Ya hemos hablado en varias ocasiones de las ventajas que supone introducir vídeo en nuestras páginas corporativas. El abaratamiento de todo el proceso, así como de los recursos necesarios para su grabación está popularizando este recurso para nuestras web. Una altarnativa muy interesante es la utilización de los screencast en la web corporativa.

Seguro que a muchos no os suena esta cuestión, pero seguro que en alguna ocasión habéis visto alguno. Se trata de una grabación de nuestro escritorio en el cual demostramos alguna utilidad o la funcionalidad de algún producto de nuestra empresa. Existen multitud de programas que nos ayudarán capturar nuestro escritorio y crear un archivo de vídeo con las acciones que vamos realizando.

La ventaja que representa este sistema respecto al vídeo convencional es que no tenemos que tener grandes conocimientos en la edición de vídeo, ni preocuparnos por aspectos como la iluminación o conseguir una cámara para realizar la grabación de vídeo. Simplemente buscamos un programa que nos capture el escritorio y a ser posible a la vez audio.

El audio es muy importante puesto que si hemos preparado un pequeño guión podemos crear un tutorial como es el caso del vídeo de ejemplo sobre la metodología GTD de Berto Pena de Think Whasabi. Estas acciones son de gran ayuda, ya sea para nuestros clientes o en el ámbito interno de nuestra empresa para ayudar a la formación de nuestros propios usuarios.

Otra opción es introducir música de fondo a la vez que se van realizando las acciones en el escritorio. En este caso podemos optar por utilizar subtítulos que muchos programas de captura nos permiten incluir. De esta forma ayudamos al seguimiento de las acciones que estamos realizando para el usuario que visualice nuestro vídeo.

La desventaja que tiene este formato es que sólo podremos mostrar aquello que podemos reproducir en nuestros equipos, es decir, desde la instalación de un programa o su utilización, pero no podremos mostrar como montamos, por ejemplo, un determinado hardware, puesto que para ello ya si necesitamos el formato vídeo de grabación tradicional.

En Tecnología Pyme | Cinco consejos para crear tus vídeos corporativos
Imagen | betsyweber
Vídeo | Vimeo

Una de las cuestiones de las que adolecen muchas pymes es la documentación de los procedimientos. En muchos casos por falta de tiempo, en otros por dejadez, y en otras ocasiones porque el servicio técnico lleva muchos años trabajando juntos y ya se las saben todas. Por eso vamos a comentar la importancia de tener documentadas las FAQ del servicio técnico en la pyme.

El problema viene cuando se incorpora alguien nuevo en la empresa, o aquel al que le ocurrió tal o cual problema en su momento se encuentra ahora que ha vuelto a surgir el mismo problema y no podemos recurrir a él. Sabemos que la solución no era complicada, y que tardaremos en resolverla lo que tardemos en contactar con la persona que en su momento la solventó.

Esta es una de las principales razones por las que los servicios técnicos de las empresas deben tener documentadas las FAQ, y a la vez ir un poco más allá para tratar también de documentar las NFAQ, es decir, las Not Frecuent Answered Questions, aquellas que no son tan comunes pero que igualmente es conveniente tener documentadas para que cuando surjan nos sea más fácil y sobre todo más rápido de solucionar.

En este ámbito los documentos se deberían trabajar a varios niveles. No es lo mismo la respuesta que desde el servicio técnico de la empresa se da a un usuario de la misma que la que tendremos que dar a otro miembro del servicio técnico. Es conveniente estratificar la documentación dependiendo de a quién vaya dirigida.

Ahora en verano es un buen momento para comenzar a organizar cuáles son las preguntas más frecuentes a las que debemos dar respuestas en nuestras empresas, tanto para los nuevos usuarios, cómo para preparar toda la documentación que deberíamos tener preparada si alguien se incorpora a nuestra organización. Sin duda este trabajo nos ayudará a que estas nuevas incorporaciones tengan un menor tiempo de adaptación y su productividad esté antes al 100%.

En Tecnología Pyme | La formación de los usuarios en la pyme
Imagen | starkos

Si de algo estoy convencido en el mundo de la empresa es de la necesidad del reciclaje continuo y la formación continuada. En este ámbito muchas empresas apuestan su patrimonio con sus trabajadores, a los que miman en temas formativos para que estos después devuelvan esas horas invertidas con una mejora de la productividad. Una modalidad de cursos que me gustan bastantes es la de Teleformación. Los cursos gratuitos de UGT 2010 son una buena oportunidad para formarnos a distancia.

