por lo que se sAumentarán los costes de transportes en el comercio electrónicoupone que el número de transacciones y el volumen de negocio aumentaría. Está claro que es una medida polémica y que no contenta a nadie. Ni a los consumidores que tendrán productos más caros asumiendo el porcentaje de devoluciones y el sobrecoste que tendrán las devoluciones, ni a las empresas, sobre todo las pequeñas que no tendrán margen de maniobra para competir con las grandes del comercio online.

Personalmente creo que la pelea de una pyme por la venta online no debe estar en el precio, en el céntimo. Las pymes tienen que vender otro tipo de valores a los usuarios que deciden pedir uno de sus productos o servicios por Internet. Encontrar un equilibrio entre venta, cercanía y garantía es un difícil ejercicio, pero en el cual radica parte del éxito de la venta por la red.

Vía | PORTALTIC
Más Información | IMRG
En Tecnología Pyme | Competir por precios en el comercio online
Imagen | cohdra

Para ello han creado acceso a cinco módulos que podemos editar, consultar o actualizar desde el teléfono móvil. Los módulos disponibles son los de facturación, presupuestos, clientes, gastos y artículos. En cada una de estas funcionalidades disponemos de funcionalidades contextuales propias de cada uno de los módulos.

Si utilizamos otros teléfonos distintos al iPhone tendremos que conformarnos con el acceso a la aplicación en la versión para móviles optimizada para su uso desde este tipo de dispositivos y conexiones, pero no tan conseguida como la presentada para el iPhone. Esperemos que pronto se extienda a otros dispositivos y que desde Zoho sigan el ejemplo sacando más Apps para otras funcionalidades.

Más Información | Zoho Blog
En Tecnología Pyme | Nuevas mejoras en Zoho Invoice, programa de facturación online

Si partimos de la premisa de que los equipos nuevos tendrán instalado Windows 7 en su versión Profesional, al igual que lo hacíamos con XP podremos buscar la opción más interesante para nuestra empresa. Si utilizamos licencias OEM, ligadas a la vida útil del equipo, el coste de la licencia lo asumimos al adquirir un nuevo equipo informático con dicha licencia. Si utilizamos licencias por volumen, el precio varía en función del número de licencias. A mayor número de licencias adquiridas más bajo es el precio que nos ofrece el partner de Microsoft en nuestra área.

Además el precio cambia si compramos una licencia nueva o actualizamos desde otra licencia anterior, ya sea de Windows Xp o Vista. La opción de actualización es interesante en caso de disponer de equipos con licencias de Windows Vista, puesto que los requisitos de hardware de ambos sistemas son semejantes. Sin embargo, la licencia de actualización no nos servirá una vez el equipo finalice su vida útil. El precio de la versión de actualización es de 285 euros en la Microsoft Store.

Si lo comparamos con el precio de una licencia nueva de 309 euros. Tenemos que tener en cuenta que este precio incluye también una licencia para Windows XP para ejecutarlo virtualizado en caso de necesitar tener aplicaciones que necesiten este sistema operativo para funcionar o que no hayamos migrado al nuevo sistema. Estos precios son muy elevados, y si vais a utilizar la Microsoft Store, casi es mejor utilizar la versión Windows 7 Ultimate, que incluye todas las funcionalidades por 10 euros más.

Si vamos a afrontar la actualización mi consejo es que os pongáis en contacto con un partner de Microsoft que os ofrecerá unos precios mucho más competitivos que los que nos marca la Microsoft Store. La otra opción, que utilizan muchas pequeñas empresas, es ir renovando equipos según las necesidades de la empresa. En este sentido tened en cuenta que si necesitáis que se incluyan en dominio tendremos que elegir versiones Profesional o Ultimate, ya que las versiones Starter o Home no permiten esta opción.

Más Información | Windows 7 Store
En Tecnología Pyme | Apostar por licencias por volumen o licencias OEM para Windows 7

La aplicación está pensada para ir introduciendo los gastos en el momento, intentando reducir el tiempo dedicado a esta tarea a final del trimestre. Para ello tenemos la posibilidad de ir introduciendo los gastos aunque no dispongamos en ese momento de conexión a Internet puesto que quedan almacenados en una base de datos en el propio teléfono móvil y se incorporan a nuestra cuenta de FacturaDirecta cuando tengamos conexión a la red.

