Es algo que toda organización debe imponer en la forma de trabajar de todos sus empleados. No se trata de la fuente, el tamaño o el color de los textos, sino que más bien nos toca decidir entre utilizar los mensajes con texto plano, con texto enriquecido o con HTML. Cada una de las opciones tiene sus ventajas e inconvenientes de manera que nos interesa profundizar un poco más en cada una de ellas.

Vamos a ver que nos aportan cada una de ellas:

• Formato de texto plano donde sabemos que permanecerá inalterable y todos los usuarios que reciban el correo lo verán de la misma manera. La parte negativa es que no nos permite introducir destacados en negrita o darle a un correo la apariencia de un documento normal que abrimos con nuestro programa ofimático. Lo más parecido que tenemos en el escritorio es el blog de notas.

• Formato de texto enriquecido que nos permite trabajar como si fuera un documento de texto de Word añadiendo negritas, listas desordenadas, etc. De esta forma si queremos utilizar los formatos para intentar remarcar nuestro mensaje o ayudar a su lectura podremos hacerlo de forma sencilla. Claro está que todos los dispositivos que tengan predefinido el texto plano como forma de recibir los mensajes se perderán todos estos matices. Además es un formato que fuera de los servidores de Exchange no todos saben interpretar y en muchos casos llegará un correo en texto plano con un archivo de datos winmail.dat que contiene las instrucciones para transformar este texto plano en enriquecido.

• Formato HTML es el más rico de los tres y el que optan la mayoría puesto que incorpora al mensaje al mundo de la web y no hay problemas de lectura con otros servidores de correos distintos a Exchange. Se trata de mostrar nuestro mensaje en un contexto en el que se relacionan contenidos y adjuntos permitiendo que la exposición pueda desarrollarse de forma más clara. Como inconvenientes podemos decir que los mensajes en HTML ocupan más tamaño en su envío. Unos cuantos kb más multiplicados por 40 correos diarios, por 5 días a la semana por 50 empleados, por tres departamentos que van en copia, etc. el aumento de tráfico es considerable. Si el receptor no tiene activada la opción de recibir mensajes en HTML tendrá el archivo en texto plano, con los consiguientes inconvenientes.

Las mejores opciones son texto plano o HTML. Con el segundo si lo usamos en toda nuestra organización podemos usar las negritas, listas, etc. para tratar de hacer más comprensible y más claros nuestros mensajes, ahorrando con ello tiempo. A la vez lo que nunca debemos hacer es decir aquello de “os pongo mis comentarios a la propuesta en rojo para que …” porque los destinatarios que tengan texto plano no tendrán este matiz.

Escribir correos con texto plano claros, y concisos es de lo más instructivo. Si aprendemos a hacerlo bien podemos ahorrar mucho tiempo y evitar malos entendidos por cuestiones de formatos. Sobre todo teniendo en cuenta que cada vez más la gente lee correos desde teléfonos móviles donde es más cómodo y rápido el texto plano. Igualmente la decisión que tomemos tenemos que hacerlo de forma unánime en toda la organización.

En Tecnología Pyme | Consejos para ahorrar tiempo en el correo electrónico
Imagen | Clarita

Una de las cosas todos deberíamos tener en cuenta es usar formatos estándares para el intercambio de documentos. Es decir, pensar que si vamos a enviar una hoja de calculo que hayamos realizado con nuestro Mac en Numbers, por ejemplo, no enviarla en formato .numbers pues posiblemente la persona que lo reciba use Excel.

Vale ese ejemplo suena poco probable pero hay uno que es más común de lo que parece y no caemos en prevenir. Me refiero al uso de las nuevas versiones de Office y cuyos formatos son los nuevos: .docx, .pptx, xlsx. Pues no todos los negocios han actualizado a versiones más recientes y siguen anclados en Office 2000.

Y lo peor es que cuando llamas al remitente y le explicas que con tu versión de Office no puedes abirlo se limitan al reenviarlo ¡con el mismo formato!. En fin, como para algunos la informática puede resultar más compleja de lo que es lo mejor es contar con soluciones rápidas. Y no me refiero a comprar la versión más reciente.

Para convertir los formatos nuevos de Office (versión 2007) y otros formatos existe un servicio online que nos hace el trabajo sucio. Sólo debemos ir a este enlace, oConvert y subir el documento, en cuestión de poco tiempo tendremos el documento en un formato que abriremos sin mayores problemas.

Vía | Pyme Crunch

La documentación en formato PDF es bastante común en cualquier empresa, ya que este tipo de formato presenta muchas ventajas para fines específicos en publicaciones compartidas por internet. Algunas de las ventajas que la documentación PDF puede tener serían las siguientes:

• Se mantiene el aspecto exacto del documento y no es dependiente del PC donde se revisa. Es decir, no dependemos de que se tenga instalado un programa de edición y creación de PDF para que los mismos puedan ser visualizados correctamente. Solo necesitamos contar con un lector de PDF, que existen varios de forma gratuita. Así mismo, donde visualizamos el PDF no necesitamos tener guardadas las fuentes tipográficas y demás características de impresión, para que el documento se pueda ver tal cual como donde fue creado.
• Acceso y privilegios restringidos para poder modificar el documento para quienes no tienen derechos de edición sobre el mismo.
• Capacidad interplataforma: no importa si la modificación o edición se hace en Windows, Mac OS X o Linux, pues el resultado visual o impreso siempre es el mismo y se conserva en el PDF.
• Alto índice de almacenamiento. Un documento que en formato de Word o PowerPoint nos ocupa varios MB de espacio, al convertirlo en PDF se reduce significativamente su tamaño, comúnmente a razón de 1-5 con respecto al tamaño original.
• El PDF es el formato ideal para colgar documentos (ofimáticos) en la web que deseamos compartir para que visualicen nuestra información.

Por estas razones anteriores, el formato PDF es ideal para enviar publicaciones de la empresa tales como: cotizaciones, catálogos de productos, servicios, hojas de trabajo, guías, etc. Pero, ¿con qué creamos, editamos y visualizamos PDF? Les recomendare los siguientes productos que he probado y que a mi criterio son los mejores al momento en lo que respecta a PDF:

• Adobe Acrobat: programa maestro en la creación y edición de PDF pero de costos elevados al que no cualquier pyme puede acceder.
• Adobe Reader: es el visualizador gratuito de PDF de Adobe, con el mismo podemos ver e imprimir PDF aunque el consumo de recursos es algo alto para PC con hardware limitado.
• Nuance PDF Converter Professional: es una opción de edición y creación de PDF bastante buena y de costo menor a Acrobat. Su costo es accesible a una pyme.

Como notas finales quisiera agregar que si usted usa OpenOffice.org, esta suite tiene la capacidad de exportar a PDF. Así mismo, si se maneja en Microsoft Office 2007, existe un plugin que se descarga desde el sitio web de Microsoft que habilita a la suite a exportar a documentos PDF. Sin embargo, la calidad de impresión de los PDF generados por estas suites siempre es menor a la del software diseñado expresamente para este fin.

Más información | Adobe Acrobat
Más información | Adobe Reader
Más información | Nuance PDF Converter Professional