Se trata de un software que nos permite facturar desde cualquier lugar y cualquier dispositivos puesto que se aprovecha de las ventajas del SaaS para llevar esta facturación a la nube. Nos permite crear facturas y presupuestos, ventas e ingresos, así como el control sobre los cobros y pagos o los gastos e inversiones. Para las versiones avanzadas facilita asesoría y un sistema de informes que toda empresa necesita. No está limitado el número de facturas que podemos crear en las versiones que nos presentan.

Dispone de una versión gratuita que no está limitada, como hemos comentado excepto en las características de creación de informes de IRPF o IVA, así como en las cuestiones de asesoría, uno de los puntos fuertes de la aplicación. Es normal que cuando se inicia un negocio se tengan dudas sobre como debemos presentar, en qué plazos, etc. Cuentica busca dar respuesta a todas estas cuestiones y otras que puedan surgir con planes de precios desde 19 euros al mes y si necesitamos un asesor personalizado desde 40 euros al mes.

Su uso es sencillo e intuitivo y lo mejor es que por el momento no está limitado a determinado número de facturas o gastos según el plan. Permite crear gastos y facturas periódicas, lo cual es muy útil en determinados momentos, sobre todo para añadir gastos como alquiler de local, seguridad social, etc. y lo mismo con facturas que tenemos de contratos de mantenimiento y que giramos mensualmente.

Lo que si echo en falta es la posibilidad de crear varios usuarios, que si bien para un autónomo no son estrictamente necesarios puede ser de utilidad cuanto la empresa es un poco mayor. A la vez también se echa en falta aplicaciones para móviles que faciliten su uso desde estos dispositivos o mejoren su visualización en los tablets. De todas formas por todo lo que ofrece es sin duda una opción para tener en cuenta.

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En Tecnología Pyme | Factura Directa sigue incorporando novedades y presume de nueva API

En este principio de año, Factura Directa ha incorporado una nueva API de programación que proporciona a aplicaciones de software externas el acceso y manipulación de los datos existentes dentro de una cuenta de FacturaDirecta. Pero además de esto han mejorado unos cuantos pequeños detalles más.

Empezando por el menú superior, que han reorganizado para tener siempre visible el acceso a todos los apartados, y cuestiones que se mostraban sólo una vez dentro de un menú ahora aparecen en la pestaña de todas las opciones del menú, lo cual resulta muy cómodo para ir a otra sección en cualquier momento.

En este sentido también han mejorado el menú lateral para que quede visible en todo momento. De esta forma por mucho que nos desplacemos dentro de una página éste quedará siempre visible. Es un pequeño detalle pero que nos evita tener que utilizar las barras de desplazamiento de forma habitual.

Además han mejorado la creación de códigos de cliente, de manera que si queremos identificar a nuestros clientes además de por sus datos, por un código interno, nos permite generar códigos numéricos para los nuevos clientes, una opción muy utilizada, pero con la que tenemos que tener cuidado para no duplicar clientes. Son pequeños cambios. En si mismos no representan grandes mejoras, pero sumados todos van mejorando de forma significativa.

Más Información | Blog FacturaDirecta
En Tecnología Pyme | Factura Directa facilita la presentación de la declaración del IVA

El plan endeve plus pasa a ser el más adecuado para autónomos y empresas pequeñas. Nos facilita 1 Gb de almacenamiento, 500 facturas, 50 productos y clientes ilimitados por nueve euros al mes. Todas las facturas son totalmente personalizables, exportables a PDF y podemos enviarlas directamente desde endeve por correo electrónico a nuestros clientes.

El plan endeve pro sube a 5 Gb de almacenamiento, 5 usuarios y facturas ilimitadas por 19 euros al mes. Además con este plan se pueden generar los modelos 111, 130, 190, 303 y 390. Por último el plan endeve business nos permite hasta 15 usuarios y 15 Gb de almacenamiento por 59 euros al mes. En todos los casos pagamos sólo por los meses que lo usamos y no tenemos permanencias.

El único punto que echo de menos en endeve es la posibilidad de generar facturas electrónicas, y de esta manera poder enviar a nuestros clientes tanto la factura electrónica como la factura en papel en PDF. Por lo demás es una buena solución, sencilla en su uso y que funciona realmente bien para llevar las facturas siempre con nosotros.

Por último un cliente o web optimizada para la navegación móvil sería todo un acierto que seguro sus clientes reciben bien. Ya que tenemos la posibilidad de facturar desde cualquier lugar, hacerlo de forma cómoda desde un teléfono móvil debe ser algo que pedimos a una solución bajo modelo SaaS.

