Firma electrónica

A lo largo del presente mes hemos tratado de aclarar algunos conceptos que tienen que ver con el nuevo sistema de notificaciones con nuestra guía para adaptarse a las notificaciones telemáticas. Conceptos como DNIe, certificado digital, firma electrónica son cuestiones con las que las empresas tienen que familiarizarse.

Hemos intentado tocar distintos aspectos, desde las necesidades de hardware o software, hasta las opciones que tenemos para solicitar los certificados y cómo instalarlos en los navegadores u operar con ellos a través de tarjetas criptográficas, como es el caso del DNIe. Puede parecer más complicado de lo que en realidad es, y si seguimos todos los pasos no tendremos ningún problema.

Además hemos tratado de ofrecer cómo tenemos que suscribirnos a las notificaciones o cómo nos suscribirá la Agencia Tributaria en su caso. En este sentido es indudable la utilidad de la DEH, (Dirección Electrónica Habilitada) como alternativa para centralizar la recepción de las notificaciones de distintas administraciones.

Por último hemos intentado tocar distintos aspectos como pueden ser la renovación de certificados o su revocación y el apoderamiento a terceros para que sean ellos quienes reciban por nosotros las notificaciones. No se si queda algún aspecto más por tocar, pero la intención ha sido intentar despejar todas las dudas que puedan surgir con esta nueva obligación para las empresas.

En Tecnología Pyme | Guía para adaptarse a las notificaciones telemáticas

Mucho hemos hablado en este blog de soluciones de facturación electrónica al alcance de las pymes. Tan grande como la variedad de pymes, desde soluciones apropiadas para el autónomo hasta soluciones para pymes medianas de más de 200 trabajadores la variedad es amplia. Hoy vamos a hablar de ecoFactura, una solución de facturación electrónica sencilla y potente.

Sencilla porque para su instalación sólo tendremos que utilizar un ejecutable que nos irá guiando en el proceso y con el que no tendremos ningún problema. Y potente porque una vez configurado podremos tener muchas funcionalidades que nos permitirán automatizar muchas tareas correspondientes a la facturación electrónica, con el ahorro de tiempo y mejora de productividad que esto trae asociado.

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Seguro que si habéis renovado el DNIe en los últimos tiempos ya disponéis del nuevo carnet de identidad que incorpora un chip en el cual se incorporan los certificados de identidad de usuario y de firma electrónica que permiten identificaerse de forma telemática con total garantía. Esta es la opción más segura y vamos a intentar ofrecer las principales características que debemos cumplir para utilizar el DNIe para identificarnos telemáticamente.

Lo primero que debemos saber es nuestra clave de acceso, personal e intransferible, el PIN, que debemos introducir para identificarnos en la web. Esta clave nos la facilita la Policía en el momento de expedición del documento. Lo normal es una vez expedido cambiar dicha clave, pero si no lo hicimos o no recordamos nuestra clave o PIN tendremos que acudir a una comisaría que expida DNIe para hacerlo. El proceso es muy sencillo.

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Siguiendo con la guía para adaptarse a las notificaciones telemáticas y una vez vistos los requisitos de hardware que van a necesitar nuestros equipos hoy vamos a ver los pasos que debemos seguir y cómo debemos proceder para identificarnos mediante certificados digitales. Para ello si no disponemos de DNIe, debemos realizar la solicitud e instalación del certificado digital, que puede ser de persona física, persona jurídica o de entidad sin personalidad jurídica.

Existen muchas entidades que lo emiten, pero nosotros vamos a seguir las indicaciones que nos facilita la Fabrica Nacional de la Moneda y Timbre y su organismo el CERES, a través del cual podremos solicitar el certificado. Este certificado es grauito para personas físicas, con lo cual si lo solicitamos a nivel particular no tiene coste.

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Con la puesta en marcha esta semana de las notificaciones telemáticas obligatorias para empresas de la DGT a muchas empresas tienen dudas o han oído la noticia en informativos y ahora no saben muy bien que tienen que hacer. Por este motivo me surge la duda de si ¿están las empresas preparadas para las notificaciones telemáticas?

