Facturación

Aunque a la hora de elegir un software de gestión podemos plantearnos la alternativa entre solución como servicio (vía web) o instalación local no siempre tiene porqué ser así. En el caso de SdSimple, un software de facturación bastante completo, podemos optar por cualquiera de las dos alternativas según nuestras preferencias, ya que se ofrece en ambas modalidades y es además una aplicación bajo licencia GPL que podemos utilizar, modificar y redistribuir sin coste alguno para nosotros.

Es un sistema para gestionar la facturación tanto emitida como recibida, con gestión de cobros y pagos, posibilidad de incluir firma electrónica en las facturas, gestión documental integrada, gestión de bancos, clientes, proveedores y listados. Dispone de una interfaz bastante lograda y con un funcionamiento realmente fluido, que proporciona una experiencia cercana al trabajo en local al que la mayoría de nosotros estamos acostumbrados.

El número de pequeñas empresas y autónomos con necesidades básicas de gestión informática es bastante alto en nuestro país, y es uno de los grupos que más se pueden beneficiar de aplicaciones desplegadas bajo el modelo SaaS, software como servicio. Este es el caso de Abakoos, un servicio de facturación online muy básico y tremendamente sencillo de utilizar adecuado para empresas con volúmenes bajos de emisión de facturas.

Permite llevar un gestión básica del proceso de emisión de facturas, dar de alta clientes, productos o servicios, formas de pago y tipos de impuesto. Es un producto desarrollado en Estados Unidos pero completamente traducido al castellano y con ciertas posibilidades de personalización en cuanto a formatos y logotipos. Si tuviera que destacar una característica sería la que os adelantaba en el párrafo anterior, la facilidad de uso, te haces con su manejo en un momento sin necesidad de leer ningún manual, aunque en cada una de las pantallas de la aplicación tenemos vídeos explicativos en castellano que nos muestran cómo se realiza cada proceso.

Cuando iniciamos un negocio los gastos se nos acumulan y muchas veces no prestamos demasiada atención a aspectos básicos que impedirán tener un crecimiento adecuado y nos ayudarán a no perder demasiado tiempo en el día a día de nuestro negocio. Codeka es una solución TPV de facturación y almacén que destaca por su sencillez en el uso. Está creada desde la Junta de Extremadura para dotar a las pymes de una herramienta de gestión útil y que no suponga un costo añadido más en el inicio del negocio.

Existen dos modalidades para este software una que podemos descargar directamente desde la página oficial y otra que pedimos un CD que nos envían a casa y dispone de documentación adicional e instrucciones para su instalación así como mayores facilidades para la misma. El coste del CD es únicamente el de los gastos de envío así que es una buena opción antes de decidirnos por otras soluciones. Se trata además de una solución multiplataforma, así que podréis instalarla en cualquier sistema.

Aunque todavía no está muy extendido entre las pequeñas empresas, la factura electrónica aporta ventajas de gestión y rapidez en el trabajo con ete tipo de documentos. Si nuestros clientes empiezan a demandarnos las facturas en este formato y no necesitamos incorporarlo a una solución más amplia podemos optar por servicios como Hazteunafacturae, servicio para la emisión de facturas electrónicas a través de Internet.

El servicio, todavía en fase beta, es gratuito y muy simple, ni siquiera es necesario un registro previo. Introducimos los datos de nuestra factura, firmamos la misma con un certificado digital y podemos proceder a descargarla y enviarla a nuestro cliente de acuerdo a nuestras preferencias. Es un sistema muy básico, adecuado para empresas que necesiten emitir facturas electrónicas muy de vez en cuando (en el caso de que algún cliente lo solicite, por ejemplo) a las que no les interese contar con alguna solución más avanzada integrada en su software de gestión.

Ya en otras ocasiones en el blog hemos hablado de herramientas y aplicaciones de facturación, este es una nueva alternativa a esto. En esta ocasión les comentaremos sobre Express Invoice, la cual es una aplicación gratuita del tipo freeware producida por NCH Software.