Más Información | endeve
En Tecnología Pyme | Endeve se renueva con una nueva versión

Además DevoluIVA guardará todos los tiques y facturas recapituladas de los clientes en formato electrónico durante diez años. Para que nos sea realmente útil tendríamos que utilizarlo en los establecimientos adheridos con los que ya cuenta con más de 7.000 proveedores adheridos y más de 5.000 taxis de Madrid y Barcelona. De esta manera al final de mes se generarían las facturas recapituladas que permitirían la deducción de ese IVA.

De todas formas si el tiques que tenemos pertenece a una empresa que no está adherida podemos acceder al portal de auto facturación para incluirlo. De todas formas las ventajas de los establecimientos adheridos para poder tener factura de forma mensual de los gastos de taxis, restaurantes, etc. que tienen derecho de deducirse las empresas. Para las empresas de mayor tamaño es posible tener varios administradores y responsables para aprobar los gastos generados y gestionarlos.

Para los proveedores es un servicio gratuito. Es decir, que si tenemos un taxi o una cafetería que recibe muchos clientes de empresas podemos solicitar el servicio sin coste. Para los usuarios como hemos indicado tenemos una versión gratuita que nos permite obtener los tiques electrónicos y otro de pago que nos facilitará las facturas con una comisión sobre el 20% de IVA

En mi opinión es una buena opción si tenemos tiques que no podemos deducirnos, pero lo ideal es siempre que sepamos que el gasto es deducible pedir la factura, para que nos la faciliten. Quizás las comisiones son algo elevadas, pero teniendo en cuenta que nos puede ahorrar trabajo y que recupera ingresos perdidos muchos lo podrían considerar un ahorro. La parte buena es que no necesitamos ninguna inversión. Podemos probarlo y si no nos interesa desistir sin mayores problemas.

Más Información | DevoluIVA
En Tecnología Pyme | Digitalización certificada para ahorrar en la gestión de las facturas de proveedores

Soluciones que implanta la empresa y que se ajustan mucho al consumo que realiza. En este caso lo más importante es que carecen de inversión inicial, lo cual hace muy atractiva esta alternativas para empresas que comienzan o para aquellas que tienen que implantar facturación electrónica por algún motivo concreto. Sin embargo las que ya tienen implantado su propio sistema de facturación no lo encontrarán tan atractivo.

Porque el segundo gran problema de la implantación de la factura electrónica está en la integración. Si ya tenemos un sistema de facturación o nuestro ERP lo que necesitamos es un módulo que se integre con lo que ya existe en la empresa. La factura electrónica no debe suponer un cambio en la forma de trabajar que tiene nuestra empresa, simplemente debe hacer más sencillo y fácil el proceso.

Pero si queremos olvidarnos del papel también deberíamos buscar soluciones de certificación digitalizada homologadas por la AEAT y de esta forma nos evitamos tener que gestionar el papel de la factura de proveedores y clientes. También en este caso existen soluciones de pago por uso, que pueden ser interesantes para las pymes.

Lo ideal sería un sistema que nos integre ambas opciones y a la vez permita ser alojado e instalado en nuestra empresa si así lo requerimos en un momento dado. ¿Es mucho pedir? Si llegado un momento en nuestra empresa podemos invertir y la solución que tenemos implantada nos intersa, lo adecuado es trasladar el modelo de pago por uso a un modelo local, sin mayores inconvenientes.

Todas estas son opciones que las pymes deben contemplar antes de elegir un sistema de facturación electrónica. No sólo tenemos que buscar algo que solucione nuestras necesidades presentes, sino que tenga una proyección de futuro adecuada para nuestra empresa y sea además una solución integral para eliminar el papel en la gestión de la facturación.

En Tecnología Pyme | La facturación electrónica no atrae a las empresas
Imagen | cybrgrl

Respecto a la primera opción se trata de una alternativa interesante si contabilizamos todas nuestras facturas y gastos con Factura Directa. Bastará con seleccionar el ejercicio y el periodo, las facturas y gastos a incluir para finalmente ajustar los valores obtenidos y confirmar los datos. Se generará un archivo válido para la presentación telemática siempre que dispongamos de certificado digital. También tenemos la posibilidad de validar y generar la predeclaración en formato PDF.

También es posible modificar los valores de las casillas si existe algún gasto o casilla que no está contabilizada en esta aplicación, de forma que al modificar el valor se calcularán automáticamente los valores de las casillas dependientes. Además tenemos la posibilidad de enviar a nuestro gestor el modelo si ya lo tenemos dado de alta como usuario gestor previamente.

La segunda mejora que incorpora es la visualización del filtrado avanzado a la hora de visualizar una página. De esta manera queda más claro para el usuario que opciones, o que periodo está visualizando. Ademas tiene la posibilidad de ocultar el filtrado para facilitar que podamos tener una mayor espacio para los datos mostrados.