Para las empresas, especialmente en verano representan una buena oportunidad para aprovechar una bajada de la actividad y sacar rendimiento a esas horas en las que la productividad cae. Con dedicar una hora al día seremos capaces de completar los cursos que nos proponen en las distintas áreas.

Disponemos de una amplia selección de cursos disponibles para elegir, pero antes de inscribirnos tenemos que tener en cuenta que necesitaremos destinar un número de horas suficientes para acabar el curso. Además, debemos generar un entorno de trabajo adecuado, tal y como haríamos en caso de tener una reunión. Si estamos haciendo el curso no podemos dejar que nos interrumpan constantemente ni estar pendientes de otros temas. Es necesario concentrarse en la materia.

Respecto de los cursos de UGT, tienen una gran variedad y cada vez cobran más importancia las opciones online. Las áreas en las que se desarrollan los cursos son las siguientes:

• Riesgos laborales, donde además de la opción presencial y online podremos seleccionar la opción de cursos a distancia.
• Orientación profesional muy demandada últimamente para buscar una ubicación curricular de muchas personas que se han visto en el paro en los últimos tiempos.
• Formación TIC con una gran variedad de niveles. Se imparten cursos para niveles iniciales de alfabetización informática y o tros avanzados de programación o diseño.
• Servicios Socio-culturales
• Formación asociada a la empresa o lo que es lo mismo, formación sobre la gestión empresarial donde se tocan temas muy distintos desde la planificación de una auditoría hasta venta on-line o marketing y comunicación en la empresa.

• Recursos humanos que en muchas empresas asumen personas que necesitan complementar su formación, por lo que este tipo de cursos suelen ser muy necesarios.

Una cuestión muy importante a la hora de seguir un curso online es programar la hora diaria del curso en un horario en el que estemos frescos mentalmente. Si dejamos el curso para la última hora del día, llegaremos cansados y con la capacidad de concentración mermada. Si no podemos dedicar la primera hora de la mañana al curso, debemos buscar un hueco en la mañana para realizarlo y sacar el mejor provecho del mismo.

Más Información | UGT
En Tecnología Pyme | Nuevos cursos de INTECO

Dentro de los cursos que muchas empresas tienen a su disposición los telemáticos son especialmente interesantes si sabemos organizar nuestro tiempo y dedicar unas horas de forma programada a lo largo de la semana para su aprovechamiento. En este sentido los cursos del INTECO son bastante interesantes puesto que son cortos, y están muy ligados a temas concretos que interesan a la empresa. En este caso hay disponible un nuevo curso de formación online de INTECO sobre la firma electrónica.

El curso tiene una duración de ocho horas con lo cual lo podemos hacer en un par de semanas, un mes a lo sumo, y nos permitirá aclarar algunos conceptos sobre la firma electrónica y la utilidad que puede tener para nuestras empresas en el día a día de nuestras organizaciones. Se tocarán cuestiones cómo origen, funcionamiento o utilidad de la firma electrónica básicos para comenzar a utilizarla.

Como en otros cursos organizados por el INTECO es gratuito pero es necesario registrarse previamente, si no lo habéis realizado ya para otros cursos, de manera que podáis acceder a la plataforma de formación online. Sólo se requieren algunos datos personales y el nombre de vuestra empresa u organización.

Más Información | INTECO
En Tecnología Pyme | Curso online de INTECO, Introducción a la Seguridad de la Información

Una de las cosas que con más frecuencia suelen ocurrir es dejarse olvidada la memoria USB en algún ordenador ajeno. Ya sea porque estamos realizando algún trabajo en el equipo de un cliente o porque la pusimos para copiarnos unos datos y se nos olvidó. En este caso tenemos que intentar minimizar los riesgos y tener nuestros datos seguros. Para ello podemos tener particiones cifradas en nuestros dispositivos USB.

Existen distintos programas que podemos utilizar para realizar este tipo de opciones que nos crean una partición oculta y cifrada para poder tener en ella los datos más sensibles de nuestra empresa que llevemos de un lado para otro en dispositivos portátiles. Con ello evitamos que si nuestros dispositivos caen en malas manos nuestros datos queden expuestos.

El cifrado a nivel de software es bastante eficaz y nos podemos ahorrar un dinero respecto a las opciones de cifrado de hardware que incorporan muchos dispositivos portátiles, tanto disco duro como memorias. La parte interesante está en que no necesitamos instalar software en nuestros ordenadores, sino únicamente en los dispositivos externos.

Dependiendo del grado de calidad que implementemos podemos ir creando carpetas cifradas o directamente crear un espacio en el cual toda aquella información que introduzcamos será de facto cifrada. Lo que buscamos es que el proceso sea lo más transparente posible para el usuario, que sólo tendrá que intervenir cuando le pida la contraseña de cifrado para mostrar los archivos.

Con esta opción lo que conseguimos es ganar en seguridad en nuestros datos y comodidad a la hora de trabajar con ellos, que es casi tan importante como la seguridad, pues en la mediad en que facilitemos esta tarea con mayor normalidad será asumida por los empleados de nuestra empresa.

En Tecnología Pyme | ¿Necesita la pyme el cifrado de la información?

Adobe ha enviado invitaciones por mail para quien quiera apuntarse a los seminarios online que efectuarán los próximos días 26 y 27 de Mayo. En ellos se tratará el uso de su aplicación Adobe Acrobat 9 y el formato PDF en la PYME.

Como bien sabéis, el PDF es el formato más extendido y usado para cualquier tipo de documeto: facturas, manuales, planos,... Y para crearlos existen una gran variedad de aplicaciones, incluso podemos crear impresoras virtuales que convierten nuestro documento en PDF.

Pues bien, con estos seminarios Adobe pretender acercar más aun esa tecnología PDF para que tanto autónomos como PYMEs ahorren tiempo y ganen en productividad. Para ello el primer día, el día 26 de Mayo, se tratará la colaboración y seguridad desde documentos PDF. Mientras, el día 27 de Mayo podremos asistir al curso que intentará enseñarnos todo lo necesario para la optimización a la hora de crear documentos y el uso de Acrobat Dynamic PDF.

Si os interesa sólo tendréis que apuntaros gratuitamente al seminario desde su propia página web.

Más información | Eventos Adobe
En Tecnología PYME | La gestión de documentos PDF

Para muchas empresas desarrollar una intranet puede resultar una cuestión que excede con mucho sus necesidades. Sin embargo, si necesitan parte de las utilidades que nos puede dar a nivel organizativo la intranet. Una buena opción para las pequeñas empresas está en el uso de un Wiki. Las posibilidades del Wiki en la empresa son tan amplias como estructurada tengamos la información.

Al fin y al cabo se trata de una opción a través de la cual podemos indexar toda la documentación de nuestra empresa. En esta sencillez radica su versatilidad, puesto que nos permite ir enlazando todo tipo de documentos a través de la misma que podemos tener ubicados en nuestro disco duro de red.

Para la creación de los Wikis disponemos de múltiples posibilidades de software a nuestro alcance donde podemos diferenciar el software que actúa en la nube y el que nos instalamos en local. En todo caso por su propia naturaleza los Wikis están pensados para el uso dentro de la empresa, no para utilizar de cara al exterior, como podría ser una web corporativa.

• Wikis internos: los tenemos instalados en nuestras propias instalaciones, ya sea en el servidor, en un recurso compartido, etc. La principal ventaja de esta opción es el control de los datos, que siempre permanecen bajo nuestra custodia.

• Wikis externos: los que tenemos alojados en la nube, ya sean bajo modalidad SaaS o no, puesto que los podemos tener instalados en nuestro espacio de hosting contratado a tal efecto y con ello siempre disponibles desde cualquier ubicación. La principal ventaja que tenemos es poder acceder desde cualquier ubicación, no necesariamente tenemos que estar en nuestras instalaciones para acceder.

Unas de las grandes ventajas que nos puede aportar el uso del wiki en la empresa es reducir el número de archivos que movemos por correo electrónico a nivel interno. Incluso si tenemos varias oficinas en nuestra empresa mejorar la comunicación dentro de nuestra organización manteniendo siempre accesible nuestra documentación.

