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F@XVirtual, una alternativa para el ahorro en las pymes

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F@XVirtual, una alternativa para el ahorro en las pymes
El fax es un elemento que se sigue utilizando en muchas pymes. Con el avance en las comunicaciones, llegada de la banda ancha a la empresa muchos podrían pensar que este elemento desaparecería. ¿Para qué enviar un fax si puedo enviar un correo electrónico? Pues bien mucha documentación de la que pasa por las empresas la traen los propios clientes, facturas, etc. que seguimos enviando por fax igualmente. Existen empresas que nos dan un servicio de Fax a través de Internet como F@XVirtual, una alternativa para el ahorro en las pymes.

Este servicio se presenta como una alternativa para enviar fax desde el correo electrónico y recibirlo del mismo modo. De esta manera una empresa se ahorra la máquina de fax, los consumibles del mismo y papel. Estas opciones que pueden ser interesantes no representan, en mi opinión lo mejor del servicio que viene del lado de la gestión de la documentación que hacemos.

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PamFax, enviar y recibir faxes a través de Skype

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PamFax

No es la primera vez que hablamos del uso de Skype en la empresa, un software que nos permite realizar llamadas a través de Internet y que utilizado con inteligencia puede ayudarnos a reducir los gastos de telefonía. En esta ocasión vamos a comentar un servicio que hace uso del primero, PamFax, que permite enviar y recibir faxes a traves de Skype.

Es un software con versiones para Windows y Mac (la que he probado), muy sencillo de utilizar y que emplea nuestra cuenta de Skype para enviar y recibir los faxes. Podemos poner carátulas, enviar directamente desde Microsoft Word y Excel o utilizar la impresión desde cualquier otro software para hacerlo. La descarga es gratuita e incluye el crédito suficiente para enviar una página y poder probarlo.

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Comunicaciones electrónicas: otro riesgo de sanciones en protección de datos

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Fax Machine

Ya vimos que uno de los sectores en los que la actividad de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha aumentado espectacularmente sus actuaciones es la videovigilancia. Sin embargo, según los datos ofrecidos por la Memoria correspondiente al años 2008, no es este el único sector en el que la AEPD ha puesto el ojo, sino que también destaca el aumento de inspecciones y sanciones alrededor de las comunicaciones electrónicas, especialmente vía fax o correo electrónico.

Es evidente que el desarrollo tecnológico conlleva en el tiempo una curva de adopción por el mercado que abarata los costes de cualquier servicio permitiendo un uso masivo. Así, por ejemplo, si enviar un fax tuvo en su tiempo un precio que hacía muy costoso plantear una campaña masiva de comunicación o publicidad por ese medio, hoy día, con las tarifas planas telefónicas, el coste ha disminuido tanto que se da la paradoja de que le cuesta más al receptor que al emisor, pues es el primero quien ha pagado la tinta y el papel en el que se imprime el mensaje.

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Envío de burofax desde el ordenador

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correos A veces una empresa necesita realizar notificaciones y que además éstas tengan valor probatorio o legal. En estos casos lo que solía hacerse era enviar un telegrama, para que así constara la recepción del mismo por parte del destinatario. Afortunadamente ahora existen muchos medios para realizar este tipo de notificaciones y uno de ellos es el envío de burofax desde tu ordenador.

El envío de burofax no es más que el envío de un fax desde una oficina de Correos. ¿Dónde está la diferencia entre realizarlo desde nuestra oficina o desde Correos? El burofax certifica el envío a su destinatario así como el contenido de lo enviado, para lo cual se emite la correspondiente copia sellada por un funcionario postal. Por este motivo se usa para comunicaciones oficiales, dado que tiene carácter de prueba ante un posible litigio.

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Invertir en impresoras multifunción profesionales (III): Funcionalidades avanzadas

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Multifunción profesional

Después de hablar sobre los beneficios y el ahorro de costes de impresión que podemos obtener con estos equipos, voy a comentar las características avanzadas que podemos llegar a obtener con una de estas máquinas. No todas tienen todas las funcionalidades pero tanto en Ricoh, HP u otras marcas podemos encontrar modelos muy completos.

Al ser equipo de un tamaño considerable, podemos adquirir un modelo base en el que podemos ir añadiendo desde el módulo de fax hasta más bandejas de papel de entrada e incluso un clasificador que nos permitirá tener varias bandejas para la salida de documentos.

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Fax por internet, una opción interesante para la empresa

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faxed

Aunque el correo electrónico es el rey de las comunicaciones, todavía nos encontramos con multitud de situaciones en las que es necesario seguir utilizando el fax. Sin ir más lejos, en mi empresa lo utilizamos a diario, no porque no podamos utilizar el e-mail, sino porque nuestros destinatarios no disponen de él o todavía no han asimilado su uso como algo cotidiano. Podemos optar por diversas soluciones sencillas y bastante económicas para gestionar el envío y recepción de faxes a través de internet, integrándolo con el correo electrónico.

Para valorar adecuadamente estas alternativas debemos tener en cuenta las ventajas que puede aportar respecto al sistema tradicional. Ahorro de papel, recepción y envío de documentos desde nuestros ordenadores, la posibilidad de utilizar estos servicios con dispositivos móviles que dispongan de correo electrónico y ser capaces de consultar nuestro histórico de comunicaciones por esta vía en la pantalla del PC. En su momento os presentamos e-Fax Oficina de Vodafone, que hace precisamente ésto, pero existen más alternativas en el mercado a las que poder recurir. Vamos a ver un par de ellas.

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Fax a través del correo con e-Fax Oficina de Vodafone

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logo vodafone

A pesar de que el uso del correo electrónico está ya muy asentado como medio de comunicación en nuestro día a día, en muchas empresas el fax sigue teniendo un papel importante (nunca mejor dicho) entre los sistemas de comunicación que utilizamos. Todavía nos encontramos con situaciones en las que utilizar el e-mail no resulta posible o adecuado, y seguimos recurriendo a este método de contacto.

Para aquellos profesionales que necesitan utilizar el fax y no siempre tienen acceso a un aparato, Vodafone ofrece el nuevo servicio e-Fax Oficina para empresas y autónomos. Es un sistema de envío y recepción de faxes a través del correo electrónico, que podemos utilizar con cualquier dispositivo que disponga de este servicio ya sea éste un ordenador, teléfono móvil o PDA, aunque es en estos dos últimos donde adquiere más sentido su utilización.

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