Lo cierto es que este sistema de incorporar pequeñas novedades de forma continua mejora la aplicación y hace que los usuarios no sufran los inconvenientes de tener que enfrentarse a nuevas versiones, suavizando mucho la curva de aprendizaje de cada nueva funcionalidad que se incorporan gradualmente, no todas de golpe como ocurre con el tradiconal sistema de versiones de software tradicional.

Más Información | Blog Factura Directa
En Tecnología Pyme | FacturaDirecta se renueva permiendo anexar documentos a tus facturas

Porque en muchos casos las empresas tienen sus sistemas de facturación que les permiten emitir facturas, electrónicas o no, pero también indexarlas y facilitar encontrar una factura de manera muy sencilla. Por lo general aquí también podemos incluir facturas que terceros emiten a nuestra empresa como gastos, pero la cuestión es que tenemos que picar los datos y además custodiar la factura en papel durante cinco ejercicios fiscales.

Esto provoca que en muchos casos las empresas dediquen un espacio importante en sus instalaciones sólo para archivar las facturas anuales de distintos periodos. Además a la hora de encontrar una factura original tendremos que ir a buscar al archivo, la caja correspondiente donde se encuentra. Esto en el mejor de los casos que seamos organizados. Si perdemos un poco la disciplina, encontrar una factura puede ser misión imposible.

Ventajas de la digitalización certificada

• Formato digital homologado y de amplia aceptación, como son ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior y TIFF 6.0 ó superior, comunes en la mayoría de modelos de escáner.
• Resolución de escaneo de un mínimo de 200 píxeles por pulgada para garantizar un mínimo de calidad. Esto no es un inconveniente porque casi cualquier escáner tienen más.
• Introducción de una firma digital que garantice que la integridad del documento e impida su modificación posterior a dicha firma.

• Firmar digitalmente el documento en la base de datos, de manera que se garantice su invariabilidad.

Cómo mejorar la organización y archivo de las facturas digitalizadas

• Organización propia donde somos nosotros los que trabajamos con nuestro sistema de archivos que mejor se adapte a nuestras necesidades.
• Gestor documental que además de ayudarnos con las facturas ya sea una solución para el resto de la gestión documental de nuestro negocio. Lo ideal es que si decidimos implantar una solución de este estilo apostemos por organizar ya toda la documentación de la empresa.

• Integración con nuestro ERP que es la solución más costosa, pero la que demandan muchas empresas. Por lo general usan un OCR capaz de reconocer estructuras y zonas en los formularios para localizar los datos de la factura e incorporarlos a nuestro ERP.

Podemos pensar que es un modelo de trabajo que requiere una inversión inicial que iremos amortizando a medida que nuestro volumen de facturas digitalizadas aumente. Pero también existen soluciones bajo el modelo SaaS para pagar sólo por uso. Igualmente en ambos casos debemos tener en cuenta el tiempo y trabajo que nos llevará escanear la factura manualmente y si nos compensa o no. Si luego no tenemos que picar los datos en nuestro software de gestión, ni preocuparnos por archivarlo, creo que es un modelo interesante para muchas empresas.

Más Información | AEAT (Listado PDF)
En Tecnología Pyme | DigitalDOCU Capture, solución gratuita de digitalización certificada
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Toda la información la guardamos en nuestro teléfono de manera que no necesitamos sincronizar ni con otros equipos ni con la nube. Los contactos del teléfono se pueden utilizar como personas de contacto de cada cliente, de manera que si ya lo tenemos en contactos por su número de teléfono sólo tendremos que seleccionarlo para facturar. También podemos usar la cámara para vincular imágenes a artículos o añadir notas de voz a una factura, una opción muy interesante y productiva para recordar determinadas observaciones que nos pueda hacer el cliente.

FacturaPhone, mejor sin papel

Dispone de dos versiones, una gratuita y otra de pago. La versión gratuita es totalmente funcional por lo que podemos instalarla y comprobar si se adapta o no a nuestras necesidades. Está limitada en el número de registros e incluye publicidad en algunas pantallas, pero nos servirá perfectamente para los propósitos que necesitamos de evaluación y manejo de la aplicación. La versión profesional tiene un coste de 42,49 euros en un pago único y se descarga desde el Market Place de Microsoft instalándose automáticamente en el terminal.

La parte positiva de esta aplicación es que tenemos todo lo que necesitamos para emitir una factura desde nuestro teléfono móvil, y a la vez su punto débil, puesto que como antes hemos comentado no todos nuestros clientes tienen correo electrónico. Además parte de sus puntos fuertes están en integrar las funcionalidades del teléfono como cámara de fotos o grabadora para hacer más flexible el sistema de facturación.