De esta manera la aplicación nos permite la consulta de los gastos que tenemos reflejados, modificarlos o crear nuevos. A la vez podemos utilizar la lista de proveedores de nuestra cuenta de FacturaDirecta o introducir nuevos. Es uno de los elementos que tienen más sentido a la hora de mejorar nuestra productividad y utilizar los tiempos muertos de nuestro día a día para estos menesteres estemos donde estemos.

De momento parece que es un primer paso que una vez consolidado pueden ir añadiendo más funcionalidades a las aplicación móvil como pueden ser las facturas o presupuestos. Quizás también sería recomendable intentar que la aplicación estuviera disponible en otras plataformas de teléfonos móviles, puesto que de esta manera llegaría a un número mayor de usuarios.

Desde luego parece un buen camino el iniciado por esta solución de facturación en modelo SaaS que por su propia filosofía está orientada al los usuarios que tienen movilidad y por lo tanto esta solución puede ser interesante para ellos para complementar la funcionalidad de la aplicación de facturación.

Más Información | Blog Factura directa
En Tecnología Pyme | Factura directa añade opción de generación de facturas periódicas

Nos permite crear facturas, dar de alta clientes, pero también crear presupuestos, gastos o proveedores. Todo ello a través del acceso desde un navegador web que una vez registrado nos llevará a la página en la cual nos ayudarán los modelos que tienen de ejemplo a la hora de ir creando nuestras facturas o presupuestos.

Una vez dentro de Factura directa podemos personalizar nuestras facturas de forma muy sencilla, incluyendo nuestro logo, encabezados y pies de texto de las facturas. Esto en la opción gratuita que yo he probado, aunque en las opciones de planes de pago podemos personalizar aún un poco más. Existen varias opciones de planes de pago, que van desde la opción gratuita a los 19,90 euros al mes, precios sin IVA.

No se exige contrato de permanencia por lo cual si no estamos conformes con el servicio siempre podemos marcharnos al finalizar el mes. Además nos permite exportar los datos de manera sencilla, con lo cual no corremos el riesgo de permanecer cautivos de una aplicación que no nos convence.

Una de las cuestiones que me ha gustado y me ha parecido bastante cómoda es la opción que tenemos para enviar las facturas por correo electrónico directamente desde el programa. Sin embargo echo de menos la opción de poder firmar digitalmente las facturas, ya que hoy en día optar por un servicio de facturación que no nos permita la facturación digital a la vez que la tradicional me parece un paso atrás.

Por último una de las cuestiones que también echo de menos es un sistema de informes que nos permita extraer algún dato estadístico del sistema. No se trata de implementar un sistema de Business Inteligence, pero algún informe básico si que sería de utilidad. Junto a esta opción no estaría de más que la plataforma fuera multiusuario, puesto que muchas organizaciones necesitan varios usuarios concurrentes para trabajar.

En comparación con otras soluciones destaca por su sencillez. Es muy fácil de utilizar y tiene una gran documentación a nuestra disposición, con lo cual en este sentido tiene un gran punto a favor. Si lo comparamos con otras soluciones similares, por ejemplo, Endeve, creo que esta solución sale perdiendo en capacidad de generación de facturas, clientes, etc. Como hemos dicho, la usabilidad es su punto fuerte.

Más Información | Factura directa
En Tecnología Pyme | FacturaGem, servicio web de facturación

Llegar a la oficina y encontrarnos con el equipo ya encendido es todo un acierto de cara a evitar distracciones.

Si usamos equipos Mac el programar tanto el encendido como el apagado es una tarea sencilla que no nos llevará más de un par de clic de ratón. Para ello vamos al Panel de preferencias -> Economizador y ahí pulsamos en Programar.

Veremos un menú que aparecerá y donde podremos fijar un día en particular, fines de semana, entre semana o toda la semana para que nuestro equipo se inicia a la hora determinada. Igualmente, dispondremos de otra opción para determinar el reinicio o apagado del equipo.

De esta forma podemos establecer que nuestro equipo se encienda todos los días, de lunes a viernes, a las 8 de la mañana y se apague a las 6 de la tarde cuando haya finalizado nuestra jornada laboral.

Pero hay más, si además queremos tener abiertas ya las aplicaciones que usamos sólo debemos ir a Panel de Preferencias -> Cuentas y pulsar sobre la pestaña de Arranque. Ahí veremos las aplicaciones que iniciarán una vez arrancado el equipo. Si pulsamos sobre el icono + podremos ir añadiendo las que usemos: Mail, iTunes, Excel,...

Además, el programar el encendido y apagado es una buena idea para evitar gastos de electricidad provocados por esos días en los que estamos deseando salir de la oficina y olvidamos apagar el equipo.

En Tecnología PYME | Reduce la factura de tu empresa

Me refiero con esto a que el presupuesto IT de la pyme, en muchos casos, se ve reflejado en el gasto de ADSL, amortización de equipos y programas, así como un pequeño apartado de consumibles e imprevistos en el mejor de los casos. Las empresas más pequeñas suelen tener un menor control presupuestario y no suelen incluir la amortización de los equipos ni del software a no ser que ambas vengan en modalidad de renting, en el caso del hardware y de SaaS en el del software.

Pocas empresas dejan un pequeño margen para el desarrollo, para la búsqueda de nuevas herramientas que se puedan implantar en las pymes y ayuden a mejorar los procesos, y con ello aumentar la productividad y los ingresos de la empresa. Está claro que no todas tienen capacidad económica para ello, pero se trata más bien de un ejercicio de hábito, que de recursos económicos.

Dedicar un porcentaje pequeño de nuestro presupuesto IT a la búsqueda y desarrollo de nuevos recursos para nuestra empresa no debe ser un quebranto en nuestro presupuesto, muchas veces es sólo cuestión de reservar o poner a trabajar a nuestro equipo técnico en la evaluación de determinados programas que pretendemos implantar, o evaluar cual es la mejor opción a la hora de adquirir tal o cual sistema de impresión.

Se trata de reservar una parte de nuestro tiempo y de nuestra atención a estos proyectos de futuro, sea este a corto o medio plazo. Sólo con esto estamos sustrayendo unos recursos humanos de otros departamentos e invirtiendo en IT. Está claro que no supone un quebranto que una persona dedique una hora al día a probar un nuevo programa de facturación y que finalmente nos haga un informe de las ventajas e inconvenientes del mismo.

Por lo tanto, el presupuesto IT de las pymes debe tener el rigor necesario como para poder sustraer estos recursos, ya sean económicos o humanos, en favor de un desarrollo necesario para nuestra empresa a la hora de mejorar el futuro de la misma. Es una cuestión de planificación empresarial que debería estar implantada en nuestras empresas, pero claro sustraer recursos del presente en aras de un futuro mejor, siempre es complicado.

En Tecnología Pyme | Thin Clients en la pyme, ¿merecen la pena?
Imagen | cohdra

Tras haber comprobado las ventajas de una adecuada elección del hardware de nuestro equipo para obtener una buena eficiencia energética pasaremos ahora a examinar el apartado del software. Una configuración correcta de nuestro equipo puede ayudarnos a ahorrar dinero en nuestra factura eléctrica.

Empezaremos por la elección del salvapantallas. Lo más eficiente es no tenerlo. La ausencia de salvapantallas favorecerá la desactivación de la pantalla y con ello el ahorro energético. En caso de ponerlo hay que saber que en este caso menos es más, es decir, cuanto más sencillo, más eficiente o lo que es lo mismo, cuanto más sencillo menos consumo. Además deberíamos seleccionar un tiempo de espera de inactividad no muy alto para que empiece a funcionar.

También podemos ajustar las Propiedades de Opciones de energía escogiendo entre las opciones más eficientes que por lo general nos permitirá elegir el tiempo de espera para que se apague el monitor, se desactiven los discos duros o se pase el equipo al estado de inactividad. También podemos habilitar la hibernación.

Esta función guarda una imagen del escritorio con todos los archivos y documentos abiertos y desconecta la alimentación del equipo. Cuando la alimentación vuelve a conectarse, los archivos y documentos se abrirán en el escritorio en la misma ubicación y estado en que se encontraban. La Suspensión reduce el consumo de energía del equipo porque interrumpe el suministro de energía de los componentes de hardware que no se están utilizando. La Suspensión puede cortar la alimentación de los dispositivos periféricos, el monitor e incluso la unidad de disco duro, pero conserva la energía que alimenta la memoria del equipo para evitar la pérdida del trabajo realizado.