Express Invoice ofrece todo lo necesario para controlar gastos, cobros, seguimiento de inventarios básicos, clientes y proveedores, además de encargarse de todo el tema de la facturación y generar informes detallados.

Creo no debo hacer mucho énfasis en que una herramienta como esta del tipo gratuito, aun con todas las buenas características que contempla, no es una opción comparable con software de facturación comercial como los de Sage y empresas similares.

Parece que en los pocos meses que llevamos de año, el número de servicios online que nos permiten realizar operaciones a través de la web se ha disparado. Sin embargo, antes de esta explosión del software como servicio existían ya múltiples compañías que ofrecían (y ofrecen) productos que funcionan con este sistema. Una de ellas es Endeve, que ofrece una solución de facturación para pymes que funciona completamente a través de Internet.

Está orientada hacia las empresas más pequeñas y los autónomos, profesionales que no necesitan de sistemas de gestión integrales y buscan soluciones más básicas. Es un producto similar a otros que hemos visto ya en el blog, como PymeGems, sin ir más lejos. Se centra en la emisión de facturas y la gestión de clientes, y dependiendo del plan al que nos acojamos dispondremos de unas u otras opciones. Vamos a ver las más interesantes del producto.

Dentro de las soluciones verticales comercializadas por Sage que hemos ido repasando hay una que me ha llamado especialmente la atención, Sage Nueva Empresa 09, solución pensada para la administración de sociedades creadas al amparo de la Ley 7/2003 de la Sociedad Limitada Nueva Empresa. Esta ley intenta facilitar la creación de nuevas empresas simplificando tanto los trámites necesarios para su puesta en marcha como los requerimientos contables y fiscales para su funcionamiento.

Tomando ésto como punto de partida, este software se ofrece como un conjunto de herramientas adaptadas a esta situación, con una gestión contable más sencilla e incorporando informes, gestión de modelos fiscales y realización de operaciones adaptadas a la situación particular de los negocios que se acogen a este modelo. Permite la gestión de una única empresa durante cinco ejercicios y podríamos destacar entre sus características las siguientes:

Otra de las aplicaciones de Sage con una clara orientación a la pequeña empresa es Comercio 09, enfocada a tiendas de todo tipo que trabajen con terminales de punto de venta (TPV) y necesiten gestionar desde ellos los diferentes procesos que intervienen en el día a día de este tipo de negocios.

El de estos negocios es un caso claro de esa necesidad de verticalización, de enfoque concreto a las particularidades de cada compañía a la que nos hemos referido en otras entradas al hablar de software de gestión para empresas pequeñas. Conseguir un producto perfecto es muy complicado, por no decir imposible, así que hay que tener en cuenta que ninguno se va a adaptar perfectamente a nuestras exigencias, incluido éste. Tendremos que poner de nuestra parte, cambiar ciertas formas de trabajar para sacarle el máximo rendimiento. Vamos a revisar las principales funciones que incorpora.

En una entrada anterior os comentábamos la existencia de varias soluciones verticales comercializadas por la empresa Sage, cada una de ellas orientada a un tipo diferente de negocio, pero siempre centradas en los profesionales y pequeñas empresas. Hoy vamos a hablar sobre Autónomos 09, programa para gestionar la facturación de aquellos que no necesiten o pueden llevar una contabilidad.

Aunque no trata temas contables, si dispone de un enlace con Contaplus, uno de los programas más conocidos y utilizados de esta misma empresa, dándo la impresion en principio de ser una solución bastante completa sobre todo para negocios dedicados a la prestación de servicios. Se centra en la obtención de datos de ingresos y gastos, así como de informes financieros y fiscales que nos ayuden a estar al tanto de la marcha de la empresa. Pasamos a ver a continuación algunas de sus características más destacables: