Formación

La comunicación por Internet y dar a conocer nuestros productos por esta misma vía crecen a un ritmo vertiginoso, por ese motivo debemos preguntarnos ¿Debe nuestra PYME contratar los servicios de una agencia de Medios Sociales? Este servicio puede ayudar a difundir nuestra marca pero debemos tener en cuenta una serie de pautas a respetar para tener un buen resultado.

El soporte que ofrece Internet y el amplio abanico de posibilidades que tenemos en este medio lo hace perfecto para expandirnos, darnos a conocer y consolidarnos como empresa dedicada a un sector. Este hecho ha madurado mucho en los últimos años y es algo de lo que debemos aprovecharnos.

La tecnología juega un papel importantísimo en nuestro trabajo diario. Nos ayuda a organizarnos, rendir más, realizar tareas más rápidamente,... pero a veces también nos entorpece u obliga a realizar tareas de rodeo por no estar bien implementada.

Pero todo eso tiene solución, a veces ésta parte de nuestra mano pero en otras son nuestros propios empleados los que nos la facilitan pero no sabemos escucharlos. Luego tenemos que aprender a escuchar las peticiones tecnológicas de nuestros empleados.

En muchas ocasiones, nuestras soluciones son tan cerradas que no somos capaces de ver más allá y lo que sería habilitar al usuario para instalar, o hacerlo el propio departamento encargado, una simple aplicación lo convertimos en un ataque sin ver que ese trabajador va a estar más cómodo con ella, haciendo mejor su trabajo o ayudandole al realizarlo.

Las plantillas de documentos son un instrumento ampliamente utilizado en las pymes a la hora de trabajar con distintos formatos de documentos. Una plantilla para el envío de fax, otras para correos electrónicos, etc. conforman en la pyme una biblioteca documental de plantillas, pero muchas veces el ahorro de tiempo puede volverse en nuestra contra cuando tenemos que modificar dichas plantillas. En este momento nos damos cuenta de la ineficacia de las plantillas ofimáticas en la pyme.

Y es que como en otros casos el problema no está en las propias plantillas sino en nosotros mismos, que creamos documentos de la manera que nos es más cómoda sin pensar que una plantilla debería ser algo general que luego se particulariza. Muchas veces utilizamos un documento que modificamos, sin que éste sea un plantilla y se haya creado para tal fin.

Una de las cuestiones que suele dar muchos quebraderos de cabeza a la mayoría de los responsables de IT es la convivencia en las empresas de OpenOffice y MS Office. Llevar a cabo una migración entre ambos puede ser una dura tarea pero más aun lo es la convivencia de ambos sistemas, con lo cual muchas veces toca decidir en la migración a OpenOffice, ¿todos o ninguno?.

No vamos a entrar aquí quien tiene la culpa de que ambos formatos de archivos no sean totalmente compatibles y quién respeta el estándar y quién no. La cuestión es que hoy en día cuando se abre un documento creado con MS Office con OpenOffice y viceversa puede que existan ciertas variaciones sobre el formato original.

Una de las cuestiones que siempre me ha puesto muy nervioso en muchas empresas es ver como se gestionan algunas cuestiones relacionadas con las herramientas que tienen para ejercer su trabajo. En algunos casos graves es patológico el desinterés tecnológico de los empleados. No solo tenemos que trabajar, sino que debemos procurar cuidar las herramientas de trabajo que nos proporcionan.

Seguro que no es la primera vez que veis como alguien intenta imprimir un documento y hay que cambiar el tóner. Uy, es que yo no se como se cambia! Suele ser una expresión muy común. Es que siempre lo cambia, XXX, es otro de los greathest hits que se entonan a coro en estos casos. ¿Os imagináis que un taxita, no supiera ponerle gasolina a un coche?

Muchas veces las empresas desarrollan proyectos que tienen unas necesidades tecnológicas concretas en el tiempo. Necesitan adquirir equipos para cubrir la duración de dicho proyecto. Una de las alternativas para cubrir estas necesidades están en las opciones de alquiler de equipos informáticos. Existen aquí varias modalidades que podemos tener en cuenta a la hora de afrontar la viabilidad de los proyectos.

Las modalidades de alquiler como tal suelen ir en función del número de equipos alquilados, las características de los mismos, el soporte que nos ofrecen durante la duración del alquiler o el montaje de los mismos. Lógicamente a medida que se prolonga en el tiempo el alquiler por día nos saldrá más barato. Es decir, el precio por día será más caro para una semana que para un mes.

Una de las cuestiones con las que se pierde más tiempo de trabajo a lo largo del año son los problemas de seguridad. Un virus o malware en nuestro equipo se puede manifestar de distintas maneras y su comportamiento puede ser difícil de detectar. Por eso una de las tareas veraniegas es la alfabetización en seguridad informática de los usuarios.

No se trata de impartir una formación larga y general sobre los peligros de la red de redes, o los dispositivos externos o abrir correos electrónicos de personas que no conocemos y que nos proponen ganar mucho dinero extra o ver a tal actriz o actor ligeros de ropa. Cada usuario tiene unas características distintas y para que esto funcione la formación debe ser personalizada.

Ya hemos hablado en varias ocasiones de las ventajas que supone introducir vídeo en nuestras páginas corporativas. El abaratamiento de todo el proceso, así como de los recursos necesarios para su grabación está popularizando este recurso para nuestras web. Una altarnativa muy interesante es la utilización de los screencast en la web corporativa.

Seguro que a muchos no os suena esta cuestión, pero seguro que en alguna ocasión habéis visto alguno. Se trata de una grabación de nuestro escritorio en el cual demostramos alguna utilidad o la funcionalidad de algún producto de nuestra empresa. Existen multitud de programas que nos ayudarán capturar nuestro escritorio y crear un archivo de vídeo con las acciones que vamos realizando.

Una de las cuestiones de las que adolecen muchas pymes es la documentación de los procedimientos. En muchos casos por falta de tiempo, en otros por dejadez, y en otras ocasiones porque el servicio técnico lleva muchos años trabajando juntos y ya se las saben todas. Por eso vamos a comentar la importancia de tener documentadas las FAQ del servicio técnico en la pyme.

El problema viene cuando se incorpora alguien nuevo en la empresa, o aquel al que le ocurrió tal o cual problema en su momento se encuentra ahora que ha vuelto a surgir el mismo problema y no podemos recurrir a él. Sabemos que la solución no era complicada, y que tardaremos en resolverla lo que tardemos en contactar con la persona que en su momento la solventó.