A través de un documento alojado en la wiki podemos discutir proyectos entre varios interlocutores, realizar calendarios sencillos, organizar eventos, que de otra forma sería mucho más complicado. Al fin y al cabo, lo que buscamos es mejorar el flujo interno de la información en nuestra empresa. A la hora de implantar un Wiki es indispensable formar a los usuarios en su utilización, para lo que es necesario conocer como funcionan:

• Interfaz, es intuitiva y estructurada. En la página de inicio se encuentran todos los temas tratados.
• Editor, se trata de una opción para dar formato a los textos, añadir imágenes, tablas o listas o enlaces a otras páginas de la propia wiki. Antes de grabar la página nos permitirá realizar una previsualización de la misma.
• Historial que nos guardará las modificaciones que se han realizado en la página con el nombre del usuario y la fecha en la cual se han realizado.

• Búsquedas que nos permitirán encontrar la información que buscamos de forma sencilla y rápida. Nos permite múltiples opciones a la hora de definir los detalles de la misma.

Todo esto hacen de esta herramienta una opción imprescindible para la organización interna de la empresa. Nos facilita tener estructurada la información y en combinación con un alojamiento centralizado de archivos nos puede servir como sencillo repositorio documental. Tiene una curva de aprendizaje corta, con lo que rápidamente empezaremos a utilizarla sin mayores problemas.

En Tecnología Pyme | Sugerencias de uso para un wiki en la empresa

Una de las cosas que se da por supuesto en la pyme es la formación de los usuarios en sistemas operativos Windows y MS Office, que son tanto el sistema como la colección de programas ofimáticos mayoritarias en la empresa hoy en día. Pero la realidad no para de dar la espalda a este supuesto día tras día puesto que la formación de los usuarios en la pyme deja mucho que desear.

Es un problema encontrarnos usuarios que suponemos tienen una formación, incluso así lo reseñan en el currículo y a la hora de la verdad esta es más bien escasa o inexistente, tanto con el sistema operativo como con los programas ofimáticos. En este sentido es fundamental, si detectamos estas carencias, tratar de subsanarlos lo antes posible dado que de no hacerlo se arrastrarán dos problemas en nuestra empresa. A saber:

• Tendremos un usuario ineficaz que no es productivo puesto que no conoce las herramientas con las que debe trabajar. Por lo tanto, no cumplirá su cometido con la diligencia debida. Todo empleado debe pasar un periodo de adaptación, pero no se puede malgastar en cuestiones que deberían estar asimiladas.

• Los compañeros acabarán cansados de solucionar los problemas, las dudas y distintas cuestiones básicas si trabajamos con un ordenador, ya sean cuestiones ofimáticas, del correo o sistema operativo. Además tendremos otro trabajador que reduce su productividad al tener que estar pendiente de este compañero y sus dudas.

Conocer estas herramientas es algo básico en toda empresa. Si tratamos de herramientas generales, que todo el mundo que trabaja con un ordenador debería conocer no debemos permitir que se nos cuelen estos empleados que no dominan la informática básica, a no ser que los hayamos elegido por otros criterios pero debemos estar dispuestos a asumir los costes de formación que tendrán para nuestra empresa.

En Tecnología Pyme | La formación ofimatica en las empresas

Una de las cuestiones que parecen instaladas en el imaginario popular y con las que no estoy en absoluto de acuerdo es que el uso de internet en el trabajo supone una merma de la productividad y pérdida de tiempo por parte de los usuarios. En realidad creo que es todo lo contrario, internet en la pyme ayuda a mejorar la productividad.

Porque la productividad no depende de las distracciones que tenemos en nuestro entorno. Si una persona tiene tendencia a perder la concentración y dedicarse a otras tareas que las propias de su puesto de trabajo sin duda un acceso a internet no le ayudará a mantener la concentración, pero el problema no está en el acceso sino en el propio trabajador.

Porque en realidad la cuestión clave de la productividad está en saber gestionar los tiempos de descanso entre distintas tareas. Lo recomendado son parones de 5 minutos cada hora, más o menos, sobre todo si se visualizan datos o se trabaja constantemente con la pantalla del ordenador. Este tiempo administrado al finalizar una tarea nos ayudará a limpiar nuestra mente y posibilitará que volquemos toda nuestra atención en la tarea siguiente.