Para poder acceder a las notificaciones telemáticas de la DGT se necesita un ordenador personal con conexión a Internet, un navegador web, de los cuales sólo son válidos Internet Explorer 6.0 o superior y Firefox 2.0 o superior. Además debemos tener un lector de documentos PDF. Por último necesitaremos tener instalado un certificado digital o un DNI electrónico. En ambos casos tienen que estar perfectamente instalados para su reconocimiento y con capacidad para efectuar operaciones de firma electrónica.

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Ya los hemos comentado en varias ocasiones pero no por ello queremos dejar de reseñar que tenemos abierta nueva convocatoria de los cursos INTECO de formación online. Estos cursos están orientados a dar una visión sobre distintos conceptos de seguridad en la pyme y no nos llevarán más allá de una o dos semanas dedicándoles una hora al día.

El catálogo cuenta con un total de 19 cursos estructurados en distintas áreas. Dentro del área de seguridad de INTECO contamos con 8 cursos, entre los que destacan especialmente el desarrollo de aplicaciones sobre DNI electrónico que cuenta con un total de 80 horas y también los de firma electrónica o introducción a la LOPD.

Al tratarse de cursos gratuitos y bajo la modalidad online supone un pequeño esfuerzo a la hora de encontrar la disciplina adecuada para llevarlos a cabo y una buena oportunidad para tener la formación básica en algunos aspectos que son y serán en el futuro claves para el desarrollo de nuestros negocios.

Más Información | INTECO
En Tecnología Pyme | Formación online de Inteco

Viafirma va a lanzar un cliente para iPhone y iPad, el cual ya está aprobado en la App Store, que nos permitirá hacer uso de nuestra firma digital desde una plataforma móvil y de esa forma acceder a los servicios que requieran de ella para poder tramitar o gestionar diferentes solicitudes.

Gracias a Viafirma y siempre cuando las entidades vayan adoptando este sistema, podremos realizar cualquier teletramitación ya no sólo desde nuestros navegadores convencionales si no que también desde dispositivos móviles como el iPhone, iPad y terminales con Android.

En los vídeos que podéis ver en la entrada extendida se muestran dos ejemplos del funcionamiento de Viafirma. Veremos como avanza el tema, pero sobre todo si la realidad de la necesidad de conectividad móvil acelera el que sin duda es el camino a recorrer tanto por comodidad como opciones de cara al usuario que somos todos.

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Un reciente estudio de la empresa DocOnTime sobre la implantación de la factura electrónica en la pyme revela la desconfianza hacia el modelo de las mayoría de las pymes que han participado en el estudio. Los principales puntos que impiden mejorar la implantación de la facturación son la desconfianza en el sistema, la falta de disponibilidad de firma electrónica y los problemas de infraestructura informática.

Otro de los problemas con los que nos encontramos y que refleja el estudio es la falta de tiempo para acometer los cambios y sobre todo la pérdida de productividad que generaría la transición entre ambos sistemas. Ésto, unido a la falta de tiempo manifestada para llevar a cabo el cambio se traducen en esta baja implantación.

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Muchas empresas buscan soluciones sencillas para tareas que no son la base de su negocio. Una de estas herramientas que cada día se hace más indispensable es la firma electrónica. Dentro de las aplicaciones que conozco me ha gustado XolidoSign, sencilla opción para la firma electrónica que nos facilitará el firmado de documentos e incluir el sellado de tiempo.

Es una aplicación que está disponible para sistemas Windows de forma gratuita, e incluye opciones de firmar documentos, firmar e incluir el sellado de tiempo o incluir sellado de tiempo. Trabaja tanto con certificados que tengamos instalados en nuestros equipos como con tarjeta criptográfica. Con el DNIe funciona muy bien, detectando los certificados incluidos de forma rápida y fluida.

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