Para los ordenadores portátiles existen más opciones de configuración y distintos perfiles, dependiendo de si el equipo está funcionando con batería o enchufado a la red eléctrica. Además el equipo portátil suele permitir más opciones permitiendo definir que hace el sistema cuando se cierra la tapa. Por lo general se definen intervalos de tiempo más cortos para la misma acción cuando se utiliza la batería que cuando se utiliza la conexión eléctrica, aunque en ambos casos es recomendable que el intervalo sea corto.

Si tenemos a nuestro personal concienciado del ahorro todo será más fácil. Así cuando nos vayamos a casa después de un día de trabajo nos ocuparemos de apagar no sólo a nivel de software el monitor, sino también de pulsar el botón que nos apaga la pantalla. En estos días que la administración empieza a preocuparse por el gasto energético deberían ser medidas implantadas para ahorrarnos millones a todos.

En resumen y para concluir esta serie de post entre todas las consideraciones podemos tener un ahorro importante en la factura eléctrica. Algunos consejos son para tener en cuenta cuando toca renovar los equipos y seguirlos nos puede ahorrar dinero a lo largo de la vida útil del equipo. Por último, la configuración de software nos puede ayudar a terminar de perfilar ese ahorro. Y vosotros, ¿tenéis en cuenta el gasto energético de los equipos informáticos?

Más Información | Energy Star
En Tecnología Pyme | Reduce la factura eléctrica de tu empresa (I): conceptos básicos
En Tecnología Pyme | Reduce la factura eléctrica de tu empresa (II): elección del hardware

Después de ver los conceptos básicos para ahorrar en el gasto eléctrico de nuestros equipos informáticos vamos a considerar que hardware nos puede ayudar en esta tarea, es decir, elegir entre unos componentes u otros en función de su eficiencia energética y en base a ello conseguir una reducción de nuestra factura eléctrica.

Durante el año 2008 aparecieron una nueva serie de procesadores de Intel que prometían un consumo muy bajo a cambio de una potencia contenida. La serie de procesadores Intel Atom en principio estaba pensada para los ultraportátiles de bajo coste, pero su éxito les ha llevado a llevar este procesador a todo tipo de dipositivos, desde un sobremesa común como a otros más compactos y centrados en el diseño. Al producir menos calor, se pueden eliminar ventiladores y ajustar más el tamaño de los sobremesa, pudiendo quedar integrados detrás de la pantalla o ocupar el tamaño de un disco duro externo.

Otros fabricantes de procesadores y componentes han ido a la par que Intel, como Vía con sus procesadores Vía Nano, con un consumo un poco menor que los Atom e incluso un pelín más de potencia. AMD también ha visto un nicho de mercado en este sector y está intentando explotarlo con su AMD Athlon X2. Es importante no perderse con los nombres y saber que cada fabricante tiene sus equipos especializados para dar un bajo consumo.

Eligiendo un PC con estos procesadores conseguiremos reducir el consumo a la mitad como término medio según nos muestran las comparativas de Energy Star, dado que los fabricantes no son muy dados a facilitar los datos de consumo eléctrico médio de un equipo. Además no existe un consenso entre ellos a la hora de adoptar una norma de medida y mientras Intel mide sus equipos para una exigencia normal de procesador AMD facilita datos obtenidos a máximo rendimiento.

El otro punto importante en el ahorro son los monitores. Si todavía tenemos en nuestra empresa monitores CRT, los comunmente conocidos como “de tubo” tenéis que saber que vienen a consumir el doble de energía de término medio que un monitor de pantalla plana LCD. Si a esto añadimos que los nuevos LCD de iluminación mediante LEDs tendrán una mayor eficiencia energética es hora de deshacernos de nuestros antiguos monitores.

¿Y que pasa con los periféricos? Pues en mi opinión su consumo no es tan importante y me explico. En nuestro hogar siempre prestaremos más atención al consumo del frigorífico que está conectado 24h. que a la lavadora, que se usa esporádicamente. Con los periféricos pasa lo mismo. Una impresora no estará siempre imprimiendo, lo hará en momentos puntuales. Eso si, tendremos que prestar atención a cuanto consumen en reposo, puesto que la mayor parte del tiempo ese será su estado.

En definitiva una buena elección de nuestros equipos nos garantizará reducir el consumo eléctrico cuanto menos a la mitad. En próximos artículos veremos como además podemos armonizar este ahorro con una configuración de los equipos que nos garantice esa eficiencia energética.

Foto | Objekte

Más Información | Energy Star

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