Quizás para las labores de backoffice es más productivo utilizar un ordenador que tener que hacerlo todo desde el propio teléfono. Aunque lo cierto es que tiene bastante conseguida las opciones de backoffice donde podemos definir todo tipo de opciones para la empresa a la que facturamos.

Por último como duda me queda saber qué ocurriría si perdemos nuestro teléfono móvil, donde al ir toda la información en el propio terminal tendríamos un grave problema. Quizás en este caso deberíamos articular un sistema de copia de seguridad para los datos que tenemos de manera que si se pierde el teléfono, tenemos que enviarlo a reparar o nos lo roban podamos seguir teniendo los datos de la facturación a salvo.

Más Información | XION
En Tecnología Pyme | iFacturas para facturar desde el terminal

Este punto deberá ser definido y desarrollado en 2011 como un servicio central de gestión de la facturación electrónica, que incluye un “Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas”, para el ámbito de los órganos de la Administración General del Estado, sus organismos autónomos y agencias estatales. Será el medio único para la recepción y distribución de facturas electrónicas, y podrá proporcionar funciones de almacenamiento y custodia de las facturas electrónicas.

Igualmente se ha decidido la creación de un Foro Nacional sobre facturación electrónica para promover iniciativas que faciliten la adopción de la facturación electrónica en cuestiones normativas o estandarización e interoperabilidad, difusión de las ventajas de la facturación electrónica, en particular en el ámbito de las pymes.

Esperemos que estos ahorros de costes que supone la implantación de la facturación electrónica en el ámbito de la administración del estado también faciliten la rapidez en los pagos, aunque por lo que parece, la morosidad de la Administración con las empresas tiene más que ver con la falta de liquidez que de diligencia.

Igualmente medidas de este tipo deberían implantarse en las administraciones locales y autonómicas, que al final son las que más contrataciones realizan con las pymes. Lo cierto es que lo que para la administración y la gran empresa supone un ahorro, las pymes más pequeñas lo perciben como una carga y son bienvenidas todas las iniciativas que ayuden a su implantación en la pequeña empresa.

Más Información | La Moncloa
En Tecnología Pyme | Los retos de la facturación electrónica explicados en vídeo
Imagen | Visentico / Sento

eContaWeb, completa solución de facturación, contabilidad y tienda online que permitirá gestionar pedidos, presupuestos, controlar el stock y su catalogo web o cuestiones como imprimir y enviar documentos por correo electrónico directamente desde la aplicación. Todo ello desde una consola web, que nos permitirá conectarnos tanto desde nuestro negocio como desde nuestra casa, si así lo necesitamos.

Si queremos estar seguros de que acertamos en la elección econtaweb pone a nuestra disposición una demo online que nos ayudará con dos cuestiones fundamentales. En primer lugar saber si es lo que nosotros necesitamos para gestionar nuestro negocio. Y en segundo lugar facilitará la curva de aprendizaje una vez que nos decidamos a contratarlo, puesto que ya hemos dado pasos previos con la demo.

Módulos de econtaweb

• Módulo de gestión desde la cual podemos controlar aspectos como la facturación, contabilidad, presupuestos, stock y realizar todas la tareas de gestión que necesita nuestro negocio, tales como realizar nuevos pedidos o atender a los de nuestros clientes

• Módulo TPV orientado a facilitar la gestión y el cobro de caja permitiendo la introducción de artículos, vendedores, etc. todo ello orientado a facilitar la máxima agilidad y quedando correctamente reflejado en las opciones de inventario, facturación, etc.

• Módulo Tienda online que a través de plantillas que os facilitan mucho la cuestión del diseño sólo tenemos que preocuparnos por meter los productos o las categorías y secciones para ordenar los productos tal y como lo tenemos en nuestro negocio en el mundo real.

Los precios parten desde los 500 euros al año para la versión más básica y a partir de aquí si necesitamos más funcionalidades podemos irnos a las versiones con mayores prestaciones. Si nos compensa o no este coste ya compete evaluarlo a cada empresa de manera que veamos si la opción de gestión online nos sale rentable.

Quizás una de las críticas que podríamos hacerle sería buscar una mayor modularidad, puesto que tal vez nos interesaría contratar solo determinadas áreas. Si por ejemplo no estamos interesados en la tienda online o en el TPV, pero si en el método de gestión, no podemos contratarlo por separado a un precio más ajustado.

Lo cierto es que la cuestión de la gestión con movilidad para pequeños negocios igual lo podemos salvar gestionando desde un portátil y un programa de gestión instalado en local. De esta manera podemos llevarnos a casa siempre que no hayamos podido completar estas tareas de gestión durante la jornada laboral de nuestro negocio.

Más Información | econtaweb
En Tecnología Pyme | Gestión TPV, software de gestión para nuestro negocio y tienda online