Perder 5 minutos al finalizar una tarea para entrar en Facebook, Twitter o mirar nuestro correo personal no sólo no merma la productividad, sino que al contrario nos permitirá afrontar la siguiente tarea más concentrado. Por lo tanto no estamos perdiendo 5 minutos, sino que nos facilita mantener la concentración durante el siguiente período de tiempo productivo.

Además es una herramienta que nos ofrece gran cantidad de información que nos ayudará a resolver dudas que nos puedan aparecer en nuestro quehacer cotidiano. Sólo por la información que nos proporciona cada día en nuestro trabajo merece la pena que los trabajadores de la pyme dispongan de internet para su uso.

La cuestión de como gestionar las tareas y los descansos es muy importante para mantener la productividad. La procastrinación, el pecado de muchos trabajadores, que cualquier excusa es buena para perder la atención de su trabajo, ya sea internet, o un comentario sobre el último partido de fútbol o si Miguel Bosé se ha hecho una liposupción o una dieta ayurbédica.

El problema no está en la herramienta, está en el mal uso que hacemos de ella, para saber aprovechar todo su potencial, hay que recurrir a la formación, formación, formación… procurando ser muy didácticos, traducir a un lenguaje no técnico las distintas cuestiones relacionadas con el medio.

En Tecnología Pyme | Software de filtrado del acceso a Internet
Imagen | mconnors

Cuando algo nos afecta a nuestros sistemas de comunicaciones y tenemos reducida la movilidad llega el momento en que nos falta capacidad de comunicación. Podemos suplirlo con el teléfono, el correo o las posibilidades que nos dan las redes sociales hoy en día, pero una parte de la comunicación es visual y necesitamos ver a nuestro interlocutor, comprobar como reacciona ante las palabras que decimos. Es el momento de utilizar la videoconferencia como solución a la movilidad reducida en los negocios.

En estos días en los que vemos como miles de vuelos son cancelados por la nube de cenizas que hay sobre el espacio aéreo europeo, podemos dar continuidad a nuestros negocios a través de la videoconferencia. Está claro que no completa del todo la cercanía del contacto personal, pero nos puede hacer reducir el número de encuentros y desplazamientos innecesarios.

Otra de las aplicaciones que son muy interesantes las encontramos a la hora de realizar formaciones. Esta es una opción que se lleva empleando ya años en la UNED, donde un profesor de un centro asociado imparte la clase en un centro y se puede seguir por videoconferencia en otros muchos. De esta forma posibilitamos la formación de muchas personas que se encuentran alejados de ese profesor.

Imaginaros una empresa que tiene 20 sedes distribuidas por España y que de tanto en tanto, tiene que realizar una jornada de formación, lo que implica tener que juntar a 20 integrantes de su equipo, pagar 20 viajes, y perder un buen número de horas en desplazamientos. Si se utiliza la videoconferencia el ahorro será sustancial. Es una cuestión que se tienen que empezar a plantear las empresas para ser más eficaces en sus procesos.

También tenemos que tener en cuenta la limitaciones técnicas de nuestra empresa. Si no disponemos de la infraestructura necesaria siempre podemos acudir a un centro de negocios de nuestra ciudad, donde podremos reservar una sala para tal fin durante el tiempo que dure la reunión. Es una solución profesional que nos puede servir para casos puntuales, o para autónomos que no disponen de grandes posibilidades técnicas.

En este sentido hay que tener en cuenta que no sólo importa el vídeo, sino que el audio también es muy importante, y disponer de un micrófono que recoja bien nuestro sonido es fundamental para el éxito de la videoconferencia. En este sentido podemos optar por sistemas integrados de audio, micrófonos y auriculares o buscar sólo micrófonos y utilizar los altavoces de la pantalla para el sonido. Yo prefiero separarlos porque cuando hay más de una persona un micrófono puede servir para varios, pero si está integrado con los auriculares se pierde movilidad.

Pero lo más importante para aprovechar una videoconferencia es prepararla, y no me refiero a lo que vamos a decir, sino a preparala como si fuera una reunión presencial. Reservo el tiempo que vaya a durar en mi agenda, procuro realizarla en un entorno aislado y sin que nadie entre en la sala o despacho, etc. Luego es una cuestión técnica cogerle el tranquilo, acostumbrarse al pequeño retardo, si lo tiene, y poco más… Si tenemos un buen moderador, como en la vida real, la reunión virtual será un éxito.

En Tecnología Pyme | Videoconferencia en las pymes
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